Diriger sa propre clinique est un travail difficile. Un travail très difficile. Que vous soyez propriétaire/exploitant ou gérant d’une
pratique esthétique
,
cabinet de médecin généraliste
ou
centre de physiothérapie
– ou toute autre clinique – il est extrêmement difficile de rester à la hauteur de toutes ses tâches.
C’est parfois épuisant, surtout quand on fait tout soi-même. Prendre les réservations, gérer l’accueil des clients, effectuer les traitements, trier les paiements, vérifier les dossiers et la conformité, poursuivre les paiements et bien plus encore…
Il est facile de se sentir complètement dépassé par toutes les tâches administratives de la clinique.
Mais il est également facile de mettre fin à ce sentiment.
Vous avez juste besoin d’aide.
L'aide dont vous avez besoin pour ne plus vous sentir débordé par l'administration de la clinique
Si vous voulez cesser de vous sentir submergé par l’administration dans votre clinique, le moyen le plus simple est d’arrêter de faire cette administration. L’éliminer ou la confier à quelqu’un d’autre.
Mais bien sûr, c’est plus facile à dire qu’à faire.
Lorsque vous gérez votre propre clinique, toute l’administration, toute la paperasserie et toute la comptabilité sont de votre ressort. Vous ne pouvez pas l’ignorer. Vous ne pouvez pas l’ignorer. Et vous ne pouvez pas vous attendre à ce que quelqu’un d’autre le fasse à votre place.
Mais vous pouvez vous attendre à de l’aide.
L’aide d’un
un logiciel de gestion de clinique comme Pabau
.
Parce que les logiciels de gestion des cliniques sont conçus spécifiquement pour vous aider à réduire les tâches administratives. Il est conçu pour vous faciliter la vie, rationaliser les processus, automatiser les tâches ennuyeuses et répétitives et vous libérer du temps.
En fait, un logiciel de gestion de clinique peut faire plus qu’aider.
Il peut transformer toute votre approche de la gestion de vos tâches quotidiennes, à tel point que vous vous demanderez comment vous avez pu vous en passer.
Il apporte une quantité presque inimaginable d’avantages à votre clinique, comme vous le verrez, mais tout d’abord, assurons-nous que vous savez exactement ce qu’est un logiciel de gestion de clinique.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de clinique ?
Le logiciel de gestion de clinique est exactement ce qu’il semble être : un logiciel qui vous aide à gérer votre clinique ! Il se présente sous différentes formes, tailles et types, mais à la base, il s’agit d’une plateforme unique qui vous aide à exécuter toutes les tâches quotidiennes typiques de votre cabinet.
Il est souvent connu sous le nom de logiciel de gestion de cabinet.
Vous et votre équipe vous connectez à une plateforme unique et centrale, et vous y trouverez une multitude d’outils qui vous aideront à organiser et à gérer votre clinique – des systèmes de réservation aux plans de traitement, du stockage des dossiers des clients à la gestion des stocks.
Comment un logiciel de gestion de clinique permet-il de réduire les tâches administratives ?
Maintenant que vous savez ce qu’est un logiciel de gestion de clinique, la vraie question est de savoir comment il fonctionne.
Cela réduit-il vraiment votre administration et vous fait-il gagner beaucoup de temps ? Cela vous donne-t-il réellement plus de liberté pour traiter les clients ? Peut-elle réellement vous éviter de vous sentir débordé et même vous aider à prendre plaisir à gérer votre clinique ?
Oui. Absolument.
Le bon logiciel de gestion de clinique fait tout cela et bien plus encore. Il vous aide :
1. Éliminer la paperasserie
La paperasserie, quelle qu’elle soit, devient rapidement écrasante, surtout lorsqu’elle s’accumule littéralement. Nouveaux dossiers de clients, nouveaux questionnaires sur les antécédents médicaux, nouveaux formulaires de consentement, formulaires d’orientation, reçus, factures, bons de commande… la liste est interminable.
Et les remplir manuellement prend beaucoup de temps. Ensuite, vous devez vérifier que vous n’avez pas oublié une section, que vous n’avez pas fait de faute d’orthographe ou que vous n’avez pas commis d’autres erreurs.
Et puis, vous n’avez toujours pas fini. Vous devez ensuite les classer quelque part, idéalement de manière logique, afin de pouvoir les retrouver lorsque vous en avez besoin. Cela signifie plus de temps et beaucoup de désordre.
Imaginez que vous puissiez vous débarrasser de tous ces classeurs ? Imaginez qu’il suffise de quelques clics pour remplir des formulaires ? Imaginez que toute votre paperasserie soit numérisée ? Facile à ajouter, facile à vérifier et à recouper ?
C’est là qu’intervient le logiciel de gestion des cliniques. Dites adieu à cette paperasserie pour de bon.
2. Gagner du temps dans la recherche de dossiers médicaux importants
Lorsque vous avez numérisé tous les dossiers de vos clients et tous leurs formulaires d’antécédents médicaux, vous n’avez plus besoin de passer des heures chaque jour à sortir des dossiers clés avant chaque traitement.
Vous n’avez plus besoin de fouiller dans les classeurs, de chercher des dossiers et de déterrer des formulaires… pour vous rendre compte qu’ils n’existaient pas au départ.
Toutes les informations importantes dont vous avez besoin avant une consultation ou un traitement sont à portée de main. Il est lié directement à vos dossiers clients, ou vous pouvez simplement utiliser la barre de recherche pour trouver le fichier exact dont vous avez besoin.
Des secondes, au lieu de minutes et d’heures.
3. Enregistrement automatique des clients
Sans logiciel de gestion de cabinet, lorsque vos clients veulent prendre rendez-vous avec vous, ils doivent s’adresser à vous. Ils doivent envoyer un courriel, un texte ou un appel, puis vous devez sortir votre agenda et vérifier si les dates vous conviennent.
Vous devez alors revenir vers eux. Ils doivent ensuite confirmer. Dans ce cas, vous devez le réserver. C’est très long. Très inefficace.
Avec un logiciel de gestion de cabinet, vous n’avez rien à faire. Toute cette administration, tout ce temps perdu, c’est du passé.
Vos clients n’ont qu’à se rendre en ligne et à prendre leurs rendez-vous. Vous n’avez pas besoin de faire office de réceptionniste (ou d’en engager une). Et ils n’ont pas besoin d’attendre vos heures d’ouverture. Il leur suffit de consulter votre agenda de rendez-vous (que vous pouvez éditer et personnaliser à votre guise) et de réserver quand bon leur semble.
4. Automatiser les rappels et les suivis
De même, les rappels de rendez-vous et les suivis constituent l’un des plus grands casse-tête administratifs de toute clinique.
La dernière chose que vous souhaitez, c’est que vos clients oublient leur réservation. Il faut donc penser à le leur rappeler. Pour envoyer un courriel la veille, un texte le jour même. Ensuite, s’ils ont besoin de traitements réguliers dans le cadre de leur cursus, vous devez prendre tous ces rendez-vous et faire la même chose encore et encore.
C’est tellement fatigant et chronophage.
Mais le logiciel de gestion de clinique fait tout cela pour vous. Il automatise tous les rappels – par e-mail et par SMS – pour que vous n’ayez jamais à y penser. Toutes les réservations effectuées recevront des rappels automatiques. Tous les cours de traitement prévoient des rendez-vous de suivi ou rappellent aux clients la date de leur prochain traitement. Vous n’avez jamais besoin de lever le petit doigt.
5. Partager les informations sur le suivi sans arrière-pensée
Une autre partie importante de votre plan de traitement est le suivi. Vous voulez offrir le meilleur soutien possible à vos patients, même après qu’ils ont quitté votre clinique… mais c’est un autre travail administratif.
Plus de paperasse, plus de courriels, plus de suivis et de vérifications.
Mais là encore, un logiciel de gestion de cabinet peut faire tout cela pour vous.
Il vous suffit d’étiqueter ou d’assigner des informations clés de suivi à des traitements spécifiques, et lorsque le traitement est marqué comme terminé, un logiciel comme Pabau peut automatiquement envoyer le dossier de suivi.
6. Planifiez votre journée plus efficacement
Une grande partie du temps consacré à la gestion de votre clinique consiste à planifier votre journée, à déterminer les traitements à effectuer, les endroits où vous devez vous rendre et les fournitures, produits et machines dont vous aurez besoin à tout moment.
Cela peut demander beaucoup de réflexion et beaucoup de courses pour s’assurer que l’on a tout ce qu’il faut.
Ou bien il est possible de le faire d’un seul coup d’œil. Un logiciel de gestion de clinique tel que Pabau vous donne un calendrier clair, avec un code couleur, pour votre journée à venir – vous pouvez ainsi voir exactement quels types de traitements sont prévus et ce dont vous aurez besoin pour chacun d’entre eux.
Il ne s’agit peut-être que d’un gain de temps de 5 ou 10 minutes par jour, mais cela s’accumule rapidement.
7. Organiser plus efficacement l’emploi du temps de votre clinique
Il en va de même pour l’organisation des horaires de votre clinique, la planification des rotations du personnel, la gestion des congés et des absences du personnel.
Il y a beaucoup d’éléments en mouvement, mais le logiciel de gestion de clinique vous aide à prendre du recul et à avoir une vue d’ensemble. Il vous fournit toutes les informations dont vous avez besoin, directement sous les yeux, de sorte que vous ne passez pas des heures à chercher des formulaires de demande de congés et des heures préférentielles, ou à déterminer quelles salles ont besoin de quel personnel à un moment donné.
Cela simplifie grandement les choses.
8. Arrêter de courir après les factures et les paiements
Se faire payer pour son travail est évidemment une tâche essentielle de la gestion d’une clinique, mais c’est trop souvent une tâche qui nécessite beaucoup de temps et d’efforts pour régler tous les détails administratifs.
Mais avec un logiciel de gestion de clinique, vous pouvez réduire ce temps et ces efforts du jour au lendemain. Il rationalise tous vos processus de paiement, relie directement les factures aux dossiers des clients et aux plans de traitement et simplifie tout simplement l’ensemble du processus.
Moins de travail, plus de récompense.
De plus, vous pouvez automatiquement demander des acomptes – ou des paiements complets – à l’avance, afin de ne plus jamais avoir à courir après les clients ou à vous inquiéter des absences.
9. Éliminer l’erreur humaine
Lorsque vous dépendez de processus manuels, vous dépendez de la nature humaine. Et les humains commettent tous des erreurs. Des informations manquantes, des données incorrectes, un numéro erroné ici ou là.
Une ou deux petites erreurs ne sont pas graves, mais elles s’accumulent. Pire encore, cela signifie que vous devez passer encore plus de temps à fouiller dans les dossiers et les registres pour vérifier si des erreurs ont été commises et les corriger.
Plus de temps perdu, plus d’efforts gaspillés. Ainsi, lorsqu’un logiciel de gestion clinique élimine l’erreur humaine en remplissant automatiquement les champs, en signalant les informations manquantes ou en mettant en évidence certaines zones, il s’agit d’une véritable aubaine.
10. Abandonner les calculs et les chiffres manuels
Si vous n’êtes pas doué pour les chiffres, un logiciel de gestion de clinique vaut son pesant d’or en matière de calculs, de mesures et de rapports.
Lorsque votre logiciel peut produire automatiquement des rapports sur les chiffres de vente, les réservations, les recettes et toute une série d’autres chiffres clés pour votre clinique, vous n’avez plus à vous soucier de collecter tous ces chiffres, de les additionner et de calculer ces indicateurs clés de performance… tout est fait pour vous.
Plus d’erreurs, plus d’heures passées sur la comptabilité, la finance et les rapports clés.
Lorsque tout est fait en quelques secondes, pensez au temps libre dont vous disposerez !
11. Rationaliser les communications avec les clients et le marketing
Le meilleur logiciel de gestion de clinique peut également réduire votre temps d’administration en modifiant la façon dont vous communiquez avec vos clients et dont vous faites du marketing auprès de vos clients potentiels.
Au lieu de devoir vous connecter à différents systèmes, copier les coordonnées des clients, mettre en place des campagnes et tout ce qui va avec, vous pouvez le faire à partir d’un seul endroit… tout cela en cliquant sur un bouton.
Toutes vos lettres d’information, vos offres promotionnelles, voire un programme de parrainage – le tout géré simplement et efficacement.
12. Travailler à domicile ou en déplacement
Enfin, et ce n’est pas le moins important, un bon logiciel de gestion de cabinet peut réduire le temps que vous passez dans votre cabinet.
En effet, si vous supervisez une équipe de praticiens et que vous développez votre entreprise, vous voudrez prendre des congés. Vous voudrez prendre des vacances et ne pas passer votre temps à vous préoccuper de ce qui se passe dans votre clinique.
Vous ne voulez pas avoir à vous rendre dans votre cabinet pour vérifier l’administration ou résoudre un problème, et avec un logiciel de gestion de clinique, vous n’aurez pas à le faire.
Une application mobile vous permet de vous connecter et de contrôler tous les aspects de votre entreprise depuis votre domicile ou en déplacement, quand vous le souhaitez.
La recherche et l’apprentissage de l’utilisation d’un logiciel de gestion de cabinet ne prendront-ils pas encore plus de temps ?
Il devrait être clair maintenant que les logiciels de gestion de cabinet peuvent réduire considérablement les tâches administratives de votre cabinet et vous éviter de vous sentir débordé.
Mais que se passe-t-il si l’obtention de ce logiciel demande beaucoup de temps et d’efforts ? Et si vous devez passer des heures à comprendre comment installer et utiliser ce logiciel, alors qu’il serait plus rapide d’en faire l’administration manuelle vous-même ? Dans ce cas, il ne s’agit pas d’un bon logiciel de gestion des pratiques.
Le bon logiciel pour votre clinique doit être simple et intuitif. Sa mise en place ne doit prendre que quelques minutes et il doit être facile à utiliser pour toute votre équipe. C’est là tout l’intérêt : cela devrait vous permettre d’économiser beaucoup de temps et d’efforts.
Avec l’aide et le soutien appropriés, vous serez opérationnel en un rien de temps et vous ne pourrez bientôt plus croire aux changements qui se produiront.
un bon logiciel de gestion de clinique
de gestion de clinique apporte à votre cabinet.
Un gain de temps considérable. Tous ces efforts et ce travail acharné ont été réduits. Tous ces tracas et ce stress vous ont été enlevés.
Tout cela grâce à un logiciel de gestion de clinique comme Pabau.
Voyez comment il pourrait vous éviter de vous sentir débordé et transformer la gestion de votre clinique du jour au lendemain. Réservez une démonstration.
