Sur une échelle de 1 à 10, quelle importance accordez-vous à la mise à jour de vos dossiers clients ? Six ? Huit ? Neuf ?
On peut en débattre… mais nous irions jusqu’à dire qu’ils sont l’une des choses les plus importantes que vous fassiez en tant que professionnel de la santé. Aujourd’hui, nous sommes donc là pour rappeler l’importance de tenir un registre des traitements.
On peut parfois avoir l’impression qu’il s’agit d’un simple élément administratif de plus à cocher sur la liste, mais les enregistrements jouent un rôle essentiel dans la santé de votre entreprise, votre réputation en tant que professionnel et la sécurité de vos clients. Ils peuvent vous aider à améliorer l’expérience de vos clients tout en constituant la première ligne de défense en cas de plainte ou d’audit de conformité.
Vous n’êtes pas convaincu ? Notre guide sur la mise à jour des dossiers des clients vous aidera.
Vous avez du mal à gérer l’information et la communication avec vos clients ? Dites adieu aux tracas de la tenue manuelle des dossiers et bonjour à une communication efficace, à une planification rationalisée et à une conformité accrue. Découvrez la fonction intégrée de dossier médical électronique de Pabau.
Qu’est-ce qu’un dossier client ?
Lorsque nous parlons de dossiers clients, nous pensons souvent à des notes. Cependant, un dossier client n’est pas seulement une note de traitement. Il peut s’agir d’une photo. Un tableau. Une communication par courrier électronique au client ou un SMS. Tous ces éléments travaillent ensemble pour créer une image détaillée du patient.
L’objectif des dossiers des clients
L’importance de remplir correctement les dossiers des clients ne doit pas être minimisée.
Tenir à jour les dossiers des clients n’est pas une tâche qui a été inventée pour vous rendre la vie plus difficile. Vraiment ! En fait, si vous utilisez correctement les dossiers des clients, ils devraient vous simplifier la vie. Avec des notes détaillées sur les patients, vous êtes prêt à faire face à toute éventualité.
Le dossier d’un client a plusieurs fonctions, telles que
- Pour assurer le suivi des traitements des clients
- À des fins de gestion des patients
- Vous êtes au courant de vos allergies ou de vos problèmes de santé.
- Créer une banque de preuves à des fins d’assurance
- Permettre à d’autres praticiens de traiter le client
- Aide à établir un rapport avec le client
- Pour que vous puissiez commercialiser vos services de manière adéquate
Décortiquons-les un peu plus en détail…
Pourquoi garder le cap sur les dossiers des clients ?
Il est important que les informations que vous détenez sur vos clients soient sûres, sécurisées et mises à jour. Voici pourquoi vous devez tenir à jour les dossiers de vos clients, quels que soient les services que vous leur fournissez et l’endroit où vous les fournissez :
Pour assurer le suivi des traitements des clients
C’est l’une des raisons les plus importantes de tenir à jour les dossiers des clients. Il fournit un enregistrement clair des produits ou des traitements reçus par un client, ce qui vous permet de suivre les progrès réalisés et de reproduire le même service à l’avenir. Cela vous permet également de savoir ce qui fonctionne le mieux pour vos clients, afin de leur fournir le meilleur service et la meilleure assistance.
La connaissance, c’est le pouvoir, n’est-ce pas ? Si vous savez ce qui fonctionne le mieux pour vos clients, vous serez mieux à même de leur fournir le meilleur service et la meilleure assistance. Sinon, un client peut passer la porte et demander « la même chose que la dernière fois » sans que vous sachiez de quoi il s’agit.
2. À des fins de gestion des patients
Savez-vous lesquels de vos clients ont rempli des formulaires de consentement et lesquels ne l’ont pas fait ? Êtes-vous toujours sûr à 100 % que chaque client que vous voyez a rempli un questionnaire médical ? La seule façon de s’en assurer est de conserver les formulaires dans le dossier du client.
C’est le seul moyen de savoir – en un coup d’œil – si votre client a signé son formulaire d’admission, mis à jour son questionnaire médical ou effectué un test épicutané pour le service. Pour une gestion efficace des clients, il est essentiel que tous les formulaires soient stockés dans le dossier du client.
Conscience des allergies ou des conditions médicales
Certains clients oublient de mentionner leurs allergies ou leur état de santé, à moins qu’on ne leur demande de le faire. La dernière chose à faire est de leur prescrire ou de les traiter avec un produit auquel ils sont allergiques. C’est pourquoi il est important d’être très vigilant en ce qui concerne la mise à jour des dossiers des clients.
Vous pouvez signaler les contre-indications, savoir quels traitements doivent être évités et vous assurer que vos collègues sont au courant des allergies ou des réactions s’ils traitent les mêmes clients.
À des fins d'assurance
De nombreuses compagnies d’assurance insistent sur les consultations et la tenue de dossiers précis. C’est l’une des premières choses sur lesquelles vous pouvez compter en cas de sinistre, en particulier si un client a déposé une plainte ou entamé une procédure judiciaire à votre encontre.
Plutôt que de vous fier à votre mémoire, vos archives confirmeront votre récit des faits. De plus, si vous n’avez pas de dossiers précis, votre police d’assurance pourrait être annulée. Il est toujours préférable de connaître les conditions de votre assurance avant qu’il ne soit trop tard.
5. Créer une entreprise évolutive
Au début de votre activité, vous traitez probablement tous vos clients vous-même. Toutefois, cette méthode n’est pas particulièrement évolutive. La tenue de dossiers complets sur les clients vous permettra de créer un système permettant à tout praticien qualifié de votre entreprise de traiter n’importe quel client.
Le praticien n’a qu’à se connecter au dossier du patient pour accéder aux traitements antérieurs et aux antécédents médicaux. En même temps, le client en bénéficie également. Ils peuvent prendre rendez-vous avec n’importe quel membre du cabinet et savent qu’ils bénéficieront d’une expérience cohérente et homogène.
6. Établir un rapport avec le client
Certains de vos clients ne se rendent au cabinet que tous les deux mois environ. À moins d’avoir une mémoire exceptionnelle, vous ne vous souviendrez jamais de ce dont vous avez discuté lors du dernier rendez-vous. C’est vrai ? Cela peut rendre plus difficile l’établissement d’une relation personnelle.
C’est là que vos dossiers clients peuvent intervenir et faire le gros du travail à votre place. Ils peuvent constituer une mine d’informations que vous pouvez utiliser pour créer une relation personnelle avec votre client. Conservez des notes contenant des anecdotes personnelles, des détails de conversation ou tout autre élément que vous souhaitez.
Commercialiser vos services
Auprès de quels clients avez-vous l’autorisation de faire du marketing ? Garder vos dossiers à jour signifie que votre marketing est conforme aux exigences légales en matière de marketing telles que le GDPR, mais cela signifie également que vous savez quand vous contactez vos clients au sujet d’offres et de services.
Vous pouvez cocher une case dans les dossiers de vos clients afin de savoir qui doit (ou ne doit pas) être contacté en fonction de leurs préférences. La possibilité de faire connaître à vos clients vos offres spéciales, vos programmes de fidélisation et vos remises peut vous aider à augmenter vos revenus.
Quelles sont les informations qui doivent figurer dans les dossiers des clients ?
Le type d’informations que vous recueillerez sera spécifique à votre entreprise et à vos services. En règle générale, il convient de recueillir au minimum les informations suivantes :
- Nom complet du client
- Informations sur les contacts
- Date de la consultation
- Détails du mode de vie et des antécédents médicaux lorsqu’ils sont pertinents pour la thérapie que vous administrez
- Brève description de la thérapie ou du traitement administré
- Réactions inhabituelles à la thérapie ou au traitement administré
- Détails des tests épicutanés effectués, le cas échéant
- Contre-indications éventuelles
- Conseils ou recommandations que vous donnez
- Commentaires pertinents formulés par le client au sujet de la thérapie que vous proposez
- Dossiers de traitement (tels que les couleurs utilisées ou les traitements administrés)
- Détails des conseils en matière de suivi
- Les formulaires de consentement doivent être conservés avec le dossier
- Faire signer le formulaire par le client
Toutes ces informations n’ont pas besoin d’être mises à jour à chaque fois qu’un client vous rend visite, mais il est bon de les tenir à jour. En particulier les informations essentielles et celles dont vous aurez besoin en cas de problème.
Conséquences d’une mauvaise tenue des registres
Une mauvaise tenue des registres peut avoir des conséquences désastreuses. Ce résumé, rédigé pour le
British Journal of Nursing
Le British Journal of Nursing, met en évidence certains des échecs d’une mauvaise tenue des dossiers.
Bien que ces exemples se situent dans le contexte d’un hôpital et se situent dans la partie la plus extrême de l’échelle, il s’agit de choses qui se sont réellement produites – des patients subissant des opérations destinées à quelqu’un d’autre ou se voyant prélever des organes qui n’auraient pas dû l’être.
Dans le secteur des soins de santé, le manque de rigueur dans la tenue des dossiers comporte également des risques…
- Prescrire un médicament auquel le client est allergique
- Ne pas savoir quel traitement le client a reçu la dernière fois
- Ne pas être équipé pour traiter les réclamations des clients
- Absence de documentation pour les audits de conformité
- Créer une expérience moins personnelle pour le client
Vous pouvez également être amené à administrer un traitement lorsque les circonstances ont changé, par exemple en raison d’une grossesse ou lorsqu’un client s’est vu prescrire ailleurs des médicaments dont vous n’étiez pas au courant. Le risque n’en vaut pas la peine, c’est pourquoi vous devez mettre en place un système adéquat.
Dossiers de traitement des clients - FAQ
À quelle fréquence devez-vous mettre à jour les dossiers des clients ?
Une fois par semaine, une fois par mois, tous les six mois ? Non, vous devez mettre à jour les dossiers de vos clients à chaque fois qu’ils viennent se faire soigner. Un bon logiciel de gestion de cabinet peut vous aider à cet égard – c’est le seul moyen de vous assurer que vos dossiers sont à jour.
Comment les dossiers des clients doivent-ils être conservés ?
Il existe plusieurs façons de conserver vos dossiers, mais certaines sont plus efficaces que d’autres.
Certains praticiens commencent par utiliser un stylo et du papier, mais se rendent vite compte que c’est assez restrictif. Personne n’a vraiment envie de devoir fouiller dans des classeurs poussiéreux en 2023, n’est-ce pas ? Sans parler du fait qu’il faut être sur place pour pouvoir y accéder. Comme nous l’avons dit, il s’agit d’une limitation.
Le meilleur choix est un logiciel de gestion de cabinet, sur lequel nous reviendrons plus tard.
Combien de temps devez-vous conserver vos dossiers clients ?
La durée de conservation des dossiers des clients dépend du type de cabinet et du lieu.
La législation britannique stipule que les dossiers médicaux créés par le NHS doivent être conservés pendant 12 ans – et cela s’applique également aux prestataires de soins de santé privés. Les dossiers des médecins généralistes sont conservés pendant dix ans après le dernier traitement en Angleterre et au Pays de Galles, et pendant trois ans en Écosse.
Aux États-Unis, la situation est légèrement différente. L’HIPAA ne précise pas la durée de conservation des dossiers des clients, qui est donc décidée au niveau de chaque État.
Combien de temps devez-vous donc conserver les dossiers des clients ?
Idéalement, le plus longtemps possible. Une plainte peut être déposée jusqu’à trois ans après que le client a eu connaissance d’un problème. Si vous vous débarrassez de vos dossiers après 12 mois, vous risquez d’être laissé pour compte si vous avez besoin d’une preuve de vos actes.
Il existe quelques exceptions à cette échelle de temps. Les patients âgés de moins de 18 ans ou les personnes ne jouissant pas de toutes leurs facultés mentales ne sont pas soumis à cette règle générale, de sorte que ces dossiers doivent être conservés indéfiniment.
Tenue de registres par l'industrie
Nous avons abordé de manière générale l’importance de remplir les dossiers de traitement. Voyons maintenant la répartition par secteur d’activité. Bien entendu, la manière dont les différents secteurs utilisent les dossiers des clients se recoupe en partie, mais certaines spécificités sont plus importantes pour certains que pour d’autres.
Esthétique / spas
Les praticiens de l’esthétique et les spas médicaux bénéficieront réellement des informations visuelles stockées dans le dossier du client, ainsi que des notes. Les caractéristiques telles que les graphiques et les photos avant et après sont cruciales.
- Cartographie des visages
Pouvoir tracer les points d’injection est essentiel pour les praticiens de l’esthétique et les spas médicaux. La mise en place d’un outil de cartographie faciale permet aux praticiens de déterminer avec précision l’endroit où un client a été injecté, quel produit a été utilisé et combien d’unités ont été utilisées.
- Photos avant et après
Les photos avant et après sont essentielles. Si la carte du client contient des photos, vous pouvez non seulement évaluer l’efficacité des traitements précédents et partager les photos avec le client, mais aussi lui demander l’autorisation de les diffuser en ligne dans le cadre de votre stratégie de marketing.
- Signaler les allergies et les contre-indications
Le soin du visage Hydra en est un exemple. L’une des étapes du traitement contient un extrait de crustacés, de sorte que les clients allergiques ne peuvent pas suivre le traitement. Cependant, vous ne le saurez que si vous avez des allergies et des contre-indications signalées dans le système.
Entreprises du secteur de la santé
Disposer d’un système de dossiers clients robuste est essentiel pour les cabinets privés et les autres entreprises du secteur de la santé en raison de la nature des informations sur les patients qu’ils doivent collecter.
- Tenir à jour les dossiers médicaux
Les médecins doivent s’assurer que tous les questionnaires et formulaires médicaux sont à jour. Si vous intégrez cela dans votre processus – de sorte que les clients consultent et mettent à jour leur dossier médical avant leur rendez-vous – vous pouvez être sûr que tout est correct.
- Pour prouver les instructions
Les soins préalables et postérieurs sont essentiels pour les traitements médicaux, en particulier lorsqu’il s’agit de chirurgie esthétique ou de greffes de cheveux. Si un client ne les suit pas correctement, il risque de ne pas obtenir les résultats escomptés. Il est donc essentiel de consigner ces informations dans le dossier du client.
- Signaler les allergies et les contre-indications
Il est essentiel de disposer d’un système de dossiers clients solide pour signaler toute condition médicale, allergie ou contre-indication. Vous devez être sûr à 100 % que toutes les informations médicales vitales sont stockées et mises en correspondance avec les prescriptions à l’aide de la base de données BNF et des codes SNOMED.
Salons de coiffure
Pourquoi les dossiers des clients sont-ils importants pour les salons de coiffure ? Un salon de coiffure ne recueille peut-être pas des informations médicales aussi approfondies que d’autres secteurs, mais les allergies et les préférences personnelles sont essentielles.
- Disposer d’un dossier sur les traitements antérieurs
Chaque client d’un salon de coiffure aura une préférence particulière pour la manière dont il souhaite être coiffé. Un dossier client est l’endroit idéal pour stocker ces informations. Notez les détails de la formule de la coloration, les allergies, ou même des détails spécifiques sur la façon dont le client aime sa coupe de cheveux.
- Établir un rapport avec le client
Ajoutez des notes sur les sujets de conversation notables de la dernière fois. Vous pouvez même ajouter des détails sur la façon dont ils prennent leur café ou noter s’ils préfèrent une « chaise tranquille » pour le service – une chaise réservée aux introvertis qui ne veulent pas avoir à faire la conversation.
- Il peut créer des opportunités de vente incitative
Si vous avez une note sur votre carte de client qui indique que ce client a tendance à acheter des produits utilisés dans le cadre du service, vous devez le savoir. En le soulignant dans les notes de traitement, le styliste peut être amené à recommander des produits et à augmenter les dépenses globales du client !
Instituts de beauté
Pourquoi est-il important de conserver les dossiers des clients en beauté ? Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les dossiers détaillés des clients sont importants pour un salon de beauté. En voici trois pour commencer :
- Il prépare votre équipe à la réussite
Tous les clients ne s’adressent pas au même collaborateur à chaque fois. Si un client arrive et demande le traitement de couleur qu’il a eu précédemment et que vous n’avez pas de notes, vous êtes coincé. Des notes détaillées permettent à vos collaborateurs de disposer des informations dont ils ont besoin pour effectuer leur travail.
- Vous pouvez nouer des relations plus solides
L’interaction entre le client et le client constitue une grande partie de l’expérience de la visite d’un salon de beauté. Si vous avez des notes sur le client, par exemple une note demandant des informations sur le voyage pour lequel il s’est fait faire les ongles auparavant, vous serez beaucoup plus à même d’établir un rapport.
- À des fins de marketing
Les photos avant et après sont un autre détail très important à conserver sur votre carte de client, surtout lorsqu’il s’agit de traitements tels que les sourcils, les cils ou les extensions de cils. Le partage de preuves sociales sur votre site web (avec l’accord de l’intéressé, bien entendu) est un moyen infaillible d’encourager les réservations.
Conseils
Il n’est probablement pas nécessaire d’expliquer l’importance de la tenue de dossiers dans le domaine du conseil. Utilisez-les pour documenter votre évaluation, votre diagnostic et toutes les mesures que vous prenez.
- Évaluation et diagnostic
Les dossiers des clients sont utilisés pour recueillir et documenter des informations sur le passé du client, les problèmes qu’il présente et ses antécédents en matière de santé mentale. Tout cela aide le conseiller à faire une évaluation et un diagnostic précis, ce qui est essentiel pour élaborer un plan de traitement efficace.
- Planification du traitement et progrès
Les conseillers utilisent les dossiers des clients pour documenter leurs progrès. Il s’agit notamment d’enregistrer les notes de la session, les idées, les objectifs atteints et les difficultés rencontrées. Il aide le conseiller et le client à suivre leur parcours et à évaluer l’efficacité du traitement.
- Communication avec d’autres professionnels
En tant que conseiller ou thérapeute, vous pouvez communiquer avec d’autres professionnels de la santé au sujet de leur traitement. Vous pouvez les orienter vers un autre centre de traitement ou un groupe de soutien, ou prendre contact avec leur médecin généraliste ou leur psychiatre. Tout cela doit être consigné dans le dossier.
L'archivage sans les bons outils
Il n’est pas facile de créer son propre spa ou son entreprise de soins de santé.
Et il est souvent difficile de savoir quels types de problèmes vous rencontrerez si vous n’avez pas le bon outil pour les dossiers des clients… jusqu’à ce que vous rencontriez ces problèmes.
Mais en règle générale, lorsque l’aspect administratif de l’entreprise commence à prendre trop de temps et à avoir un impact sur votre efficacité globale, que vous avez l’impression de ne pas offrir une bonne expérience à vos clients et que vous n’êtes pas en mesure de vous développer, c’est à ce moment-là que vous savez qu’il est temps de changer.
Voici quelques-uns des défis rencontrés par nos clients…
Processus de copier-coller
Amish Patel, propriétaire de l’Intrigue Cosmetic Clinic à Kent, n’avait pas, au départ, de système adéquat pour les dossiers de ses clients. Il reliait les dossiers papier des patients à des photos numériques de ces derniers. Cela signifiait qu’il fallait copier et coller des photos dans un fichier PDF, puis créer un nouveau fichier PDF à chaque fois que le client se présentait pour un rendez-vous – ce qui n’était pas vraiment efficace.
« Lorsque je voyais des patients récidivistes, je devais retourner chercher ces dossiers papier et les relier à un dossier sur l’ordinateur où se trouvaient les images avant et après ».
Amish Patel, Intrigue Cosmetic Clinic
Des systèmes qui ne peuvent pas évoluer
Un autre praticien, Dr Ahmed El HoussienyIl décrit comment l’utilisation d’un stylo et de dossiers papier pour les clients est devenue très difficile lorsqu’il a commencé à partager son temps entre deux cabinets différents. À moins de savoir quel client est présent à quel endroit et quel jour, c’est impossible.
« Chaque fois qu’un patient avait un rendez-vous de suivi, il fallait aller chercher les notes, s’assurer qu’elles étaient bien là, les mettre à jour, puis les stocker à nouveau. Ce n’était pas un processus facile.
Dr Ahmed Houssieny, Bank MediSpa
Comment conserver les informations sur les clients en toute sécurité ?
Les dossiers papier ne suffisent plus. Ils prennent du temps, occupent beaucoup d’espace de stockage, ont un impact sur l’environnement et ne sont pas sûrs. De plus, ils peuvent être perdus, endommagés ou tomber entre de mauvaises mains beaucoup trop facilement.
Vous avez la responsabilité de protéger les données de vos clients, et les dossiers papier peuvent vous laisser dans l’embarras (et vous exposer à une amende considérable).
Vous devez également vous protéger en tant que professionnel, et c’est là que les documents papier peuvent vous décevoir s’ils sont perdus ou endommagés.
Même la destruction des documents papier est stressante, car il faut s’assurer qu’elle est effectuée en protégeant les informations confidentielles et en décidant du bon moment pour le faire – sinon, vous risquez de vous retrouver avec beaucoup de papier à transporter.
Que faut-il utiliser pour une bonne tenue des comptes ?
C’est une bonne question. Il existe de nombreux produits destinés aux personnes qui débutent, tels que des dossiers clients téléchargeables sur Etsy, que vous pouvez éditer. Bien qu’ils soient esthétiques et qu’ils semblent être un bon choix pour le moment, nous pensons que vous pouvez faire mieux.
L’utilisation d’un tel système de dossier client numérique peut sembler une avancée par rapport à l’utilisation du papier et du crayon, mais ce n’est pas beaucoup mieux. Franchement, un outil de base fera un travail de base.
Ils ne vous aideront pas avec des photos avant et après, des diagrammes, ni en extrayant automatiquement des informations de vos questionnaires médicaux et de vos formulaires d’admission. Ils n’intègrent pas non plus la collecte de données sur les patients dans leur processus global, de sorte que vous risquez d’oublier de le faire.
Entrée en scène à gauche… le logiciel de gestion de cabinet.
Logiciel de gestion de cabinet pour les dossiers des clients
1. Il est sûr et sécurisé
Grâce à des dispositifs de sécurité tels que l’authentification à deux facteurs, vous n’avez pas à craindre que des personnes accèdent accidentellement à des informations confidentielles.
2. Fonctions de rôles et de permissions
Vous pouvez verrouiller les dossiers des patients de manière à ce que seul le personnel disposant des autorisations nécessaires puisse consulter les informations les concernant. Vous pouvez même les rendre totalement privés afin que vous soyez le seul à pouvoir les consulter.
3. Un gain de place
L’époque des classeurs encombrants est révolue. Si vous travaillez à domicile ou si vous louez un espace, vous avez besoin d’un fonctionnement allégé et sans encombrement – la numérisation des dossiers de vos clients est la voie à suivre.
4. Vous pouvez y accéder de n’importe où
Vous travaillez à partir de plusieurs endroits ou vous rendez visite à vos clients à domicile ? L’utilisation d’un outil de gestion de cabinet basé sur le cloud signifie que vous pouvez accéder aux dossiers des patients à tout moment, où que vous soyez !
5. Il permet de gagner du temps
Oubliez toutes les étapes manuelles nécessaires à la mise à jour d’un dossier client. Avec un logiciel de gestion de cabinet, vous pouvez automatiser des tâches et gagner des heures chaque semaine.
10 fonctions Pabau puissantes pour faciliter la tenue des dossiers des clients
1. Un DSE (dossier médical électronique) robuste
Pour qu’un dossier client soit vraiment utile, il doit être complet. À Pabau, il est possible de créer des
dossiers de santé électroniques
pour vos clients avec des notes de traitement, des tableaux, des photos avant et après, des communications avec les clients précédents (et à venir), et bien d’autres choses encore.
Vous pouvez utiliser tous ces outils différents pour constituer un dossier patient vraiment solide.
2. Signaler les contre-indications
Nous avons évoqué plus haut les risques liés à l’absence de correspondance entre les allergies des patients et leur dossier. L’une des principales mesures de sécurité mises en place par Pabau est qu’il n’est pas possible de saisir librement des allergies dans le système – il faut les choisir dans une liste et enregistrer le code SNOMED dans le dossier du client.
Nous utilisons la base de données des médicaments BNF pour la prescription, ce qui permet de signaler toute contre-indication. Cela signifie que vous ne risquez pas qu’une allergie passe inaperçue parce qu’elle est mal orthographiée.
3. Cartographie des visages horodatée
Êtes-vous un praticien de l’esthétique ? Utilisez l’outil de traçage des injections de Pabau pour tracer avec précision les points d’injection sur la photographie d’un client dans les zones où il a été traité. Vous pouvez même ajouter les informations relatives au lot du produit que vous utilisez et la date de péremption.
Une fois que vous aurez enregistré ces informations, elles seront stockées sous forme de note de traitement dans la fiche du client dans Pabau. Mieux encore, il est daté du jour même, ce qui permet de tenir un registre précis à 100 %.
💡 Conseil de pro
Si vous ajoutez vos produits à l’inventaire dans Pabau, ils seront automatiquement déduits lorsque vous ajouterez le nombre d’unités du traitement que vous avez administré.
4. Instructions numériques avant et après l’entretien
Remettre un dépliant à un client après son traitement n’est pas la solution idéale. D’une part, c’est mauvais pour l’environnement et, d’autre part, il n’y a aucune preuve qu’ils l’aient reçu. C’est vrai ?
Lorsque vous envoyez ces instructions à un client par courrier électronique, il y a une trace numérique de l’envoi et cette trace numérique est stockée dans le dossier du client sur Pabau. Vous pouvez même vérifier s’ils ont ouvert l’e-mail ou non. Cela facilite grandement les audits de conformité.
5. Outil de signature numérique intégré
L’absence d’un outil de signature numérique dans votre système rend les choses beaucoup plus difficiles. D’une part, cela signifie que vous ne pouvez faire signer des formulaires aux patients qu’au sein de la clinique. Si l’activité est intense ce jour-là et que l’équipe en charge de l’accueil l’oublie, cela peut poser des problèmes par la suite.
Le seul moyen infaillible d’y parvenir est d’intégrer un outil de signature numérique dans le système. De cette façon, les clients peuvent signer les formulaires via votre portail client quand ils le souhaitent. Vous serez averti lorsque le formulaire aura été rempli, de sorte que vous ne courrez jamais le risque qu’un client ne dispose pas d’un formulaire signé.
6. Parcours du patient sur un iPad
Il n’est pas facile de mettre à jour régulièrement les dossiers de vos clients. Toutefois, il est beaucoup plus simple d’intégrer cette démarche dans le parcours du patient, de sorte que chaque fois qu’un client vient vous voir, il est tenu de revoir et de mettre à jour ses informations médicales. À Pabau, nous appelons cela le parcours du patient.
Chaque client doit passer en revue son questionnaire médical et ses formulaires de consentement sur l’iPad avant son rendez-vous. Tous les champs qu’ils mettent à jour correspondent à la fiche du client dans le système et sont automatiquement mis à jour à chaque fois, ce qui vous permet d’avoir des dossiers clients précis et à jour.
7. Portail client pour le libre-service
Une autre façon de faciliter la mise à jour des dossiers de vos clients consiste à leur donner le pouvoir de le faire. En d’autres termes, il s’agit de leur permettre de mettre à jour leurs propres informations médicales via le portail client. Bien entendu, si vous préférez, vous pouvez désactiver cette fonctionnalité.
Bien entendu, vous pouvez désactiver cette fonctionnalité si vous préférez garder le contrôle. Mais il s’agit d’une fonction à prendre en considération pour vous aider à tenir des registres précis.
8. Photos avant et après
Les photos avant et après sont essentielles pour compléter correctement les dossiers des clients. Grâce à Pabau, vous pouvez prendre des photos à l’aide de l’iPad lorsqu’un client arrive pour son rendez-vous. En fait, votre équipe d’accueil sera invitée à le faire dans le cadre du parcours du patient en cinq étapes.
Ces photos sont automatiquement téléchargées dans le dossier du client, ce qui signifie que vous n’avez jamais à stocker des photos sur un appareil personnel et à brouiller les frontières professionnelles.
💡 Conseil de pro
Vous pouvez choisir parmi une sélection de façons de présenter les photos. Placez-les dans un calendrier pour suivre les progrès du client et partagez-les avec lui directement via un lien unique.
Mise à jour des dossiers des clients ? Complété
La gestion de vos dossiers à l’aide d’un logiciel spécialisé, comme Pabau, est un moyen beaucoup plus facile de gérer les dossiers de vos clients et de conserver leurs informations en toute sécurité. Vous économiserez du temps, de l’espace et des efforts par rapport à la mise à jour manuelle de ces dossiers.
Réservez une démonstration dès aujourd’hui pour découvrir comment Pabau peut dynamiser votre entreprise.
