Cas d’utilisation présenté : Médecin/praticien

"J'ai pensé que c'était trop beau pour être vrai" : Comment Bank MediSpa a utilisé Pabau pour se passer de papier

Le Dr Ahmed El Houssieny est le fondateur et le directeur médical de Bank MediSpa.

Situé dans le Cheshire, Bank MediSpa est centré sur les traitements esthétiques. La clinique adopte une approche holistique et propose divers traitements injectables ainsi que des soins du visage, des lasers, des traitements corporels et des traitements de bien-être.

Auparavant, le Dr A utilisait un stylo et du papier pour tous ses documents médicaux. Cependant, le passage à un logiciel de gestion de cabinet lui a permis, ainsi qu’à son équipe, de se passer de papier et d’accéder aux informations dont ils ont besoin à tout moment et en tout lieu.

Les problèmes rencontrés par Bank MediSpa

Tout était sur papier

Le plus grand défi pour Bank MediSpa était que tout était sur papier.

Les questionnaires médicaux et les notes des patients étaient tous des copies papier qu’il fallait mettre à jour, classer et retrouver lorsqu’on en avait besoin. Comme ces dossiers contenaient des informations médicales et personnelles, le Dr El Houssieny devait également s’assurer qu’ils étaient stockés de manière sûre et sécurisée.

Il a été impossible d’accéder aux notes dans deux cliniques

La situation s’est dégradée lorsque le Dr A a commencé à partager son temps entre plusieurs cliniques. Certains de ses patients le voyaient un jour à la clinique A et un autre jour à la clinique B. Il était donc difficile de s’assurer qu’il disposait des notes du bon patient au bon endroit.

« Chaque fois qu’un patient avait un rendez-vous de suivi, il fallait aller chercher les notes, s’assurer qu’elles étaient bien là, les mettre à jour, puis les stocker à nouveau. Ce n’était pas un processus facile.

« L’accès aux notes était très difficile. À moins de savoir à l’avance que j’allais voir un patient particulier dont les notes se trouvaient dans une autre clinique, cela devenait presque impossible ».

Pourquoi il a choisi Pabau

Pabau semblait presque trop beau pour être vrai

Le Dr A a essayé d’autres logiciels avant Pabau, mais aucun ne répondait à ses besoins.

Ce n’est que lorsqu’il est tombé sur Pabau lors d’une conférence sur l’esthétique à Londres qu’il a enfin vu une solution tout-en-un qui pouvait l’aider à résoudre les problèmes auxquels il était confronté.

« Il s’agissait d’une gestion complète des ressources de la clinique. Vous pouviez réserver des patients, gérer l’agenda, remplir des formulaires et faire des annotations. C’était trop beau pour être vrai au départ ».

« C’était la première fois que je découvrais Pabau.

Comment Pabau aide les médecins/praticiens

Abandonner le papier et le crayon et passer au dossier numérique du patient

Accéder aux notes des patients de n'importe où, en toute sécurité

Annoter les photos des patients avec les détails du traitement

Utiliser des autorisations pour protéger les dossiers médicaux confidentiels

Pourquoi le Dr Ahmed a décidé de passer à Pabau

La principale raison pour laquelle le Dr A a décidé de déménager à Pabau était que cela lui permettrait non seulement de travailler plus efficacement, mais aussi d’aider son équipe.

Comme il l’explique,
« Je n’étais pas le seul concerné ».
L’utilisation de Pabau aiderait l’ensemble de son équipe à gérer avec succès son secteur d’activité

Les thérapeutes peuvent gérer leurs propres clients
Le directeur de la clinique peut accéder aux rapports d’activité
Le Dr A pourrait garder un œil sur l’inventaire et prendre des notes détaillées sur les patients.

« Ma clinique ne servait pas qu’à moi. Pabau m’a permis de prendre des notes et de les annoter, mais il a aussi permis à mes thérapeutes de faire de même avec leurs traitements.

« Je peux accéder à Pabau à tout moment de la journée, que je sois à la clinique, à la maison ou même à l’étranger.

« Ilme suffit d’emporter mon iPad, mon téléphone mobile ou mon ordinateur portable. C’est tout. Pouvez-vous imaginer devoir transporter 2000 ou 3000 dossiers papier de patients partout où vous allez ? »

Pabau = travail flexible, sans papier

Le principal problème que Pabau a aidé le Dr El Houssieny à résoudre est de lui permettre de se débarrasser des documents papier. Pabau est sécurisé, basé sur le cloud et accessible sur n’importe quel appareil. Cela offre une grande flexibilité aux praticiens comme le Dr A qui travaillent en déplacement, dans des cliniques ou des lieux différents.

Cela signifie également qu’il dispose d’informations sur les patients pour répondre aux demandes de renseignements.
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Chaque fois qu’un client prend contact avec lui, même par l’intermédiaire des médias sociaux, il peut consulter ses notes à l’aide de Pabau et répondre en toute confiance à une question particulière sur un traitement qu’il a reçu.

« Pour me rafraîchir la mémoire, il me suffit de me connecter à Pabau, de rechercher le patient et d’avoir accès à toutes mes notes. C’est vraiment génial.

Examiner facilement les dossiers de traitement

Une autre grande avancée est la possibilité d’ajouter des annotations et des descriptions détaillées sur le traitement reçu par un patient – et de retrouver rapidement des informations sur les traitements précédents, même s’ils remontent à très longtemps.

Si le Dr El Houssieny souhaite connaître le traitement exact qu’un client a reçu il y a un an ou deux, tout est là, dans le système, avec tous les détails dont il a besoin :

« Je peux mettre des points là où j’ai injecté, écrire ce que j’ai injecté et ajouter la quantité. Cela s’est avéré très utile lorsque je me réfère à des traitements que les patients ont reçus il y a un an ou deux.

Un parcours du patient simplifié

Pabau a également contribué à améliorer le parcours des patients.

Désormais, le parcours du patient est centré sur lui et garantit qu’il reçoit toute la communication dont il a besoin à chaque point de contact – depuis le moment où il prend rendez-vous jusqu’au suivi ultérieur.

Chaque client de Bank MediSpa recevra :

Un courriel de bienvenue
Un rappel par SMS avant le rendez-vous
Une brève description de leur plan de traitement
Instructions d’entretien par courrier électronique
Un texte ou un courriel de suivi deux semaines plus tard

« Dès qu’ils prennent rendez-vous, ils reçoivent un courriel de bienvenue, puis un SMS de rappel de leur rendez-vous 24 heures à l’avance.

« Lorsqu’ils viennent à la clinique, ils reçoivent un résumé du plan de traitement dont nous avons discuté. S’ils ont un plan d’action, ils reçoivent un courriel de suivi, un texte de suivi ou un courriel deux semaines plus tard ».

« Tout cela a permis de faciliter et de rationaliser le processus.

Utiliser les paramètres d'autorisation pour protéger les données des patients

Bank MediSpa dispose d’un personnel d’accueil, d’une direction et d’une équipe de marketing dédiés. L’entreprise a des responsabilités claires pour chacun des membres de l’équipe et tout le monde n’a pas besoin d’accéder aux mêmes informations.

Par exemple, l’équipe d’accueil doit être en mesure de gérer l’agenda, de réserver des patients et de reprogrammer des rendez-vous, mais elle n’a pas besoin d’accéder à la rédaction ou à l’édition des notes des patients.

Le Dr A, quant à lui, a besoin d’accéder à des informations médicales.

Pabau aide à protéger les données des patients et à gérer les risques liés aux patients grâce à des autorisations basées sur les rôles qui limitent l’accès aux fonctions.

« J’ai un rôle plus médical, ce qui me permet d’accéder aux dossiers médicaux, aux rendez-vous, etc.

« Les thérapeutes ont également accès aux contacts avec les patients et à leurs dossiers, tandis que le directeur commercial a accès aux rapports et à l’agenda.

Une intelligence économique performante

Il est également très important pour le Dr A. de pouvoir avoir une vue d’ensemble des performances de son entreprise. Grâce à la fonction de reporting de Pabau, il est en mesure d’analyser ses données et d’avoir une vue d’ensemble de son entreprise, notamment :

Les performances de la clinique en termes de chiffre d’affaires
Le nombre d’annulations de dernière minute
Combien de produits vend-il ?

Il peut également contrôler ses taux de conversion de la consultation au traitement – l’une des statistiques clés pour lui – et vérifier qu’il est sur la bonne voie pour atteindre ses objectifs de croissance pour l’entreprise.

« Je regarde toujours ma clinique en termes de croissance. Je vise une croissance de 10, 20 ou 30 %. Il est important pour moi d’avoir accès à des données qui me montrent où j’en suis ».

« Je recommande toujours Pabau à mes collègues qui sont nouveaux et qui cherchent à ouvrir une clinique.

« Il facilite grande ment la gestion des dossiers médicaux, des agendas et des rapports, ce qui est très important pour une entreprise.

En résumé

Pabau a contribué à tout simplifier pour Bank MediSpa.

Il a permis de se débarrasser des dossiers médicaux papier, d’améliorer le parcours du patient et de dégager des informations essentielles sur l’entreprise qui l’aideront à se développer.

Il a également permis à l’équipe de travailler de manière plus souple et d’accéder aux informations clés où qu’elle se trouve. Pas de dossiers papier = pas de problème !