Hollywood a beaucoup de comptes à rendre !
Lorsque j’étais enfant, j’attendais avec impatience les gadgets et les technologies fantastiques que promettaient les films et la télévision.
J’avais hâte d’être réveillé par mon majordome robot, de griller mon pain avec un minuscule sabre laser, de me téléporter d’un endroit à l’autre et de me détendre en faisant de l’hoverboard.
Est-ce trop demander ?
Au lieu de cela, j’obtiens une montre qui me fait honte, un « assistant intelligent » qui ignore la plupart de mes commandes et un aspirateur robot qui harcèle mon chien pendant dix minutes avant de se coincer sous le canapé.
Cela dit, il serait injuste de prétendre que toutes les technologies modernes sont nulles. De nombreuses inventions géniales ont vu le jour au cours des dernières décennies.
Le monde serait beaucoup plus sombre sans ces merveilles de la technologie que sont le haut débit, la navigation par GPS et les « fidget spinners ».
Sur le lieu de travail, les applications et les logiciels ont changé notre façon de travailler en automatisant des tâches et des processus qui étaient auparavant ardus et fastidieux.
Pour les cliniques, rien n’est plus utile que les systèmes de gestion des réservations.
Auparavant, vos clients devaient téléphoner, vous deviez consulter un agenda physique pour vérifier la disponibilité de la clinique, saisir manuellement les détails du patient et du rendez-vous, puis vous deviez croiser les doigts en espérant qu’ils se présentent le bon jour à la bonne heure.
Un outil de gestion des réservations permet de numériser l’ensemble du processus. Y compris les confirmations de réservation, les rappels, l’automatisation et plus encore.
C’est évidemment mieux, mais le choix de ces outils peut s’avérer très difficile.
très
de la vie.
C’est pourquoi, dans cet article, nous allons comparer le populaire outil de planification Calendly avec les fonctions de réservation de l’application de gestion de clinique Pabau.
Vous voulez en savoir plus sur nos fonctions de gestion des réservations ? Réservez votre démo gratuite de Pabau dès aujourd’hui !
Qu’est-ce qu’un système de gestion des réservations de cliniques ?
Comme nous l’avons déjà mentionné, un système de gestion des réservations est un outil conçu pour rationaliser et automatiser le processus de prise de rendez-vous pour les cliniques et leurs patients.
Il s’agit essentiellement d’une plateforme centrale permettant de gérer l’ensemble du cycle de vie des rendez-vous, de la prise de rendez-vous au suivi. Voici quelques-unes des caractéristiques communes :
- Prise de rendez-vous :Vous pouvez vous connecter pour consulter les disponibilités, prendre de nouveaux rendez-vous et gérer les rendez-vous existants.
- Auto-planification par le patient : Qu’y a-t-il de mieux que de prendre soi-même le rendez-vous ? Quelqu’un d’autre le fait ! Grâce à l’auto-planification, vos patients peuvent prendre et gérer leurs propres rendez-vous.
- Rappels automatisés : Personne n’aime appeler un nom dans une salle d’attente où les visages sont vides. Un bon système de gestion des réservations enverra donc des rappels par SMS ou par courrier électronique afin de rendre cette situation aussi rare que possible.
- Intégration du calendrier: Un système de réservation ne fonctionne que si tout le monde connaît les dates de rendez-vous. Grâce à la synchronisation avec vos calendriers, tout le monde sait exactement ce qui est prévu.
- Personnalisation : Chaque clinique étant différente, votre système de réservation doit être flexible. Cela est possible grâce à la possibilité d’ajouter des champs personnalisés et de définir vos propres automatismes.
- Gestion des ressources : Un rendez-vous, c’est plus qu’un clinicien et un patient. La possibilité de réserver des salles et du matériel à partir du même système permet de s’assurer que tout est prêt pour le rendez-vous.
Avantages de l’utilisation d’un système de gestion des réservations de cliniques
D’accord, ces applications ne vous aideront peut-être pas à échapper à une brute du lycée âgée de 40 ans à la suite d’une confrontation dans un restaurant, mais cela ne veut pas dire qu’il n’y a pas de nombreux avantages.
(Note : je suis aussi surpris que vous que je fasse référence à Back to the Future Part II dans un blog consacré à la prise de rendez-vous).
Tout d’abord, l’automatisation de la majeure partie du processus de réservation rend l’ensemble beaucoup plus efficace. Au lieu de faire des allers-retours, il est facile de voir les disponibilités et de trouver un bon moment.
Un système de réservation en ligne permet également de gagner du temps, tant pour le personnel administratif que pour vos clients. Les rendez-vous peuvent simplement être pris en ligne sans avoir à se rendre à la clinique ou à parler à quelqu’un au téléphone.
Et lorsque vous gagnez du temps, vous économisez aussi de l’argent. L’automatisation du processus de réservation permet de réduire les coûts administratifs et de diminuer la dépendance à l’égard du personnel d’assistance pour la gestion des appels. En simplifiant le processus et en envoyant des rappels, vous réduisez également le nombre de désistements coûteux.
La combinaison de ces éléments signifie également que vous avez amélioré l’expérience globale que vous offrez à vos clients. En leur offrant cette commodité et cette flexibilité, vos patients seront beaucoup plus satisfaits du service qu’ils reçoivent et seront plus enclins à revenir et à recommander votre clinique à leurs amis et à leur famille.
Qu’est-ce que Calendly ?
Calendly est un outil de planification en ligne qui aide les particuliers et les entreprises à simplifier leur processus de prise de rendez-vous.
Les fonctionnalités varient en fonction de votre abonnement, mais vous définissez essentiellement vos propres « types d’événements », où vous pouvez configurer vos disponibilités, les questions posées aux invités, les notifications, etc. Vous pouvez ensuite partager un lien vers cet événement, où le destinataire peut choisir un moment où vous êtes tous deux disponibles pour fixer une réunion/un rendez-vous.
La plateforme est devenue populaire ces dernières années pour plusieurs raisons :
- Il dispose d’un niveau gratuit décent, ce qui le rend accessible aux personnes à faible budget qui n’ont pas besoin des fonctions les plus avancées.
- Il s’intègre aux applications de calendrier les plus courantes telles que Google Calendar, Outlook et iCloud, ainsi qu’aux applications d’appel vidéo telles que Zoom et Google Meet.
- Il n’est pas axé sur un seul secteur d’activité, ce qui lui confère un large attrait
Pour les cliniques, cependant, le manque d’orientation sectorielle devient rapidement une limitation importante. Comme il n’a pas été conçu spécifiquement pour le secteur médical ou esthétique, il ne résout qu’une partie du problème de l’ordonnancement.
Il n’existe aucun moyen d’établir un lien automatique avec les dossiers médicaux, il n’a pas été conçu pour être conforme à la loi HIPAA et les possibilités de personnalisation sont très limitées.
De plus, sans intégration avec le reste de votre système de gestion clinique, vous vous retrouvez avec des silos de données. Cela crée ses propres problèmes et défis, comme le fait de ne pas avoir une vue claire des informations relatives à votre patient en un seul endroit.
Sans parler du coût supplémentaire lié à l’utilisation de plusieurs outils, au lieu de payer pour un seul qui fait tout.
Ou, pour le dire autrement, utiliser Calendly pour vos réservations, c’est comme utiliser des baguettes pour manger de la soupe. C’est mieux que de se brûler les mains, mais vous regretterez de ne pas avoir pris une cuillère.
Pabau est plus qu’un système de gestion des réservations
Présentation : La cuillère.
Pabau a été spécialement conçu pour aider les cliniques à simplifier et à automatiser le plus grand nombre possible de leurs processus. Il s’agit d’un système de gestion de cabinet tout-en-un qui couvre les éléments clés de la gestion de votre entreprise :
- Prise de rendez-vous
- Dossiers numériques des clients
- Point de vente
- Portail des patients
- Outils de marketing
- Gestion du personnel
- Rapports et analyses
En plus de tout cela, nous avons également créé un
système de réservation en ligne
spécialement conçu pour répondre aux besoins des cliniques médicales et esthétiques.
Tout comme Calendly, vous pouvez l’intégrer à votre site web ou à votre profil de médias sociaux, afin que les clients puissent prendre rendez-vous à tout moment, où qu’ils se trouvent. Il met également à jour votre emploi du temps en temps réel, ce qui vous permet d’avoir l’assurance que votre calendrier est toujours à jour.
Nous vous offrons également un suivi et une analyse détaillés, afin que vous puissiez recueillir des informations qui vous aideront à prendre de meilleures décisions.
Nous avons également inclus un certain nombre de fonctions puissantes pour aider les cliniques à obtenir plus d’avantages et à améliorer l’expérience de leurs clients.
Automatisation spécifique à la clinique
Pour vous faciliter la vie au maximum, nous avons intégré de nombreux automatismes à notre système de réservation.
Vous pouvez le configurer pour qu’il envoie des messages de confirmation, qu’il rappelle le client avant le rendez-vous, qu’il fournisse des informations sur les soins avant et après le rendez-vous, et qu’il demande une évaluation après le rendez-vous.
Ces messages sont envoyés automatiquement et peuvent être envoyés par courrier électronique, par SMS ou les deux.
Cela permet non seulement d’améliorer le service offert à vos clients, mais aussi de réduire les absences et de gagner du temps dans la collecte d’informations.
Réservation de salles et de matériel
Les rendez-vous ne se limitent pas à la disponibilité de deux ou plusieurs personnes au même moment. Vous devez savoir
où
Vous pouvez également avoir besoin d’un équipement spécialisé pour différentes réservations.
Cela n’est pas possible avec les systèmes de réservation génériques, mais avec Pabau, vous pouvez vérifier la disponibilité des chambres et des équipements, et réserver ce dont vous avez besoin.
Cela vous permet de contrôler entièrement vos rendez-vous et de vous assurer que tout est prêt pour chaque client. Cela permet également de minimiser les cas où les équipements ou les salles sont réservés deux fois.
Cours collectifs/réservations
Nous comprenons que les rendez-vous concernent parfois plusieurs personnes, voire une classe entière. Avec Pabau, vous n’êtes pas limité à des rendez-vous individuels.
Ceci est facile à mettre en place dans Pabau, et toutes les fonctions d’automatisation et autres fonctionnent de la même manière avec ces rendez-vous plus importants.
Paiements et dépôts
L’un des principaux défauts des systèmes de réservation génériques tels que Calendly est que, même s’ils proposent des options de paiement, celles-ci sont très limitées.
La plupart du temps, vous devez être en mesure de fixer différents prix, d’accepter des dépôts et de proposer différentes options.
C’est exactement ce que vous obtenez avec Pabau.
En acceptant les acomptes et les paiements au moment de la réservation, vous automatisez non seulement le processus de paiement, mais vous réduisez également le risque de non-présentation.encore plus.
C’est une évidence
Si Hollywood a signé des chèques que la réalité ne pouvait pas encaisser, cela ne veut pas dire que vous ne pouvez pas utiliser la technologie pour améliorer votre vie de manière significative.
Pour les cliniques, un outil spécialisé comme Pabau peut complètement changer la façon dont vos clients prennent rendez-vous avec vous.
Là où des options génériques comme Calendly offrent des avantages limités, un outil qui relie vos réservations au reste de votre processus améliore l’expérience pour vous et votre équipe.
