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La gestion du temps est un aspect crucial de la réussite d’un cabinet privé.
Mais ln tant que professionnel de la santé, vous êtes confronté à d’innombrables tâches et responsabilités qui requièrent votre attention, l’horloge semble toujours travailler contre vous.
Cependant, le fait de ne pas travailler aussi efficacement peut avoir un impact sérieux sur votre entreprise. Les retards et le manque d’efficacité peuvent avoir une incidence sur la qualité des soins prodigués aux clients, entraver la productivité et même affecter le succès global de votre cabinet. Relever ces défis est essentiel pour les entreprises.
Heureusement, les logiciels de gestion de cabinet, comme Pabau, sont devenus des outils précieux pour réduire ces problèmes de gestion du temps dans les cabinets privés. Cliquez ici pour passer directement aux fonctions de Pabau que vous allez adorer, sinon commençons par les défis…
Principaux défis des cabinets privés
Prise de rendez-vous
Système de réservation inefficace :
Les systèmes de réservation obsolètes ou inefficaces peuvent entraîner des erreurs, des doubles réservations et une certaine confusion parmi le personnel et les patients.
Annulations et reprogrammations :
La prise en compte des préférences des patients en matière de prestataires de soins de santé ou d’heures de rendez-vous ajoute à la complexité de la programmation.
Envoi d’instructions avant et après les soins :
Dans les cabinets privés, les patients ont besoin de recevoir des informations avant et après leur rendez-vous.
La communication :
L’absence de confirmations de rendez-vous et de rappels entre le personnel et les patients peut entraîner des malentendus, des rendez-vous manqués et des retards.
Gestion des clients
Collecte d’informations actualisées sur les patients
: S’assurer que les dossiers des patients et leurs antécédents médicaux sont à jour peut s’avérer difficile pour les cabinets et les cliniques privés.
Sécurité des données
: Le maintien de la confidentialité des patients et de la sécurité des données conformément aux réglementations en matière de soins de santé est un défi permanent.
- Limiter l’accès aux données des patients: Certains membres du personnel, tels que vos médecins, ont besoin d’accéder aux données des patients. Ce n’est pas le cas de l’équipe d’accueil.
Engagement et éducation des patients
: Garantir l’engagement actif des patients et fournir du matériel d’éducation à la santé pertinent peut s’avérer difficile.
Tâches administratives
- Surcharge de travail administratif : Des formulaires, des formulaires et encore des formulaires. L’excès de paperasserie et de documentation manuelle peut faire perdre du temps et être source d’erreurs.
Facturation et paiement
: Les problèmes liés à l’exactitude de la facturation, aux demandes de remboursement et au traitement des paiements peuvent avoir un impact sur la santé financière du cabinet.
- L’épuisement du personnel : Si vous vous sentez surchargé, il y a de fortes chances que votre personnel le soit aussi. La lourdeur des tâches administratives peut conduire à l’épuisement du personnel, ce qui affecte le moral et la productivité globale.
Dans ce blog, nous allons explorer les différentes caractéristiques et fonctionnalités de Pabau qui peuvent vous aider à libérer un temps précieux pour vous et votre équipe et vous permettre de fonctionner plus efficacement.
1. Gestion simplifiée des rendez-vous
L’un des principaux défis auxquels sont confrontés les cabinets privés concerne la gestion efficace des rendez-vous. Bien qu’il existe de nombreux outils de planification, beaucoup d’entre eux sont assez génériques et ne sont pas conçus pour répondre aux besoins des entreprises du secteur de la santé.
Pabau joue un rôle transformateur dans la rationalisation de la gestion des rendez-vous, en offrant une expérience transparente et efficace et, surtout, adaptée à vos besoins.
Interface intuitive
Pabau est conçu avec une interface intuitive qui minimise la courbe d’apprentissage, permettant aux praticiens d’exploiter ses capacités sans avoir besoin d’une formation approfondie.
L’approche conviviale est un élément clé pour garantir que les cabinets privés puissent rapidement intégrer le logiciel dans leurs activités quotidiennes. Grâce à un code couleur, à la fonctionnalité “glisser-déposer” et à une conception qui réduit le nombre de clics pour accéder à ce dont vous avez besoin, vous gagnerez un temps précieux que vous auriez pu passer à vous débattre avec des systèmes complexes.
Calendrier facile à utiliser
Avec Pabau, la gestion des rendez-vous va au-delà de l’étape de la réservation.
Les annulations sont un problème que vous devez gérer et il est très important de pouvoir y faire face efficacement. Si un client souhaite reporter son rendez-vous à une autre date, Pabau simplifie le processus grâce à sa fonction conviviale de glisser-déposer. Reprogrammer, en un clic !
En outre, vous pouvez créer et appliquer vos
politiques d’annulation
sans effort, grâce à la fonction d’annulation de Pabau qui gère automatiquement la facturation en cas de non-présentation.
Systèmes de rappel automatisés
En ce qui concerne les absences, elles peuvent représenter une perte importante de temps et de ressources pour les cabinets privés. Pabau relève ce défi en intégrant des systèmes de rappel automatisés dans ses fonctionnalités.
Grâce aux notifications par SMS ou par courrier électronique, les clients reçoivent en temps utile des rappels concernant leurs rendez-vous à venir, ce qui réduit la probabilité de visites manquées. Cela permet non seulement de maintenir un flux constant de clients, mais aussi de contribuer à l’efficacité globale du cabinet.
2. Gestion des données des clients
La gestion efficace des données clients est au cœur de toute pratique privée réussie.
Dans ce
ce rapport
45% des 300 praticiens interrogés ont signalé des problèmes de données frustrants dans leur pratique.
Avec Pabau, le personnel peut facilement ajouter de nouveaux patients dans la base de données et mettre à jour les détails des patients existants. Cette approche rationalisée a un impact significatif sur l’efficacité globale, permettant aux praticiens de consacrer plus de temps aux soins des patients et moins à la paperasserie.
Voici comment les fonctionnalités de Pabau contribuent à faire gagner du temps et à rationaliser les opérations.
Ne pas se contenter de papier
La dématérialisation facilite les choses pour tout le monde. La disparition des dossiers physiques réduit le risque de perte de données, améliore l’organisation et accélère l’accès à l’information. Vous n’avez pas besoin de fouiller dans un classeur, mais vous pouvez accéder aux dossiers des clients en quelques clics.
Vous gagnez également du temps sur des tâches telles que la numérisation et le téléchargement de documents dans le système. Les clients peuvent signer un formulaire de consentement numérique à l’intérieur de Pabau, par exemple.
Dossiers médicaux électroniques (DME)
L’utilisation de dossiers patients numériques est également idéale pour les praticiens qui travaillent dans des endroits différents ou qui effectuent des visites à domicile. La possibilité de consulter les dossiers des clients depuis n’importe quel endroit signifie qu’ils peuvent prodiguer les meilleurs soins, où qu’ils se trouvent, que ce soit en clinique ou en déplacement.
Mieux encore, les mises à jour du DME se font instantanément. Le fait de disposer d’informations en temps réel aide les praticiens à se tenir au courant des derniers développements concernant un client, ce qui leur permet de prendre des décisions plus précises et mieux informées.
Cartes de client
Les cartes de clients de Pabau – également appelées dossiers de patients – sont comme une base de données détaillée.
Ils stockent toutes les informations importantes concernant les clients, qu’il s’agisse de leurs coordonnées, de leurs proches, de leurs antécédents médicaux ou de leurs rendez-vous précédents et à venir. La carte de client contient des informations essentielles telles que les antécédents médicaux, les allergies, les formulaires de consentement, les résultats de laboratoire et les traitements antérieurs.
Cela signifie que vous pouvez rapidement retrouver toutes les informations dont vous avez besoin sur un client à tout moment, ce qui vous permet de gagner du temps dans la recherche des dossiers et d’améliorer la prise en charge des clients dans son ensemble.
3. Réservations en ligne
Le système de réservation en ligne de Pabau
système de réservation en ligne de Pabau
est incroyablement personnalisable, ce qui vous permet de transformer la prise de rendez-vous et la gestion, tout en l’adaptant aux exigences de votre entreprise.
Le fait de pouvoir proposer des réservations plus souples, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, représente un gain de temps considérable pour tout cabinet privé. Avec Pabau, les cabinets privés peuvent améliorer leur gestion des rendez-vous, gagner des heures chaque semaine et offrir une expérience efficace aux clients et aux praticiens.
Réservation (avec formulaires intégrés)
Plus votre processus de réservation est manuel, plus votre équipe sera occupée.
Pabau vous aide en automatisant la distribution des formulaires de consentement et des questionnaires médicaux, ce qui signifie que vous n’avez pas à les envoyer manuellement. Les clients peuvent remplir les formulaires à leur rythme et vous disposez de toutes les informations dont vous avez besoin avant de traiter un patient.
Et comme vous ne le faites pas en clinique, vous pouvez même réduire les délais de rendez-vous.
Protection des dépôts et des paiements
De nombreux outils proposent des dépôts, mais peu sont aussi personnalisables que Pabau.
Comme vous le savez,
les dépôts sont un outil essentiel
pour s’assurer que les patients s’engagent et que la situation financière reste stable. Le dispositif Pabau est flexible et permet aux cabinets de fixer des dépôts adaptés aux besoins des clients individuels ou à des services spécifiques. Vous pouvez choisir différents types d’acomptes – comme les acomptes forfaitaires, les acomptes basés sur un pourcentage ou les acomptes complets – en fonction de ce qui convient le mieux à votre pratique.
Les dépôts forfaitaires sont simples et conviennent parfaitement aux services standard. Les dépôts basés sur un pourcentage permettent une personnalisation en fonction de facteurs tels que le statut du patient ou la complexité de son traitement. Les dépôts pour paiement intégral sont pratiques et réduisent le risque de frais imprévus.
Peut gérer des réservations complexes
Ce qui distingue Pabau, c’est sa capacité à soutenir des entreprises complexes dans le domaine de la santé.
Pabau simplifie les choses grâce à une gestion aisée de plusieurs sites. Le système vous permet de mettre en place plusieurs sites sans effort, en permettant à chaque site de gérer son calendrier de manière indépendante.
Nous facilitons également l’attribution de services à des salles et à des équipements spécifiques, de sorte que si vous devez vous assurer que lorsqu’un patient réserve un certain type de traitement, l’équipement dont il a besoin est également pris en compte. Cela réduit le risque de doubles réservations et de moments gênants.
4. Communication et engagement
Pabau facilite la communication avec les clients, en donnant aux cabinets les outils pour se connecter, surveiller et construire des relations sans effort. Vous pouvez envoyer des courriels et des SMS de confirmation et de rappel, envoyer des rappels automatisés et mettre en place des campagnes ciblées pour des clients spécifiques.
La carte client conserve également un registre détaillé des communications, ce qui facilite l’accès à toutes les interactions – et permet de savoir si un client a ouvert ou non le dernier courriel que vous lui avez envoyé.
Envoyer des rappels de rendez-vous
Les clients oublient toujours leurs rendez-vous. C’est un fait.
Cependant, au lieu de demander à votre équipe de téléphoner à des listes de clients pour s’assurer qu’ils sont toujours présents, vous pouvez envoyer des confirmations de rendez-vous et des rappels via Pabau. Mieux encore, vous pouvez les envoyer par courrier électronique et par SMS, afin qu’ils aient plus de chances d’être vus par les clients.
Réservations autogérées
Le portail client de Pabau représente un gain de temps considérable pour les cabinets privés.
Grâce à cet outil, les clients peuvent facilement prendre en charge leurs rendez-vous. Pour les clients existants, le portail est comme une fenêtre directe sur leurs réservations. Ils peuvent facilement prendre, reporter ou annuler leurs rendez-vous, ce qui évite à votre équipe de le faire manuellement.
Accéder aux informations médicales
Vous pouvez également mettre en place le portail client afin que les clients puissent accéder en toute sécurité à leurs informations médicales. Ils peuvent se connecter et consulter leurs résultats de laboratoire, par exemple, à partir d’une plateforme simple.
Les clients peuvent également mettre à jour leurs informations médicales et accéder aux formulaires à partir du portail client, qui est immédiatement synchronisé avec la carte client afin que vous puissiez toujours travailler avec des informations exactes.
Vous pouvez vous faciliter la vie en sélectionnant des champs spécifiques à remplir dans les formulaires et en rendant certains détails obligatoires lors de la prise de rendez-vous.
5. Lettres
Toutes les entreprises n’ont pas besoin d’envoyer des lettres, mais les cabinets privés en ont certainement besoin.
Et Pabau révolutionne la façon dont les professionnels de la santé traitent les lettres. Au-delà de la simple rationalisation de la création, de l’édition et de l’envoi de lettres, Pabau améliore considérablement l’efficacité globale de la communication au sein de l’écosystème des soins de santé.
Utiliser des champs personnalisés
Pabau permet aux praticiens d’extraire rapidement les informations pertinentes du DME, éliminant ainsi le besoin de taper à répétition. Cela permet non seulement de gagner un temps précieux, mais aussi de minimiser le risque d’erreurs liées à la saisie manuelle des données.
Par exemple, au lieu d’avoir à saisir le nom du client, il vous suffit d’utiliser le champ personnalisé pour extraire les informations de l’enregistrement du client.
Texte macro répétitif
Vous vous retrouvez toujours à écrire les mêmes phrases ?
Vous pouvez utiliser des macro-textes – qui sont de petites sections de texte – que vous insérez dans vos lettres. Ils conviennent parfaitement pour les phrases répétitives que vous ne voulez pas taper à chaque fois. Cela augmente la productivité globale et contribue à rationaliser le flux de travail.
Accès au réseau Pabau
Les clients qui utilisent Pabau ont également accès au réseau Pabau.
Cela signifie que les patients peuvent être mis en relation avec un médecin généraliste ou un cabinet privé. Lorsqu’un médecin généraliste doit être mis en copie conforme d’un courriel, vous pouvez le faire directement à partir du système. Un autre gain de temps appréciable.
6. Dictée
La dictée est un outil utile qui peut contribuer à améliorer l’enregistrement des visites de vos patients. Elle peut permettre de gagner du temps dans la clinique, de réduire les erreurs et d’améliorer les soins aux patients.
En tant que praticien, la saisie de notes médicales ajoute des heures à votre semaine. L’utilisation d’un outil de dictée peut vous aider à optimiser le temps entre les rendez-vous et garantit que toutes les informations sont stockées en toute sécurité dans le dossier de votre patient, ce qui simplifie le processus de tenue des dossiers.
Voici trois façons dont la fonction de dictée de Pabau offre des avantages transformateurs…
Sûreté et sécurité
Le fait de pouvoir exprimer verbalement vos pensées et vos notes de traitement réduit considérablement l’effort manuel de la dactylographie, n’est-ce pas ? Cependant, l’utilisation d’autres outils d’enregistrement n’est pas idéale, surtout si vous devez ensuite transférer vos notes vocales d’un système à l’autre.
Les notes vocales Pabau sont créées et enregistrées directement dans le dossier du client.
Précision accrue
La fonction de dictée de Pabau est conçue pour traiter la terminologie médicale spécifique.
Les risques de mauvaise interprétation ou d’inexactitude des informations sur les patients étant réduits, les prestataires de soins de santé n’ont pas besoin de passer beaucoup de temps à corriger leurs dictées. Cela contribue à son tour à une meilleure qualité de soins et à de meilleurs résultats pour les clients.
Créer des lettres avec l'IA
Au-delà de la prise de notes, cette fonction s’intègre parfaitement dans le contexte plus large de la communication avec les clients. Les praticiens peuvent sans effort transformer leurs notes vocales dictées en lettres d’un simple clic. Grâce à Echo AI, votre note vocale est transformée en lettre en quelques secondes.
Mieux encore, vous pouvez envoyer votre lettre par courrier électronique directement dans le système.
7. Laboratoires
La fonction laboratoire de Pabau facilite la gestion des laboratoires et permet de gagner beaucoup de temps.
Cette fonction permet non seulement de numériser et de rationaliser les processus liés aux laboratoires, afin que vous sachiez toujours exactement où vous en êtes dans le processus, mais aussi de faciliter l’obtention des résultats par les clients.
Une communication rapide et fiable
Les praticiens qui utilisent Pabau peuvent facilement demander et recevoir des résultats de laboratoire par voie numérique, ce qui garantit une communication rapide et fiable. Cela permet d’éliminer les incertitudes liées aux méthodes traditionnelles de prestation de services et d’obtenir en temps utile des informations sur la santé des clients.
Rationalisation des processus d'essai
Vous pouvez facilement commander et gérer des tests de laboratoire directement dans le système Pabau.
Notre intégration avec de nombreux fournisseurs de laboratoires, tels que Randox et The Doctors Laboratory, permet non seulement d’élargir les capacités d’analyse, mais aussi de rationaliser l’ensemble du processus d’analyse en laboratoire.
Les résultats de laboratoire sont présentés dans un format facilement compréhensible, ce qui améliore l’accessibilité pour les praticiens. Le stockage automatique des résultats dans la carte client crée un répertoire centralisé, simplifiant l’accès et la référence pour une prise de décision efficace.
Accès instantané au client
En utilisant le portail client, les clients ont un accès immédiat à leurs résultats de laboratoire par le biais d’un portail sécurisé et protégé par un mot de passe. Si vous configurez Pabau pour permettre cela, bien sûr, c’est à vous de décider !
En revanche, les patients n’ont pas besoin de téléphoner ou de se rendre à la clinique pour obtenir les résultats, ce qui constitue un moyen pratique et rapide pour les clients de se tenir informés de leur état de santé.
8. Prescriptions
Le puissant système de prescription de Pabau permet non seulement de prescrire rapidement et en toute confiance, mais il offre également une multitude d’avantages que les professionnels de la santé apprécieront. Grâce à ce système, vous n’avez pas à craindre de prescrire un médicament qui ne convient pas à un patient.
En simplifiant et en améliorant le processus de gestion des prescriptions, Pabau permet aux praticiens de consacrer plus de temps aux soins des clients qu’aux tâches administratives.
Prescrire en toute confiance
L’intégration de Pabau avec la base de données du British National Formulary (BNF) fournit aux praticiens des informations précises et actualisées sur les médicaments. Les prestataires de soins de santé disposent ainsi des informations les plus récentes pour prendre des décisions plus sûres en matière de prescription.
L’exhaustivité de la base de données permet aux prestataires de soins de santé de disposer d’une mine d’informations, ce qui renforce la confiance dans les prescriptions. Cela permet non seulement d’accélérer la prise de décision, mais aussi d’obtenir des prescriptions plus précises et mieux adaptées.
Pabau rationalise encore les flux de prescriptions en offrant des fonctionnalités telles que les prescriptions répétées, créant ainsi un processus de gestion des prescriptions plus efficace et plus organisé.
Signale les allergies et les contre-indications
Pabau va au-delà de la prescription précise en promouvant une prise en charge holistique du patient.
Grâce à l’intégration avec la base de données SNOMED, les praticiens peuvent s’assurer que les allergies des clients, qui sont tirées de la carte du client, sont notées, et signaler intelligemment les contre-indications.
Cette double approche donne aux praticiens la certitude que chaque prescription est adaptée au profil de santé individuel du patient. Rien ne vaut la tranquillité d’esprit que procure un outil qui permet de garder automatiquement à l’esprit l’historique de votre client.
En résumé
Compte tenu de la quantité de tâches et de responsabilités avec lesquelles les cabinets privés jonglent quotidiennement, une gestion efficace du temps est essentielle pour réussir. Et le moyen d’y parvenir, c’est la technologie.
Gérer les réservations et s’assurer que les données des clients sont collectées en toute sécurité peut avoir un impact significatif non seulement sur la qualité des soins, mais aussi sur le succès global du cabinet.
Pabau est une solution globale qui fournit un système intuitif pour rationaliser ces défis quotidiens qui vous volent des heures, encore et encore.
Mais cela ne s’arrête pas là. Avec des caractéristiques spécifiques à l’industrie, telles que les lettres, les laboratoires. dictées et les prescriptions, soulignent l’importance de Pabau en tant qu’outil de soins de santé qui a tout compris.
Il libère du temps, des soucis et de l’espace dans la tête. L’avez-vous déjà essayé ?
