Peut-on reprocher à quelqu’un d’avoir une éruption cutanée inattendue au milieu de la nuit et de vouloir prendre rendez-vous le plus rapidement possible pour être le plus beau au mariage de son amie ?
Dans l’industrie de la beauté et des soins de santé, l’horloge ne s’arrête jamais. Votre institut de beauté, votre spa ou votre clinique de chirurgie esthétique ne doit pas non plus s’endormir sur ses lauriers.
C’est là qu’un système de gestion des réservations devient votre allié 24/7, en permettant aux clients de prendre rendez-vous à tout moment et en tout lieu. En outre, il vous offre la possibilité de suivre et de gérer vos rendez-vous à partir de n’importe quel appareil.
Les méthodes de réservation traditionnelles ne peuvent pas offrir ce niveau d’accessibilité. Nous avons donc enfilé notre chapeau de détective pour découvrir les cinq meilleurs systèmes de gestion des réservations.
Qu'est-ce qu'un système de gestion des réservations ?
Un système de gestion des réservations est une solution logicielle basée sur le cloud conçue pour vous aider à gérer les rendez-vous plus facilement et plus commodément.
Et il ne s’agit pas seulement d’alléger votre charge de travail, c’est aussi un gain pour vos clients. Avec une disponibilité 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, des options de paiement flexibles et des rappels automatiques par courrier électronique et par SMS pour ne pas manquer les rendez-vous, leur expérience sera encore meilleure.
Par essence, les systèmes de gestion des réservations vous aident à simplifier vos opérations quotidiennes afin que vous puissiez consacrer plus de temps à ce qui compte vraiment : vos clients.
Fonctions clés d'un système de gestion des réservations
- Réservation en ligne: Grâce aux réservations en ligne, vos clients peuvent facilement prendre rendez-vous par l’intermédiaire de la plateforme de réservation de votre site web. De plus, vous n’aurez pas à limiter les réservations en ligne à votre seul site web, vous pouvez également intégrer le lien de réservation en ligne à vos plateformes de médias sociaux, comme Facebook et Instagram.
- Gestion du calendrier: Un calendrier complet vous fournira une vue centralisée de tous vos rendez-vous programmés, ce qui vous permettra de gérer facilement votre emploi du temps et d’éviter tout conflit de réservation. Un code couleur basé sur le type de service permettra également à la réception de garder une vue d’ensemble claire et en temps réel, en particulier lors des journées les plus chargées.
- Gestion des clients: Les logiciels de réservation doivent automatiquement enregistrer les informations relatives aux clients dès leur première prise de rendez-vous. Il s’agit notamment de l’historique des réservations, des traitements suivis et de toute information pertinente telle que les allergies. Il n’est pas négociable que toutes les informations soient facilement accessibles et, surtout, qu’elles soient stockées en toute sécurité.
- Traitement des paiements: La fonction de traitement des paiements de votre outil de gestion des réservations doit simplifier le processus de paiement en ligne, de sorte que les clients puissent payer en totalité ou verser un acompte. Il doit également offrir une certaine souplesse en proposant plusieurs options de paiement, par exemple en enregistrant la carte préférée du client dans son dossier. En effet, les petites entreprises qui offrent
plusieurs options de paiement, comme les cartes de crédit et les paiements en ligne, voient leurs recettes augmenter de près de 30 %.
comme les cartes de crédit et les paiements en ligne, voient leur chiffre d’affaires augmenter de près de 30 %. - Confirmations et rappels automatisés: Pour réduire le nombre de désistements dans votre clinique, il est essentiel d’envoyer des courriels ou des messages texte automatisés pour confirmer les réservations et rappeler aux clients les rendez-vous à venir. Le moteur de réservation que vous choisissez doit être en mesure de le faire.
- Rapports et analyses: Un système doté d’outils de reporting et d’analyse robustes permet d’obtenir des informations sur vos données de réservation, telles que les heures de pointe, les services les plus populaires et les revenus générés. Cela facilite la planification future et l’organisation stratégique des ressources.
Avantages d'un système de gestion des réservations
- Efficacité accrue: Le logiciel de réservation vous aidera à gérer de manière transparente tous vos processus quotidiens, tels que la prise de rendez-vous, l’envoi de rappels par courrier électronique ou SMS, l’encaissement des paiements et tout ce qui s’ensuit, afin d’améliorer l’efficacité globale.
- Coûts réduits: Avec un système de réservation, vous n’aurez plus besoin de travailler manuellement pour effectuer vos réservations, ce qui vous permettra d’économiser beaucoup de temps et d’argent puisque vous n’aurez pas à embaucher du personnel supplémentaire pour effectuer le travail.
- Amélioration du service à la clientèle: Un système de gestion des réservations offrira à vos clients une expérience de réservation pratique et facile à utiliser, afin qu’ils puissent effectuer des réservations au moment qui leur convient, et pas seulement pendant les heures d’ouverture. Cela signifie que les clients sont satisfaits et qu’une expérience client améliorée peut conduire à une augmentation du chiffre d’affaires de l’entreprise.
une augmentation des recettes de 10 à 15 %
et réduction des coûts. - Augmentation des recettes: La capacité de réservation en ligne 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 garantit un flux constant de rendez-vous et la durée prédéfinie des services vous aidera à mieux utiliser les équipes du personnel, en ne laissant aucun créneau de réservation vide. Ceci, ainsi que les nombreuses commodités offertes par les systèmes de réservation en ligne, vous aideront à augmenter les revenus de votre clinique. En fait, même un
Une augmentation de 30 à 45 % du chiffre d’affaires
est possible grâce à un logiciel de prise de rendez-vous. - Meilleure gestion des données: Un système de planification robuste stocke automatiquement toutes vos données. Cette fonctionnalité vous permet non seulement d’offrir des traitements personnalisés à vos clients, mais elle contribue également à l’amélioration globale de vos opérations commerciales.
Les 5 meilleurs systèmes de gestion des réservations
Un trop grand nombre d’options rend les décisions plus difficiles à prendre et peut provoquer une « paralysie de l’analyse ». Et même si vous décidez d’aller de l’avant,
la recherche
montrent que les gens regrettent souvent leur décision.
En effet, si vous êtes nouveau dans le monde des systèmes de réservation en ligne, vous aurez peut-être du mal à distinguer un bon logiciel d’un excellent. C’est exactement la raison pour laquelle nous sommes ici : tPour réduire votre recherche et vous aider à choisir parmi les cinq systèmes de réservation qui valent la peine d’être essayés, c’est à vous de choisir celui qui convient le mieux à votre entreprise.
Et si vous souhaitez encore explorer vos options, consultez les sites suivants
15 autres alternatives de logiciels de réservation
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1. Pabau
Pabau est un logiciel riche en fonctionnalités qui répond aux divers besoins des entreprises de l’industrie de la beauté et des soins de santé, y compris les spas médicaux, les chirurgies esthétiques, les salons et les spas.
Pabau offre une expérience de réservation de premier ordre, tant pour le personnel que pour le client. Le calendrier géré par votre personnel est convivial et facile à utiliser, et vous indique en un coup d’œil tout ce dont vous avez besoin concernant vos rendez-vous. Grâce à une simple fonctionnalité de glisser-déposer, il est non seulement facile de planifier des rendez-vous, mais aussi de les reprogrammer.
Vous pouvez également accéder à toute autre information sur le client sans quitter la vue du calendrier.
Et ce n’est pas tout. Une fois que vous avez pris un rendez-vous, Pabau enverra automatiquement un courriel ou un SMS de confirmation à votre client pour confirmer le rendez-vous et l’inviter à remplir un formulaire de consentement avant qu’il ne se présente à votre cabinet.
Toute information qu’ils ajoutent aux formulaires sera automatiquement synchronisée avec leur dossier client (intégré à Pabau) et vous disposerez d’informations médicales à jour sur tous vos patients.
Pour les clients, le processus de réservation en ligne avec Pabau est aussi simple que 1+1.
Pabau dispose d’un outil de réservation en ligne simple qui permet aux clients de prendre rendez-vous pendant que vous dormez. Vous pouvez également le personnaliser. Par exemple, tous les nouveaux clients doivent d’abord prendre rendez-vous pour une consultation.
Vous pouvez facturer des acomptes à vos clients pour réduire les absences et utiliser le portail client pour aider les clients à gérer eux-mêmes leurs réservations (ce qui vous permet également de gagner du temps) .
Les principales caractéristiques de Pabau ne s’arrêtent pas là. L’avantage de Pabau, c’est qu’il s’agit d’une solution tout-en-un. Cela signifie qu’il vous aidera également à effectuer d’autres opérations dans votre clinique, telles que vos besoins en marketing, la gestion des stocks, la création de formulaires d’admission, de pré-traitement et de post-traitement, le tracé du visage, la prise d’images avant et après, la création de rapports et d’analyses faciles et bien plus encore.
Si vous êtes curieux de découvrir tout ce que Pabau offre,
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Principales caractéristiques de la réservation
- Gestion facile du calendrier par glisser-déposer
- Différents types d’affichage du calendrier – jour, semaine, mois
- Un portail pour les patients où les clients peuvent prendre et reporter des rendez-vous
- Confirmations et rappels automatisés des rendez-vous, par courrier électronique et par SMS
- Formulaires et questionnaires d’admission automatisés. adaptée au service
Capacités d’intégration
Comme nous l’avons dit, Pabau peut répondre à une grande partie de vos besoins. Cependant, certaines intégrations utiles dont vous aurez probablement besoin sont Stripe et Klarna pour le traitement des paiements, Xero pour la comptabilité, The Doctors Laboratory pour les résultats de laboratoire, Signature RX et CloudRx pour les prescriptions, et bien d’autres encore.
2. Zoho Bookings
Avec Zoho Bookings, vous pouvez gérer facilement les horaires complexes de vos équipes.
Zoho intègre et synchronise vos rendez-vous avec Google, O365 et Zoho Calendars afin que les clients puissent prendre rendez-vous uniquement pour les créneaux disponibles. Il dispose de tous les éléments essentiels d’un logiciel de réservation, puisque vous pouvez également bloquer des créneaux pour les pauses, les congés pour les vacances, ajouter des heures spéciales lorsque vous faites des heures supplémentaires ou que vous remplacez un collègue.
Vous pouvez également mettre en place des politiques de dépôt et d’annulation afin de réduire le nombre de rendez-vous annulés dans votre clinique. Cependant, Zoho Bookings ne propose pas de variables pour la durée des rendez-vous, ce qui peut être un gros problème, en particulier pour les entreprises qui proposent un grand nombre de services différents.
Caractéristiques de la réservation
- Fixez des périodes tampons pour vous donner le temps de vous préparer à vos rendez-vous.
- Autoriser les réservations en ligne dans une fenêtre de programmation définie afin d’éviter les rendez-vous surprises de dernière minute.
- Planifier des réunions en ligne.
Capacités d’intégration
Zoho Bookings s’intègre à d’autres applications Zoho et offre également de nombreuses intégrations tierces pour les besoins du marketing, de la messagerie, des finances, de la gestion des devis, de la signature de documents, et plus encore.
3. Rendez-vous carrés
Square Appointments est spécialement conçu pour les entreprises de soins de beauté et de soins personnels.
Outre les services de réservation, Square Appointments vous permet d’ajouter et de gérer des classes et de rendre les ressources, telles que les salles et les chaises, réservables. Vous pouvez les affecter à des services afin qu’ils soient automatiquement réservés lorsque les clients prennent rendez-vous.
Avec Square Appointments, vous pouvez envoyer des rappels automatisés par e-mail et par SMS et définir des politiques d’annulation et de non-présentation.
Mais pour tout autre besoin, comme la paie, l’OPS ou le marketing, vous devez vous intégrer aux autres applications Square, ce qui peut s’avérer à la fois peu pratique et coûteux.
Caractéristiques de la réservation
- Vous aurez accès à un outil de messagerie automatisé qui répondra à vos clients pour confirmer, annuler ou reprogrammer des rendez-vous en votre nom.
- Les clients peuvent réserver plusieurs services en ligne auprès de différents prestataires de services, et le système rationalisera le processus de paiement avec une transaction unique et un partage automatique des pourboires.
- Vous pouvez créer une liste d’attente pour les services les plus demandés afin de pouvoir combler les lacunes de votre emploi du temps si quelqu’un annule ou reporte un rendez-vous à la dernière minute.
Capacités d’intégration
Square Appointments s’intègre avec un grand nombre d’applications tierces, dont certaines offrent des plans gratuits et d’autres nécessitent des paiements supplémentaires, comme vCita pour synchroniser les paiements Square avec les dossiers des clients en temps réel, 123FormBuilder pour créer des formulaires, Hurdlr pour suivre les dépenses professionnelles et l’impôt sur le revenu, WordPress, WooCommerce, et bien plus encore.
4. SimplyBook.me
Avec SimplyBook.me, vous pouvez accepter des réservations en ligne depuis votre site web et directement via Instagram, Facebook ou Google. Le système propose également des applications pour les clients et les administrateurs afin que vous puissiez gérer les réservations en déplacement et que les clients puissent réserver vos services en toute transparence.
SimplyBook.me enverra également des notifications par SMS et par e-mail au personnel et aux clients lorsque des rendez-vous sont pris, reportés ou annulés. Il propose également des modèles pour la conception de votre page de réservation en ligne, afin que vous puissiez créer votre page de réservation rapidement et facilement.
En outre, il offre des fonctions personnalisées telles que des coupons, des cartes-cadeaux, des conseils, des adhésions et autres, mais tout cela moyennant un supplément de prix, ce qui peut le rendre assez onéreux.
Même si SimplyBook.me est conçu pour l’industrie de la beauté et du bien-être, il s’adresse à un grand nombre d’industries différentes, ce qui signifie qu’il peut manquer certaines fonctionnalités dont vous avez besoin.
Caractéristiques de la réservation
- La fonction « Faites-moi paraître occupé » vous permet de choisir le nombre de créneaux disponibles que vous affichez par jour, ce qui est utile pour les nouveaux venus dans le secteur.
- Une fonction « liste d’attente » qui permet aux clients de s’inscrire pour une place si quelqu’un annule un rendez-vous les jours où il est complet.
- Synchronisation bidirectionnelle de l’agenda Google, ce qui signifie que tous les événements de l’agenda personnel de votre personnel seront bloqués et ne pourront pas être réservés.
Capacités d’intégration
SimplyBook.me s’intègre à de nombreuses applications tierces pour aider les entreprises dans toutes sortes d’opérations – réservations sur le site Web, réunions vidéo, marketing par courriel, analyses et conversions, CRM, processeurs de paiement, et autres.
5. Calendly
Avec Calendly, vous pouvez connecter votre calendrier et créer des liens de programmation et des pages de réservation. En partageant le lien, les clients peuvent réserver du temps avec vous en un seul clic.
Calendly, en revanche, ne se concentre pas sur un seul secteur et est couramment utilisé pour des réunions avec des prospects, des clients et dans le cadre du processus de recrutement. Par exemple, il peut être utilisé par des sociétés financières pour planifier des réunions avec des clients, ou par des équipes de vente pour planifier des démonstrations, etc.
Bien que la flexibilité soit excellente, elle peut entraîner l’absence de certaines fonctions spécifiques dont le secteur de la beauté et des soins de santé a besoin, comme la possibilité pour les praticiens de réserver certains types d’équipements ou de rassembler des formulaires d’admission dans le cadre du processus de réservation.
Cependant, si vous débutez, Calendly peut être une option décente pour vous car il propose un niveau gratuit. Il est possible de passer à une solution tout-en-un plus tard – les clients de Pabau ont dit qu’avec le temps, ils avaient dépassé la solution logicielle gratuite qu’ils utilisaient.
Vous voulez savoir pourquoi ? Un logiciel de réservation tout-en-un conçu pour le secteur de la santé et de la beauté présente de nombreuses caractéristiques, telles que
Pabau, à part Calendly
.
Caractéristiques de la réservation
- Envoi de rappels et de suivis automatisés.
- Programmation en équipe.
- Les liens de réservation peuvent être créés en fonction de différents types d’événements et de règles.
Capacités d’intégration
Calendly s’intègre de manière native à plus de 70 applications différentes et à des applications mobiles pour faciliter l’accès et la gestion. Il s’intègre également à de nombreuses applications tierces populaires, telles que Zoom, HubSpot, PayPal, Stripe, Calendly APIs, etc.
Découvrez pourquoi Pabau est le logiciel leader pour la gestion des réservations dès aujourd'hui !
Toutes les solutions logicielles de réservation sont excellentes à leur manière. Certains peuvent se distinguer des autres en raison de leur prix, en particulier ceux qui ne nécessitent pas d’abonnement.
Cependant, nous ne pouvons pas ignorer les caractéristiques exceptionnelles que Pabau apporte à la table en tant que logiciel tout-en-un, en particulier pour les entreprises du secteur de la beauté et des soins de santé. Même si nous sommes un peu partiaux !
En plus d’être une excellente solution de gestion des réservations, Pabau excelle dans l’apport de fonctionnalités spécifiques conçues pour les praticiens qui gèrent les données des patients dans le cadre du processus de réservation. Il vous permet d’émettre des formulaires d’admission et des consentements à l’aide de modèles personnalisables, d’envoyer des instructions avant et après les soins, de traiter les ordonnances, de gérer l’assurance maladie, de disposer d’un système de point de vente (POS) robuste, et bien plus encore.
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