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La gestion des réservations peut être une tâche fastidieuse et délicate, en particulier pour les cliniques, les spas médicaux et les salons de beauté.
Si vous prenez actuellement des réservations par téléphone, par courriel ou via les médias sociaux, vous êtes probablement confronté à un échange constant de messages sur les disponibilités, à la recherche de dates appropriées, puis à l’envoi de messages de confirmation, à l’organisation des annulations et à la reprogrammation.
Mais vous – ou votre équipe frontale – ne devriez pas avoir à le faire, alors qu’il existe une méthode plus intelligente qui vous permettra d’améliorer considérablement l’expérience du client en cours de route.
Vous pouvez y parvenir en intégrant le meilleur logiciel de réservation pour votre clinique cosmétique, votre spa médical ou votre salon de beauté. Aujourd’hui, nous sommes là pour vous aider à prendre la bonne décision.
L'impact de systèmes de réservation efficaces
Un système de réservation efficace pour votre spa ou votre clinique ne vous fera pas seulement gagner un temps précieux.
Il apportera à votre entreprise plus de commodités que vous ne l’avez jamais espéré.
Des systèmes de réservation efficaces vous éviteront des échanges incessants. Au lieu de cela, les clients auront la liberté de planifier, de reporter ou d’annuler des rendez-vous 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, d’effectuer des paiements directement dans le système et de recevoir des rappels automatisés ainsi que des instructions de traitement avant et après les soins, ce qui réduira le temps d’attente dans vos bureaux.
Les bonnes nouvelles: Les statistiques montrent également que 60 % des professionnels de la santé et
72% des patients affirment que les plateformes de réservation en ligne
encouragent les patients à respecter leurs rendez-vous.
Un système de réservation robuste vous permettra également d’intégrer d’autres outils et systèmes tiers, tels que Stripe et Klarna pour les paiements, The Doctors Lab pour la réception des résultats des tests de laboratoire, Healthcode pour le paiement des assurances, et bien d’autres encore.
Principales caractéristiques des systèmes de réservation performants
Un bon logiciel de réservation basé sur le cloud ne doit pas être compliqué. Il doit être intuitif et facile à utiliser pour vous, en tant que praticien et chef d’entreprise, et pour les clients.
Mais il doit aussi comprendre les besoins spécifiques des entreprises du secteur de la santé et disposer d’outils intégrés qui vous aideront à gérer les données complexes des patients recueillies lors des inscriptions.
Voici les 7 fonctionnalités qu’un outil de planification performant doit offrir :
Interface intuitive du calendrier
Une interface intuitive signifie que le calendrier doit fonctionner de la manière dont l’utilisateur s’attend à ce qu’il le fasse.
Un système de réservation fiable doit donc disposer d’un système de calendrier convivial avec toutes les informations nécessaires regroupées en un seul endroit pour un accès facile.
Un calendrier intuitif doit offrir des fonctionnalités telles que la planification par glisser-déposer pour faciliter les manœuvres de rendez-vous, la possibilité de filtrer les rendez-vous par date, par client et par prestataire de services, ainsi qu’un code couleur pour un aperçu rapide des services les plus demandés.
Gestion de la disponibilité du personnel
Plus vous avez de personnel à gérer, plus le processus de planification peut être compliqué.
Un logiciel de prise de rendez-vous performant doit être capable de suivre la disponibilité du personnel en temps réel, de gérer le planning et de vous permettre d’attribuer les services uniquement aux membres de l’équipe qui sont en mesure de les exécuter.
Un système de réservation doit vous permettre de créer et de publier les horaires du personnel, de mettre en place des rotations reproductibles et de vous fournir un aperçu clair de l’emploi du temps du personnel, ce qui vous aidera à maximiser l’utilisation du personnel et à planifier leurs vacances de manière efficace.
Synchronisation bidirectionnelle du calendrier
L’outil de planification doit également permettre d’intégrer les calendriers personnels des prestataires de services et de les synchroniser afin d’éviter les doubles réservations et de maintenir l’exactitude des horaires.
Par exemple, si un praticien prévoit une réunion du personnel de 13 à 14 heures, ce créneau horaire doit être automatiquement bloqué dans les deux calendriers afin que vous ou vos clients ne puissiez pas programmer de rendez-vous pendant cette période et éviter ainsi tout malentendu.
Gestion de l'information sur les patients
Si vous travaillez dans le secteur de la beauté ou de la santé, vous devez impérativement utiliser un logiciel de réservation basé sur le cloud pour conserver des enregistrements numériques détaillés des informations médicales de vos clients, de l’historique de leurs rendez-vous, de leurs problèmes de santé et de leurs allergies, de leurs photos, de leurs formulaires de consentement et de leurs résultats de laboratoire.
Vous serez ainsi libéré de la paperasserie écrasante et vous pourrez accéder aux informations importantes sur les patients en un seul clic et les gérer sans effort.
Cartes et notes électroniques
Après un rendez-vous avec un client, il est important de prendre des notes pour suivre l’évolution du traitement. Les notes sur papier ne sont pas pratiques car vous pouvez facilement les perdre ou les égarer. C’est pourquoi le fait de tout suivre électroniquement change la donne.
Vous pouvez facilement enregistrer des détails importants, ajouter des photos et des graphiques et, mieux encore, y accéder de n’importe où. Le système de réservation peut également vous permettre de prendre des notes grâce à la reconnaissance vocale et de les générer automatiquement.
Intégration de la télésanté
Selon une enquête réalisée en 2022,
67 % des personnes interrogées ont eu recours à des services de télésanté vidéo
au cours de l’année écoulée, et c’est une chose que tous les chefs d’entreprise devraient garder à l’esprit.
C’est pourquoi, dans le monde d’aujourd’hui, un système de réservation devrait également intégrer la télésanté pour permettre de mener des consultations et des rendez-vous virtuels avec les patients à distance.
C’est encore mieux si l’outil de planification dispose d’un service de consultation vidéo intégré qui vous permet de créer, de contrôler et de partager des sessions de consultation vidéo au sein même du système, sans avoir besoin d’intégrations supplémentaires avec des logiciels externes, qui peuvent s’accompagner de frais cachés.
Rapports et analyses
Un système de réservation complet doit vous permettre de suivre d’un coup d’œil les indicateurs clés tels que le volume de rendez-vous, la productivité du personnel et la satisfaction des patients. La création de rapports devrait également être automatisée afin que vous puissiez les préparer en un seul clic.
Les 12 meilleurs logiciels de réservation
Si tous les logiciels de réservation ont le même objectif fondamental, ils varient en termes de fonctionnalités. Le meilleur système de réservation doit trouver un équilibre optimal entre les fonctionnalités essentielles dont vous avez besoin pour gérer votre entreprise et la convivialité.
Ils devraient faire gagner du temps aux clients en leur permettant de programmer, d’annuler, de reprogrammer et de payer à l’avance les services de manière autonome.
Nous avons fait quelques recherches et trouvé les 12 meilleurs logiciels de réservation du marché :
1. Pabau
Pabau est un outil de réservation, mais il ne s’arrête pas là. En fait, il s’agit d’un logiciel de gestion de cabinet tout-en-un conçu pour les entreprises du secteur de la santé et de la beauté.
Avec Pabau, que vous planifiez des rendez-vous ou que vous fassiez des modifications, la conception conviviale vous permettra de passer d’une tâche à l’autre en toute transparence, sans quitter la vue du calendrier.
Le widget de réservation en ligne de Pabau s’intègre également facilement à votre site Web afin que les clients puissent gérer eux-mêmes leurs réservations – ils peuvent prendre leurs rendez-vous en ligne, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Avec des dépôts personnalisables et une protection des paiements en place, vous n’avez pas à vous soucier des absences.
De plus, il permettra à votre entreprise d’atteindre de nouveaux sommets grâce à ses fonctions d’automatisation, telles que l’envoi de formulaires avant et après les soins, de formulaires de consentement, de rappels de rendez-vous, et bien plus encore. Vous pouvez faire en sorte que tous ces éléments soient spécifiques à chaque service pour que l’expérience client soit transparente.
Et comme il s’agit d’un logiciel de gestion de cabinet tout-en-un, vous serez également en mesure de gérer toutes les autres opérations de votre clinique ou de votre spa médical à l’aide d’un seul logiciel. La gestion des dossiers des clients, de l’inventaire, du personnel, des besoins en marketing, des rapports – tout est à portée de main.
Principales caractéristiques de la réservation
- Politique de non-présentation et d’annulation
- Rappels de rendez-vous automatisés par courriel et par SMS (selon une enquête, les cabinets médicaux déclarent que les rappels de rendez-vous automatisés réduisent les absences et réduisent le temps passé par le personnel à confirmer les rendez-vous).
- Envoi automatique de formulaires de consentement et de questionnaires
- Portail de réservation en ligne permettant aux clients de réserver, d’annuler ou de reprogrammer.
Autres caractéristiques notables
- Système de point de vente
- Gérer les lettres d’information et les campagnes de courrier électronique et de SMS
- Créer des programmes d’adhésion
- Créer des paquets et des liasses
- Envoyer des rappels automatiques aux clients pour qu’ils laissent des commentaires
- Rappels automatisés de clients
- Conférence sur la télésanté
- DSE complet avec photos, schéma d’injection, etc.
Application iOS ou Android disponible
L’application Pabau est disponible pour les utilisateurs d’iOS et vous pouvez la trouver dans l’Apple App Store.
Capacités d’intégration
Pabau s’intègre à de nombreux systèmes tiers tels que Stripe, Klarna, Xero, Mailchimp, Zapier, Google Calendar, Healthcode, The Doctors Laboratory, et bien d’autres encore.
Consultez les
15 principaux concurrents et alternatives de Pabau en 2024
.
2. Rendez-vous carrés
Avec Square Appointments, vous pouvez visualiser, créer, modifier et approuver des rendez-vous. En outre, vous pouvez accéder aux détails des clients et traiter les paiements pour les rendez-vous directement dans l’application.
Cependant, Square Appointments est connu pour avoir des options de paiement limitées, ce qui peut être un obstacle pour vous.
L’avantage de cet outil de planification est qu’il peut être intégré à d’autres outils Square tels que Square Invoices et Square point of sale, ce qui permet de rationaliser les tâches. Malheureusement, l’un de ses inconvénients est son intégration limitée dans les médias sociaux.
Principales caractéristiques de la réservation
- Site de réservation en ligne gratuit
- Rappels automatisés par courrier électronique et par SMS
- Politique d’annulation et frais de non-présentation
Application iOS ou Android disponible
L’application Square Appointments est disponible sur iOS et Android.
Capacités d’intégration
Square Appointments s’intègre avec d’autres produits Square et des applications tierces comme QuickBooks, Wix, Homebase et JotForm.
3. Calendly
Calendly est fier de sa facilité d’utilisation et de son interface conviviale. Il offre également de bonnes fonctions de réservation, même dans sa version gratuite. Calendly mettra à jour de manière transparente les détails de l’événement sur votre calendrier et enverra des rappels de rendez-vous.
Vous devez toutefois garder à l’esprit que Calendly est un outil plus générique et qu’il n’est pas conçu pour le secteur des soins de santé et de l’esthétique. L’inconvénient est que Calendly n’est pas conçu pour les réservations récurrentes. Certains commentaires font également état d’un service clientèle médiocre.
Découvrez les
les caractéristiques uniques qui distinguent Pabau de Calendly
.
Principales caractéristiques de la réservation
- Se connecter à d’autres calendriers
- Partager les liens de programmation avec d’autres personnes
- Page de réservation personnalisable
- Intégrer la programmation sur votre site
Application iOS ou Android disponible
L’application Calendly est disponible sur iOS et Android.
Capacités d’intégration
Calendly s’intègre à de nombreux systèmes tiers tels que HubSpot, Zoom, Salesforce, Slack, Stripe et bien d’autres.
4. Zoho Bookings
Zoho Bookings synchronise vos calendriers, ce qui permet aux clients de planifier eux-mêmes leurs rendez-vous et de les payer. Zoho Bookings permet également aux clients d’annuler et de reprogrammer des rendez-vous et les informe, ainsi que les prestataires de services, de toute mise à jour.
Il s’agit d’un outil flexible qui s’adapte à différentes industries, et il existe également une solution pour l’industrie des soins personnels. L’inconvénient est qu’il ne s’intègre pas à tous les autres systèmes de gestion de la relation client et qu’il est impossible de supprimer la marque Zoho dans certains de leurs plans tarifaires de base.
Principales caractéristiques de la réservation
- Permet la réservation de groupes en définissant le nombre total de places.
- Réservation de ressources – pour la réservation d’actifs tels que des chambres
- Portail client permettant aux clients de se connecter et de consulter leurs réservations
- Paiement en ligne
Application iOS ou Android disponible
Zoho Bookings est disponible sur Android et iOS.
Capacités d’intégration
Comme Zoho Bookings est strictement conçu pour les réservations, il s’intègre parfaitement aux autres applications Zoho. Il s’intègre également à des applications tierces, telles que Zoom, Mailchimp, Paypal, Stripe, Slack et d’autres encore.
5. Setmore
Tout d’abord, cet outil de réservation est très abordable et propose un plan gratuit aux utilisateurs.
Avec Setmore, vous avez accès à un calendrier de rendez-vous et à des profils de clients, et vous pouvez garder vos clients dans la boucle grâce à des rappels automatisés, par e-mail ou par SMS. Setmore est également doté d’une page de réservation en ligne où les clients peuvent prendre, annuler ou reprogrammer des rendez-vous 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, et votre personnel recevra des alertes automatiques par courrier électronique en cas de mise à jour.
Cependant, Setmore a aussi ses inconvénients. La personnalisation est limitée et le logiciel doit être utilisé avec d’autres solutions logicielles, ce qui signifie qu’il n’est pas toujours aussi économique qu’il n’y paraît à première vue.
Principales caractéristiques de la réservation
- Alertes automatiques pour les nouveaux rendez-vous, les rendez-vous annulés ou reprogrammés
- Liste de tous les clients
- Paiement en ligne
Application iOS ou Android disponible
L’application Setmore est disponible sur iOS et Android.
Capacités d’intégration
Setmore s’intègre à de nombreuses applications tierces. Il intègre les médias sociaux, les paiements, la synchronisation des calendriers, les réunions vidéo, le marketing, la gestion de la relation client, les applications professionnelles, etc. Mais il ne dispose pas d’outils tels que des formulaires intégrés que vous pouvez envoyer à vos clients.
6. L'acuité
Acuity Scheduling fournit un logiciel complet de prise de rendez-vous en ligne pour tous les besoins de l’entreprise. Avec Acuity, vous pouvez personnaliser comment et quand les clients peuvent prendre rendez-vous, et surtout, vous pouvez bloquer du temps personnel dans votre calendrier.
Toutefois, l’affichage du calendrier est déroutant, car il répète de manière redondante les informations relatives aux rendez-vous pour chaque tranche horaire au lieu de bloquer l’ensemble de la tranche horaire en un seul bloc d’informations..
Acuity est cependant connu pour fonctionner au mieux dans le cadre d’une pile logicielle.
Principales caractéristiques de la réservation
- Automatisation de la prise de rendez-vous
- Ajustement automatique des fuseaux horaires
- Notifications de rappel et reçus automatisés
- Synchronisation de plusieurs calendriers
Application iOS ou Android disponible
Les applications Acuity iOS et Android sont disponibles.
Capacités d’intégration
Acuity s’intègre à de nombreux autres systèmes. Il permet des intégrations avec des systèmes de comptabilité et de facturation, de marketing par courriel, d’analyse et de suivi des conversions, de logiciels de gestion de la relation client, d’engagement des clients, de vidéoconférence, d’API et de paiement.
7. Nomination
Appointy propose des solutions automatisées de prise de rendez-vous, de gestion rationalisée des clients, de planification du personnel et de marketing pour les entreprises de divers secteurs. Ils s’adressent à de nombreux secteurs d’activité, mais ils proposent les fonctionnalités dont les entreprises du secteur de la santé et de la beauté ont besoin, telles que la protection contre les désistements, la réservation multicanal et les rendez-vous virtuels.
Ce qu’il faut savoir à propos d’Appointy, c’est qu’il s’agit uniquement d’un logiciel de réservation, vous aurez donc besoin d’un autre outil pour gérer les dossiers de vos clients. Il affiche également des publicités Appointy dans la plupart de ses forfaits.
Principales caractéristiques de la réservation
- Accepter des réservations à partir des médias sociaux
- Paiements en ligne
- Protection contre l’absence de spectacle
- Envoyer des rappels automatisés par SMS et par courrier électronique
Application iOS ou Android disponible
L’application mobile Appointy pour iOS et Android est disponible pour le personnel et l’administration.
Capacité d’intégration
Appointy s’intègre à de nombreuses applications telles que Paypal, Gmail, WordPress, Google Calendar, etc.
8. SimplyBook.me
Avec SimplyBook.me, vous pouvez faciliter les réservations pour vos clients en leur offrant une application client personnalisée pour réserver vos services. Une fois que vous aurez affiché la disponibilité de votre personnel et les services disponibles à la réservation, les clients pourront réserver vos services 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
SimplyBook.me offre également des fonctions personnalisées telles que des coupons et des cartes-cadeaux, des courriels personnalisables, des adhésions, des formulaires d’inscription, et plus encore. Toutefois, si vous décidez d’utiliser les fonctions personnalisées et d’augmenter les services, cet outil peut s’avérer coûteux. Leur système de notification doit également être amélioré et leur service clientèle a reçu des commentaires négatifs.
Principales caractéristiques de la réservation
- Application client personnalisée
- Paiement et dépôt en ligne
- Accepte les réservations directement depuis Instagram, Facebook, Google et l’application client de votre marque.
Application iOS ou Android disponible
Les applications iOS et Android sont disponibles.
Capacités d’intégration
SimplyBook.me s’intègre à Instagram, Facebook, Google My Business, Xero, et autres. Systèmes CMS. Vous pouvez également utiliser leur API pour créer vos propres intégrations.
9. Gribouille
Il est difficile de gérer un groupe de personnes dont les disponibilités varient. Doodle project gère cela et vous aide à planifier des réunions à une heure qui convient à tout le monde. Ce système de planification vous aidera à organiser facilement et efficacement des événements et des réunions.
Cependant, bien qu’il s’adresse à un large éventail d’utilisateurs, il n’est pas spécifique aux soins de santé ou à la beauté, et vous risquez donc de vous heurter à des limites. Exemple : il n’y a pas de rappel de rendez-vous et il n’est pas conçu pour programmer des paiements ou des rendez-vous récurrents.
Principales caractéristiques de la réservation
- Système de sondage efficace pour la planification de réunions de groupe
- Intégration transparente du calendrier
- Rappels automatiques en temps utile
Application iOS ou Android disponible
Des applications iOS et Android sont disponibles.
Capacités d’intégration
Doodle s’intègre avec Zapier, Zoom, Google Meet, Google Calendar, Outlook Calendar et quelques autres applications Microsoft.
10. Picktime
Picktime vous aidera à gérer vos rendez-vous, vos réservations de groupe et vos cours. Le système vous permet également de gérer vos salles et votre équipement, de générer des rapports et de gérer plusieurs sites.
Picktime n’est pas assez personnalisé, car il n’offre pas de textes personnalisés ni de confirmations et de rappels par courrier électronique.
Principales caractéristiques de la réservation
- Widget de réservation en ligne qui s’intègre à votre site web
- Rappels automatisés
- Créez des formulaires de réservation pour collecter des informations sur vos clients lorsqu’ils réservent.
Application iOS ou Android disponible
L’application Picktime est disponible sur Android et iOS.
Capacités d’intégration
Picktime s’intègre à de nombreuses applications tierces qui vous seront utiles pour vos besoins en matière de marketing et de paiement, pour les réunions vidéo, l’analyse, etc.
11. TimeTap
Avec TimeTap, chaque membre de l’équipe peut avoir son calendrier et vous pouvez ensuite intégrer chaque page de réservation dans un seul site de réservation. De cette façon, chaque membre de l’équipe peut gérer ses rendez-vous tout en conservant la visibilité de tous les rendez-vous planifiés à partir d’un login organisationnel.
Une option permet d’envoyer des rappels par SMS, mais il n’est pas possible d’établir des dépôts et il n’y a pas de modèles de pré-soins et de post-soins.
Principales caractéristiques de la réservation
- Plusieurs calendriers du personnel
- Synchronisation bidirectionnelle du calendrier
- Envoi automatique d’e-mails et de SMS
- Liste d’attente automatisée – envoi d’invitations aux clients de la liste d’attente lorsqu’un créneau se libère
Application iOS ou Android disponible
Accès à l’application mobile pour Android et iOS.
Capacités d’intégration
TimeTap s’intègre à quelques systèmes, tels que LumaPay, Salesforce et Twilio.
12. Zocdoc
Zocdoc est un système de réservation un peu différent des 11 autres que nous avons mentionnés précédemment. Sur cette plateforme, les cabinets médicaux peuvent s’inscrire et les clients peuvent prendre rendez-vous avec des médecins et des cliniques de leur ville qui acceptent leur assurance.
L’inconvénient de Zocdoc est que les patients peuvent annuler leur rendez-vous à la dernière minute et que vous n’êtes pas en mesure de fixer une politique d’annulation pour votre entreprise. De plus, il facture des commissions pour les réservations effectuées via la place de marché Zocdoc.
Principales caractéristiques de la réservation
- Mise à jour du calendrier en temps réel
- Collecte en ligne des pièces d’identité, des cartes d’assurance et des formulaires d’admission
- Rappels automatisés
Application iOS ou Android disponible
Des applications iOS et Android sont disponibles.
Capacités d’intégration
Zocdoc a plus de 150 intégrations avec les principaux systèmes de gestion de cabinet, les DSE et les solutions personnalisées.
Découvrez pourquoi une solution de gestion de cabinet tout-en-un est faite pour vous.
Bien qu’il existe de nombreux excellents systèmes de réservation, Pabau se distingue comme un choix judicieux pour ceux qui exploitent actuellement leur propre spa, salon de beauté ou autre entreprise de soins de santé. La raison en est qu’il ne s’agit pas d’un “simple” outil de réservation.
Avec Pabau, vous pouvez gérer efficacement tous les aspects de votre entreprise en un seul endroit. Vous pouvez gérer vos réservations, collecter et gérer les données sensibles des patients, ainsi que toutes les autres tâches que vous devez accomplir en tant que praticien gérant une clinique très active.
Pabau vous permet de personnaliser les formulaires de pré-soins et de post-soins, ainsi que les formulaires d’admission, comme vous le souhaitez – spécifiques à chaque service – et de les envoyer automatiquement avant le rendez-vous. Ces formulaires vous feront gagner un temps précieux sur la paperasserie et vous permettront de vous concentrer sur vos rendez-vous.
Pabau offre également des fonctionnalités telles que les signatures intégrées, les dépôts personnalisables, les fonctions d’annulation et de non-présentation, ainsi que des programmes d’adhésion, des forfaits et bien d’autres choses encore.
Même si Pabau est un produit plus haut de gamme que certains des logiciels de planification dont nous avons parlé, vous n’avez pas besoin d’acheter beaucoup d’autres applications ou outils – tout est intégré. Ne vous laissez donc pas tromper par les prix bas, car les choses ne sont pas toujours aussi abordables qu’elles ne le paraissent à première vue.
Pour voir Pabau en action, planifiez une démonstration dès aujourd’hui .
