L’utilisation d’un CRM revient à jeter un sort à votre entreprise.
Comme celui que la marraine de la fée a jeté sur Cendrillon.
« Bibbidi-bobbidi-boo » et souffle. Votre clinique esthétique se transforme en belle du bal parmi vos concurrents.
La mise en œuvre d’un logiciel de gestion de la relation client dès le lancement de votre clinique est essentielle pour votre entreprise.
Car si vous attendez trop longtemps avant de le faire, vous risquez de transformer votre clinique en citrouille du jour au lendemain.
Un CRM simplifiera les opérations de votre clinique et vous aidera à offrir une expérience client exceptionnelle.
Travailler dans le secteur de l’esthétique signifie que vous devez gérer les informations relatives aux clients, fixer les heures de rendez-vous pour les consultations et les traitements, planifier l’emploi du temps de votre équipe et synchroniser vos spécialistes, votre équipement, vos bureaux et vos outils uniques.
C’est sans aucun doute beaucoup de choses à superviser, surtout si vous n’en êtes qu’aux premiers stades de la création de votre clinique. Mais avec un système de gestion de la relation client, cela devient une tâche simple.
Un CRM = une meilleure expérience client
En outre, le fait de savoir tout ce qu’il y a à savoir sur vos clients – de leurs rendez-vous et traitements à leurs préférences et habitudes – vous permet d’offrir une expérience personnalisée qui leur donne l’impression d’être spéciaux.
Et c’est l’une des choses les plus importantes.
Je le sais par expérience.
À chaque fois que j’ai fait des essayages pour ma robe de mariée, la styliste m’a posé les mêmes questions, encore et encore. « Quelle est votre profession ? Où se déroule le mariage ? Comment êtes-vous coiffée ? »
La prévisibilité s’est installée, et je savais précisément comment notre conversation se déroulerait lors de mon prochain essayage.
Dans ces moments-là, je me sentais ordinaire. Petit. Les jours où j’avais besoin de me sentir SPÉCIAL.
Ne commettez pas de telles erreurs avec vos clients. Ils font partie intégrante de votre entreprise et devraient toujours être les vedettes lorsqu’ils viennent dans votre clinique.
Qu'est-ce qu'un CRM ?
CRM est l’abréviation de Customer Relationship Management (gestion de la relation client). Un CRM est un outil logiciel qui aide les entreprises à entretenir des relations avec les clients et les prospects.
Le logiciel est conçu pour simplifier le processus de suivi des interactions avec les clients en remplaçant la multitude de feuilles de calcul et toutes les applications différentes que les entreprises ont l’habitude de bricoler pour suivre et gérer les informations relatives aux clients.
Le résultat ? Une meilleure organisation, une efficacité accrue, une meilleure gestion du temps et des clients satisfaits.
Le CRM agit comme le système nerveux central de votre entreprise, vous permettant de rassembler, d’organiser et d’analyser des informations cruciales sur vos clients et prospects.
Avec un CRM, vous pouvez suivre l’historique des communications, gérer les rendez-vous et rationaliser vos efforts de vente et de marketing. Outre le stockage des données, le logiciel vous aidera à mieux comprendre vos clients, à personnaliser vos interactions et, en fin de compte, à établir des relations plus solides et durables.
Par essence, un système CRM est l’épine dorsale de votre approche centrée sur le client, vous permettant de fournir un service de premier ordre, d’accroître la satisfaction des clients et de stimuler la croissance de l’entreprise.
Pourquoi ai-je besoin d'un CRM pour mon entreprise d'esthétique ?
Vous voulez être le meilleur dans votre secteur d’activité ? Vous souhaitez développer votre entreprise ?
Si vous avez répondu « oui », la vraie question que vous devez vous poser est la suivante : « Quel type de CRM dois-je mettre en place dans mon entreprise d’esthétique ?Quel type de CRM dois-je mettre en place dans mon entreprise d’esthétique ?«
La réponse : Un système CRM conçu pour les cliniques d’esthétique.
Pabau est l’un des meilleurs logiciels de gestion de la relation client (CRM) parfaitement conçu pour les
les cliniques médico-esthétiques
.
Il vous permettra non seulement de gérer les informations relatives à vos clients, mais aussi de rationaliser vos opérations quotidiennes en vous proposant des formulaires médicaux, des formulaires de pré-traitement et de post-traitement, des formulaires de consentement et bien d’autres encore, conçus spécifiquement pour répondre aux besoins de votre clinique d’esthétique.
La gestion de la relation client est-elle bénéfique pour les petites entreprises ?
OUI. Un CRM robuste automatise de nombreux processus et vous aidera à lancer votre entreprise rapidement, efficacement et avec succès.
Le Dr Jordan, fondateur et injecteur principal chez Allo Aesthetics
partage une expérience de première main sur les raisons pour lesquelles l’utilisation d’un logiciel de gestion de la relation client dès le début de votre activité est cruciale.
L'HISTOIRE DU CLIENT PABAU
Dr. Jordan Faulkner
Fondateur et injecteur principal chez Allo Aesthetics
« Au début de la création d’une entreprise, on a tendance à essayer de réduire les coûts et des choses comme les logiciels informatiques, mais c’est en fait une vision à court terme. En investissant dans ce genre de choses, on se libère du temps pour se concentrer sur des choses plus importantes.
Lorsque le Dr Jordan a lancé son activité, il utilisait un stylo et du papier pour prendre des notes médicales et une feuille de calcul Excel pour suivre les réservations. Mais cela n’a pas fonctionné pour lui.
« Cela signifie que chaque jour, je devais être totalement conscient de la nécessité d’assurer un suivi et de veiller à ne décevoir personne.
« Même le jour de Noël et le lendemain de Noël, je devais me connecter à mon ordinateur portable pour vérifier quels patients j’avais vus 14 jours auparavant et leur envoyer un message pour m’assurer qu’ils recevaient les informations appropriées ».
C’est alors que le Dr Jordan a décidé de mettre en place un logiciel de gestion de la relation client et qu’il a choisi d’investir dans Pabau afin de ne plus avoir à tout faire manuellement, tout en continuant à offrir une excellente expérience à ses clients.
PRINCIPAL AVANTAGE DE LA MISE EN ŒUVRE DE PABAU ?
« L’un des principaux avantages que nous avons constatés depuis la mise en œuvre de Pabau est la perception du professionnalisme de l’entreprise. Nous avons l’impression d’être beaucoup plus en phase avec nos patients ».
Découvrons donc tout ce qu’un CRM robuste peut faire pour votre entreprise d’esthétique.
7 façons intelligentes d'utiliser un CRM pour votre entreprise d'esthétique
1. Gérer les informations importantes concernant les patients
Un CRM vous aidera à conserver les informations relatives à vos patients et à leurs rendez-vous.
Les logiciels de gestion de la relation client permettent d’accéder à un calendrier de rendez-vous, offrant une vue d’ensemble qui simplifie la programmation et le suivi des rendez-vous des patients, garantissant ainsi qu’aucun rendez-vous n’est oublié ou pris en double.
Lorsqu’un patient prend rendez-vous, les
informations personnelles du client
sont automatiquement stockées dans le système, qui garde une trace de chaque action et de chaque détail concernant les traitements et les rendez-vous qu’ils prendront à l’avenir.
Les documents papier et les classeurs encombrés appartiendront au passé.
Par exemple, à Pabau, vous pouvez stocker des informations sur :
- Formulaires remplis par vos clients
- Photos des clients – avant et après le traitement
- Allergies et conditions médicales du client
- Toutes leurs prescriptions actuelles et passées
- Résultats de leurs tests épicutanés
- Tests de laboratoire
- Problèmes rencontrés par vos clients
- Finances – toutes les factures, tous les devis, tous les paiements
- Leurs forfaits achetés
- Tous les messages et courriels qu’ils ont reçus
- Notes prises avant et après le rendez-vous
- Détails sur leur médecin généraliste, leur pharmacie préférée et leur laboratoire.
- Et bien d’autres choses encore !
Toutes ces informations seront stockées dans un seul système, ce qui vous permettra d’y accéder facilement à tout moment.
2. Augmenter le nombre de clients qui reviennent
Avec toutes les informations sur les clients stockées en un seul endroit, vous aurez une longueur d’avance pour mieux comprendre vos clients.
Connaître les besoins et les préférences de vos clients peut vous aider à leur offrir une expérience personnalisée. Cela inspirera confiance à vos patients et les encouragera à revenir à votre clinique pour de futurs traitements.
Après tout, lorsque les clients verront que vous savez tout sur leurs traitements antérieurs, ils auront l’impression d’être entre de bonnes mains.
🌟La fidélisation des patients est la clé du succès et le CRM vous aidera à garder ceux qui valent la peine d'être suivis.🌟
Le CRM peut vous aider à identifier les clients susceptibles de devenir des clients fidèles.
Par exemple, si vous constatez qu’un client a visité votre clinique plus d’une fois ou qu’il a
a recommandé vos services
à un ami, c’est le signe qu’il faut agir.
Tout le monde veut être reconnu pour sa loyauté et ses « bonnes actions » et vous pouvez le faire en envoyant des courriels promotionnels, des chèques-cadeaux ou d’autres avantages pour les remercier.
Cela incitera certainement les clients à revenir dans votre fauteuil et les encouragera encore plus à en parler à d’autres amis.
Conseil de pro
Identifiez facilement vos clients à Pabau en leur attribuant des étiquettes. Vous pouvez créer des étiquettes pour identifier les clients fidèles, les VIP, ceux qui dépensent beaucoup, mais aussi les plaignants, les absents, les débiteurs, ou toute autre étiquette que vous souhaitez attribuer à des clients spécifiques.
Vous pouvez vérifier comment
créer des étiquettes en Pabau
.
3. Éliminez les conjectures de vos activités de marketing
Si vous êtes comme la plupart des esthéticiennes, vos efforts de marketing peuvent être quelque peu désorganisés.
Vous pouvez publier fréquemment sur les médias sociaux, promouvoir des campagnes ou envoyer des lettres d’information, mais même si ces actions sont connues pour leur utilité en termes de marketing, le fait de ne pas disposer d’informations essentielles sur les préférences, les intérêts et les comportements de votre public peut rendre tous vos efforts vains.
Un CRM vous fournit rapidement ces informations et vous aide à cibler le public réellement intéressé par les services offerts par votre clinique.
Avec le CRM à votre disposition, vous pouvez :
- Découvrez qui ouvre rapidement les courriels dans les 24 heures et ceux qui tardent à le faire ou ne s’engagent pas du tout. Cette analyse révèle quels sont les courriels qui ont le plus d’impact et à quelle fréquence votre public consulte sa boîte de réception, ce qui vous permet d’affiner votre stratégie de communication par courriel.
- Identifiez les personnes qui ont besoin de rappels de rendez-vous en raison de leur manque de réactivité et apportez-leur un soutien supplémentaire en leur envoyant des courriels ou des SMS de rappel.
- Cibler les clients en fonction de leurs rendez-vous antérieurs et des traitements qu’ils ont subis.
L’intégration de la gestion de la relation client dans votre pratique vous permet d’affiner vos
stratégies de marketing
et d’offrir à votre clientèle une expérience plus personnalisée et plus efficace.
À l’intérieur de Pabau, vous pouvez :
- Créez des rappels automatiques personnalisables pour encourager les clients à prendre rendez-vous ou à faire des achats.
- Envoyez des campagnes ciblées et personnalisées d’e-mails et de SMS en fonction de différents groupes de clients, de réservations, de demandes de renseignements ou d’affaires renouvelées.
- Gérez les prospects, suivez leur progression à chaque étape et convertissez-les en clients le plus rapidement possible.
🌟Avec la gestion de la relation client, l'acquisition de patients devient un jeu d'enfant 🌟
Il permet d’attirer, d’engager, de convertir et de fidéliser de nouveaux clients :
- Identifier de nouveaux clients potentiels grâce à des campagnes publicitaires précises et ciblées.
- Engager ces prospects avec des communications personnalisées et opportunes qui répondent à leurs besoins et préférences individuels.
- Naviguer dans le processus de conversion de manière transparente, fournir les bonnes informations ou expériences au bon moment, et les réengager de manière cohérente si nécessaire.
4. Permettre aux clients de prendre rendez-vous 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7
Les allers-retours entre les deux parties lors de la prise de rendez-vous peuvent s’avérer fatigants, en particulier pour les clients très occupés et disposant de peu de temps.
En proposant des options de réservation en ligne, vous offrez à vos clients la possibilité de prendre rendez-vous sans effort, à l’heure de leur choix. Cette approche rationalisée peut augmenter considérablement vos réservations avec un minimum d’efforts de votre part.
Pabau vous permet d’intégrer un widget de réservation en ligne sur votre site Web ou de partager un lien vers le portail de réservation en ligne sur vos comptes de médias sociaux, ou même les deux !
🌟Sécurisez vos rendez-vous, votre temps et vos revenus grâce à des rappels automatiques et à la mise en œuvre d'une politique de non-présentation et d'annulation 🌟
De nombreux clients prennent des rendez-vous et les oublient ensuite. Un CRM robuste peut aider à résoudre ce problème en envoyant automatiquement des courriels de rappel aux clients avant leur rendez-vous.
Avec Pabau, vous pouvez encore améliorer votre gestion des rendez-vous :
- Envoi de rappels automatiques non seulement par courrier électronique mais aussi par SMS. Consultez notre blog et découvrez pourquoi
Il est plus intelligent d’envoyer des rappels par SMS plutôt que par courrier électronique
. - Sécuriser les rendez-vous en versant des acomptes, afin d’éviter les annulations de dernière minute.
- Créer des politiques personnalisables de non-présentation et d’annulation qui vous permettront d’être payé même si le client ne se présente pas à son rendez-vous.
5. Créer une communication transparente entre les membres du personnel
La prestation de soins exceptionnels aux patients repose sur un travail d’équipe harmonieux entre les membres du personnel de la clinique. Les logiciels de gestion de la relation client (CRM) conçus pour les cliniques d’esthétique favorisent la collaboration en permettant l’accès et la mise à jour en temps réel des dossiers des patients.
En outre, il offre une gestion des tâches et des calendriers partagés, ce qui garantit que les rendez-vous et les traitements se déroulent de manière transparente. Grâce au CRM, votre équipe peut collaborer sans effort, ce qui permet d’améliorer les résultats pour les patients.
6. Un CRM vous permettra de recevoir plus facilement un retour d'information
Le meilleur moyen d’améliorer le fonctionnement de votre clinique est de recevoir les commentaires de vos clients.
Cependant, de nombreuses personnes n’ont pas l’habitude de répondre à de longues enquêtes ou de laisser des commentaires de leur plein gré. C’est pourquoi nous devons leur montrer qu’il est important pour eux et pour les autres clients de laisser des commentaires afin que votre clinique puisse améliorer ses services.
Un système de gestion de la relation client leur facilitera la tâche en leur envoyant des rappels automatisés par courrier électronique ou des notifications juste après leur rendez-vous.
🌟Les évaluations et les enquêtes peuvent améliorer la réputation de votre clinique 🌟
La première impression n’a qu’une seule chance. Et vous devez vous assurer qu’il est sacrément bon.
Les avis sont la première chose que les clients vérifient avant de prendre rendez-vous et vous devez vous efforcer de recueillir le plus grand nombre possible d’avis positifs.
Même si votre clinique fournit tous les services de manière irréprochable, certains clients peuvent encore avoir des expériences désagréables et laisser de mauvaises critiques 🙁.
Avec Pabau, vous pouvez choisir les avis que vous souhaitez partager sur votre site Web ou afficher sur Google et ceux que vous souhaitez conserver dans le système pour vous seuls.
Les enquêtes, en revanche, sont privées, mais vous obtenez un retour d’information plus détaillé qui vous aidera à améliorer les activités de votre clinique.
Dans Pabau, vous pouvez personnaliser vos enquêtes de satisfaction et n’inclure que les questions importantes. Cela vous permettra de trouver exactement ce que vous voulez et de ne pas faire perdre à votre client un temps précieux.
7. Vous aide à prendre des décisions fondées sur des données
Les logiciels de CRM pour cliniques excellent dans la collecte et l’analyse de grandes quantités de données, fournissant des informations inestimables sur les performances de votre clinique.
Vous pouvez suivre sans effort les KPI (indicateurs clés de performance), contrôler la satisfaction des patients, évaluer l’efficacité de la prise de rendez-vous et mesurer la productivité du personnel.
Armé de ces informations, vous pouvez prendre en toute confiance des décisions fondées sur des données qui non seulement améliorent les résultats pour les patients, mais optimisent également l’allocation des ressources et stimulent la croissance de la clinique.
Dans Pabau, vous pouvez générer des rapports sur chaque opération ou action de votre clinique en un seul clic. Rapports sur les clients, les prospects, les ventes, les rendez-vous, les finances, etc.
Mieux encore, vous aurez une vue d’ensemble de vos statistiques les plus importantes directement sur le tableau de bord de votre Pabau et vous pourrez suivre toutes vos opérations en temps réel.
Les principales caractéristiques de Pabau pour l'industrie de l'esthétique
Pabau est une solution logicielle tout-en-un conçue pour faciliter les activités quotidiennes des entreprises du secteur de la
l’entreprise médico-esthétique
. Nous avons passé en revue un grand nombre de ses fonctions robustes, mais il y en a encore d’autres dont votre clinique profitera pleinement.
1. Portail client
Un portail client est un portail où vos clients peuvent suivre tous leurs rendez-vous, les formulaires dont ils ont besoin ou qu’ils ont déjà remplis, leurs factures payées ou en attente, les forfaits qu’ils ont achetés, et bien plus encore.
Ils disposeront de leurs propres identifiants pour se connecter au portail et, de là, ils pourront facilement gérer leurs réservations et effectuer des paiements.
2. Diagrammes de tracé des visages
Grâce à cette fonction, vous pouvez facilement créer des dossiers de traitement précis en marquant les points d’injection sur un schéma du visage ou, mieux encore, directement sur une photo du visage de votre patient.
A chaque point d’injection, vous pourrez ajouter la quantité exacte d’injectable utilisée, ce qui vous donnera un aperçu visuel clair du traitement subi par votre client.
3. Créer des photographies avant et après
Dans Pabau, vous pouvez créer des images professionnelles avant et après sans effort ou documenter vos traitements avec plusieurs images côte à côte à l’aide d’une interface simple de glisser-déposer.
Vous pouvez trouver une gamme d’options de comparaison pour vous aider à capturer et à présenter vos traitements de manière efficace, et ils seront parfaits pour les partager sur les médias sociaux et montrer votre magie.
4. Notifications automatisées en cas d'allergies
Avant de se présenter à un rendez-vous, le client doit remplir un formulaire médical et vous informer de ses éventuelles allergies.
Une fois qu’ils l’ont fait, tous les détails sont stockés dans le système. Ainsi, si vous souhaitez utiliser des produits ou prescrire des médicaments auxquels ils sont allergiques, le système vous en informera automatiquement.
Cela vous évitera de mettre la santé de votre client en danger et vous donnera l’occasion de chercher un autre médicament sûr pour votre client.
5. Formulaires de pré-soins et de post-soins
Pabau peut vous aider à préparer vos patients à leur rendez-vous en leur envoyant directement des formulaires automatiques de pré-soins et de post-soins.
Le système reconnaît le type de rendez-vous que votre client a pris et lui envoie le formulaire approprié pour son traitement.
Vous pouvez également relier les formulaires médicaux et de consentement à vos clients, ce qui leur permet de les remplir au moment qui leur convient le mieux.
Quels sont les risques de ne pas utiliser la gestion de la relation client dans votre entreprise d'esthétique ?
Dans le monde interconnecté d’aujourd’hui, la décision de ne pas mettre en place un système de gestion de la relation client comporte de nombreux risques, tant pour les entreprises esthétiques nouvellement créées que pour celles qui existent depuis longtemps.
Ces risques peuvent avoir un impact significatif sur différents aspects de votre activité :
| Inefficacité | Sans CRM, votre personnel passe beaucoup de temps à effectuer des tâches administratives et à rechercher manuellement des informations sur les clients, alors qu'un logiciel de CRM automatise ces processus. |
| Moins d'expérience client | L'absence de CRM signifie que vous ne disposez pas d'informations précieuses sur vos clients, ce qui vous empêche de comprendre leurs préférences et d'adapter vos services et votre marketing de manière efficace. |
| Atteinte à la réputation et à la confiance des clients | Sans un système de gestion de la relation client, vous risquez d'avoir du mal à conserver des enregistrements organisés des interactions avec les clients et des rendez-vous, ce qui peut entraîner des erreurs de programmation, des rendez-vous manqués ou des doubles réservations. |
| Absence de suivi | Manquer de suivi peut signifier manquer de nouveaux rendez-vous ou de nouvelles ventes. Le CRM vous permet de savoir qui a besoin d'un suivi, afin de ne manquer aucune opportunité. |
| Difficile de mesurer le retour sur investissement (ROI) | Sans une mesure précise de l'impact du marketing, l'allocation du budget devient difficile, ce qui peut conduire à des dépenses inutiles. |
Un CRM, c'est la bonne décision
En résumé, le CRM n’est pas un outil que vous devriez envisager d’utiliser. C’est indispensable !
Le CRM rend votre entreprise d’esthétique plus efficace, plus axée sur le client et, en fin de compte, plus prospère.
Il rationalise les opérations, améliore l’expérience des clients et permet de prendre des décisions fondées sur des données. Le CRM est la clé du professionnalisme, de l’efficacité et de la confiance des patients.
Pour toute entreprise esthétique qui aspire à être la meilleure et à atteindre une croissance évolutive, la mise en œuvre d’un système de gestion de la relation client est cruciale pour éviter de nuire à la réputation et pour atténuer les risques tels que l’inefficacité, la stagnation de l’expérience client, la mauvaise collaboration au sein de l’équipe, le manque de suivi et les difficultés à mesurer le retour sur investissement.
Le CRM est la voie royale pour faire de votre clinique la belle du bal, afin que chaque client se sente comme une star, assurant ainsi sa fidélité et le succès durable de votre entreprise.
