Les gens sont vraiment oubliés.
Je devrais le savoir, je suis le champion du monde incontesté des poids lourds et j’oublie tout.
J’ai d’ailleurs lu un livre qui me proposait d’emporter un carnet partout avec moi, afin de noter les choses pour ne pas les oublier.
Je suis donc allée au magasin, j’ai acheté un bloc-notes à l’allure amusante, couvert de fleurs colorées, et je me suis jurée de l’emporter partout avec moi.
Et puis j’ai oublié où je l’avais laissé.
(J’aimerais vraiment que ce ne soit pas une histoire vraie)
Peut-être que tout le monde n’est pas aussi mauvais que moi, mais nous oublions tous des choses, et cela peut causer
beaucoup
de problèmes.
Personne ne comprendra mieux cela que les personnes qui travaillent dans les cliniques !
Les patients qui manquent leur rendez-vous sont une énorme source de frustration pour le personnel et coûtent à la clinique un temps précieux et de l’argent.
Dans cet article, nous verrons comment les rappels de rendez-vous automatisés peuvent contribuer à résoudre ces problèmes et à stimuler l’engagement des patients dans votre clinique. Nous couvrirons :
- Le coût réel de la non-présentation
- Comment ils influencent l’efficacité des cliniques
- Comment les rappels automatisés de Pabau résolvent ces problèmes
Vous cherchez à stimuler l’engagement des patients de votre clinique avec des rappels de rendez-vous automatisés ? Planifiez une démonstration gratuite pour découvrir comment les caractéristiques de Pabau peuvent profiter à votre clinique.
Le coût réel des absences
À première vue, les absences sont une expérience frustrante pour le personnel de la clinique. Préparer et attendre quelqu’un qui ne vient pas peut être extrêmement ennuyeux et décourageant.
Mais le coût des absences est bien plus important que cela.
Les coût financier peut à lui seul avoir un effet dramatique sur une clinique, surtout s’il est fréquent.
- Vous payez le personnel pour qu’il reste assis à ne rien faire, en attendant le prochain rendez-vous
- Vous payez les frais généraux tels que le loyer, les charges et l’assurance, que le client se présente ou non.
- Le matériel ou les fournitures que vous avez achetés ou loués pour le rendez-vous risquent d’être gaspillés.
Et si le client n’a pas payé d’avance, aucune de ces dépenses ne sera compensée par des recettes.
Tout cela s’accumule rapidement, surtout si les traitements que vous proposez nécessitent des compétences ou des fournitures coûteuses ou spécialisées.
Ensuite, il y a les coûts du temps.
Non seulement le temps de votre personnel est perdu pendant le rendez-vous, mais il est également perdu dans l’organisation du rendez-vous, la mise en place de l’équipement, la commande des fournitures, etc.
Une nomination ne se résume pas à un simple rendez-vous, et il est démoralisant pour votre équipe d’avoir à subir cela, surtout de manière régulière.
Ce temps perdu peut nuire au moral du personnel, ce qui aura des répercussions sur des aspects tels que la fidélisation du personnel, le service à la clientèle et la qualité des soins.
Ramifications à long terme
Il s’agit là des conséquences à court terme des absences, mais si elles sont fréquentes, elles peuvent entraîner des problèmes encore plus graves à long terme.
C’est une question d’efficacité.
Plus vous êtes efficace, plus vous pouvez fournir de traitements. Mais les absences créent d’énormes frictions qui nuisent à votre efficacité.
Pour chaque client qui ne se présente pas, vous auriez pu voir un autre client plus tôt. En d’autres termes, plus il y a de désistements, plus le service offert aux autres clients est mauvais.
Même si le patient arrive à l’heure, vous serez souvent retardé en attendant qu’il remplisse des formulaires ou des questionnaires et qu’il confirme les informations préalables aux soins.
Si l’on ajoute à cela les absences, cela crée de plus en plus de frictions et votre clinique est de moins en moins efficace.
Si seulement il y avait une solution…
Stimuler l’engagement des patients grâce à des rappels automatisés
Même si ces absences peuvent avoir un impact important sur votre clinique, cela ne veut pas dire qu’il y a de la malveillance dans le fait qu’un patient manque un rendez-vous.
Les gens sont imparfaits et, comme je l’ai dit au début de cet article, ils ont tendance à oublier. Nous oublions d’ajouter des choses à nos calendriers, et nous oublions aussi parfois de vérifier ces calendriers.
C’est très facile, mais cela ne veut pas dire que nous ne pouvons pas faire quelque chose.
Le moyen le plus simple, et de loin, de réduire le nombre de désistements est d’envoyer à vos patients des rappels avant leur rendez-vous. De cette manière, vous leur donnez la meilleure chance possible de savoir qu’un événement est prévu et vous vous assurez qu’ils sont présents au bon moment.
À Pabau, nous rendons cela
vraiment simple
Chaque fois que vous fixez un rendez-vous, il vous suffit de cocher une case et le patient recevra
automatiquement un rappel
avant le rendez-vous.
Vous pouvez choisir entre le courrier électronique et le SMS, ainsi que l’option de demander automatiquement un retour d’information après le rendez-vous.
C’est tout ! Vous n’avez qu’à cliquer et Pabau s’occupe du reste.
Cela permet non seulement de réduire le nombre de désistements, mais aussi de montrer votre professionnalisme en envoyant à tous les participants les mêmes rappels standardisés à chaque fois.
Cela signifie également que vous n’avez pas à envoyer manuellement des rappels ou à relancer les personnes avant les rendez-vous pour confirmer leur présence.
SMS ou e-mail (ou les deux !)
C’est la raison pour laquelle nous vous donnons le choix entre l’envoi de rappels par
SMS
ou par courriel, ou les deux, parce que les gens préfèrent des types de rappels différents.
Par exemple, certains patients préfèrent les SMS, car un courriel se perdrait dans leur boîte de réception.
(Si j’étais le patient, je voudrais un texte, un courriel, un pigeon voyageur et quelqu’un pour s’assurer que je suis bien dans la voiture).
En vous donnant des options, cela signifie que vous pouvez donner des options à vos clients. Vous pouvez leur demander ce qu’ils préfèrent, ce qui leur permet de bénéficier d’un service plus personnalisé.
A vos marques, prêts, partez !
En plus de rappeler à vos patients leur rendez-vous, vous pouvez également vous occuper de certaines tâches administratives avant qu’ils n’arrivent.
L’automatisation de Pabau vous permet d’envoyer automatiquement des formulaires, des questionnaires et des informations préalables aux soins avant le rendez-vous.
Cela réduira les délais avant le rendez-vous et donnera à vos clients la possibilité de prendre le temps de remplir les formulaires et de traiter les informations. Elle peut même être configurée pour être différente en fonction du traitement, afin que les bonnes informations soient toujours envoyées aux bonnes personnes.
Faciliter la reprogrammation des clients
Parfois, ce n’est pas l’oubli qui est en cause. Parfois, vos patients ont des raisons légitimes de manquer leur rendez-vous, mais pour une raison ou une autre, ils ne vous contactent pas pour le reporter.
C’est un vrai casse-tête, mais on peut l’éviter si l’on utilise le Pabau.
Vos clients n’ont pas besoin de téléphoner pour reporter ou annuler un rendez-vous, ils peuvent le faire directement à partir du
portail client
.
Pour faciliter les choses, nous fournissons un lien vers le portail dans le SMS ou l’e-mail de rappel que nous leur envoyons. Ainsi, lorsqu’ils voient le rappel, il leur suffit de cliquer sur le lien et de choisir un meilleur moment.
Cela permet à vos patients de vivre une expérience beaucoup plus agréable, à votre personnel de gagner du temps et d’améliorer l’engagement des patients d’un seul coup.
Pas mal, hein ?
Des nominations efficaces pour une croissance à long terme
Améliorer l’engagement des patients de votre clinique grâce à des rappels automatiques vous permettra d’économiser du temps et de l’argent.
Mais en combinant les formulaires, les instructions préalables aux soins et le portail client, vous pouvez faire en sorte que les rendez-vous se déroulent comme une machine bien huilée.
Cela vous apportera des avantages directs à court terme, mais l’impact le plus important se fera sentir à long terme.
Vous serez en mesure de fournir à vos clients un niveau de service de pointe, à la fois cohérent et professionnel. Ce qui améliorera votre réputation et votre valeur auprès de tous vos clients.
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