C’est une histoire familière. Un patient a pris rendez-vous dans votre cabinet. Vous leur avez réservé un créneau et une chambre et vous les avez assignés à leur praticien préféré. Vous avez également retiré tout le matériel et les produits nécessaires au service.
Mais 15 minutes s’écoulent. Trente minutes s’écoulent et le patient n’est toujours pas arrivé, n’a pas appelé ou n’a pas changé de rendez-vous. Et lorsqu’une heure complète s’est écoulée, votre praticien n’a plus de temps, il se rend à son prochain rendez-vous et espère que son
le patient suivant
se présente.
Absences peut créer un sérieux enchevêtrement de problèmes pour les cliniques. Ils laissent d’énormes trous dans votre emploi du temps et privent votre clinique d’heures facturables. Ils vous coûtent également des patients viables, de l’efficacité et de l’organisation.
De plus, les patients peuvent ne pas se présenter pour diverses raisons. Il se peut qu’ils soient peu fiables ou qu’ils ne prennent pas leur rendez-vous au sérieux. Il se peut qu’ils aient simplement oublié. Ou alors, vous ne leur avez pas assez rappelé. Tout peut être à l’origine du déclenchement.
Mais la vérité est que votre clinique n’a pas à en souffrir.
Nous avons trois mots à vous dire. Automatisé. Patient. Dépôts. Qu’en est-il, me direz-vous ? Les dépôts automatisés pour l’esthétique peuvent vous aider :
Vous vous sentez déjà soulagé ? Notre dernier blog présente les fonctionnalités de dépôt de Pabau et vous montre comment vous pouvez facilement résoudre les problèmes de rendez-vous manqués – le tout à partir d’un seul logiciel.
Qu’il s’agisse de demander le paiement intégral au moment de la réservation ou d’établir des dépôts personnalisés pour chaque client, Pabau a tout ce qu’il vous faut !
Dépôts pour l’esthétique : La formule d’or ✨
Le secteur des soins de santé américain perd chaque année 150 milliards de dollars en raison des absences.
Mais dans quelle mesure cette perte financière s’applique-t-elle à votre cabinet, à votre salon ou à votre spa médical ?
Les statistiques indiquent que 28% des désistements ont eu lieu dans le cadre de Medicaid,
15.3%
dans Medicare, et de
17% à 31%
en dermatologie. Mettons ce pourcentage en perspective.
Supposons que votre cabinet compte trois membres de l’équipe qui ont 15 rendez-vous par jour et facturent 120 $ par rendez-vous. Maintenant, si chaque praticien n’avait qu’une seule absence par jour, cela resterait une seule absence par jour pour lui.
Mais c’est trois absences par jour pour la clinique !
Il est temps de faire les comptes.
Des piles d’argent liquide, des bouffées, des disparitions. Il s’agit de viables et stimulantes pour les entreprises l’argent que vous avez est perdu. L’automatisation des dépôts des patients dans les cabinets d’esthétique permet d’économiser facilement de l’argent.
Ai-je vraiment besoin de dépôts ?
Si vous êtes un nouveau cabinet ou si vous avez déjà des patients qui ont l’habitude de payer d’une certaine manière, vous pourriez hésiter à introduire des dépôts pour la première fois.
Vous vous dites peut-être que les patients n’aiment pas l’idée de verser des acomptes. Mais en réalité, les dépôts sont une pratique courante dans d’innombrables secteurs d’activité.
Par exemple, lorsque vous réservez une location de vacances, il se peut que l’on vous demande d’abord de verser un acompte. Dans ce cas, vous verserez le dépôt sans remettre en question le montant ou la nécessité de ce dépôt.
De plus, lorsque vous choisirez un logement approprié, vous ne vous soucierez pas de savoir si une caution a été demandée, mais plutôt si les
avis
disent que l’endroit est « agréable à vivre ».
Les dépôts sont la couverture de sécurité de votre cabinet. Ils vous permettent d’économiser de l’argent que vous perdriez autrement en cas de non-présentation. Mais les dépôts vous aident également à filtrer les patients peu sérieux dès le départ, en ne gardant à bord que les clients engagés.
En réalité, vous ne voulez pas attirer des patients dont la seule préoccupation est de savoir s’ils doivent payer un acompte ou non. La plus grande rétention,
engagement
et la collaboration viendront des clients qui choisissent votre clinique en fonction de la qualité du service que vous offrez et de vos critiques – sans considérer les dépôts comme une menace.
Dépôts automatisés pour les cabinets d’esthétique : Principaux avantages
L’automatisation des dépôts des patients peut être bénéfique à votre cabinet sous plusieurs angles.
Réduire les absences et les annulations de dernière minute
Les annulations de dernière minute et les absences donnent du fil à retordre aux cabinets, littéralement.
D’une part, vous devez faire face aux conséquences des absences. Deuxièmement, vous devez toujours compenser les heures du personnel affecté à ce rendez-vous. Troisièmement, vous devez encore couvrir les dépenses liées à l’équipement de traitement et aux produits. Quel que soit le point de vue, vous perdez.
L’établissement de frais à l’avance avec Pabau, comme les dépôts, vous permet d’éviter les absences répétées.
1️⃣ Les dépôts permettent aux patients d’être plus conscients de la manière dont ils dépensent leur argent et de s’investir davantage dans leur santé.
2️⃣ Pour les cabinets, les dépôts garantissent la méthode de paiement du patient à long terme – qu’il choisisse la réservation en ligne via Stripe ou le solde de son compte.
Quel que soit le point de vue, vous gagnez.
N’oubliez pas que la plupart des concurrents proposent des dépôts assez standardisés. Cela signifie qu’au lieu de personnaliser les dépôts pour, par exemple, les patients à forte valeur ajoutée ou les patients qui annulent souvent, vous devrez regrouper tous les patients sous un même toit.
Mais Pabau gère les choses différemment. Nous offrons une flexibilité maximale en matière de dépôt, ce qui signifie que vous pouvez choisir des dépôts standardisés ainsi que des dépôts spécifiques aux clients et aux services, en fonction de ce qui convient le mieux à votre clinique et à vos patients.
Vous pouvez fixer des dépôts moins élevés pour les patients assidus et appréciés et des dépôts plus élevés pour les patients qui ne se présentent pas ou les nouveaux venus. Une pierre deux coups.
Voici comment nos options de dépôt permettent de combler les lacunes en matière d’options.
Vous pouvez définir des dépôts en général
Pabau vous permet de décider comment les patients paieront leurs dépôts. Vous pouvez facilement varier entre les taux pleins, les pourcentages et les dépôts complets, en fonction de ce qui convient le mieux à votre clinique.
💵 Des frais de dépôt fixes permettent aux patients de prévoir les coûts initiaux et ne créent aucune confusion.
Un taux de dépôt fixe peut s’appliquer à des services standardisés ou à des patients qui doivent commencer à se présenter à leurs rendez-vous de manière plus responsable.
💵 Les dépôts basés sur le pourcentage permettent aux patients d’avoir des options de paiement plus équilibrées.
Pour les nouveaux patients, vous pouvez opter pour un dépôt à faible pourcentage. Vous pouvez également fixer un pourcentage d’acompte flexible en fonction de la complexité du traitement et de son coût total.
💵 Acomptes pour paiement intégral sont très pratiques. Ils éliminent la nécessité d’effectuer des paiements de suivi après le traitement. Les patients ont l’esprit tranquille en sachant qu’ils ont couvert l’intégralité des coûts à l’avance. Et vous réduisez le risque de frais imprévus,
comme cela
.
Vous pouvez créer des dépôts spécifiques à un service
Outre les dépôts spécifiques aux clients, vous pouvez également définir des dépôts spécifiques aux services.
Vous pouvez choisir un dépôt spécifique, disons de 30 $, pour vos consultations en ligne, mais fixer un dépôt de 50 $ pour les traitements en personne, en fonction de l’étendue du traitement.
Voici ce que cela implique pour votre cabinet et vos patients.
🔄 Allocation des ressources. Des dépôts spécifiques permettront de répartir le personnel, l’équipement et les fournitures, afin que les ressources soient disponibles et correctement distribuées pour chaque service. Pour les services qui comprennent des matériaux, des équipements et du personnel plus coûteux, le fait de fixer des acomptes plus élevés vous aidera à couvrir les dépenses de manière plus précise.
🚩 Gestion des risques. Les cliniques d’esthétique peuvent mettre en place des dépôts de service flexibles en classant les procédures en fonction de leur niveau de risque. Des dépôts plus élevés peuvent être fixés pour des traitements plus risqués tels que les liftings, tandis que des dépôts moins élevés peuvent être fixés pour des procédures moins invasives telles que les injections de Botox. Cela renforce la gestion des risques pour votre clinique et offre une certaine flexibilité aux patients qui souhaitent choisir un traitement en fonction de leur capacité d’engagement financier.
🔎 Transparence des prix. Les dépôts de garantie spécifiques permettent aux patients de connaître le montant du dépôt, ainsi que le coût et l’étendue du service. La transparence totale des prix permet aux patients de faire confiance à votre cabinet.
🆙 Amélioration de l’expérience client. L’offre de dépôts de services flexibles attire un large éventail de patients ayant des préférences différentes. Personnalisez leur expérience et répondez à leurs besoins en fixant une caution adaptée à leur budget.
🤝 Engagement de rendez-vous. Le fait de fixer des cautions plus élevées pour certains services, comme les lasers, encouragera les patients à s’engager davantage dans leur rendez-vous et à le prendre au sérieux. Cela réduira automatiquement les risques de désistement et augmentera le taux de rétention.
Comment l’intégration de Stripe facilite les dépôts pour des raisons esthétiques
Le moyen le plus sûr de recevoir, de traiter et de gérer les dépôts des patients est Stripe. Stripe permet aux patients de voir le montant de l’acompte qu’ils doivent payer et pour quel montant.
L’intégration de Stripe à Pabau permet de faire des dépôts automatisés par cœur.
Si un patient effectue une
réservation en ligne
ils seront automatiquement dirigés vers un dépôt via Stripe. Cela permettra aux patients d’obtenir des rendez-vous et aux praticiens de s’assurer de leur présence.
Vous pouvez définir des dépôts spécifiques au client
Chaque patient souhaite une expérience personnalisée, et les dépôts sur mesure lui permettent d’y parvenir.
Les dépôts spécifiques sont adaptés à chaque patient. Vous pouvez évaluer le profil de risque, la fiabilité financière et le comportement antérieur de chaque client afin de déterminer le montant approprié du dépôt.
En mettant en place des dépôts spécifiques aux clients, les entreprises peuvent atténuer les risques liés aux patients qui doivent s’engager financièrement et rendre compte de leurs réservations. Dans le même temps, vous offrirez à vos patients fidèles et de confiance des dépôts plus favorables et plus flexibles.
Pabau vous protège également des clients qui se révèlent peu fiables.
Supposons que vous ayez un patient qui ne s’est pas présenté à un rendez-vous trois fois de suite. Pour protéger votre cabinet des lacunes futures, vous pouvez mettre en place un dépôt uniquement pour ce patient. Ainsi, la prochaine fois qu’ils réserveront en ligne, ils seront obligés de payer un acompte à la caisse, faute de quoi ils ne pourront pas réserver leur rendez-vous.
De même, vous pouvez fixer des acomptes moins élevés pour les patients qui reviennent, afin de mieux répondre à leurs besoins et à leur budget.
Vous pouvez filtrer les clients douteux
Lorsque vous présentez pour la première fois les dépôts aux patients, certains d’entre eux ne seront pas d’accord.
Certains patients n’aiment pas payer à l’avance et peuvent même se montrer difficiles à ce sujet.
En effet, les patients qui prennent leur bien-être au sérieux acceptent volontiers de payer d’avance et comprennent pourquoi des acomptes sont nécessaires pour finaliser leur réservation.
Les absences peuvent avoir des conséquences financières pour les cliniques. Mais le fait de les rendre obligatoires, en particulier pour les réservations en ligne, garantira la viabilité de la clinique. Cela permettra également d’éliminer les patients peu fiables, tout en conservant les patients engagés dans votre liste.
Il s’agit avant tout de communiquer et de s’assurer que vos patients connaissent à l’avance vos politiques en matière de dépôt. Ils peuvent ainsi prendre des décisions éclairées lorsqu’ils réservent, déposent et se présentent à leur rendez-vous.
Vous pouvez utiliser les dépôts pour des fournitures de traitement spéciales
Les dépôts sont un excellent moyen de couvrir à l’avance les dépenses liées au matériel de traitement.
Par exemple, si un client a besoin de produits de traitement uniques, comme un sérum spécifique pour la croissance de la peau ou des cheveux, vous pouvez utiliser leur dépôt pour commander et ajouter ce produit au traitement.
C’est une bonne chose si vous utilisez des commandes de produits limités pour des patients et des traitements sélectionnés.
Vous pouvez même fixer le montant du dépôt en fonction du coût du produit. Par exemple. Si un patient a besoin d’un sérum spécifique qui coûte 50 dollars, vous pouvez fixer son acompte à 50 dollars. Les patients n’utiliseront qu’une partie du produit pendant le rendez-vous. Mais vous aurez des pièces de rechange prêtes pour les traitements à venir.
Vous pouvez améliorer la gestion du calendrier
Oui, les rendez-vous manqués font perdre à votre cabinet du temps et de l’argent que vous ne pouvez pas récupérer. Ils créent également des décalages dans les horaires qui nuisent à la gestion et à l’efficacité des cliniques.
Les dépôts automatisés de Pabau mettent fin aux absences en ciblant les patients qui ont tendance à annuler à la dernière minute ou à réserver et à se défiler. Utilisez les étiquettes de notre système pour marquer ces clients, puis fixez des dépôts spécifiques pour leurs services.
Désormais, ils sont obligés de payer d’avance. Qu’ils se présentent ou non, vous serez couvert financièrement et vous aurez un calendrier bien établi.
Vous pouvez stimuler l’engagement des patients et les contacts avec eux
La prise de rendez-vous en ligne est la méthode préférée des patients.
Pourquoi ? Parce qu’il est plus disponible et plus facile.
En effet, de nombreux patients prennent rendez-vous en dehors des heures de travail de la clinique. Un système de réservation en ligne leur permet de prendre rendez-vous à l’heure qui leur convient le mieux et de payer un rendez-vous au moyen d’un acompte adapté.
Dans le même temps, vous pouvez instaurer un climat de confiance avec les patients, gagner des prospects de meilleure qualité, augmenter le taux de conversion et réduire le taux de désabonnement.
L’introduction de dépôts personnalisés offre aux patients une expérience de réservation sans friction. Un acompte plus élevé incitera les nouveaux clients à s’engager dès le départ, tandis qu’un acompte moins élevé pour les patients récurrents leur donnera le sentiment d’être appréciés.
En outre, vous pouvez choisir la politique de dépôt qui vous convient le mieux.
Si vous préférez des prospects de meilleure qualité, vous pouvez fixer un pourcentage de dépôt plus élevé. Si vous êtes davantage axé sur le volume, une politique de dépôt moins élevée pourrait être la stratégie qui vous convient.
Rendez-vous sécurisés avec arrhes pour l’esthétique : Ce qu’il faut prendre en compte
Les dépôts peuvent être une arme à double tranchant pour les pratiques. D’une part, les patients doivent les payer pour prendre rendez-vous. D’autre part, ils doivent être d’accord pour payer une caution et s’assurer que l’appareil fonctionne.
leur
leur intérêt – et pas seulement celui de votre clinique.
Voici quelques considérations à garder à l’esprit lors de la définition et de l’application des dépôts.
✔️ Coût de la procédure. Pour les services plus coûteux, un acompte plus élevé permet de sécuriser davantage la réservation du patient, ce qui aide votre clinique à économiser de l’argent et à éviter les retards de paiement.
✔️ Lignes directrices claires. Les patients doivent connaître la politique de votre cabinet en matière d’annulation, de remboursement et d’annulation en cas d’urgence avant de verser un acompte. Indiquez aux patients le délai dont ils disposent pour effectuer un dépôt et les modalités de remboursement des dépôts en cas de besoin.
Expliquez quand un dépôt est considéré comme non remboursable ou entièrement facturé, et énumérez les sanctions encourues. Le fait de guider les patients tout au long de la procédure de dépôt leur donne le sentiment d’avoir fait preuve de diligence et d’être allés jusqu’au bout, tout en protégeant votre cabinet contre les comportements répréhensibles.
✔️ Premiers arrivés. Pour les nouveaux patients, envisagez de mettre en place une politique de dépôt plus souple, au moins jusqu’à ce que vous les preniez en charge. Vous n’effrayerez pas les nouveaux venus avec des tarifs élevés, mais vous attirerez plus de monde dans votre cabinet très organisé.
✔️ Efficacité et satisfaction. La gestion des dépôts par le biais d’un logiciel désigné augmente votre efficacité. Un système de dépôt automatisé réduit les pertes d’argent, augmente la satisfaction des patients et les commentaires positifs, et vous épargne des heures de facturation manuelle.
📢 Augmentez l’engagement des patients et l’efficacité de votre cabinet avec Pabau !
Rationalisez la gestion des dépôts et ✂️ les heures de facturation grâce aux fonctions de dépôt automatisé de Pabau !
Profitez d’une flexibilité maximale, réduisez les allers-retours avec les patients et maintenez un emploi du temps sans faille en quelques clics !
Vous souhaitez améliorer la participation aux rendez-vous au-delà des dépôts ? Les rappels automatiques et les étiquettes intelligentes de Pabau permettent à vos patients de revenir !
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