Soyons honnêtes, la gestion d’un cabinet très actif peut être un véritable tourbillon.
Entre la planification des rendez-vous, la délégation du personnel, la réponse aux courriels et la réponse au téléphone, la prestation de soins de qualité aux patients – votre priorité numéro un – peut facilement prendre du retard sur votre liste de choses à faire.
Ensuite, il y a la question de la paperasserie. Les factures, les devis, les formulaires et les autres documents que vous traitez au stylo et au papier ou sans solutions suffisantes peuvent être à l’origine de graves problèmes d’efficacité. Vos patients ne sont donc pas pris en charge, votre personnel est débordé et vos revenus ne sont pas au rendez-vous.
Mais il existe un moyen plus simple d’assurer l’efficacité et l’augmentation des revenus sans avoir à gérer des piles de paperasse. clinique cliniques.
En automatisant certains processus, comme les réservations en ligne et le marketing, vous gagnerez du temps, améliorerez les soins aux patients, optimiserez les performances du personnel et bénéficierez d’une solide augmentation des revenus.
Les tâches administratives manuelles ont un coût élevé…
Les États-Unis ont dépensé 39 milliards de dollars en transactions administratives, dont 42 % auraient pu être économisés grâce à l’automatisation. En perspective, 42% représente 16,3 milliards de dollarsce qui, à vrai dire, est un montant ridicule de revenus à mettre en jeu ou à perdre complètement.
Cependant, les automatisations cliniques de Pabau, qui sont favorables aux revenus, peuvent facilement vous conduire à…
Plus de 1 000 cabinets médicaux de Pabau utilisent déjà notre logiciel pour automatiser leurs réservations en ligne. Mais les réservations en ligne ne sont plus la seule chose que vous pouvez automatiser avec Pabau 2. L’automatisation des ventes, de la facturation et du marketing peut permettre d’accélérer et d’améliorer l’expérience des patients, de faciliter la gestion des cliniques et d’augmenter les revenus, sans perdre de temps !
Pour les salons de coiffure, les cliniques, les médi-spas et les cabinets d’esthétique qui souhaitent augmenter leurs revenus tout en conservant des soins irréprochables aux patients – 
nous vous entendons, nous vous comprenons.
Lire les 5 principales d’automatisation des cliniques de Pabau 2 qui vous aideront à faire grimper vos revenus en flèche et à assurer la satisfaction durable de vos patients.
Qu’est-ce que l’automatisation des cliniques ?
L’automatisation fait référence à diverses technologies qui peuvent aider à gérer les processus administratifs et de diagnostic ou de traitement sans intervention humaine. En d’autres termes, au lieu de devoir vous rappeler d’envoyer un courriel ou un SMS à un patient – que ce soit pour l’encourager à réserver à nouveau ou à effectuer un paiement – vous pouvez mettre en place un système d’automatisation pour le faire à votre place.
À plus grande échelle, les automatismes améliorent les opérations internes de votre cabinet d’esthétique. Ils réduisent les délais, renforcent l’efficacité des équipes, assurent la fidélisation des patients et stabilisent vos revenus à long terme. En pratique, les automatismes vous permettent de gérer facilement :
👉 Les processus qui prennent du temps – comme la facturation et la communication avec les patients
👉 Tâches à haut niveau d’effort et de récompense – comme le marketing et la vente
👉 Tâches à haut niveau d’effort et à faible récompense – comme la tenue de données et d’archives
Comment l’automatisation des cliniques permet d’augmenter les revenus
L’automatisation des cliniques, comme l’envoi de plans de traitement personnalisés, de photos avant-après, de rappels de rendez-vous et de formulaires de soins préalables, peut faire des merveilles pour l’engagement des patients.
Grâce à l’automatisation, les cabinets médicaux peuvent augmenter leurs revenus de 34%réduire les coûts de 10-15%et :
✔️ Cibler les patients qui dépensent beaucoup à des fins de vente croisée ou de vente incitative.
✔️ Cibler les patients les moins réactifs pour les inciter à poursuivre leur engagement
✔️ Utiliser des rappels automatisés pour réduire les absences.
✔️ Optimiser la facturation pour des paiements plus rapides et plus ponctuels
Les patients qui s’impliquent activement, en ayant facilement accès à leur traitement et à leurs réservations, sont plus susceptibles de prendre et d’honorer leurs futurs rendez-vous.
En fin de compte, plus vous vous occupez des patients, et bien sûr de votre personnel, plus vous augmentez vos revenus.
Ce que les automatismes de la clinique Pabau 2 peuvent faire
L’automatisation des cliniques peut être appliquée à différents processus, notamment vente, onformation en ligne, payants droit, marketing et sécurité.
Dans Pabau 2, les automatismes sont très simples à mettre en place et à modifier pour obtenir les résultats souhaités. Vous pouvez agir là où c’est nécessaire et utiliser des automatismes pour garantir un traitement des paiements dans les délais, une participation maximale aux rendez-vous et une augmentation générale des revenus.
Par exemple, en fonction du public que vous souhaitez cibler, vous pouvez…
- Définir des automatismes générauxqui s’appliquera à tous les patients de votre clinique. Cela peut être intéressant pour envoyer des rappels de pré-soins, de post-soins, de rendez-vous, etc. Cela peut également s’appliquer à tous les groupes de patients et aux responsables que vous souhaitez gérer facilement.
- Définissez des filtres pour spécifier votre public. Par exemple, filtrer les patients qui ont des soldes impayés au cours du dernier mois, et envoyer des rappels de factures automatisés avec un lien de paiement sécurisé, uniquement à ces patients.
Comment fonctionnent les automatismes de la clinique Pabau 2
Dans Pabau 2, les automatisations sont affichées sous forme de flux de travail et sont très faciles à mettre en place et à gérer. Vous pouvez choisir d’automatiser n’importe quoi, des clients aux rendez-vous, et.. :
Définissez votre public cible préféré – inclure tous les patients et prospects ou en sélectionner certains
Utilisez les modèles d’automatisation de Pabau – tout est conçu pour vous, il suffit de l’appliquer.
Choisissez la fréquence d’exécution de vos automatismes – activez-les et désactivez-les à votre guise.
Sous le graphique se trouve également un tableau de bord du flux de travail à partir duquel vous pouvez agir directement sur les campagnes que vous avez créées. Vous pouvez activer n’importe quelle campagne en utilisant le bouton d’activation, et :
- Visualiser et modifier les détails des automatisations
- Organiser les automatismes par dossiers
- Supprimer les automatismes inutiles
Comment créer et gérer des automatismes avec Pabau 2
Au départ, Pabau vous permet de créer deux types d’automatismes cliniques :
- Automatismes modélisés
- Des automatismes que vous pouvez créer de toutes pièces
Commençons par les modèles prêts à l’emploi. Les modèles d’automatisation de Pabau sont créés pour impliquer vos patients avec un minimum de surveillance de votre part. Ils peuvent être d’une grande utilité lorsque vous avez un groupe spécifique de patients que vous souhaitez suivre et dont vous voulez vous occuper en permanence, comme les patients qui reviennent ou qui sont inactifs.
Par exemple, vous pouvez utiliser notre modèle « Bienvenue » pour accueillir des patients récents ou inactifs depuis longtemps. Vous pouvez également vous inspirer du modèle » Joyeux anniversaire » de Pabau et offrir des réductions pour les anniversaires afin d’engager ou de récompenser les patients qui fêteront leur anniversaire dans la semaine ou le mois à venir.
Vous pouvez également utiliser les modèles automatisés de Pabau pour…
- Automatisation des formulaires médicaux incomplets. Automatisez vos formulaires médicaux pour une expérience clinique efficace et sans tracas, en éliminant le besoin de se souvenir ou de superviser manuellement le processus de remplissage.
- Automatisation du rappel du Botox. Augmentez votre chiffre d’affaires en automatisant les rappels de vos clients pour les traitements Botox récents, en engageant efficacement vos clients et en les incitant à réserver davantage.
- Nouveaux clients créés ce mois-ci. Améliorez l’accueil des patients grâce à l’automatisation de l’envoi d’un e-mail de bienvenue personnalisé, en leur garantissant une présentation chaleureuse et informative de votre cabinet et un début sans heurts de leur parcours avec vous.
Types d’automatisation Pabau
Avec Pabau, vous pouvez choisir des types d’automatisation qui s’appliquent aux patients, aux rendez-vous, aux clients potentiels et aux postes. Tous les automatismes que vous définissez peuvent être exécutés sur une base horaire, quotidienne, hebdomadaire et mensuelle.
Une fois que vous avez décidé ce que vous voulez automatiser, les filtres de Pabau vous aideront à préciser ces automatisations.
Supposons que vous ayez eu quelques désistements, ce qui vous a coûté de l’argent et des créneaux de rendez-vous. Vous voulez savoir combien de patients ont manqué leur rendez-vous, afin de vous assurer de leur présence la prochaine fois.
Pour ce faire, vous devez d’abord créer un nouveau type d’automatisation dans Pabau-
1. Dans le menu ParamètresVous pouvez intituler l’automatisation, ajouter un objet d’e-mail pour vos patients et choisir la personne qui enverra l’e-mail. Une fois cette étape franchie, vous pouvez choisir la fréquence d’exécution de cette automatisation, ou si vous ne l’enverrez qu’une seule fois à votre public.
2. En L’auditoireVous pouvez créer des filtres spécifiques et choisir le public que vous souhaitez. Par exemple, vous pouvez définir l’audience comme étant ‘Clients‘ dont la dernière visite a eu lieu ‘il y a un mois‘, et dont les rendez-vous ont été annulés pour cause denon-présentation.’ Sympathique, non ? Voici à quoi ressemblera le filtre…
3. En Conception, vous pouvez choisir un modèle Pabau prêt à l’emploi. Ou, si vous avez déjà des modèles, vous pouvez ajouter le code et les utiliser directement à partir de notre système. Enfin, vous pouvez créer un modèle à partir de zéro, ce que nous expliquons en détail ci-dessous.
4. En RevueVous pouvez ainsi voir à quoi ressemblera l’automatisation finale. Si vous avez oublié une étape, Pabau vous le fera savoir afin que vous puissiez la mettre à jour. Cliquez sur ‘Activezpour lancer l’automatisation et trouver tous les nouveaux flux de travail ajoutés dans le tableau de bord des automatisations.
Lorsque vous avez terminé et que vous retournez dans le tableau de bord des automatisations de Pabau 2, vous pouvez tout voir :
- les flux de travail actifs, échoués et filtrés que vous avez créés
- Les détails de votre public
- Un tableau visuel de la valeur de chaque automatisation
Voyons maintenant comment vous pouvez utiliser nos automatisations pour améliorer l’efficacité globale, la satisfaction des patients et surtout les revenus.
4 processus clés que vous pouvez automatiser avec Pabau
Les automatismes de Pabau 2 ont été spécialement conçus pour aider à gérer les processus de travail qui vous coûtent du temps, des efforts et de l’argent. Voici comment les utiliser à bon escient.
1. Automatisation du marketing
L’automatisation du marketing simplifie l’engagement des patients et produit des résultats positifs pour 63% des entreprises en seulement six mois.
Attirer de nouveaux patients
Vous pouvez facilement créer et programmer des courriels de bienvenue, des promotions et des récompenses à envoyer à vos patients qui viennent pour la première fois ou qui se présentent sans rendez-vous. Vous pouvez également mettre en place des campagnes automatiques de feedback et d’enquête qui génèrent des informations précieuses de la part des nouveaux patients, vous aidant ainsi à améliorer votre service et votre chiffre d’affaires.
Conserver les patients existants
Pabau vous permet de mettre en place des automatismes pour les campagnes de marketing, les publicités, les points de fidélité, les bons, les réductions, etc. Cela permet d’impliquer les patients qui apportent des revenus fixes à votre cabinet. Vous pouvez également envoyer des courriels de remerciement et des campagnes dans les médias sociaux ou partager des informations et des événements avec les patients actifs. Vous pouvez également leur envoyer un SMS, ce qui vous permettra d’obtenir une réponse plus rapide de la part des patients.
S’occuper des patients inactifs
Si vous avez des patients qui n’ont pas pris de rendez-vous depuis un certain temps, les automatismes peuvent vous aider à les relancer. L’envoi d’enquêtes de satisfaction, de campagnes d’e-mailing, d’offres spéciales et de forfaits peut contribuer à réactiver les patients « endormis » et à les inciter à réserver à nouveau.
Les courriels automatisés ont 84% de taux d’ouverture en plusLes taux de clics ont augmenté de 341 % et les taux de conversion de 2 270 %. Ainsi, plus vous investissez dans l’automatisation du marketing, plus vos prospects et vos patients s’engageront rapidement, et plus vous en tirerez profit sur le plan financier.
2. Réservations en ligne
L’automatisation des réservations en ligne peut stimuler l’engagement des patients, garantir l’exactitude des réservations et réduire le temps passé à prendre de nouvelles réservations par téléphone.
✔️ Gérer les rappels
L’un des moyens d’augmenter les revenus est de s’assurer que les patients reviennent pour des examens de contrôle, et les rappels automatisés peuvent vous aider à y parvenir. En contactant régulièrement les patients, vous augmenterez le nombre de rendez-vous facturables et comblerez les déficits de revenus dus à des suivis manqués. Vous pouvez choisir de rappeler les patients chaque semaine, chaque mois ou à n’importe quelle fréquence.
✔️ Gérer les formulaires de soins précoces, les photos, les analyses, les plans et les notes
L’automatisation des formulaires de consentement et de soins préalables, ainsi que des plans de traitement, permet de rationaliser les tâches administratives, de réduire les coûts liés au papier et au stockage, et de garantir des paiements plus rapides.
Grâce aux rappels automatiques, vous pouvez obtenir rapidement les formulaires des patients, partager des photos et des plans de traitement, des tests de laboratoire et des notes personnalisées. Les patients apprécieront l’expérience personnalisée que vous pouvez leur offrir et seront plus enclins à prendre d’autres rendez-vous avec vous.
✔️ Gérer les rappels de rendez-vous
Automatisé rappels de rendez-vous aident à maximiser la fréquentation des réservations, garantissant ainsi des revenus viables. Par exemple, de nombreux cabinets ont du mal à convaincre les patients âgés de se rendre à un rendez-vous. Avec Pabau, vous pouvez filtrer les patients de plus de 60 ans et créer une automatisation qui leur enverra un ou deux rappels avant leur rendez-vous.
✔️ Gérer des clients spécifiques
Avez-vous des patients qui ne consultent qu’un praticien en particulier ? Vous pouvez leur envoyer automatiquement les nouveaux créneaux disponibles qu’ils peuvent réserver. Vous pouvez également alerter les patients lorsque leurs praticiens reviennent de vacances et sont prêts à prendre de nouveaux rendez-vous. Cela peut également s’appliquer aux patients qui utilisent des salles spécifiques dans votre cabinet, à ceux qui réservent à partir d’un lieu particulier ou aux patients qui ont besoin de produits ou d’équipements spéciaux.
3. Automatisation des ventes
S’il y a un processus qui peut instantanément augmenter vos revenus et vous faire gagner du temps, c’est bien celui des ventes.
La vente traditionnelle aux patients peut s’avérer extrêmement chronophage pour les cliniques très occupées. Mais en automatisant des tâches telles que la prospection, vous pouvez économiser un million d’euros. en moyenne 2 heures par jour.
En ce qui concerne les revenus 💲 l’automatisation des ventes peut aider…
👥 La culture mène
Envoi Le suivi personnalisé des clients potentiels garantit leur engagement et leur conversion. Par exemple, si vous êtes une clinique dermatologique, vous pouvez collecter les adresses électroniques des clients potentiels intéressés par les conseils en matière de soins de la peau sur votre site web.
Ensuite, envoyez-leur une série de courriels d’information pendant quelques semaines, y compris des offres spéciales. Cela encouragera les clients potentiels à prendre rendez-vous pour une consultation dans votre clinique, ce qui se traduira par une augmentation du chiffre d’affaires.
📈 Vente incitative et vente croisée
Grâce à l’automatisation, vous pouvez également identifier les possibilités de vente incitative et de vente croisée aux patients existants et augmenter la valeur moyenne des ventes.
Par exemple, si un patient prend rendez-vous pour un contrôle de routine, vous pouvez suivre les visites précédentes du patient et l’historique de ses traitements. Sur la base de ces données, vous pouvez générer automatiquement des recommandations ciblées, telles que de nouveaux sérums ou lasers, et les envoyer dans un e-mail de suivi.
🤑 Suivre les personnes qui dépensent beaucoup
Si vous êtes un spa de luxe, par exemple, vous pouvez facilement suivre les clients qui dépensent le plus pour vos services VIP. Le système de Pabau signale les personnes qui dépensent beaucoup et leur envoie des offres exclusives, comme des forfaits à prix réduit. La création d’offres personnalisées de ce type encouragera les personnes qui dépensent beaucoup à réserver davantage de traitements, ce qui augmentera votre chiffre d’affaires.
4. Automatisation de la facturation
Les factures en retard sont la dernière chose que votre cabinet doit gérer.
Bien que les soins et la satisfaction des patients soient vos plus grandes priorités, ils dépendent de la présence régulière des patients. N’oubliez pas que chaque créneau non payé peut vous coûter jusqu’à 200 dollars. Ainsi, le suivi des soldes impayés et l’envoi de rappels de paiement peuvent optimiser votre processus de facturation et éviter les pertes de revenus à l’avenir.
🗃️ Postes individuels
L’automatisation des postes vous permet de suivre les services médicaux spécifiques que les patients ont réservés.
Supposons qu’un patient ait bénéficié d’une consultation, de tests de laboratoire et d’ordonnances au cours de sa visite. En automatisant les postes, le système de Pabau crée instantanément des factures distinctes pour chacun de ces services.
Pratique, non ? L’automatisation des postes réduit également le risque d’erreur humaine. Vos patients seront facturés avec précision pour leurs services, tandis que vous percevrez des paiements précis, plus rapidement.
💳 Dépôts automatisés
Les automatismes vous permettent de filtrer facilement les patients qui ne se présentent pas et les annulations de dernière minute. Ciblez votre public, c’est-à-dire les personnes qui ne se présentent pas, et mettez en place des programmes de formation. dépôts automatisés pour leur prochaine réservation. Vous pouvez leur envoyer des rappels et gérer vos réservations en ligne de manière beaucoup plus efficace, tout en augmentant vos revenus.
🧾 Facturation
Les automatismes de Pabau font des merveilles en matière de facturation. Vous pouvez envoyer des rappels de facturation aux patients qui ont des factures impayées, et les avertir une fois le paiement effectué. Cela permet de réduire la charge de travail administratif, de minimiser les erreurs de facturation et d’améliorer le traitement des paiements, ce qui se traduit par une augmentation des recettes.
📅 Calendrier des plans de paiement
De nombreux cabinets ont des patients qui réservent des traitements plus longs, plus étendus ou des traitements groupés. Avec les automatismes de Pabau, vous pouvez filtrer ces patients ou ces groupes et leur envoyer un calendrier de plan de paiement automatisé par courriel ou par texto. Les patients peuvent payer leurs traitements en plusieurs fois et seront automatiquement informés de l’échéance de leur prochain paiement.
Créez votre propre automatisation à partir de zéro
En plus des modèles d’automatisation, Pabau vous permet de créer vos propres automations à partir de zéro. Vous pouvez donner un titre à votre automatisation, la concevoir comme vous le souhaitez et décider de sa fréquence. Vous pouvez également sélectionner votre public cible en utilisant des filtres intelligents.
Par exemple, vous pouvez définir votre public comme étant composé de patients VIP, sur la base des étiquettes VIP que vous avez créées pour eux précédemment. Et voici à quoi ressemblera ce filtre une fois appliqué :
La création de modèles personnalisés vous permet d’adapter précisément l’automatisation aux besoins et aux objectifs uniques de votre clinique. En même temps, une stratégie d’engagement personnalisée peut vous aider à mieux nourrir des patients spécifiques et à garantir un retour sur investissement élevé pour votre cabinet.
Pabau vous permet de suivre toutes les automatisations que vous créez via un tableau de bord détaillé où vous pouvez suivre l’efficacité des automatisations, voir les workflows qui ont échoué et fermer ceux qui ont été terminés.
5 automatisations intelligentes que vous pouvez utiliser dès aujourd’hui
Vous êtes prêt à vous lancer dans l’automatisation ? Voici 5 automatisations intéressantes que vous pouvez faire avec Pabau.
- Rappels et notifications de rendez-vous. Rappelez aux patients qu’ils doivent se rendre à leur rendez-vous ou informez-les lorsque vous ne pouvez pas vous rendre au rendez-vous.
- Absences et annulations de dernière minute. Filtrez votre audience sur les « annulations de dernière minute » ou les « non-présentations » et prenez des mesures pour impliquer davantage les patients inactifs.
- Facturation. Filtrez les patients dont les factures sont impayées, groupées ou en attente et envoyez-leur automatiquement des liens de paiement sécurisés.
- Rendez-vous avec un médecin spécifique. Filtrer les rendez-vous que les patients ont pris avec un praticien spécifique. Optimisez l’efficacité des réservations en informant à l’avance les patients des créneaux de rendez-vous disponibles avec ce praticien.
- Rappels et précautions. Stimulez l’engagement des patients en envoyant automatiquement des notifications de rappel et des formulaires de soins préventifs personnalisés. Les patients peuvent arriver préparés à leur rendez-vous, tandis que vous n’aurez pas à collecter manuellement les formulaires ou à rappeler aux patients d’envoyer leurs formulaires par téléphone.
Vous voulez savoir comment mettre en place ces automatisations et maximiser les revenus et l’efficacité ?
Allons-y !
