La technologie de la reconnaissance vocale dans le secteur de la santé est en plein essor, et la outils de dictée médicaux sont en tête de peloton. La reconnaissance vocale, tout comme la dictée, n’est pas une fonction toute nouvelle.
62%
des professionnels de la santé l’utilisent déjà dans leur DSE.
Si vous faites partie des 38 % de cabinets qui n’ont pas encore exploité les outils de dictée, vous risquez de passer à côté de véritables joyaux, tels qu’une communication plus efficace avec les patients et la possibilité de répondre rapidement à leurs besoins.
Les outils de dictée médicale sont l’atout majeur de votre cabinet 💪 Ils peuvent vous aider à tirer le meilleur parti de ces courtes minutes entre les rendez-vous et à saisir tous les détails qui pourraient être perdus si vous n’aviez pas le temps de les écrire immédiatement. Vous pouvez également optimiser les rendez-vous avec les patients en partageant des notes en temps réel – et en les enregistrant au fur et à mesure que vous parlez.
Pensez-y.
Combien de notes de patients avez-vous tapées et saisies dans votre système aujourd’hui ? Combien de ces notes dactylographiées avez-vous dû mettre à jour et renvoyer ? Combien d’entre eux avez-vous oublié d’inclure dans vos notes textuelles ?
Des problèmes de communication persistants comme ceux-ci peuvent facilement laisser vos patients dans l’ignorance de ce qu’ils doivent faire ensuite, mettre votre personnel à rude épreuve et vous faire perdre du temps. Et pour offrir des soins de qualité aux patients, la perte de temps est l’ennemi numéro un.
Imaginez ce que vous pourriez faire d’autre avec ces 40 heures consacrées à la documentation. Comme tout ? Oui, c’est possible.
Parler est 3 fois plus rapide que de taper ou cliquer – et les outils de dictée sont le chaînon manquant qui permet de conserver toutes vos informations médicales en un seul endroit, transcrites avec précision et prêtes à l’emploi. Il est également fiable et sûr, et conviviale.
La dictée travaille à la fois pour vous et avec vous. Cela fonctionne tellement bien que nous avons écrit un blog entier à ce sujet. Nous vous invitons à découvrir les 5 principaux avantages des outils de dictée médicale, ainsi que des conseils d’experts et des exemples pratiques pour vous aider à démarrer.
👉 Vous êtes déjà familier avec la fonction ? Passez directement à notre guide vidéo pour apprendre comment l’outil de dictée médicale intégré de Pabau peut aider votre cabinet à stimuler l’efficacité, à économiser du temps et de l’argent, et à améliorer les traitements des patients par la suite.
Outils de dictée médicale - une introduction
Si vous êtes novice en matière de dictée médicale, vous vous demandez peut-être si c’est comme utiliser un magnétophone. Bien que cette hypothèse soit raisonnable, les magnétophones numériques sont des appareils un peu dépassés, différents des caractéristiques de la dictée médicale moderne.
Contrairement aux enregistreurs autonomes, les outils de dictée médicale peuvent s’intégrer de manière transparente dans divers logiciels médicaux. Ils vont également au-delà du simple enregistrement en intégrant des fonctionnalités de transcription qui convertissent précisément vos notes audio en texte.
Vous pouvez utiliser des outils de dictée pour générer des transcriptions de notes médicales qui peuvent être instantanément partagées avec les patients, sans nécessiter de technologies supplémentaires. Vous pouvez également accéder directement à tous vos enregistrements dans un endroit centralisé de votre logiciel, généralement la carte client.
Cela vous permet de gérer facilement les notes des patients et de simplifier le partage d’informations avec les patients et les membres de l’équipe.
Quand la dictée rencontre l'OpenAI...
De nombreuses fonctions de dictée sont assez simples et n’offrent que des fonctionnalités de conversion de la parole en texte. Cependant, de nombreux outils de dictée récents sont désormais dotés de fonctionnalités d’IA, telles que l’OpenAI. Cela permet d’obtenir plus rapidement des informations plus précises sur les traitements et les soins prodigués aux patients.
Grâce aux fonctionnalités de synthèse vocale de l’OpenAI, les outils de dictée peuvent reprendre littéralement la terminologie médicale. Cela permet aux cabinets de transcrire les enregistrements mot à mot, sans omettre d’informations essentielles. Vous pouvez enregistrer des notes vocales à l’intention de votre équipe ou convertir des notes audibles en lettres et les signer électroniquement avant de les envoyer aux patients.
OpenAI peut également adopter le style de vos modèles de lettres personnalisés. Ainsi, lorsque vous convertissez vos notes audio en texte, OpenAI suivra automatiquement l’un de vos modèles de lettres préférés afin de rendre le contenu plus reconnaissable pour votre marque.
Cela vous permet non seulement d’offrir aux patients des soins plus marqués et plus rapides, mais aussi d’améliorer la communication au sein de la clinique et de vous débarrasser de la saisie et de la double vérification constantes.
Comment utiliser correctement les outils de dictée médicale ?
La dictée médicale consiste à enregistrer vos notes médicales – qu’il s’agisse de détails de traitement ou de conseils de suivi – dans un système d’enregistrement intégré. Pour commencer, rien de plus simple, il vous suffit d’utiliser le microphone de votre appareil et de parler dans celui-ci – c’est tout ce qu’il y a à faire !
La dictée médicale étant conviviale, sa gestion ne nécessite pas de compétences spécialisées.
Avec seulement quelques heures de formation, chaque employé peut apprendre à naviguer rapidement dans la dictée, ce qui élimine la nécessité d’engager des scribes externes ou d’utiliser des logiciels de transcription supplémentaires.
Cela vous permet non seulement d’économiser de l’argent, mais aussi de rationaliser la tenue de vos dossiers, en rendant les informations sur les traitements accessibles au praticien qui en a besoin.
Une fois que vous avez exprimé vos idées, le logiciel opère sa magie. Il enregistre instantanément votre dictée sous forme de fichier audio et la transcrit en texte. Vos enregistrements seront stockés de manière transparente dans le logiciel, prêts à être édités, mis à jour ou signés électroniquement – avant d’être partagés !
Vous avez besoin de peaufiner vos enregistrements audio ? Il n’y a pas de problème. Vous pouvez également mettre l’enregistrement en pause, faire des ajustements et éditer la transcription avant de l’envoyer. C’est simple et rapide !
Outils de dictée médicale et de synthèse vocale - à qui s'adressent-ils ?
Les prestataires de soins de tous les domaines peuvent utiliser des outils de dictée médicale, notamment :
- Spas médicaux et cabinets d’esthétique
- Infirmières, esthéticiennes et médecins
- Acupuncteurs et physiothérapeutes
- Dentistes et centres de bien-être
- Hôpitaux et médecins généralistes
- Pratiques de kinésithérapie
- Psychologie et psychiatrie
A
recherche de Stanford
de Stanford a montré que la la parole est trois fois plus rapide que la frappe. Ainsi, si vous êtes un cabinet très occupé et que vous devez organiser des piles de documents, le fait d’enregistrer les notes des patients – plutôt que de les taper – vous permettra d’obtenir plus rapidement des informations détaillées sur le parcours des patients.
Vous pouvez offrir des soins plus précieux et mieux coordonnés aux patients, en incluant tous les détails pertinents que les patients doivent connaître au sujet de leur traitement ou de leurs soins.
Mais attendez, ce n'est pas tout...
La dictée médicale réduit également la nécessité de tenir des dossiers volumineux. Vous réduirez le temps consacré aux tâches administratives et accorderez toute votre attention à vos patients, sans avoir à jeter un coup d’œil à votre ordinateur à chaque fois qu’ils vous rendent visite.
Pour tout cabinet privé qui cherche à se moderniser, la dictée médicale est une évidence. Lorsque vous avez plus de temps, vous pouvez voir plus de patients pendant la journée. Cela permet à la fois d’augmenter les revenus de votre cabinet et de réduire le nombre de tâches multiples.
À quoi peuvent servir les outils de dictée médicale ?
Plusieurs scénarios peuvent entrer en jeu ici, en fonction de ce pour quoi vous avez besoin d’une dictée.
Certains praticiens, comme les chirurgiens esthétiques, préfèrent la dictée médicale lors de consultations successives. Au lieu de le faire après le départ du patient, les chirurgiens peuvent dicter les préoccupations du patient ou proposer un plan de traitement – pendant le rendez-vous.
D’autres praticiens, comme les kinésithérapeutes, peuvent utiliser la dictée médicale après la visite d’un patient, afin de consigner leurs constatations subjectives et médicales, ou d’inclure des conseils de suivi, sans avoir à les noter sur papier ou à les taper sur un ordinateur.
L’enregistrement de vos notes vocales vous permet de vous occuper activement de vos patients, sans interruption et sans avoir besoin de vous référer à un ordinateur. Si vous recevez plusieurs patients à la suite et que vous n’avez pas le temps de prendre des notes après chaque visite, la dictée médicale vous aidera à « penser à voix haute » et à rassembler tout ce que vous avez dit en un seul endroit – à la fois en format audio et en format texte.
Le fait de dicter l’évaluation d’un patient en sa présence est également bénéfique pour vos efforts en matière d’engagement des patients. Les patients apprécieront que leur praticien ait saisi avec précision chacun de leurs mots, ce qui augmentera leur satisfaction et leur engagement par la suite.
5 avantages de l'utilisation de la dictée médicale dans votre cabinet privé
Les outils logiciels de dictée médicale sont très prisés par les praticiens très occupés, et voici pourquoi :
- Amélioration des soins aux patients et des résultats des traitements
- Augmentation de la productivité et de l’efficacité
- Moins de coûts et plus de précision
- Des informations claires et facilement accessibles
- Sécurité des données des patients
Examinons chacun de ces avantages séparément et voyons comment ils peuvent répondre aux besoins de votre cabinet.
1. Amélioration des soins aux patients et des résultats des traitements
Lorsqu’un patient arrive pour une consultation, par exemple, la dernière chose que vous devriez faire est de taper silencieusement sur un ordinateur. Cela peut facilement entraver une communication efficace avec les patients et leur donner l’impression que leurs préoccupations ne sont pas suffisamment prises en compte, ce qui a un impact sur la qualité globale des soins.
Les outils de dictée vous permettent d’y voir plus clair. Ils peuvent contribuer à améliorer les soins aux patients en vous donnant plus de temps pour les interactions directes avec les patients. Au lieu de cliquer et de perdre du temps à regarder l’écran de votre ordinateur, vous pouvez vous concentrer sur le patient, maintenir le contact visuel et partager une communication active – tout en l’enregistrant.
Les patients peuvent entendre tout ce que vous dites 👌 ce qui renforce la confiance et permet d’obtenir de meilleurs résultats pour les patients. L’obtention de notes audio précises et complètes permet également de mieux orienter le traitement et de souligner l’importance de la sécurité et du bien-être du patient.
2. Augmentation de la productivité et de l'efficacité
Lorsque les patients viennent en rendez-vous, les praticiens peuvent avoir du mal à équilibrer leur temps. Bien entendu, chaque praticien souhaite prodiguer des soins de qualité tout en fournissant des notes pertinentes sur l’évolution du traitement. Mais faut-il se concentrer d’abord sur le patient et prendre des notes ensuite ? Ou laissez-vous le patient attendre pendant que vous notez tout sur votre ordinateur ?
Avec la dictée, vous n’avez pas à vous préoccuper de ces deux aspects – vous pouvez faire les deux.
La dictée est le moyen le plus simple d’inclure des informations thérapeutiques pertinentes pour le patient sans sacrifier la qualité des soins. Au lieu de devoir prendre des notes rapidement avant votre prochain rendez-vous, la dictée vous permet de faire fonctionner une machine mieux huilée, surtout lorsque vous n’êtes pas en retard à cause de la prise de notes.
La dictée intégrée vous permet d’obtenir des enregistrements précis et détaillés, traités en quelques secondes. Toutes les notes audio seront automatiquement sauvegardées et instantanément transcrites sous forme de lettre, que vous pourrez ensuite réviser, éditer et signer électroniquement avant de la partager avec les patients.
En éliminant la nécessité de recourir à des services de transcription supplémentaires, vous pouvez également réduire les coûts opérationnels de votre cabinet et éviter à vos réceptionnistes d’avoir à effectuer de lourdes tâches administratives.
3. Moins de coûts et plus de précision
46.7% des cabinets aux États-Unis sont des entreprises privées qui couvrent leurs dépenses par leurs propres moyens. Pour gérer une entreprise prospère, il est primordial pour les cabinets privés de garantir des coûts peu élevés.
Et voici ce qu’il en est. L’utilisation d’un logiciel de synthèse vocale indépendant peut coûter environ 150 dollars par an, ce qui se traduit par une augmentation rapide des coûts. Se tourner vers un logiciel de dictée gratuit comme Google Docs Voice Typing peut sembler être la meilleure solution. Mais il y a un hic : les outils de dictée gratuits ne sont pas tout à fait précis ou sûrs, et peuvent facilement exposer les données sensibles des patients à des risques de violation. De plus, l’utilisation d’un outil de dictée distinct de votre logiciel médical signifie qu’il faut jongler entre les systèmes, ce qui entraîne une perte de temps et d’argent.
Si vous voulez économiser les deux, envisagez d’utiliser un outil de dictée médicale déjà intégré à votre logiciel de gestion de cabinet. Par exemple, la fonction de dictée intégrée de Pabau est incluse dans votre plan sans frais supplémentaires – vous pouvez en profiter sans tracas ni dépenses additionnelles.
En résumé, la dictée médicale permet à votre cabinet d’économiser de l’argent en vous faisant gagner du temps. La dictée peut fonctionner avec précision en arrière-plan, tandis que vous pouvez vous concentrer sur l’aspect essentiel de votre travail – la qualité des soins aux patients.
4. Des informations claires et facilement accessibles
Vous est-il déjà arrivé que des patients oublient des détails cruciaux pendant leur rendez-vous ou qu’ils aient du mal à comprendre vos notes dactylographiées par la suite ?
La dictée permet d’éliminer cette confusion et de gagner en précision. Après avoir enregistré les notes de vos patients, celles-ci seront immédiatement transcrites en lettres mot à mot, ce qui peut améliorer la compréhension du patient. Vous pouvez transcrire et envoyer une lettre à votre patient directement après la consultation, avec tout ce dont vous avez discuté, afin qu’il puisse s’y référer facilement.
Vous avez oublié d’ajouter une note ? Pas de souci : vous pouvez facilement retrouver les transcriptions audio sauvegardées dans votre système et envoyer aux patients une lettre actualisée de vos notes. C’est là toute la beauté des notes dictées : elles sont à la fois précises et facilement accessibles lorsque vous en avez besoin.
La plupart des appareils prennent aujourd’hui en charge les fonctions de synthèse vocale 📱💻 Il suffit d’avoir un microphone et des haut-parleurs en état de marche pour transmettre des informations rapidement et à tout moment, sans le moindre souci.
5. Sécurité des données des patients à plusieurs niveaux
La protection de la vie privée des patients doit rester une préoccupation majeure du personnel clinique, en particulier à une époque où les informations de santé protégées (PHI) sont une cible de choix pour les cyber-menaces.
De nombreuses plateformes proposent des outils de dictée, mais toutes ne permettent pas de sécuriser ces informations. Par exemple, malgré leur popularité, des plateformes comme Siri et WhatsApp ne disposent pas du cryptage nécessaire pour protéger les données enregistrées. Ils ne sont pas non plus aussi précis lors de la transcription d’informations enregistrées et ne permettent pas de respecter les normes HIPAA. Ce problème peut facilement vous exposer à de graves violations de la loi HIPAA et à des amendes.
L’intégration d’un outil de dictée dans un système le rend plus sûr, en particulier lorsqu’il peut contribuer à votre conformité HIPAA. Vous pouvez rationaliser les processus de documentation et avoir l’esprit tranquille, sachant que toutes les informations sensibles que vous enregistrez restent sécurisées et conformes aux normes HIPAA.
Vous n’aurez pas non plus à transférer des informations entre différents systèmes, souvent peu sûrs, et vous pourrez limiter les personnes autorisées à accéder à vos enregistrements grâce à des permissions.
L’avantage des fonctions de dictée intégrées est qu’elles stockent tous vos enregistrements et lettres directement dans la carte client. Ainsi, vous n’aurez pas à les conserver dans des dossiers de bureau aléatoires ni à vous inquiéter d’une éventuelle violation de ces informations.
👉 En savoir plus sur la conformité HIPAA et les mythes courants qui l’entourent grâce à notre guide détaillé !
Comment les experts utilisent les outils de dictée médicale -
Aidan Matthews
Thérapeute et propriétaire de The Old Hammam & Spa
👉 Aidan Matthews est thérapeute en spa et propriétaire de
The Old Hammam & Spa
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En tant que professionnel de longue date de la medi-esthétique, il donne un aperçu détaillé de la façon dont les fonctions de dictée intégrées dans un logiciel peuvent bénéficier aux cliniques de medi-esthétique et de beauté -…
Pour les consultations avec les clients :
« Les fonctions de dictée peuvent s’avérer précieuses lors des consultations avec les clients. Au lieu de prendre des notes manuellement, les thérapeutes peuvent saisir leurs observations et recommandations dans le CRM. Cela permet une interaction plus naturelle et plus ciblée avec le client, tout en garantissant des enregistrements précis et détaillés ».
Pour les plans de traitement et les notes d’évolution :
« L’enregistrement oral des plans de traitement et des notes d’évolution permet d’améliorer la précision et de gagner du temps. Les thérapeutes peuvent dicter des détails sur les traitements spécifiques, les produits utilisés et les réponses des clients. Cela permet non seulement de rationaliser la documentation, mais aussi de s’assurer que des informations complètes et cohérentes sont saisies pour chaque client. »
Pour la prise de rendez-vous et le suivi :
« Les thérapeutes peuvent utiliser la dictée vocale pour planifier des rendez-vous en toute transparence. En outre, ils peuvent dicter des instructions de suivi ou des recommandations de soins post-traitement, qui peuvent être automatiquement transcrites et envoyées aux clients. Cela permet d’améliorer la communication et d’aider les clients à respecter les directives post-traitement.
Il note également que l’OpenAI peut contribuer aux fonctions de conversion de la voix au texte.
« Les modèles linguistiques avancés d’OpenAI, tels que GPT-3.5, peuvent être intégrés dans les systèmes de gestion de la relation client (CRM) afin de fournir des capacités de synthèse vocale précises et efficaces. En tirant parti de la technologie d’OpenAI, les instituts de beauté peuvent améliorer la fonction de dictée de leur logiciel, ce qui garantit des transcriptions claires et précises des données verbales.
« L’intégration des fonctions de dictée soutenues par la technologie d’OpenAI peut considérablement améliorer l’efficacité des cliniques de médecine esthétique et de beauté en facilitant une documentation transparente, en améliorant la communication et en contribuant à un flux de travail global plus organisé et plus efficace. »
Découvrez les outils de dictée médicale en action avec Pabau !
Ne laissez plus jamais vos pensées rester lettre morte – Pabau vous soutient. Notre fonction intégrée de dictée médicale vous permet de créer des audios précis et détaillés, couvrant tout, des notes et instructions de traitement aux directives avant et après les soins.
De plus, notre fonction de transcription raffinée transforme vos notes audio en lettres précises. Vous pouvez les signer électroniquement, les mettre à jour si nécessaire et les partager instantanément avec les patients pour une transparence maximale et des soins de qualité. Surtout, vous pourrez tout stocker dans la carte client, afin de la retrouver facilement et en toute sécurité.
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