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    Simplifier la gestion des cabinets dans un secteur médico-esthétique complexe

    L’esthétique l’esthétique médicale est assurément un secteur complexe.  

    Il faut savoir prendre le bon et le mauvais, si vous me permettez ce jeu de mots. Les points positifs sont assez évidents. Les praticiens de l’esthétique dirigent souvent leur propre entreprise pour la première fois, bénéficient d’un bien meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée et font ce qu’ils aiment – tout en rendant leurs clients heureux. D’un autre côté, il y a des défis à relever. 

    Et les plus grandes complications surviennent toujours lorsque l’on n’est pas prêt à les affronter. Ne pas se préparer, c’est se préparer à échouer, dit le proverbe, et c’est particulièrement vrai pour les cliniques d’esthétique et les spas médicaux.

    Heureusement, les logiciels de gestion de cabinet peuvent vous aider à gérer ces complexités afin que vous puissiez retrouver votre calme et que vous n’ayez plus à vous demander sans cesse : “Ai-je bien fait cela ?

    Pénétrons dans le monde de l’esthétique l’esthétique médiatique et ses défis…

    L'industrie médico-esthétique

    Ce marché se développe à une vitesse phénoménale. En 2021, l’industrie de l’esthétique était évaluée à 62,8 milliards de dollarset il est prévu qu’il augmente encore, pour atteindre la somme stupéfiante de 107 milliards de dollars d’ici à 2028. C’est une croissance importante qui se profile à l’horizon, avec une augmentation annuelle attendue d’environ 9,3 %. Pourquoi le marché de l’esthétique médiale se développe-t-il à une telle vitesse ?

    • Augmentation de la demande

    Les progrès technologiques de ces dernières années ont permis de mettre au point des procédures plus sûres, plus efficaces et plus abordables, rendant ces traitements accessibles à un public plus large. Les gens peuvent effectivement se rendre sur place et recevoir un traitement au Botox pendant leur heure de déjeuner, sans pratiquement aucun temps d’arrêt.

    • Progrès technologiques

    Les nouvelles technologies telles que les lasers, les appareils de radiofréquence et les méthodes peu invasives ont élargi les options de traitement esthétique, les rendant plus sûres, moins invasives et plus efficaces. Il y a toujours un nouveau traitement en préparation qui suscite l’enthousiasme.

    • Peu de perturbations

    Les progrès technologiques de ces dernières années ont permis de mettre au point des procédures plus sûres, plus efficaces et plus abordables, rendant ces traitements accessibles à un public plus large. Les gens peuvent effectivement se rendre sur place et recevoir un traitement au Botox pendant leur heure de déjeuner, avec peu ou pas de temps d’arrêt.

    • Une population vieillissante en augmentation

    Le vieillissement de la population alimente la demande de traitements tels que les produits de comblement dermique, le Botox et le rajeunissement de la peau. Récemment, l’American Society for Aesthetic Plastic Surgery (ASAPS) a rapportéqu’environ 3,8 millions d’adultes de plus de 55 ans ont subi des interventions esthétiques peu invasives aux États-Unis.

    • La génération “selfie

    La société accepte de plus en plus de plus en plus acceptée par la société, en particulier par les jeunes générations qui y voient un moyen d’améliorer leur beauté naturelle.notamment chez les jeunes générations qui y voient un moyen de mettre en valeur leur beauté naturelle. cette enquête. Les gens sont très ouverts à l’idée de subir des interventions dans le cadre de leur régime de beauté.

    Les 5 principales complexités de l’industrie de l’esthétique médicale 

    Il est clair que le marché cible de l’esthétique s’est considérablement élargi au cours des dernières années. Les générations plus âgées et les jeunes générations dépensent pour des traitements esthétiques et, comme les traitements sont désormais relativement abordables, ils ne sont pas réservés aux riches et aux célèbres. Certaines cliniques proposent même des plans de paiement afin que les clients puissent payer les traitements mois par mois. 

    Cependant, toute cette demande s’accompagne de complexités. Plus de clients, plus de dossiers médicaux à gérer, plus de rendez-vous à organiser et plus de risques de problèmes.

    Voici quelques-uns des principaux défis à relever l’esthétique médiatique

    1. Gérer efficacement les réservations 

    Très souvent, lorsque les praticiens de l’esthétique débutent, ils ne forment qu’une seule équipe. Cela signifie qu’ils doivent être impitoyables avec leur temps. Faire des réservations par téléphone ou via les médias sociaux prend rapidement beaucoup de temps. Il doit y avoir une meilleure solution, n’est-ce pas ? 

    2. Garantir la sécurité des patients

    La sécurité des patients est primordiale, en particulier lorsque les praticiens de l’esthétique effectuent des traitements injectables. Ils doivent également recueillir des informations détaillées sur le patient, vérifier les allergies et les conditions médicales, et s’assurer que tous les formulaires de consentement sont signés. 

    3. Plaintes et conformité 

    De nombreux praticiens évoquent la crainte de recevoir un appel téléphonique ou un courriel d’un client qui a eu une complication. C’est compréhensible. Cependant, la situation est encore pire si vous n’avez pas mis en place des processus permettant de prouver les mesures prises pour atténuer les risques.

    4. Satisfaction du client

    La satisfaction des clients peut être un défi car elle est basée sur des attentes subjectives, des attentes individuelles et des tendances du secteur. Un jour, nous voulons toutes des lèvres à la Kylie Jenner et la minute suivante, une apparence plus douce et plus naturelle est plus à la mode. 

    5. Se démarquer de la concurrence 

    La concurrence est rude et il peut être difficile d’inciter les clients à choisir votre cabinet parmi une multitude d’autres, surtout si vous ne savez pas par où commencer. Comment commercialiser votre clinique ? Qu’est-ce qui rend votre activité unique ? Il y a beaucoup de choses à prendre en compte. 

     

    💡Le saviez-vous ?

    Selon l’enquête annuelle 2019 de Hamilton Fraser Cosmetic Insurance de Hamilton Fraser Cosmetic Insurance60 % des praticiens (selon les réponses de 350 répondants) ont indiqué que leur plus grand défi était la concurrence accrue au sein de l’industrie de l’esthétique.

    Les défis

    Défi 1 : gérer efficacement les réservations

    La méthode traditionnelle de prise de rendez-vous implique des appels téléphoniques et des échanges de messages par courrier électronique, ce qui est source d’inefficacité. Du côté des clients, ce n’est pas terrible, car ils doivent appeler pendant les heures de bureau, ce qui n’est pas pratique pour ceux qui ont un emploi du temps chargé.

    Les praticiens peuvent manquer des conflits de réservation, ce qui entraîne des mélanges de rendez-vous, des pertes de revenus et des pertes de temps. Le traitement manuel des paiements entraîne des erreurs comptables et des retards, ce qui suscite l’insatisfaction des clients à la recherche d’une expérience financière transparente dans le domaine des soins de santé.

    Comment les logiciels de gestion des cabinets médicaux simplifient cette tâche :

    • Processus de réservation simplifié: Au lieu de passer par des appels téléphoniques, les clients peuvent utiliser la réservation en ligne pour prendre rendez-vous en ligne. Fini les allers-retours ! Mieux encore, les clients peuvent reporter ou annuler eux-mêmes leur rendez-vous,
    • Réservation 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 : Avec Pabau, les clients ne sont plus limités à la prise de rendez-vous pendant les heures de bureau. Ils peuvent réserver à leur convenance.
    • Prévenir les conflits de réservation : Pabau automatise la planification et dispose d’un calendrier en temps réel, ce qui aide les praticiens à éviter les conflits de réservation. Cela permet d’éviter les confusions de rendez-vous. ce qui permet d’économiser du temps et de l’argent.
    • Traitement efficace des paiements : La fonction de réservation en ligne intègre les fonctionnalités de paiement et de facturation, ce qui réduit le risque d’erreurs comptables et les retards de paiement. Cela améliore l’expérience professionnelle des clients lorsqu’ils gèrent leurs finances.

    Défi 2 : garantir la sécurité des patients

    Bien entendu, il est essentiel de s’assurer que vous traitez vos clients en toute sécurité. Mais c’est lorsque vous débutez que cela peut s’avérer le plus difficile, car vous n’avez peut-être pas mis en place les processus adéquats pour vous guider et vous assurer que vous capturez tout ce dont vous avez besoin.

    La tenue manuelle des dossiers comporte des risques : risque d’erreurs manuelles, d’égarement des dossiers des clients, de détérioration des dossiers, etc. De plus, la mise à jour manuelle d’un dossier client prend plus de temps que l’utilisation d’un logiciel de gestion de cabinet conçu à cet effet.

    Comment les logiciels de gestion des cabinets médicaux simplifient cette tâche :

    • Carte client complète : La carte de client sert de registre complet de toutes les interactions que votre clinique a eues avec chaque client. Vous pouvez tout stocker, des notes de consultation aux communications par courrier électronique, en passant par les photos avant et après.
    • Allergies et conditions médicales : Pabau signalera les principales allergies et contre-indications afin de vous protéger contre les erreurs, par exemple lorsqu’un client allergique aux crustacés prend rendez-vous pour un soin du visage Hydra. Il vous aidera également à tenir à jour vos données médicales.
    • Parcours du patient intégré : Pouvez-vous toujours être sûr que tous les formulaires de consentement ont été signés avant un rendez-vous ? Le parcours du client sur l’iPad comporte des invites pour le client et pour le praticien et garantit que vous n’oublierez jamais une étape.
    • Convivialité : D’un simple clic, vous pouvez facilement récupérer toutes les informations pertinentes, y compris les données personnelles, les photos, le DME, les journaux de communication, les données financières et bien plus encore. C’est beaucoup plus facile que d’aller chercher des documents sur papier !

    Défi 3 : plaintes et conformité

    Recevoir des plaintes de clients n’est pas quelque chose qui réjouit les esthéticiens. La conformité réglementaire de certains traitements ajoute une couche de complexité. Cependant, la gestion des plaintes et de la conformité ne doit pas être aussi difficile que vous le pensez.

    Comme nous l’avons dit au début, ce n’est que si vous ne vous préparez pas que vous aurez des problèmes. Un logiciel de gestion de cabinet robuste protégera votre entreprise et votre réputation en créant une banque de preuves – courriels, notes, photographies – que vous pourrez fournir en cas de besoin.

    Comment les logiciels de gestion des cabinets médicaux simplifient cette tâche :

    • Dossiers médicaux électroniques (DME) robustes : Pabau vous permet de stocker des données détaillées sur les patients et des dossiers de traitement. Chaque note de traitement, chaque photographie, chaque ordonnance, chaque formulaire de consentement sera conservé en toute sécurité dans le dossier du client.
    • Documentation complète. Vous ne voulez jamais vous retrouver dans une situation de “il a dit, elle a dit” avec un client. Pour éviter cela, il faut tout documenter. Les instructions que vous avez données à un client, les conseils, les recommandations – tout.
    • Questionnaires médicaux et formulaires de consentement automatisés. Grâce à un logiciel, vous intégrez cette démarche dans le processus de réservation afin de ne pas oublier d’envoyer un formulaire. Tout est signé, scellé et livré à l’heure du rendez-vous.
    • Se fixer des rappels. Vous devez vous assurer que votre personnel est à jour dans sa formation et sa certification. La meilleure façon d’y parvenir est de vous fixer des tâches dans le système qui vous rappelleront à l’ordre et vous inciteront à agir.

    Défi 4 : satisfaction des clients 

    Comment garantir la satisfaction des clients dans votre cabinet ? L’un des moyens consiste à s’assurer que les objectifs et les attentes du client sont alignés sur les siens. Pour ce faire, insistez pour que chaque nouveau client bénéficie d’une consultation avant de prendre rendez-vous.

    Une autre étape clé consiste à s’assurer que vous envoyez des instructions détaillées avant et après les soins. Le meilleur moyen d’y parvenir est d’utiliser le courrier électronique, afin de disposer d’un processus documenté – bien mieux qu’un dépliant que vous distribuez aux gens et qu’ils jettent dans leur sac sans jamais le regarder.

    Comment les logiciels de gestion des cabinets médicaux simplifient cette tâche :

    • Consultations : Avec Pabau, vous pouvez vous assurer que seuls les clients actuels peuvent prendre rendez-vous et que les nouveaux clients doivent d’abord prendre rendez-vous pour une consultation. Cela vous donne l’occasion de vous concerter et de vérifier que tout le monde est sur la même longueur d’onde.
    • Des soins préalables et postérieurs documentés : Assurez-vous que le client sait exactement ce qu’il doit faire (et ne pas faire) de son côté pour obtenir les meilleurs résultats de son traitement grâce à des modèles modifiables de pré-traitement et de post-traitement que vous envoyez par courrier électronique.
    • Fonctionnalité de devis : Créez un devis personnalisé pour un client, pour les clients qui souhaitent un plan de traitement sur mesure, afin que tout le monde soit d’accord sur le prix à l’avance.
    • Demander un retour d’information. Si vous débutez, vous ne savez peut-être pas exactement ce que vous faites de bien et ce qui peut être amélioré. Demander un retour d’information peut être utile à cet égard.

    Défi 5 : se démarquer de la concurrence

    Si vous voulez vous démarquer de vos concurrents, il est essentiel de créer des expériences personnalisées pour vos clients. L’un des moyens d’y parvenir, à grande échelle, est de mettre en place un marketing efficace.

    Il n’est pas facile de convertir de nouveaux clients en clients fidèles. Mais la concurrence acharnée exige un marketing créatif. Pour vous démarquer, vous avez besoin d’une communication personnelle, qui donne à vos clients l’impression d’être importants et qui, en fin de compte, crée un climat de confiance.

    Comment les logiciels de gestion de cabinet simplifient cette tâche : 

    • Campagnes de courriels : Créez des bulletins d’information avec le créateur de campagnes de courriel tout-en-un de Pabau, qui offre des modèles professionnels, des outils de conception faciles à utiliser et une livraison éprouvée.
    • Campagnes SMS : Avec Pabau, vous pouvez envoyer des campagnes SMS ciblées pour promouvoir vos offres spéciales et remplir les disponibilités de dernière minute.
    • Évaluations : Vous pouvez améliorer votre réputation auprès de vos clients actuels et potentiels en envoyant des demandes d’évaluation automatisées afin de renforcer votre preuve sociale au fil du temps.
    • Messages d’anniversaire : Il s’agit d’une simple fonction automatisée du système, mais elle peut faire sourire votre client et l’encourager à réserver à nouveau.

    Pourquoi tous les cabinets de médecine esthétique ont-ils besoin de Pabau ?

    Dans le secteur de la médecine esthétique, vous n’êtes pas seulement un prestataire de soins de santé ; vous êtes à la fois un artiste, un scientifique et un chef d’entreprise.

    Gérer un cabinet médico-esthétique peut parfois donner l’impression de faire tourner trop d’assiettes à la fois. Les rendez-vous, les dossiers des patients, les horaires et les finances peuvent s’accumuler, rendant votre travail plus complexe que vous ne le souhaiteriez.

    C’est là que les logiciels de gestion de cabinet, comme Pabau, viennent à la rescousse, en simplifiant vos tâches quotidiennes et en vous aidant à fournir les meilleurs soins possibles.

    Allo Esthétique - powered by Pabau

    Le Dr Jordan Faulkner a fondé sa clinique d’esthétique Allo Aesthetics il y a deux ans. La gestion de son activité à l’aide de notes papier et de feuilles Excel a réellement nui à son efficacité et à celle de son cabinet, ce qui l’a amené à décider d’investir dans un logiciel de gestion de cabinet dès le début de son activité.

    Grâce à cela, il a pu libérer beaucoup d’espace pour se concentrer sur ce qui est le plus important pour sa clinique : offrir des expériences exceptionnelles aux clients.

    "La meilleure chose pour moi avec Pabau, c'est que toutes ces fonctionnalités distinctes sont intégrées dans un seul système. Le fait que tout soit intégré dans un système chronologique enlève au clinicien une grande partie de son énergie cérébrale.

    Dr. Jordan Faulkner
    Fondateur et injecteur principal, Allo Aesthetics

    En savoir plus sur l’expérience du Dr. Faulkner avec Pabau.

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