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Amish Patel est le propriétaire, fondateur et directeur de Intrigue Cosmetic Clinic basé dans le Kent. La clinique est spécialisée dans les produits injectables, notamment le Botox, le derma, les produits de comblement et les soins de la peau.
Médi-esthétique
Royaume-Uni
Se passer du papier
Amish a créé sa clinique en 2016 et a trouvé que l’utilisation du papier pour les dossiers de ses clients était vraiment décousue. La prise de photos avant et après des patients est cruciale pour les entreprises d’esthétique, mais sans système approprié, Amish a dû créer son propre processus.
Il avait besoin de relier les dossiers papier de ses patients à des photos numériques avant et après sur son ordinateur. Il fallait donc copier et coller des photos dans un fichier PDF, puis créer un nouvel enregistrement PDF à chaque fois qu’il voyait le patient.
Cette situation a entraîné un certain nombre de difficultés, notamment en ce qui concerne le suivi de l’historique des rendez-vous des patients et l’assurance que les informations correctes étaient stockées à des fins de conformité.
Lorsque je voyais des patients récidivistes, je devais retourner chercher ces dossiers papier et les relier à un dossier sur l’ordinateur où se trouvaient les images avant et après.
Je suis très branché technologie et j’aime que tout s’harmonise bien. Je déteste l’idée d’avoir du papier. Je voulais que tout soit dématérialisé.
Ce n’était également que la moitié du processus. Il y avait aussi l’aspect réservation. Amish tenait particulièrement à ce que le processus de réservation soit fluide, car c’est ce que les clients savent et attendent. Ils s’attendent à recevoir une confirmation par courrier électronique, un rappel par SMS, etc.
Cependant, Amish gérait plusieurs entreprises en même temps et utilisait différents systèmes de réservation pour différentes entreprises. Il l’a raffiné autant qu’il le pouvait, mais il fallait bien que quelque chose se passe.
C’était un peu décousu et pas aussi organisé que je l’aurais souhaité. Cela me faisait perdre beaucoup de temps et d’efficacité et, à la fin de chaque journée, je devais me demander si j’avais bien fait cela. Ai-je fait cela ?
La crise est survenue lorsque M. Amish a voulu développer l’entreprise, mais qu’il a eu l’impression de ne pas pouvoir le faire.
Les processus inefficaces qu’il gérait à peine l’empêchaient de faire passer son entreprise à la vitesse supérieure. C’est à ce moment-là qu’il a su que quelque chose devait changer.
J’essayais de développer l’entreprise et je me sentais vraiment limité dans ce que je pouvais faire. C’est alors que j’ai commencé à chercher des logiciels plus spécifiques qui pourraient m’aider. Dès la première année, j’ai trouvé Pabau.
Avant de trouver Pabau, Amish a testé plusieurs logiciels différents. Ils allaient du logiciel de réservation uniquement au logiciel de clinique qui ne faisait pas de réservations mais permettait d’enregistrer des notes de traitement. À l’époque, il n’y en avait qu’une poignée qui répondait à ces critères – ils combinaient les réservations des patients et les notes des dossiers médicaux sur une seule plateforme.
Et puis j’ai trouvé Pabau, qui a tout fait. Il contient tout ce dont vous avez besoin en matière de gestion d’agenda. En outre, il offre ce que je recherchais : la dématérialisation de tous mes dossiers de traitement.
Il m’a permis de créer des notes de traitement détaillées et de saisir les formulaires de consentement des patients de manière dématérialisée. Maintenant, je peux aller dans le dossier d’un patient et voir tous ces documents dans une chronologie.
Cependant, demander combien de temps il faut pour mettre en œuvre un nouveau logiciel revient souvent à demander quelle est la longueur d’un morceau de ficelle. Cela peut prendre du temps et être stressant.
Mais Amish a trouvé que le processus de mise en œuvre de Pabau était simple. Il a pu commencer à travailler en quelques jours, grâce aux formulaires et aux modèles préétablis de Pabau.
Je dirigeais encore une clinique très occupée, mais j’ai pu la mettre en œuvre dans les jours qui ont suivi mon inscription.
L’avantage de Pabau, c’est qu’il propose un grand nombre de formulaires et de modèles que tout le monde peut utiliser. Vous pouvez commencer à travailler dès le premier jour, sans perdre de temps.
Le plus grand problème que Pabau résout est d’aider Amish à mieux gérer son temps.
Tout est organisé, en un seul endroit, et automatisé dans un flux de travail continu. Amish ne doit plus créer des dossiers dans un système, gérer son calendrier dans un autre système et accéder aux dossiers de ses patients dans un autre système.
Désormais, au lieu de devoir bloquer 30 minutes en fin de journée pour effectuer des tâches administratives, Amish peut partir à l’heure, ce qui lui permet de mieux concilier vie professionnelle et vie privée.
Au lieu de rentrer tard et de ne pas retrouver ma femme et mes enfants, j’ai gagné du temps.
Je peux soit voir un patient supplémentaire, soit partir à l’heure et rentrer chez moi pour passer du temps avec ma famille.
L’utilisation de Pabau a permis aux Amish de regagner 30 minutes par jour.
Mais ce n’est pas tout. L’utilisation d’un logiciel de gestion de cabinet l’a également aidé à se détendre à la fin de la journée. Il n’a plus besoin de faire une liste de contrôle mentale à 18 heures chaque soir, car il sait que tout est réglé. Il sait simplement que tout va bien, grâce à Pabau.
C’est cette demi-heure supplémentaire à la fin de la journée que je récupère. Je n’ai pas le stress de me demander si j’ai fait tout ce que je devais faire. Ce sont ces petites choses qui n’ont pas de prix.
Amish utilise les outils de marketing de Pabau pour donner aux patients des points de fidélité et pour envoyer des bons d’anniversaire. À Pabau, l’ensemble du processus est automatisé.
Auparavant, Amish devait aller dans sa base de données clients et noter la date d’anniversaire de chacun d’entre eux dans une feuille de calcul Excel. Il devra alors se rappeler d’envoyer un courriel avec un bon au bon moment.
Avec Pabau, le processus est beaucoup plus simple.
J’envoie les bons deux semaines avant l’anniversaire du patient. Ils recevront un courriel leur annonçant que leur anniversaire approche. Voici un bon d’achat de 50 £. Ce que j’aime, c’est que tout est automatisé.
Plus récemment, Amish a mis en place des formules d’adhésion dans le cadre desquelles les clients peuvent payer sur une base mensuelle afin d’accumuler un crédit sur leur compte.
Un paiement est prélevé chaque mois et est automatiquement ajouté à la carte de soins du client. Lorsque le client se présente, Amish peut voir qu’il a déjà effectué des paiements et que ceux-ci sont crédités sur son compte.
Auparavant, Amish devait tout vérifier manuellement.
Auparavant, je passais environ une heure par mois à tout revérifier.
Le fait d’offrir des paiements mensuels aux patients pour qu’ils puissent se constituer un crédit sur leur compte a fait progresser mon entreprise.
Pour Amish, rien d’autre n’est comparable à Pabau, et c’est pourquoi il continue à cocher toutes les cases.
« Je reçois toujours des courriels, je participe à des conférences et à des expositions et je découvre de nouveaux logiciels. Mais à ce jour, rien ne se rapproche de Pabau et des fonctions qu’il m’offre ».
« Il a tout ce que les autres ont, et plus encore.
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