Les avantages de la dématérialisation : Comment Pabau peut faire gagner du temps et de l’espace à votre clinique

Paperless vs Paperlite

Bien que certaines entreprises les utilisent de manière interchangeable, il existe une différence claire entre le “sans papier” et le “avec papier”.

Un papier
moins
élimine complètement la dépendance au papier dans vos processus. Tous les dossiers des patients, les antécédents médicaux, la facturation, etc. sont stockés sous forme numérique.

Dans un système sans papier, il n’est pas nécessaire de conserver des dossiers physiques, d’imprimer des formulaires, etc.

Considérant que le papier
léger
se situe plutôt à mi-chemin. Comme lorsque quelqu’un dit qu’il est végétarien, mais qu’il continue à manger de la viande après quelques verres, ou en vacances, ou parce que c’est vendredi.

Un système paperlite permet d’éliminer
quelques
de la dépendance à l’égard du papier. Mais pas complètement.

Vous obtiendrez ainsi certains des avantages et des gains d’efficacité d’un système sans papier, mais ceux-ci sont limités en fonction du nombre de processus manuels sur papier que vous avez encore.

Avantages de la dématérialisation

Accessibilité

Lorsque vous gérez une clinique, il est important de pouvoir accéder aux aux dossiers des clients et d’autres documents rapidement et facilement. Non seulement pour des raisons de commodité, mais aussi pour la sécurité de vos patients.

Si quelqu’un a une mauvaise réaction, il ne faut pas chercher au hasard dans un classeur pour savoir quelles sont ses allergies.

Cela peut s’avérer particulièrement difficile pour les grandes cliniques ou pour celles qui sont réparties sur plusieurs sites.

Les dossiers dématérialisés éliminent toute friction dans ce processus, de sorte que vous pouvez accéder à toutes les données que vous souhaitez en quelques secondes. Où que vous soyez.

Efficacité

Vous ne vous rendez pas compte du temps qu’il faut à quelqu’un pour remplir un formulaire papier tant que vous n’êtes pas là, à attendre qu’il ait fini.

Les rendez-vous sont souvent plus longs car les clients doivent remplir des formulaires sur place.

Avec un système sans papier, vos clients peuvent remplir ces formulaires numériquement
avant
leur nomination. Et comme le personnel de la clinique peut accéder rapidement et facilement aux données soumises, il peut également effectuer les traitements plus rapidement.

Il s’agit d’une amélioration considérable de l’efficacité qui vous permet de vous concentrer sur la prestation de meilleurs soins à vos patients.

Réduction des coûts

Ces gains d’efficacité vous permettront d’économiser de l’argent en réduisant la durée de chaque rendez-vous et en augmentant le nombre de créneaux de rendez-vous réservables que vous pouvez offrir. Mais un système sans papier vous permet également d’économiser de l’argent d’autres manières.

Tout d’abord, si vous ne stockez pas une grande quantité de documents et de dossiers, vous avez besoin de moins d’espace physique. Vous dépensez également moins de papier, d’encre, d’imprimantes, de papeterie, etc.

Cela peut sembler peu, mais cela s’additionne !

Amélioration de l’expérience des clients

Comme nous l’avons déjà mentionné, la mise en œuvre d’un système sans papier vous permet d’offrir un service plus rapide à vos clients.

Ils bénéficient également d’un accès plus facile à leurs propres dossiers et d’une expérience globale plus conviviale. Vous aurez ainsi l’air plus professionnel, ce qui renforcera la confiance de votre clientèle.

Sécurité

Un autre problème important lié aux documents papier est que s’ils sont perdus ou endommagés, ils disparaissent à jamais. Ou pire encore, ces dossiers pourraient se retrouver entre de mauvaises mains.

En numérisant vos dossiers, vous réduisez le risque de ce type d’exposition et vous vous assurez de ne pas perdre d’informations sensibles.

Environnement

Bien qu’il ne s’agisse pas d’un avantage direct pour votre entreprise, il est important de tenir compte de l’impact environnemental de votre clinique.

En réduisant ou en supprimant complètement le papier, vous pouvez réduire considérablement votre empreinte carbone et contribuer à un avenir plus durable.

Conformité

Quels que soient les services offerts par votre clinique, la conformité doit être une préoccupation majeure. Vous devez non seulement respecter les lois et les règlements, mais aussi vous protéger en cas de problème.

La conservation de documents numériques vous permet d’accéder de manière fiable à des informations importantes. Par exemple, si un patient se plaint que le soleil a affecté son traitement, les enregistrements numériques vous permettent de prouver que vous avez envoyé par courrier électronique des instructions sur les soins à prodiguer après le traitement.

Si vous vous contentez de leur remettre un bout de papier, il n’y a aucune preuve que les détails du suivi ont été fournis et vous pourriez être tenu pour responsable.

Comment Pabau vous aide à passer au zéro papier

Pabau a été conçu pour être entièrement sans papier, de sorte que votre clinique et vos clients peuvent facilement bénéficier de tous les avantages susmentionnés.

Nous offrons un large éventail de caractéristiques et de fonctionnalités, mais voici quelques exemples de la manière dont nous vous aidons à éliminer le papier de vos processus :

Système de parcours du patient

Lors des rendez-vous, vous devez saisir certaines données et mettre à jour les dossiers des patients. Dans un système papier, ce processus peut s’avérer fastidieux et il est facile de passer à côté de certaines choses.

Notre système de parcours du patient simplifie ce processus, le rendant aussi efficace et indolore que possible.

En utilisant l’application iPad Pabau, vous êtes automatiquement guidé à travers une série d’étapes prédéterminées. Cela évite d’avoir à passer d’un formulaire à l’autre ou à chercher dans différentes zones d’une application pour trouver ce dont on a besoin.

Votre personnel est guidé du début à la fin, afin que rien ne soit oublié et que tout se passe bien.

Libre-service

Il serait étrange qu’un patient se présente, passe derrière le comptoir et commence à feuilleter son dossier. Ou de se fixer des rendez-vous dans votre emploi du temps.

Mais cela ne veut pas dire qu’ils ne devraient pas pouvoir faire ces choses à distance !

L’un des grands avantages d’un système sans papier est qu’il permet à vos patients de mieux contrôler leurs comptes.

Grâce à nos portails patients en libre-service, vos clients peuvent effectuer des paiements, prendre des rendez-vous, accéder à leur dossier, etc.et bien d’autres choses encore.

C’est beaucoup plus pratique pour eux et les rendez-vous se déroulent plus facilement.

Formulaires personnalisés

Personne n’aime remplir des formulaires. Mais les gens n’aiment surtout pas remplir des formulaires avec un stylo et du papier, assis dans une salle d’attente.

C’est maladroit, c’est lent, et vous vous sentez comme un imbécile lorsque vous faites une erreur.

Dans Pabau, vous pouvez créer vos propres formulaires et les envoyer à vos patients pour qu’ils les remplissent. Ils peuvent alors le faire pendant leur temps libre et vous pouvez accéder aux formulaires soumis chaque fois que vous en avez besoin.

Il n’y a donc plus de délai supplémentaire pour remplir les formulaires à la main dans la clinique, et l’ensemble du processus est plus pratique pour tout le monde.

Hébergement sécurisé

Les gens parlent des applications dans le “nuage” comme s’il s’agissait d’une sorte de sorcellerie mythique.

Je ne voudrais pas gâcher la magie, mais le nuage n’est qu’un ensemble d’ordinateurs situés ailleurs. Vous devez donc savoir que les dossiers stockés sur ces ordinateurs sont sécurisés.

C’est pourquoi nous avons mis tout en œuvre pour que vos données soient aussi sûres que possible. Ainsi, vous pouvez toujours y accéder lorsque vous en avez besoin, et personne d’autre ne peut y accéder sans autorisation.

Nous prenons plus de
mesures de sécurité
Nous prenons plus de précautions de sécurité que nous n’avons le temps d’en couvrir ici, mais en voici quelques-unes :

• Vos données sont cryptées et hébergées dans des installations hautement sécurisées
• Nous effectuons sauvegardes régulièrespour ne pas risquer de perdre vos précieuses données
• Vous pouvez exporter vos données chaque fois que vous en avez besoin
• Avancés outils d’accès utilisateur vous permettent de contrôler totalement qui peut accéder à quoi

Réservation et programmation

S’il y a un processus dans votre clinique qui mérite d’être numérisé, c’est bien celui de la programmation.

(Pas littéralement, ce serait terrifiant)

La prise, l’édition et le suivi manuels des rendez-vous peuvent être un cauchemar. Une petite erreur peut gêner tout le monde et même nuire à la réputation de votre clinique.

Pabau ne se contente pas de dématérialiser le processus de réservation. processus de réservation pour votre personnel, mais avec le portail patient, vos clients peuvent prendre et gérer leurs propres rendez-vous.

Ils reçoivent même des rappels automatiques pour s’assurer qu’ils ne manquent pas leur rendez-vous, ainsi que des messages de suivi leur demandant de laisser un commentaire sur votre clinique.

Le stylo et le papier n’ont plus rien de romantique, n’est-ce pas ?