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HIPAA. Réglementation HIPAA. Conformité HIPAA. Obligations HIPAA. Cela vous rappelle quelque chose ?
Si vous êtes un spa médical ou un cabinet de soins de santé, vous avez probablement entendu parler de l’HIPAA. Et vous l’avez entendu pour une bonne raison : la conformité à l’HIPAA n’est pas seulement un must à connaître, c’est aussi une réglementation à mettre en œuvre pour tous les organismes de santé américains.
Vous avez peut-être déjà mis en œuvre différentes mesures de sécurité, telles que l’authentification 2FA. Mais pour la protection des données sensibles des patients, qu’il s’agisse de leur identité ou des détails de leur traitement, l’HIPAA est la seule réglementation américaine à l’autoriser et à l’exiger légalement.
Naviguer dans la conformité pour votre medspa peut s’avérer délicat, mais il est nécessaire de le faire. Pour faciliter les choses, nous avons compilé un guide complet sur ce qu’est la conformité HIPAA, pourquoi vous en avez besoin, comment la suivre en conséquence et comment Pabau peut vous aider.
Nous avons également inclus une liste de contrôle HIPAA pour vous permettre de vous conformer à la loi comme un pro – obtenez-la GRATUITEMENT.
Commençons par le haut.
Comprendre l'HIPAA : les bases pour les spas médicaux
La loi HIPAA ( Health Insurance Portability and Accountability Act) est une loi fédérale destinée à protéger les données sensibles des patients aux États-Unis. La conformité à l’ HIPAA est obligatoire pour les spas médicaux qui traitent des informations de santé protégées physiques et électroniques (ePHI/PHI), y compris les données personnelles des clients (nom, adresse, numéro d’identification) et les détails du traitement (dossiers médicaux, images faciales, notes, etc.).
Pour les spas médicaux, l’HIPAA définit plusieurs règles de conformité, notamment en matière de sécurité et de protection de la vie privée.
- La règle de confidentialité de l’HIPAA régit la manière dont les spas médicaux préservent la confidentialité des données des patients. Elle dicte la manière dont vous contrôlez l’accès aux informations sensibles, les personnes auxquelles vous donnez accès aux PHI (praticiens, responsables…) et la manière dont vos patients en sont informés.
- La règle de sécurité de l’HIPAA
Règle de sécurité HIPAA
contrôle la manière dont les spas médicaux appliquent les garanties administratives, physiques et techniques prévues par la règle. Il s’agit de processus tels que l’évaluation des risques, le cryptage et la sécurisation des appareils et des installations qui stockent les PHI.
Dans l’ensemble, les spas médicaux doivent se conformer à la loi HIPAA pour traiter correctement les dossiers des patients, sécuriser les consultations virtuelles et partager les informations personnelles en toute sécurité, que ce soit avec le personnel ou les patients.
Liste de contrôle HIPAA pour les spas médicaux
La gestion de la conformité HIPAA peut s’avérer complexe, surtout si c’est la première fois que vous la mettez en œuvre.
Qu’elle soit due à une négligence ou à un oubli, toute violation de la conformité HIPAA peut briser la confiance de vos patients, nuire à votre réputation et vous exposer à des amendes.
Pour prévenir ces risques et garantir une conformité totale, nous avons créé un guide pratique.
1. Nommer un responsable de la conformité HIPAA
Tout d’abord, vous devez nommer un responsable de la conformité. En règle générale, le responsable de la conformité est une entité couvertecomme un employé de votre cabinet, ou un associé commercial avec qui vous collaborez. Ils superviseront la conformité à l’HIPAA, en s’assurant que les règles de sécurité et de confidentialité sont respectées et que la formation des employés est assurée. Si vous êtes un un spa médical plus important, vous devrez peut-être nommer plus d’un responsable de la conformité.
2. Élaborer des politiques et des normes de gestion de la sécurité
La conformité à l’HIPAA est une question de documentation. Vous devez créer Des procédures respectueuses de l’HIPAA qui garantissent une gestion privée, sécurisée et sans faille des informations sur la santé publique. Il peut s’agir, par exemple, de gérer la divulgation des PHI avec un accès réglementé, de faire des sauvegardes de données et de récupérer les risques. Votre responsable de la conformité à l’HIPAA sera chargé de créer cette documentation et ces rapports, y compris les suivants :
🟦 Analyse des risques HIPAA et plan de gestion des risques
🟦 Avis sur les pratiques en matière de protection de la vie privée
🟦 Registres de formation des employés et politique de sanction
🟦 Contrats et accords avec les fournisseurs
🟦 Procédures du poste de travail et dossiers de sécurité physique
🟦 Politiques relatives aux mots de passe et plan d’intervention en cas de violation
🟦 Processus de conformité, procédures et rapports d’évaluation
Plan de votre bureau et carte des RPS (p. ex. documentation sur l’emplacement) carte des RPS (par exemple, documentation sur l’emplacement)
🟦 Supports électroniques et matériel stockant les PHI
🟦 Documentation des incidents et plan de reprise après sinistre
🟦 Autorisations de divulguer des informations sensibles
3. Gérer l'accès des partenaires commerciaux aux informations sur la santé publique
Parfois, les associés commerciaux peuvent entrer en contact avec les PHI de votre cabinet. Tout comme les entités couvertes (votre cabinet ou votre salon), les associés commerciaux (comme vos comptables) seront également tenus de protéger les données des patients qu’ils traitent. Vous devrez également signer un accord d’association commerciale (BAA) afin de garantir la sécurité de vos PHI à tout moment et de tous les côtés.
4. Mettre en œuvre les garanties de la règle de sécurité de l'HIPAA
Pour protéger les PHI sur toute la ligne, la règle de sécurité de l’HIPAA impose trois mesures de protection : administrative, physique et technique.
- Garanties administratives aider les prestataires de soins de santé à utiliser et à conserver correctement les informations sur la santé publique. Les violations peuvent être causées par une personne qui parle trop fort au téléphone ou qui partage quelque chose sur les médias sociaux qu’elle ne devrait pas.
- Garanties physiques protéger l’accès physique aux PHI, en aidant les employés à gérer leurs postes de travail et leurs appareils en toute sécurité. Un exemple de mesure de protection physique est la limitation de l’accès physique aux caméras de surveillance ou aux iPads.
- Les garanties techniques vous protègent contre l’accès non autorisé aux PHI stockés dans différentes applications. Les logiciels antivirus et le cryptage des données sont des mesures de protection techniques qu’il peut être nécessaire d’envisager.
5. Effectuer des évaluations des risques
En tant que centre médical conforme, vous devrez procéder à des évaluations régulières des risques HIPAA afin de détecter tout risque de cyber-attaque et de violation des données. Si l’évaluation des risques est obligatoire, la manière de la mener dépend entièrement de vous, mais elle devrait comprendre les étapes suivantes :
🟦 Déterminer où les PHI sont stockés et partagés
🟦 Détecter les menaces et les responsabilités potentielles liées aux PHI
🟦 Analyser si et comment vos mesures de sécurité existantes peuvent vous aider
🟦 Documenter les vulnérabilités ou les facteurs de risque potentiels
🟦 Déterminer les niveaux de risque pour chaque menace
🟦 Traiter les risques de sécurité les plus probables et les plus importants
🟦 Examiner et mettre à jour régulièrement l’analyse des risques
6. Former les employés aux procédures HIPAA
La formation à la conformité HIPAA est obligatoire pour toutes les équipes du medspa, de la clinique ou du salon, ainsi que pour les BA qui traitent leurs PHI. Grâce à la formation HIPAA, les équipes peuvent mieux comprendre comment fonctionne la conformité, pourquoi elle est importante et à quoi ressemble la non-conformité.
Idéalement, vous devriez mettre en place une formation HIPAA chaque année pour l’ensemble de l’équipe et dans le cadre du processus d’intégration des nouveaux employés. Pour une formation réussie, assurez-vous que vos employés connaissent toutes les politiques de conformité existantes, les violations potentielles et les protocoles d’urgence.
7. Traiter immédiatement les menaces et améliorer
Les entreprises ont besoin en moyenne de
197 jours pour identifier les menaces à la sécurité
et 69 jours pour les résoudre. Il s’agit d’un délai très long pour laisser des données sensibles sur les patients dans la nature.
À titre de comparaison, les entreprises qui ont traité et résolu une violation en moins de 30 jours ont réussi à économiser plus d’un million de dollars. Il est donc essentiel de réagir rapidement aux menaces. Chaque fois qu’une infraction se produit, vous devez mener une enquête approfondie pour déterminer les causes sous-jacentes. Il convient également d’imposer des contrôles plus stricts lors de la résolution des menaces pesant sur les données, afin d’éviter des problèmes similaires.
Soyez en sécurité, ne soyez pas désolés – en savoir plus sur
violations de la loi HIPAA
pour aborder les problèmes de front !
8. Contrôle régulier et mise à jour de la politique de sécurité
Le contrôle régulier des politiques de conformité permet d’éviter des violations coûteuses de la loi HIPAA et de renforcer la protection des données. Pour mieux contrôler la conformité à la loi HIPAA, vous devez la mettre en œuvre :
🟦 Audits réguliers de la sécurité des données et de l’HIPAA
🟦 Contrôles automatisés des politiques
🟦 Programmes de formation des employés
🟦 Réponse et rapport d’incident
🟦 Chiffrement et contrôles d’accès
En contrôlant régulièrement la conformité à la loi HIPAA, vous renforcerez la protection des données, garantirez le respect de la loi et minimiserez le risque de violation. En retour, vous gagnerez la confiance des patients et protégerez votre entreprise sur le plan juridique et financier.
Violations courantes de la loi HIPAA qui peuvent être évitées grâce à une liste de contrôle
Une liste de contrôle simple peut changer la donne et éviter les faux pas en matière de conformité HIPAA. Examinons quelques violations courantes de la loi HIPAA et voyons comment une liste de contrôle de la conformité peut les éviter.
Consultation des dossiers de soins de santé sans autorisation
Plus le nombre de personnes pouvant accéder à vos PHI est élevé, plus le risque de mauvaise manipulation de ces données est important. Pour éviter cette violation courante de la loi HIPAA, il est essentiel de réglementer l’accès aux données des clients.
Une liste de contrôle de la conformité HIPAA peut vous aider à prendre toutes les mesures nécessaires pour gérer en toute sécurité les informations sensibles des patients, en minimisant le risque d’exposition des données critiques.
Absence d'analyse des risques à l'échelle de l'organisation
Il est préférable de procéder à une analyse approfondie des risques pour votre spa médical plutôt que de devoir faire face aux conséquences d’une violation de la sécurité. Une analyse régulière des risques vous permet non seulement d’identifier et de prévenir les violations potentielles, mais aussi de vous protéger contre les infractions à la loi HIPAA. Ce qui est bien, c’est que vous n’avez pas à faire vos devoirs tout seul.
Une liste de contrôle de la conformité peut facilement vous guider dans la réalisation d’une analyse des risques réussie et opportune qui s’aligne sur les normes HIPAA.
Ignorer les failles ou les risques de sécurité
Les failles de sécurité peuvent survenir de manière inattendue : des appareils sont volés, des courriels de patients peuvent être envoyés accidentellement à la mauvaise personne et des dossiers papier disparaissent. Toutefois, le fait de ne pas tenir compte de ces violations constitue une infraction importante à la loi HIPAA. C’est là qu’une liste de contrôle de la conformité vous permet de couvrir toutes les bases de la sécurité, comme savoir où les violations peuvent se produire, comment les repérer et quand prendre des mesures pour y remédier.
Restreindre l'accès des clients à leur dossier médical
Quelle que soit la manière dont vous protégez les données sensibles des autres, vos patients auront toujours le droit d’accéder à leurs propres informations de santé. La violation de ce droit peut donner l’impression que votre centre médical n’est pas fiable et peut amener les patients à déposer une plainte HIPAA auprès de l’Office for Civil Rights (OCR). L’avantage de disposer d’une liste de contrôle de conformité est que vous pouvez apprendre à mettre en place facilement un moyen pour que les patients puissent accéder à leurs dossiers en toute sécurité.
Élimination non autorisée de PHI
Éviter les violations de la loi HIPAA ne dépend pas seulement de la façon dont vous protégez les PHI, mais aussi de la façon dont vous vous en débarrassez. Qu’il s’agisse de dossiers papier ou numériques, une liste de contrôle HIPAA peut vous guider sur la manière de détruire correctement les informations sur les patients que vous ne gérez plus, afin de vous assurer qu’aucun détail sensible n’est laissé dans l’ombre.
Pénalités potentielles en cas de violation de la loi HIPAA
La violation de l’HIPAA peut se produire même sans que vous vous en rendiez compte. La meilleure façon de les éviter est de respecter toutes les règles de l’HIPAA. D’une part, vous devrez assurer la sécurité des informations relatives aux patients, qu’elles soient personnelles ou liées à leur traitement, et d’autre part, vous devrez informer vos clients de l’utilisation et de la protection de leurs données.
Vous devrez également veiller à la protection de tout appareil ou emplacement stockant des données sur les patients, en n’autorisant l’accès qu’aux membres ou au personnel autorisés. Enfin, l’établissement de rapports réguliers peut vous aider à détecter rapidement toute vulnérabilité en matière de conformité.
En l’absence de mesures de protection, l’HIPAA pourrait s’intéresser à vos efforts de mise en conformité. Pire encore, un patient pourrait remarquer que vous avez mal traité ses données et déposer une plainte contre votre clinique, ce qui aurait pour effet d’alerter l’HIPAA.
lancer une enquête
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Les médias sociaux et les interactions en personne avec les patients peuvent également faire l’objet d’infractions. Par exemple, la divulgation d’informations sur les patients en ligne ou pendant qu’ils sont dans la salle d’attente (comme “Vos résultats au laser sont fabuleux !”) constitue une violation directe de votre conformité.
Il en va de même pour toutes les images de patients (oui, même celles qui sont intentionnellement floues !) que vous gérez. Le fait de les partager sans consentement peut inciter les patients à dénoncer votre violation.
Enfreindre les règles de l’HIPAA peut entraîner des amendes considérables, allant de 100 dollars à des millions de dollars, en fonction de la gravité de l’infraction et de l’intention qui la sous-tend. Voici les violations potentielles de la loi HIPAA et les amendes qui en découlent :
Pabau permet-il aux spas médicaux de se conformer à la loi HIPAA ?
Oui, Pabau soutient la conformité HIPAA pour toutes les entreprises de soins de santé basées aux États-Unis qui doivent se conformer à la réglementation HIPAA. Cependant, il faut garder à l’esprit que soutenir la conformité à la HIPAA et la faire respecter sont deux choses différentes.
La mise en conformité avec l’HIPAA comprend plusieurs étapes que les spas médicaux doivent franchir eux-mêmes, du reporting à l’analyse des risques. Pabau, quant à lui, aide à maintenir votre conformité au sein du système. Pour vous aider à vous conformer à l’HIPAA, Pabau offre diverses fonctions que vous pouvez activer à partir de votre compte, dans le champ réservé à la conformité à l’HIPAA.
Allez sur Setup➡️Business details➡️Security. Cliquez sur HIPAA Compliance Support pour l’activer – c’est fait !
Les avantages de la conformité Pabau HIPAA pour les spas médicaux
La conformité à l’HIPAA permet aux cliniques et aux salons Pabau d’offrir aux patients un meilleur contrôle de leurs données. Elle réglemente également la manière dont les DSE des patients seront gérés. Passons en revue les principales façons dont Pabau peut contribuer à la conformité à la HIPAA.
1. Une gestion plus facile de la conformité
Vous pouvez facilement prendre en charge votre conformité HIPAA et gérer les différents aspects de la conformité, comme votre paperasserie. Vos informations de santé restent en sécurité et la gestion des documents devient un jeu d’enfant. En activant HIPAA dans vos paramètres de sécurité Pabau, vous pouvez activer votre conformité et ne plus jamais vous en soucier.
N’oubliez pas que pour bénéficier d’un soutien complet de la part de Pabau, votre cabinet doit satisfaire lui-même à toutes les exigences de conformité à la loi HIPAA.
2. Réservation et partage sécurisés en ligne
La conformité à l’HIPAA de Pabau rend les réservations en ligne plus sûres. Il protège les informations de santé personnelles (PHI) partagées lors des réservations en ligne et réduit le risque d’accès non autorisé. La même sécurité s’applique également aux plans de santé des patients, aux résultats de laboratoire, aux dossiers et aux détails des antécédents médicaux.
Avec Pabau, vous pouvez partager en toute sécurité des photos avant-après avec les patients par le biais d’e-mails sécurisés, suivre leur parcours sur iPad et gérer les formulaires de consentement.
3. Cryptage des données, stockage sécurisé et contrôle d'accès
Pabau utilise
des protocoles de cryptage spéciaux
pour assurer la sécurité des informations relatives aux patients, qu’il s’agisse des dossiers médicaux ou des coordonnées des personnes à contacter. Vous pouvez également mettre en place des contrôles d’accès, afin de vous assurer que seules des personnes sélectionnées peuvent consulter des informations sensibles sur les patients, comme des médecins spécifiques, par exemple.
En plus du soutien de l’HIPAA, Pabau vous permet également d’effectuer des sauvegardes régulières des données et d’appliquer des protocoles de reprise après sinistre afin de minimiser les risques de sécurité.
4. Journaux d'audit
Les journaux d’audit sont essentiels pour maintenir votre conformité HIPAA. Ils permettent de voir plus facilement qui a accédé à des données spécifiques, comme celles relatives aux rendez-vous des patients, quelles actions ils ont effectuées et quelles informations ils ont consultées.
Avec Pabau, tout est fait pour vous, vous pouvez donc garder un œil sur la façon dont les utilisateurs gèrent les informations sensibles des rendez-vous (comme la raison de la visite, les plans de traitement des patients, les coûts, etc.) Le fait de disposer de dossiers détaillés sur les résultats obtenus permet de détecter rapidement tout incident de sécurité et de s’assurer que le centre médical est entièrement conforme.
Vous cherchez un moyen simple de vous mettre en conformité avec la loi HIPAA ? Essayez Pabau aujourd'hui
Rationaliser votre conformité HIPAA avec Pabau est aussi facile que quelques clics !
Les fonctions de sécurité avancées de Pabau, y compris l’accès autorisé, le cryptage multicouche et l’authentification à deux facteurs, aident à soutenir vos efforts de conformité à l’HIPAA, en garantissant que les dossiers de vos clients sont stockés en toute sécurité.
Pour plus de cybersécurité, Pabau vous permet d’établir des délais d’attente automatisés pour les sessions et d’effectuer des vérifications régulières sur les rendez-vous, afin que vous puissiez les gérer en toute sécurité, en contrôlant l’accès autorisé. Mettez votre conformité en mouvement – activez le soutien à la conformité HIPAA à partir de votre compte Pabau, et il fonctionnera de façon transparente en arrière-plan !
Si vous commencez votre parcours HIPAA ou si vous voulez améliorer votre conformité, téléchargez la liste de contrôle complète de Pabau sur la conformité HIPAA pour les spas médicaux.
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dès aujourd’hui !
