Cas d’utilisation présenté : Propriétaire/Praticien

Comment l'investissement à Pabau a permis à cet ancien médecin du NHS de créer une expérience transparente pour les patients

Le Dr Jordan Faulkner est le fondateur et l’injecteur principal d’Allo Aesthetics, une société qu’il a créée il y a deux ans. Allo Aesthetics propose une gamme de procédures esthétiques et cosmétiques à Londres et dans le Yorkshire du Sud, et le Dr Jordan encadre désormais cinq autres injecteurs.

Lorsque le Dr Jordan a lancé son entreprise, il utilisait des notes sur papier et une feuille de calcul Excel pour les réservations. Mais cela nuisait à son efficacité, car le suivi des clients et le fait de s’assurer que tout était documenté prenaient beaucoup de temps.

Il a décidé d’investir très tôt dans un logiciel de gestion de cabinet et, grâce à cela, il a pu libérer beaucoup d’espace pour se concentrer sur la chose la plus importante pour sa clinique : offrir des expériences exceptionnelles à ses clients.

Les problèmes rencontrés par Allo Aesthetics

Laisser de côté les systèmes du NHS

L’une des difficultés rencontrées par le Dr Jordan lorsqu’il est passé d’une fonction au sein du NHS à la création de sa propre entreprise d’esthétique a été de laisser derrière lui le système et les processus établis pour les réservations et la documentation.

Utiliser un stylo et du papier

Le Dr Jordan utilisait à la fois un stylo et du papier pour ses notes médicales et une feuille de calcul Excel pour le suivi des réservations.

Mais aucune de ces méthodes ne fonctionnait.

Il devait rédiger toutes ses notes sur papier, ce qui impliquait d’imprimer tous ses formulaires et de les télécharger par la suite. Le stockage de ces notes en toute sécurité a également posé des problèmes. En outre, il utilisait une feuille de calcul Excel pour savoir avec quels patients il devait faire un suivi.

« Tout d’un coup, vous vous retrouvez sans cela et vous utilisez des notes sur papier et des systèmes de réservation en ligne que vous avez vous-même créés, qui sont encombrants, qui prennent beaucoup de temps et qui ne sont pas conçus pour cela.

« J’utilisais une feuille Excel standard pour les réservations. Comme vous pouvez l’imaginer, cela signifiait que chaque jour, je devais être totalement conscient de la nécessité d’effectuer ces suivis et de m’assurer que je ne laissais personne tomber ».

Le point de rupture

Devoir travailler le jour de Noël

Le point de rupture qui a poussé le Dr Jordan à passer à un logiciel de gestion de cabinet s’est produit pendant les fêtes de fin d’année. Il n’était pas en mesure de se détendre comme il le souhaitait car rien n’était automatisé et il craignait que les clients ne reçoivent pas la bonne communication au bon moment.

« Même le jour de Noël et le lendemain de Noël, je devais me connecter à mon ordinateur portable pour vérifier quels patients j’avais vus 14 jours auparavant et leur envoyer un message pour m’assurer qu’ils recevaient les informations appropriées ».

Mais l’instinct veut que l’on réduise les coûts

Beaucoup de personnes qui se lancent dans le secteur de l’esthétique travaillent encore dans le NHS pendant qu’elles lancent leur entreprise, elles ont donc déjà deux casquettes et doivent jongler avec deux emplois. Dans les premiers temps, il est tentant de se débrouiller et de gérer au mieux, plutôt que d’investir dans un logiciel.

« Je voulais pouvoir m’asseoir et savoir que tout était automatisé et fait pour moi, sans que les patients aient l’impression d’avoir été déçus.

« Au début de la création d’une entreprise, on a tendance à essayer de réduire les coûts et des choses comme les logiciels informatiques, mais c’est en fait une vision à court terme. En investissant dans ce genre de choses, on se libère du temps pour se concentrer sur des choses plus importantes.

Comment Pabau aide les propriétaires/praticiens

Transition en douceur d'une fonction au sein du NHS avec les systèmes et processus existants

Gérer l'ensemble de l'entreprise à partir d'un système tout-en-un

Automatiser les tâches manuelles, gagner du temps et se concentrer sur l'expérience du client

Créer une approche normalisée des soins qui puisse être étendue

Pourquoi Allo Aesthetics a décidé d'utiliser Pabau

Le Dr Jordan a suivi sa formation en esthétique auprès d’Interface Aesthetics, une académie de formation qui facilite la formation en esthétique pour les médecins, les infirmières et les dentistes. Ils utilisaient Pabau sur le terrain, alors quand il s’est agi de choisir un logiciel, c’est le premier nom qui lui est venu à l’esprit.

Interface l’a orienté dans la bonne direction et il n’a jamais regardé en arrière.

« J’ai découvert Pabau très tôt dans ma carrière d’esthéticienne. Ce n’est que plus tard, lorsque j’ai voulu réinvestir une partie des bénéfices que j’avais réalisés dans l’entreprise, que je me suis dit qu’il fallait que j’aie l’air plus professionnel et que tout soit un peu plus rationalisé.

« La meilleure chose pour moi avec Pabau, c’est que toutes ces fonctionnalités distinctes sont intégrées dans un seul système. Le fait que tout soit intégré dans un système chronologique enlève au clinicien une grande partie de son énergie cérébrale.

Un système tout-en-un

Au lieu d’avoir à jongler avec différents systèmes, l’utilisation de Pabau a permis de regrouper sous un même toit toutes les fonctionnalités dont le Dr Jordan a besoin. Désormais, il peut gérer le parcours du patient de bout en bout en un seul endroit.

Il peut réserver le patient et savoir qu’il recevra automatiquement ses soins préalables, son formulaire de consentement et son examen médical, et que tout cela sera déjà téléchargé lorsqu’il le verra à la clinique.

Le jour J, Pabau lui demande de vérifier que le formulaire de consentement est bien signé, de télécharger les images médicales appropriées et d’ajouter une note sur ce qu’il fait à la clinique.

Pabau envoie également le service après-vente et les suivis programmés, y compris :

Un courriel de suivi avec des instructions pour la suite du traitement
Un suivi programmé deux semaines plus tard pour s’assurer qu’ils sont satisfaits
Un suivi trois mois plus tard pour vérifier s’ils sont toujours satisfaits

Une approche standardisée des soins

Ayant fait appel à d’autres injecteurs pour travailler dans le cadre de sa marque, M. Pabau a aidé le Dr Jordan à créer une approche normalisée des soins aux patients.

Tous les clients reçoivent exactement les mêmes instructions avant et après les soins, quelle que soit la personne qu’ils voient à la clinique. Cela signifie que même si son équipe s’est agrandie, les patients vivent la même expérience.

Du point de vue de la marque, Allo Aesthetics donne l’impression d’être cohérente, tout le monde étant sur la même longueur d’onde.

« Lorsque j’ai créé Allo Aesthetics, j’ai commencé à recruter d’autres injecteurs sous ma marque et nous avons travaillé ensemble en tant que réseau d’injecteurs.
Aujourd’hui, nous utilisons tous le Pabau avec les mêmes systèmes, les mêmes soins préalables et les mêmes soins ultérieurs.

Formulaires adaptés à votre entreprise

Un autre avantage pour le Dr Jordan est le haut niveau de personnalisation offert par Pabau.

Avec des centaines de formulaires prédéfinis déjà disponibles sur le système, le Dr Jordan pouvait simplement les éditer et les personnaliser comme il le souhaitait pour s’assurer que tout représente bien sa façon de pratiquer en tant que clinicien. Il a pu le faire :

« L’une des choses les plus importantes lorsque vous installez Pabau dans votre clinique est de personnaliser vos formulaires. Vous devez vous assurer que tous les formulaires médicaux, les formulaires de consentement et les formulaires de soins préalables et postérieurs sont formulés exactement comme vous le souhaitez.

L'impact sur son équipe et sur ses clients

L’impact ne s’est pas limité au Dr Jordan.

L’ensemble de l’équipe ressent l’avantage de pouvoir consacrer moins de temps aux tâches administratives et plus de temps à ce qui compte vraiment : les soins aux patients. Désormais, c’est là qu’ils peuvent consacrer leur temps et leur énergie, et non plus à rédiger des notes et à s’assurer que tout est correctement stocké.

Le fait d’avoir Pabau a également contribué à à améliorer la façon dont l’entreprise est perçue.

Mais la façon dont les patients reçoivent des courriels automatisés, au bon moment, contribue à démontrer que l’équipe d’Allo Aesthetics a tout mis en place et réglé en tant qu’entreprise.

« Mon équipe et moi-même avons l’impression que la pression est beaucoup moins forte maintenant que nous avons Pabau, alors qu’auparavant, il fallait beaucoup plus d’administration pour tout faire.

« L’un des principaux avantages que nous avons constatés depuis la mise en œuvre de Pabau est la perception du professionnalisme de l’entreprise. Nous avons l’impression d’être beaucoup plus en phase avec nos patients ».

Les résultats

Le fait d’avoir tout ce dont il a besoin dans un seul système a changé la donne.

En règle générale, un système de réservation, la possibilité de rédiger des notes médicales, de prendre des photos médicales et de consulter des rapports financiers nécessitent des logiciels distincts. Mais l’intégration de tous ces éléments en un seul endroit simple et efficace facilite grandement les choses pour lui et son entreprise.

Il n’est donc pas surprenant qu’il recommande absolument Pabau à d’autres praticiens qui souhaitent ouvrir une entreprise d’esthétique.

« Il permet d’éliminer une grande partie de la pression liée à la logistique et à la prise de notes. Il vous offre également une plateforme pour conserver toutes vos notes de manière parfaitement sûre, conformément aux lignes directrices ».