Si vous gérez votre propre spa ou votre entreprise de soins de santé depuis un certain temps, vous savez qu’il existe un grand nombre d’options en matière de logiciels de gestion de cabinet.
Certaines solutions logicielles sont simples, légères et permettent de faire l’essentiel. D’autres sont plus robustes et plus complexes, mais permettent de capturer les détails dont vous avez besoin.
Chaque logiciel de gestion de cabinet est doté d’un ensemble unique de caractéristiques. Bien que chacun soit légèrement différent, il existe un certain nombre de caractéristiques non négociables qu’un système efficace d’information sur la santé doit posséder. Le logiciel de gestion de cabinet médical doit être capable de faire le travail.
Après tout, il devrait vous aider à gagner du temps, à automatiser des tâches et à travailler plus efficacement.
Restez avec nous pour découvrir les fonctionnalités incontournables d’un logiciel de gestion de cabinet que vous devez rechercher dans votre prochaine solution.
🏥 Gestion d'une clinique : les principales caractéristiques d'un logiciel de gestion de cabinet médical
Un logiciel robuste contient des fonctions essentielles qui rationalisent et automatisent les tâches administratives répétitives de votre flux de travail de gestion de clinique qui prennent du temps dans votre journée.
Prise de rendez-vous
Un outil de planification vous donne un aperçu précis du calendrier des rendez-vous et simplifie la prise de rendez-vous en saisissant les détails essentiels. Vous pouvez planifier des rendez-vous, les reporter et les annuler d’un simple clic. Il vous alerte en cas de double réservation. Des courriels de confirmation et des formulaires d’inscription sont également envoyés automatiquement après la réservation.
Réservation en ligne
A solution de gestion de cabinet avec un système de réservation en ligne intégré donne à vos clients la liberté de réserver 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, ce qui libère aux prestataires de soins de santé de recevoir des appels téléphoniques interminables. La bonne solution doit vous permettre de verser des acomptes pour réduire le nombre de désistements (voir ci-dessous), de rendre les formulaires obligatoires pour certains traitements et de choisir les champs à afficher.
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Le saviez-vous ?
99 % des Millennials et 97 % des Gen Xers préfèrent la planification en libre-service. Mais les jeunes ne sont pas les seuls à préférer cette solution, les clients plus âgés aussi. En fait, 92 % des baby-boomers utiliseraient les réservations en ligne s’ils en avaient la possibilité.
Dossiers numériques des clients
Un système de gestion de cabinet basé sur le cloud stocke en toute sécurité les dossiers médicaux électroniques de vos clients, auxquels vous pouvez accéder depuis n’importe quel appareil, ce qui signifie que vous pouvez également vous débarrasser du papier.
Les dossiers des patients sont automatiquement mis à jour lorsque vous ajoutez une allergie, une condition médicale ou une nouvelle ordonnance. Vous disposez ainsi en permanence d’informations actualisées, ce qui est essentiel pour fournir les meilleurs soins et traitements à vos patients.
Courriels automatisés avant et après les soins
Assurez-vous que les clients savent exactement ce qu’ils doivent faire avant et après leur traitement grâce à des courriels automatisés avant et après le traitement. Les professionnels de la santé peuvent s’assurer que les patients obtiennent les meilleurs résultats en personnalisant les courriels de suivi en fonction du traitement spécifique.
Rappels de rendez-vous
Vous ne perdrez plus jamais de ressources ni de temps à cause des absences. Les rappels automatisés vous permettent d’avertir vos clients de leur prochain traitement. Utilisez des rappels automatisés pour demander aux patients de soumettre les formulaires d’antécédents médicaux et réduire le temps d’attente.
Système de point de vente
Un point de vente complet est une fonctionnalité essentielle qui vous aide à gérer tous vos paiements sous un même toit. Vous pouvez accepter des paiements en personne ou en ligne, établir des factures personnalisées et conserver l’historique des paiements de vos clients. Intégrez votre terminal de carte ou votre compte Stripe et offrez à vos patients des options de paiement flexibles.
Autres fonctions du logiciel de gestion de cabinet pour la gestion des cliniques à prendre en compte
- Dépôts et protection contre la défection. Prévoir des acomptes pour réduire les absences et les annulations de dernière minute. Si vous avez la possibilité d’opter pour des frais fixes ou des pourcentages, c’est encore mieux.
- Formulaires de consentement personnalisables. Augmenter l’engagement des patients grâce à des formulaires de consentement personnalisés, qui sont synchronisés avec les dossiers des patients.
- Photos avant et après. Particulièrement utile pour cliniques médico-esthétiques ou les spas – créer des calendriers visuels et les partager avec les clients afin qu’ils puissent suivre leurs progrès.
- Portail des patients. Une plateforme numérique qui permet à vos clients de se connecter en toute sécurité à leur compte, de gérer leurs rendez-vous, de remplir des formulaires et de gérer leurs paiements.
- Intégrations multiples. Connectez votre solution de gestion de cabinet à vos applications préférées et évitez de passer d’un outil à l’autre.
- Vidéoconférence. Offrez des consultations vidéo et de télésanté sans problème sur une plateforme intégrée sécurisée, sans avoir à télécharger d’applications tierces.
- Gestion complète des stocks Gardez le contrôle de vos stocks grâce à une gestion simplifiée des stocks et à des déductions automatiques des produits.
Le saviez-vous ?
La communication en ligne avec un médecin est une méthode préférée à la rencontre en personne pour 74 % des patients. Offrir un service de télésanté vous donne un avantage par rapport à d’autres les organismes de soins de santé.
📢 Caractéristiques clés pour le marketing d'une clinique
Face à la concurrence féroce qui règne dans le domaine de la médecine esthétique et des soins de santé, le marketing est essentiel pour que votre cabinet fonctionne :
✨ Outshine the crowd
🚀 Élargir votre clientèle
💸 Augmenter la rentabilité
Un système de gestion de cabinet médical robuste est doté de fonctions dédiées qui vous permettent de vous décharger du travail de marketing dans votre emploi du temps déjà bien chargé.
Campagnes par e-mail et SMS
Les campagnes automatisées d’e-mails et de SMS vous permettent d’entretenir vos prospects, d’enchanter vos clients, d’obtenir davantage de réservations et de développer votre activité.
Créez des messages ciblés pour des listes segmentées directement à partir de votre base de clients afin d’automatiser les tâches répétitives telles que les rappels, les suivis et les courriels de suivi.
Programme de fidélisation
Un programme de fidélisation est un outil puissant pour créer des relations durables avec les clients existants et en acquérir de nouveaux. Mettez en place et gérez des campagnes de fidélisation pour récompenser vos clients avec des points, qu’ils peuvent échanger contre des réductions ou des traitements sélectionnés.
Responsable du bulletin d'information
Une fonction de newsletter intégrée vous permet de créer des campagnes de marketing captivantes et de suivre leur succès sans avoir besoin d’un outil supplémentaire. Choisissez parmi une bibliothèque de ou utilisez les champs de glisser-déposer pour personnaliser les lettres d’information en fonction de la voix de votre marque.
📧 Avec un taux d’ouverture moyen des courriels de 41,2 dans le secteur de la santé dans le secteur de la santé, les lettres d’information sont un outil très efficace pour maintenir les clients engagés et informés.
Autres caractéristiques marketing des logiciels de gestion de cabinet
- Rappel automatique des clients. Personnalisez les rappels en fonction du traitement et favorisez les réservations répétées. Par exemple, envoyez un rappel à tous les clients qui ont reçu du Botox il y a 12 semaines.
- Chèques-cadeaux. Créez des chèques-cadeaux numériques à l’aide de modèles personnalisables pour encourager vos clients à faire plaisir à leurs amis et à leur famille, ou à se faire plaisir eux-mêmes !
- Programme de référence. Incitez vos clients existants à faire connaître votre cabinet et suivez les récompenses de manière transparente grâce à un programme de recommandation automatisé.
- Enquêtes et examens. Envoyez des demandes automatiques de commentaires et d’évaluations et publiez vos meilleures évaluations sur votre site web.
- Gestion des leads. Gérez les prospects à chaque étape de leur parcours, suivez leur progression dans le pipeline et convertissez-les en clients grâce à un tableau de bord convivial.
🩺Caractéristiques clés de la gestion du personnel
La gestion de votre personnel est un autre domaine crucial de votre activité pour lequel une solution de gestion clinique solide peut vous donner un coup de main. Il s’agit là de caractéristiques essentielles qui vous permettent de garder le contrôle sur votre personnel sans avoir à vous charger de tâches administratives supplémentaires.
Profils du personnel
Tous les membres de votre personnel ont un profil d’utilisateur dans le système de gestion des cabinets médicaux où vous pouvez saisir des informations essentielles telles que les coordonnées, la biographie, le service et les services qu’ils fournissent. La fonction de profil du personnel vous permet de trouver rapidement des informations sur les employés et de contrôler l’accès du personnel aux informations sur les patients. une exigence vitale pour la conformité.
Permissions et groupes
Tous les membres de votre clinique n’ont pas besoin d’avoir accès aux données confidentielles des patients. Votre personnel administratif a besoin de voir l’agenda de vos patients et votre inventaire, ce qui signifie qu’il doit avoir accès à l’ensemble des informations nécessaires à la prise de décision.es cliniciens ont besoin d’accéder aux notes de traitement des patients, à leur dossier médical électronique et à leurs antécédents médicaux.
Vous pouvez gérer ces autorisations en cochant ou décochant simplement des cases et en accordant des autorisations basées sur les rôles aux différents départements.
Horaires et rotations
L’emploi du temps du personnel devient de plus en plus compliqué au fur et à mesure que vous embauchez du personnel. L’utilisation d’un logiciel vous permet de garder le contrôle sur le planning de vos employés et de suivre les changements d’équipe.
Vous avez une vue d’ensemble claire des personnes présentes chaque jour et des rendez-vous qu’elles ont pris. De plus, si vous débutez à temps partiel ou si vous travaillez dans plusieurs cliniques, vous pouvez bloquer les jours où vous n’êtes pas présent afin de créer un emploi du temps flexible.
Autres fonctions de gestion du personnel à rechercher dans un logiciel de gestion de cabinet médical
- Suivi des indicateurs clés de performance et évaluation des performances – Suivez les performances de chaque membre du personnel afin d’identifier les personnes les plus performantes et les domaines à améliorer.
- Gestion des vacances et des congés – Créez des blocs dans le calendrier pour les vacances, les jours de congé et les formations de votre personnel.
📊 Fonctionnalités clés des rapports et des analyses
En tant que propriétaire ou gestionnaire d’un cabinet, vous souhaitez connaître les résultats de votre cabinet en termes de chiffres afin de prendre des décisions stratégiques basées sur des données.
Un logiciel robuste comme Pabau vous offre des rapports détaillés et des fonctions d’analyse qui répondent à toutes les questions que vous vous posez au sujet de votre clinique.
Rapports prédéfinis et personnalisés
Vous ne devriez pas avoir besoin d’un diplôme de mathématiques pour savoir quels sont les clients qui dépensent le plus, quel est le service le plus demandé ou quel a été votre chiffre d’affaires au cours du dernier trimestre.
Le logiciel qui répond aux besoins des établissements de santé ou des cliniques médico-esthétiques offre des rapports personnalisés faciles à utiliser qui vous donnent une vue d’ensemble instantanée de tous les aspects de votre clinique.
Analyses complètes
Une suite complète de rapports vous permet de contrôler les différents aspects des opérations de votre clinique grâce à des rapports personnalisables. Découvrez en quelques secondes le taux de satisfaction de vos patients, vos employés les plus performants ou les traitements les plus demandés.
Gestion multisite
Vous avez plus d’une clinique ? Vous aurez besoin d’un système doté d’une fonctionnalité multilocale. Vos données provenant de différents sites sont consolidées dans un seul système, ce qui vous permet d’accéder rapidement aux performances de l’ensemble de l’organisation ou d’une clinique en particulier.
Plus de fonctionnalités de reporting et d'analyse à rechercher dans un logiciel de gestion de cabinet médical
- Tableaux de bord personnalisables. Utilisez les champs par glisser-déposer pour voir vos chiffres les plus importants d’un seul coup d’œil.
- Une répartition simple et visuelle de vos informations. Tout le monde n’est pas doué pour les chiffres. Les graphiques, les diagrammes à secteurs et autres éléments visuels facilitent l’obtention d’une image claire de vos données.
- Rapports spécifiques aux produits et services. Gardez une trace des données médicales, examinez les recettes de fin de journée et obtenez des aperçus rapides de la clinique.
Pabau simplifie la gestion des cabinets médicaux
Si vous cherchez une solution prête à l’emploi pour vous faciliter la tâche, votre recherche est terminée ! Pabau est là pour vous débarrasser des maux de tête liés à la gestion de votre cabinet.
Notre logiciel est équipé de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour gérer votre clinique en toute transparence. Gérez les réservations, accédez rapidement et facilement aux dossiers des patients, automatisez les tâches administratives répétitives telles que l’envoi d’e-mails de suivi, collectez les formulaires d’admission en quelques secondes et gardez le contrôle de votre cycle de revenus,
et
suivre les performances de votre cabinet le tout à partir du même endroit.
Laissez le travail ennuyeux à Pabau et faites ce que vous aimez : prendre soin de vos clients.
Prêt à essayer un logiciel de gestion de cabinet qui fait tout ? 👉
Voyez à quel point
nous sommes bons.
