Donner l’impression que la prise de rendez-vous est transparente peut être beaucoup plus difficile qu’il n’y paraît.
Et cela peut devenir encore plus complexe lorsque vous travaillez dans le secteur des soins de santé, en raison des exigences spécifiques de ce secteur. En plus de devoir gérer facilement les réservations et envoyer des communications automatisées de confirmation et de rappel, vous devez également collecter des formulaires d’admission et envoyer des instructions automatisées de soins préalables et de soins ultérieurs, et bien d’autres choses encore. C’est vrai ?
N’oublions pas non plus ce que veulent les clients. Selon une enquête, 68% des patients a révélé qu’ils sont plus enclins à choisir des cabinets qui proposent des réservations en ligne et qui leur permettent de modifier ou d’annuler leur rendez-vous en ligne. Il est dans votre intérêt de répondre à ce besoin.
Nous allons donc nous plonger dans la découverte de la meilleure application de planification pour votre entreprise.
Principales caractéristiques à rechercher dans une application de planification
Tout comme certains préfèrent Domino’s tandis que d’autres ne jurent que par Pizza Hut, le choix du meilleur logiciel de prise de rendez-vous est subjectif. Cependant, tout logiciel de planification doit posséder certaines caractéristiques essentielles pour être considéré comme l’un des meilleurs.
Compatibilité multi-appareils
Les praticiens doivent avoir la possibilité de planifier des rendez-vous à partir de n’importe quel appareil.
Disons que vous travaillez en déplacement ou que vous vous trouvez dans un autre cabinet. Le fait de ne pas pouvoir ajouter facilement des rendez-vous dans le système peut provoquer le chaos dans votre clinique et potentiellement vous faire perdre des clients.
En veillant à ce que votre application soit compatible avec tous les appareils, vous facilitez la prise de rendez-vous et la rendez accessible à tous les membres de votre personnel qui sont chargés de prendre des rendez-vous.
Capacités d'intégration
L’application de réservation doit s’intégrer de manière transparente à votre logiciel de gestion de cabinet et à d’autres outils essentiels. Pourquoi ? Sans intégration, vous devriez saisir manuellement toutes les données des patients, un processus à la fois inefficace et chronophage.
Un système de réservation fiable synchronise automatiquement les données d’ un système à l’autre, de sorte que si des clients ou des membres de votre équipe prennent un rendez-vous, celui-ci apparaîtra automatiquement dans l’application, ce qui vous permettra d’éviter les doubles réservations ou d’autres problèmes de synchronisation.
Ceci est particulièrement important lors de la collecte de données sur les patients. Si elle est mise à jour sur l’application, vous devez vous assurer qu’elle est également reflétée sur la carte client – instantanément.
Réservation en ligne facile
Les clients doivent avoir accès à la prise de rendez-vous en ligne 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, car les études montrent que
40 % des prises de rendez-vous en ligne sont effectuées en dehors des heures de travail
.
La plateforme de réservation doit être conviviale et intuitive, car les clients ne passeront pas des heures à comprendre le fonctionnement de la plateforme pour réserver un seul rendez-vous, ils abandonneront tout simplement et iront chez un concurrent qui leur facilitera la tâche.
Offre des rendez-vous récurrents automatiques
De nombreux services dans les secteurs de la santé et de la beauté, comme l’épilation au laser, nécessitent plusieurs traitements dans des délais spécifiques pour obtenir les résultats finaux souhaités.
C’est pourquoi il est très utile de disposer d’un outil de réservation qui permette de gérer efficacement ce type de besoins et de fixer des rendez-vous récurrents pour des traitements réguliers.
Envoi d'e-mails ou de SMS automatisés et personnalisés
Enfin, l’application de réservation doit permettre d’envoyer des messages électroniques et SMS automatisés et personnalisés aux patients.
Cette fonction réduit considérablement les absences et assure la distribution automatique des promotions et des informations cruciales aux clients. Vous n’aurez plus à vous soucier de savoir si les clients ont reçu leur courriel ou leur SMS de rappel, même lorsque vous êtes en vacances.
En fait, selon une étude, lorsqu’un client reçoit un rappel par SMS,
moins de 5 %
des rendez-vous sont annulés.
Les meilleures applications de planification pour les cliniques passées en revue
Il faut embrasser beaucoup de grenouilles avant de trouver son prince… Mais attendez une seconde – vous n’êtes pas obligée de le faire. Nous avons fait le « baiser » pour vous (proverbial, pas réel) et passé en revue les neuf meilleures applications de prise de rendez-vous pour vous aider dans votre recherche.
1. Pabau
L’application de planification de Pabau est conçue pour les praticiens, plutôt que pour les patients.
Il offre d’excellentes fonctions de planification et permet aux praticiens de planifier et de gérer les réservations et les chambres en déplacement, où qu’ils se trouvent. Ils peuvent accéder aux dossiers des clients, créer et envoyer des factures et des paiements, et bien plus encore, le tout à partir d’un ordinateur portable, d’une tablette ou d’un téléphone.
Il joue également un rôle clé dans le parcours du patient et veille à ce que les cabinets recueillent toutes les informations dont ils ont besoin avant un rendez-vous. Lorsque les clients viennent en rendez-vous et qu’ils n’ont pas encore rempli leur formulaire d’admission, ils peuvent le faire dans la salle d’attente à partir de l’application iOS sur votre MacBook ou votre tablette. Vous pouvez également prendre des photos avant et après.
L’application protège les autres informations du système par un mot de passe, de sorte que les clients n’ont accès qu’au formulaire. Une fois qu’ils ont terminé, la synchronisation se fait automatiquement dans le dossier du client.
Un autre avantage de Pabau est qu’il ne s’agit pas d’un logiciel générique. Il est conçu pour les secteurs de la santé et de la beauté et répond spécifiquement aux besoins de ces secteurs.
L’application de Pabau convient parfaitement à toutes les cliniques qui souhaitent travailler de manière plus flexible.
Vous voulez le voir de vos propres yeux ? Télécharger l’application iOS
Principales caractéristiques de l’application
- Accéder aux notes de traitement en déplacement
- Envoi automatisé de courriels et de SMS personnalisés
- Envoyer les formulaires de pré-soins, de post-soins et d’admission
- Rendez-vous récurrents automatiques
Capacités d’intégration
Pabau offre des intégrations de systèmes externes très utiles, en particulier pour les cliniciens.
Plus largement, il propose des intégrations telles que Stripe et Klarna pour un traitement plus efficace des paiements en ligne, par exemple, ainsi que Xero, Mailchimp, Zapier, et bien d’autres encore.
De plus, intégrez The Doctors Laboratory pour traiter, recevoir et partager les rapports de laboratoire avec les clients et s’intégrer avec les pharmacies pour envoyer des ordonnances via Healthcode.
Systèmes d’exploitation
L’application Pabau est conçue pour les praticiens et les aide à planifier et à travailler en déplacement. Pour l’instant, il n’est disponible que pour les utilisateurs d’iOS.
Découvrez qui sont
les 15 meilleures alternatives à Pabau en 2024
.
2. Rendez-vous carrés
Avec l’application Square Appointments, vous pourrez simplifier le processus de planification en gérant vos réservations en déplacement. C’est une excellente application, en particulier pour le fitness, la santé et le bien-être, les salons de coiffure et de beauté, et d’autres secteurs connexes.
Cependant, ce qui manque à l’application Square Appointments, ce sont ses options limitées pour ajouter des informations supplémentaires sur les clients, afficher des politiques, classer vos services par catégories et ajouter des formulaires d’admission.
Principales caractéristiques de l’application
- Prise de rendez-vous en ligne 24/7
- Rappels automatiques de rendez-vous
- Traitement transparent des paiements
- Protection en cas de non-présentation ou d’annulation
Capacités d’intégration
Square Appointments s’intègre facilement au système de point de vente Square et à de nombreux autres systèmes tels que Woocommerce, Xero, JotForm, Mailchimp, ZipRecruiter, et bien d’autres encore.
Systèmes d’exploitation
L’application Square Appointments est disponible pour les utilisateurs d’iOS et d’Android et elle est conçue pour aider les praticiens à gérer leur travail en déplacement.
3. SimplePractice
SimplePractice dispose d’une application de planification robuste qui vous aidera à planifier, à envoyer des messages, à prendre des notes, à facturer, à utiliser la télésanté pour les vidéoconférences et bien plus encore, le tout à partir de votre smartphone.
Le système est également conforme aux normes HIPPA, ce qui représente un avantage considérable pour les entreprises du secteur de la santé.
Principales caractéristiques de l’application
- Rédiger et réviser les notes de séance
- Programmer des rappels de rendez-vous
- Envoi des formulaires d’admission
Capacités d’intégration
L’application SimplePractice s’intègre à d’autres systèmes tiers, tels que Stripe, iCloud, Google Calendar, etc.
Systèmes d’exploitation
SimplePractice propose non pas une mais trois applications. L’une des applications est destinée aux cliniciens pour gérer les activités de la clinique, l’autre est un portail pour les patients qui leur permet de prendre rendez-vous et d’effectuer des paiements, et l’autre est destinée à la télésanté. Les trois applications sont disponibles sur iOS et Android.
4. Tebra
Tebra est conçu pour les cabinets indépendants. En utilisant l’application, vous avez accès aux modules Tebra Clinical pour les dossiers médicaux électroniques, Tebra Billing et Tebra Managed Billing.
Tebra présente de nombreux avantages, mais vous devez garder à l’esprit qu’il s’adresse principalement aux cabinets indépendants et aux nouveaux cabinets. Il peut donc y avoir des limitations si vous travaillez dans un autre secteur de la santé – par exemple si vous possédez un spa médical ou une entreprise de bien-être.
Principales caractéristiques de l’application
- Interface clinique intuitive
- Modèles de notes
- Automatisation des processus robotiques
Capacités d’intégration
Tebra propose des intégrations avec plus de 60 DSE largement utilisés dans le secteur des soins de santé, ce qui permet d’étendre le lien entre le patient et le cabinet. En d’autres termes, vous pouvez connecter votre outil de prise de rendez-vous à vos dossiers clients pour une gestion simple et efficace de votre entreprise. Ou, si vous utilisez déjà un DSE d’un tiers, ils peuvent s’y intégrer.
Systèmes d’exploitation
L’application mobile Tebra est disponible pour votre iPad, iPhone et même votre Apple Watch. L’application est conçue pour aider les praticiens à travailler plus efficacement à partir d’un appareil mobile.
5. NexHealth
NexHealth est conçu pour les entreprises du secteur de la santé et l’application fonctionne comme un outil clinique. En utilisant l’application NexHealth pour iPad, les membres de votre équipe peuvent facilement rechercher des patients dans l’application et choisir les formulaires que les clients doivent remplir pendant qu’ils sont dans la salle d’attente. Ces formulaires numériques seront ensuite automatiquement synchronisés avec le système de dossiers médicaux.
Cependant, NexHealth pourrait ne pas convenir aux entreprises ayant plusieurs sites, car les données sur les patients sont divisées entre les bureaux et, selon les commentaires, les fonctions de personnalisation des formulaires des patients sont limitées.
Principales caractéristiques de l’application
- Automatise le flux de travail relatif à l’engagement des patients
- Facilité de communication avec les patients
- Programmation en ligne
Capacités d’intégration
NexHealth s’intègre à des dizaines de DSE (dossiers médicaux électroniques).
Systèmes d’exploitation
L’application NexHealth n’est disponible que pour les utilisateurs d’Apple et n’est conçue que pour remplir des formulaires lorsque les clients sont dans votre cabinet – ce n’est donc pas la bonne application si vous avez besoin de faire plus que cela.
6. Setmore
Avec l’application Setmore, vous avez une vue en temps réel de vos réservations et vous pouvez les gérer où que vous soyez. L’avantage de Setmore est qu’il propose un plan gratuit. Cependant, avec l’offre gratuite, vous pouvez envoyer un maximum de 100 rappels par courriel par mois.
Malgré ses caractéristiques attrayantes, l’application Setmore est parfois confrontée à des problèmes de synchronisation de calendrier, tels que des erreurs de programmation pour des clients à des dates incorrectes.
Vous devez également garder à l’esprit que Setmore n’est qu’un outil de planification qui fonctionne mieux dans le cadre d’un ensemble de technologies. Si c’est tout ce dont vous avez besoin, il vous conviendra parfaitement.
Principales caractéristiques de l’application
- Partagez votre lien de programmation
- Recevez des notifications push pour les rendez-vous modifiés et les nouveaux rendez-vous
- Capacité à gérer les calendriers de plusieurs membres du personnel
Capacités d’intégration
Setmore s’intègre à de nombreux outils populaires tels que PayPal, Google Calendar, Zoom, MailerLite, et bien d’autres encore.
Systèmes d’exploitation
L’application Setmore est disponible sur iOS et Android et a été conçue pour permettre aux praticiens de gérer leurs réservations en déplacement.
7. Calendly
Lorsque vous utilisez l’application Calendly, vous êtes averti lorsque quelqu’un prend, annule ou déplace un rendez-vous. Vous pouvez également consulter les réponses aux formulaires, ce qui vous permet de préparer vos réunions. Calendly propose un plan gratuit, mais les autres plans tarifaires sont plus avantageux, car vous bénéficiez de nombreuses autres fonctionnalités, telles que les événements à la ronde, les fonctions d’administration pour la gestion, et bien d’autres encore.
Il convient également de souligner que Calendly n’est pas spécifique à un secteur d’activité – bien qu’ils aient des solutions pour les petites entreprises, ils n’ont pas de solution pour les spas et les soins de santé.
L’application Calendly n’est pas non plus conçue pour les réservations récurrentes.
Principales caractéristiques de l’application
- Modèles d’e-mails
- Prise de rendez-vous par courriel
- Lien partageable pour la réservation en ligne
Capacités d’intégration
Calendly s’intègre à de nombreuses applications telles que Slack, Stripe, Salesforce, HubSpot et bien d’autres.
Systèmes d’exploitation
Calendly dispose d’applications iOS et Android qui permettent aux praticiens de planifier et de modifier des rendez-vous en déplacement.
En savoir plus sur les
caractéristiques uniques qui distinguent Pabau de Calendly
.
8. Zoho Bookings
L’application Zoho Bookings est conçue pour aider les employés à gérer leur travail, en permettant la synchronisation bidirectionnelle des calendriers avec Google, Zoho, Outlook et Microsoft 365. Il permet aux utilisateurs d’accéder directement aux réunions en ligne dans Zoho Meeting.
Cependant, Zoho Bookings est un système de réservation générique qui n’est pas conçu pour le secteur de la santé. De plus, sa configuration est un peu déroutante et ses intégrations CRM sont limitées.
Principales caractéristiques de l’application
- Pages de réservation personnalisables pour chaque lieu
- Recevez des notifications par e-mail et par SMS pour les rendez-vous à venir, annulés ou reprogrammés.
- Synchronisation avec Zoho Calendar, Google Calendar et Zoho CRM
Capacités d’intégration
Zoho Bookings s’intègre à de nombreuses autres applications Zoho telles que CRM, Calendar, Sales IQ, et plus encore, ainsi qu’à de nombreux autres outils tiers.
Systèmes d’exploitation
Cette application mobile est conçue pour permettre au personnel de gérer ses activités quotidiennes. Elle est disponible pour les utilisateurs d’iOS et d’Android.
9. Gribouille
L’application Doodle vous permet d’envoyer des heures de rendez-vous ou de réunions d’équipe. Il vous permet de vérifier qui a répondu ou réservé auprès de vous et d’envoyer automatiquement les détails de l’événement après la réservation. Encore une fois, Doodle est un logiciel qui s’adresse à de nombreux types d’industries différentes et il est donc possible que vous rencontriez certaines limitations.
Le bon côté des choses, c’est que Doodle propose des plans tarifaires raisonnables et qu’il vous aide à éviter les absences en envoyant des rappels de rendez-vous.
Principales caractéristiques de l’application
- Nombre illimité de pages de réservation
- Support multilingue
- Nombre illimité de sondages de groupe
Capacités d’intégration
Doodle s’intègre à quelques outils importants, tels que Google Meet, Zapier et Microsoft Exchange.
Systèmes d’exploitation
L’application Doodle est disponible dans les magasins Apple et Android et aide les cabinets à gérer les réservations et les réunions.
Programmer facilement des clients avec Pabau
Il existe un grand nombre d’applications de qualité qui permettent d’accomplir différentes tâches. Pourquoi choisir Pabau ?
L’un des principaux avantages est que vous ne choisissez pas simplement une application de planification. Vous optez pour un système de gestion de cabinet tout-en-un – qui s’accompagne d’une application – qui fait tout ce dont vous avez besoin pour rationaliser la gestion des clients et, en fin de compte, développer votre activité.
Il aide les praticiens à gérer les réservations, à collecter les formulaires d’admission, à envoyer des instructions avant et après les soins, à rédiger des notes de traitement, à gérer les stocks et à créer des rapports. Vous n’avez pas non plus à vous soucier de l’intégration avec un système de DSE distinct, car tout est regroupé.
Vous n’avez pas besoin d’intégrer Zoom, Pabau intègre la télésanté. Vous n’avez pas besoin d’un calendrier Outlook, vous avez un calendrier intégré. Vous n’avez pas besoin d’un compte Mailchimp, car vous pouvez gérer et envoyer des campagnes d’emailing et des newsletters directement à partir du système.
Et, pour ne rien gâcher, Pabau a été créé spécifiquement pour les cliniques, les spas et toute autre entreprise du secteur de la beauté et des soins de santé.
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