La gestion d’une clinique ou d’un cabinet privé est semblable à celle de tout autre type d’entreprise – elle s’accompagne de son lot de défis et de tâches complexes.
C’est là qu’une technologie intelligente, le logiciel de gestion de cabinet, vient à la rescousse. 🥁 Il s’agit d’un système conçu spécifiquement pour faciliter le travail intensif et améliorer la gestion des patients dans les cliniques et les cabinets privés.
Nous comprenons que toute cette discussion sur les logiciels peut sembler un peu intimidante. Dans ce guide, nous allons passer en revue tout ce qu’il faut savoir sur un système de gestion de cabinet, y compris ses avantages, son rôle et les éléments à prendre en compte lors du choix d’un système.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de cabinet ?
Les logiciels de gestion de cabinet aident les cabinets de soins de santé et les
cliniques médico-esthétiques
à rationaliser et à gérer leurs opérations quotidiennes et leurs tâches administratives, ce qui permet à leur cabinet médical ou à leur clinique de travailler plus efficacement.
En tant que propriétaire d’une clinique ou professionnel de la santé, vous pouvez tout gérer, depuis les soins aux patients et les réservations jusqu’aux dossiers des clients, à la facturation, à l’envoi d’e-mails aux patients et à la gestion efficace de l’emploi du temps.
Cela semble bien, n’est-ce pas ?
Les tendances du secteur montrent également que l’intérêt et la demande des prestataires de soins de santé pour les outils de gestion des cabinets médicaux augmentent.
En 2022, le marché des logiciels de gestion des cabinets médicaux atteindra 13,8 milliards de dollars,
le marché des logiciels de gestion des cabinets médicaux a atteint 13,8 milliards d’USD
et devrait atteindre 30,3 milliards de dollars d’ici 2032.
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L'évolution des logiciels de gestion de cabinet
Les solutions de gestion de cabinet ne sont pas nouvelles, mais elles ont considérablement évolué ces dernières années.
Les débuts des logiciels de gestion des cabinets médicaux remontent aux années 1960, avec les premiers dossiers médicaux électroniques (DME). Cependant, la plupart des cliniques n’ont pas pu les utiliser pour des raisons financières, et ce sont principalement les plus grandes organisations de soins de santé qui les utilisent.
Ce n’est que dans les années 90 et au début des années 2000, à l’ère de l’internet, que les cabinets médicaux ont largement adopté les systèmes de dossiers médicaux électroniques. Cela a ouvert la voie à la création de systèmes plus sophistiqués, y compris des systèmes de gestion de cabinet comme Pabau. 😊
Aujourd’hui, la majorité des solutions sont basées sur le cloud, ce qui permet aux organismes de santé et aux cliniques médico-esthétiques de gérer leurs pratiques et d’accéder aux informations essentielles à partir de n’importe quel appareil.
Les logiciels cliniques se sont récemment concentrés sur l’intégration de l’intelligence artificielle (IA) pour le traitement des demandes de remboursement, la génération de formulaires ou de documents médicaux, l’analyse, etc.
Avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion de cabinet
Disposer d’un logiciel de gestion de cabinet est essentiel pour toute clinique moderne de médecine esthétique ou de soins de santé. Pensez-y comme à une paire de mains invisible qui s’occupe de toutes vos tâches administratives en arrière-plan pendant que vous vous concentrez sur le traitement de vos patients. Un peu de magie 🪄
Voyons comment un logiciel de gestion de cabinet peut vous aider à gérer votre clinique.
1. Amélioration de l'efficacité et de la gestion du temps
Les logiciels de gestion de cabinet vous aident à gagner du temps en automatisant les tâches administratives de votre clinique.
Combien d’heures par semaine passez-vous à rechercher des dossiers de patients dans une armoire poussiéreuse, à imprimer des formulaires, à les faire signer, puis à les remettre dans l’armoire ? Vous pouvez faciliter cette tâche en utilisant un logiciel de gestion de cabinet.
Le logiciel recueille et stocke toutes les informations relatives aux clients, les formulaires médicaux, les notes de traitement, les photos et les analyses de laboratoire afin que vous disposiez toujours d’informations actualisées à portée de main.
En outre, la communication avec les patients est automatisée et rationalisée, ce qui vous permet d’économiser des heures d’e-mails ou d’appels téléphoniques. Le logiciel envoie des confirmations et des rappels de rendez-vous, par texte et par courrier électronique, ainsi que des questionnaires médicaux et des formulaires d’admission. Cela vous permet non seulement de réduire les absences, mais aussi de gagner du temps lorsque les clients arrivent.
De plus, tous les processus de facturation sont parfaitement organisés dans le système, ce qui vous permet de traiter les paiements en un clin d’œil.
2. Amélioration de l'organisation et de la gestion des données
Une solution de gestion de cabinet permet aux cliniciens d’accéder facilement aux dossiers des patients.
Les DSE des patients, tels que les antécédents médicaux, les diagnostics, la facturation médicale et d’autres données relatives aux patients, sont sauvegardés numériquement dans un dossier client. Ils peuvent également être facilement récupérés lors de la visite d’un patient, ou lorsque vous avez besoin d’y accéder dans une autre clinique ou en déplacement.
Vous pouvez contrôler qui a accès aux informations importantes sur les patients grâce à des autorisations basées sur les rôles, ce qui réduit le risque de perte ou d’endommagement des dossiers. Il est extrêmement important de pouvoir stocker et utiliser en toute sécurité les informations de santé protégées, car cela permet à votre clinique de se conformer à la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act).
Les cliniques disposent également d’un aperçu détaillé du tableau de service du personnel, ce qui leur permet de gérer sans effort les activités quotidiennes, telles que les réservations, l’affectation des équipes et les tâches.
3. Rationalisation des procédures administratives
Les logiciels de gestion des cabinets médicaux peuvent transformer radicalement tous les processus administratifs, tels que la collecte des formulaires, la planification, la facturation et le traitement des demandes de remboursement.
Les patients n’ont plus besoin de téléphoner à votre clinique pour prendre rendez-vous, s’ils préfèrent ne pas le faire. L’outil de planification les guide tout au long du processus de planification en leur fournissant des détails tels que les dates appropriées, les praticiens disponibles, etc. Les formulaires d’admission remplis sont automatiquement mis à jour dans le dossier du patient en ligne, sans qu’il soit nécessaire de saisir les données manuellement.
Après le rendez-vous, vous pouvez immédiatement établir une facture, qui est stockée dans votre dossier patient afin de faciliter le suivi du processus de facturation.
En outre, le fait de proposer des réservations en ligne allège la charge de travail de votre personnel et permet à vos patients de mieux contrôler leurs rendez-vous.
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La recherche
montrent que 67 % des patients dans le domaine de la santé préfèrent prendre leur rendez-vous en ligne.
4. Meilleure satisfaction des clients
L’expérience des patients a un impact direct sur la réussite de votre cabinet. Mais offrir une excellente expérience au client ne se limite pas à la qualité du service que vous fournissez. La façon dont vous communiquez avec vos patients est également très importante pour l’expérience globale.
Un système de gestion de cabinet vous permet d’offrir une expérience plus personnalisée et plus cohérente qui séduira vos clients. Vous pouvez tout automatiser, depuis les e-mails de confirmation et les rappels de rendez-vous jusqu’aux instructions avant et après les soins, afin que les clients soient moins susceptibles de ne pas se présenter et arrivent préparés à leur rendez-vous.
La technologie ne doit pas nécessairement être moins personnelle. En introduisant automatiquement des données personnelles, telles que le nom du client, dans vos communications avec ce dernier, vous lui donnez l’impression d’être plus personnel.
En fait, près de la moitié des patients
près de la moitié des patients interrogés
ont déclaré qu’ils aimeraient que la communication de leur médecin soit personnalisée avec leur nom.
5. Exactitude des données financières et des rapports
L’utilisation d’une solution de gestion de cabinet permet un suivi précis et en temps réel des transactions financières et la production de rapports sur les performances de votre clinique.
Tous les rendez-vous, services et ventes sont enregistrés dans le système. Ces données sont intégrées dans des rapports personnalisables en temps réel. Ainsi, lorsque vous souhaitez vérifier le nombre de rendez-vous que vous avez eus au cours des mois précédents ou le revenu total de vos traitements, vous pouvez obtenir les chiffres en quelques clics – ce qui vous aidera à prendre des décisions intelligentes, basées sur des données.
Le fait de disposer d’un logiciel complet qui calcule les chiffres et fournit des rapports facilement assimilables vous donne une vision inégalée des finances de votre clinique et réduit le risque d’erreurs.
Le rôle des logiciels de gestion de cabinet dans les cliniques de soins de santé
Une solution de gestion clinique joue un rôle central dans la rationalisation des tâches fastidieuses liées à la gestion d’une clinique :
📅 Prise de rendez-vous : Permet une gestion efficace des rendez-vous, en réduisant les conflits et les absences.
📋 Inscription et enregistrement des patients : Facilite le stockage électronique des informations relatives aux patients, réduisant ainsi les temps d’attente.
💳 Gestion de la facturation et des réclamations : Automatise les processus de facturation, réduit les erreurs et accélère les remboursements.
📑 Intégration du DSE : Permet un accès transparent aux dossiers médicaux, améliorant ainsi la prise de décision.
📩 Engagement des patients : Envoie des rappels et des mises à jour aux patients, en veillant à leur implication.
🔄 Optimisation des flux de travail : Rationalise les tâches administratives, en réduisant la paperasserie.
🤝 Collaboration et communication : Facilite une communication plus rapide entre les membres du personnel pour une meilleure coordination des soins.
🔒 Conformité réglementaire : Veille au respect de la réglementation HIPAA, en préservant la vie privée des patients.
Comment choisir le bon système de gestion de cabinet pour votre clinique ?
Maintenant que vous savez pourquoi un système de gestion de cabinet est essentiel pour votre clinique, vous vous demandez peut-être ce qu’il faut rechercher dans un tel système.
Il n’existe pas de solution parfaite, tout dépend de vos besoins et de vos objectifs. Mais il y a plusieurs éléments qui constituent votre étoile polaire lorsque vous choisissez un logiciel de gestion de cabinet.
🔹 Identifier les besoins spécifiques de l’entreprise. Réfléchissez aux raisons pour lesquelles vous avez décidé de doter votre clinique d’un logiciel. Notez tout ce que vous attendez de l’outil pour qu’il corresponde le mieux possible à votre clinique.
🔹 Prendre en compte l’évolutivité et les capacités d’intégration. Recherchez une solution suffisamment complète et capable d’évoluer avec votre clinique. Vérifiez également s’il propose des intégrations spécifiques au secteur de la santé, telles que Healthcode.
🔹 Évaluer l’interface utilisateur et la facilité d’utilisation. Étant donné que votre personnel d’accueil et vos praticiens l’utiliseront probablement aussi, assurez-vous que l’interface et les fonctionnalités du système sont conviviales et intuitives.
🔹 Comprendre les modèles de tarification et les options d’assistance. Prêtez une attention particulière aux options de tarification, car certains fournisseurs ne proposent que des contrats annuels auxquels vous ne pouvez pas vous soustraire facilement. Vérifiez également si le logiciel fait tout ce dont vous avez besoin ou si vous aurez besoin d’outils supplémentaires tels que MailChimp ou Jetforms.
Pourquoi choisir Pabau ?
Il se peut que vous rencontriez des solutions de gestion de cabinet médical offrant des caractéristiques attrayantes. Mais tous ne fournissent pas les outils essentiels dont vous avez besoin pour gérer l’ensemble de votre pratique.
Pabau est la seule solution de gestion de cabinet tout-en-un dont vous aurez besoin. Notre logiciel est suffisamment robuste et complet pour prendre en charge le flux de travail complexe et les besoins spécifiques de votre cabinet.
Pabau vous offre…
📌 Programmation sans stress – Vous ne perdez pas de temps à saisir manuellement les détails du rendez-vous.
📌 Une tenue de dossiers solide – Vous n’aurez plus à vous soucier d’avoir des DME à jour grâce à nos formulaires médicaux automatisés envoyés après la prise de rendez-vous.
📌 Une communication sans faille avec les patients – Envoyez des rappels automatisés et des courriels avant et après les soins pour stimuler l’engagement et l’expérience des patients.
📌 Plus, marketing, système de point de vente, gestion des stocks, et bien plus encore !
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Diriger une clinique prospère ne doit pas signifier s’éparpiller. Et avec Pabau, vous n’avez pas à le faire. Notre logiciel contient tous les outils dont vous avez besoin pour réduire les tâches administratives, gérer les dossiers des patients, garder le contrôle des finances…
et
et offrir à vos patients la meilleure expérience possible.
Avoir une solution logicielle solide intégrée dans la vie de votre clinique n’est plus un luxe – c’est l’épine dorsale de toute clinique prospère. Pabau comprend les défis auxquels votre clinique est confrontée et a une solution prête à l’emploi pour chacun d’entre eux.
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