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Vous n’achèteriez pas une paire de jeans sans l’essayer et vous assurer qu’elle vous va bien, n’est-ce pas ?
La même logique s’applique aux consultations. Ils jouent un rôle essentiel dans le parcours du client, car c’est là que vous pouvez déterminer si vous, le praticien, et le client êtes en adéquation.
Les consultations ne se résument pas à des formalités administratives et à des plaisanteries. Qu’il s’agisse d’établir la confiance, de fixer des attentes réalistes ou d’identifier les risques ou les signaux d’alerte potentiels, les consultations sont la boussole qui vous guidera vers une amélioration de la beauté de manière responsable.
Dans ce blog, nous allons nous pencher sur l’importance des consultations pour les med-spas et les praticiens en medi-esthétique et sur les raisons pour lesquelles elles devraient jouer un rôle essentiel dans votre processus d’inscription.
réservation
processus de réservation.
Voyons pourquoi les consultations sont importantes pour les clients
et les
praticiens.
Pourquoi les consultations sont-elles importantes ?
- Évaluation du patient : Pour adapter les traitements aux besoins individuels.
- Prendre des décisions en connaissance de cause : Donner aux clients des informations sur le traitement.
- Examen des antécédents médicaux : S’informer de tout traitement antérieur subi par le client
- Précautions de sécurité : Identifier les allergies, les contre-indications ou tout autre problème potentiel.
- Gestion des attentes : Fixer des attentes réalistes en matière de traitement.
- Établir la confiance : Établir un rapport et une relation de confiance avec les clients.
- Assurance qualité : Expliquer vos normes élevées en matière de soins et de sécurité.
Que se passe-t-il lors d'une consultation ?
Un praticien aura un certain nombre d’objectifs à atteindre lors d’une consultation.
- Établir un lien fort et positif avec le client.
- Recueillir des informations sur leurs antécédents médicaux et leurs traitements antérieurs.
- Évaluer l’aptitude du client à suivre un traitement.
Cette étape est cruciale car elle vous permet de comprendre les attentes du client, d’explorer les différentes options de traitement et de vous assurer que le client comprend bien ces options.
L’objectif global est de préparer le terrain pour que le traitement soit couronné de succès.
Comment réussir une consultation ?
1. Discuter des objectifs et des attentes
Lors de la consultation, il est essentiel de discuter ouvertement des objectifs et des attentes de votre client.
Ce dialogue transparent garantit que les deux parties sont sur la même longueur d’onde, ce qui conduit à un plan de traitement personnalisé qui correspond à leurs souhaits et garantit des résultats réalistes, favorisant ainsi une relation positive entre le patient et le praticien.
2. Demander leurs motivations
Il n’y a pas que les conditions médicales qu’il est important de noter. En outre, n’oubliez pas de vous pencher sur leurs motivations : qu’est-ce qui les a incités à prendre rendez-vous pour cette consultation aujourd’hui ?
Dans le monde d’aujourd’hui, les médias sociaux, les filtres et la culture des célébrités ont déformé l’idée que les gens se font de ce qui est “normal”. Parfois, tout cela peut perturber notre idée de la beauté et nous faire penser que nous devons faire des choses qui ne sont pas nécessaires.
C’est pourquoi vous devez vous assurer que vos clients cherchent à se faire soigner pour les bonnes raisons
3. Vérifier les éventuelles préoccupations
Lorsque vous discutez des objectifs, des attentes et des motivations de vos clients, il est impératif d’aborder attentivement leurs préoccupations.
Cette approche proactive permet non seulement d’instaurer un climat de confiance, mais aussi d’adapter le plan de traitement, de répondre aux appréhensions et de veiller à ce que le client se sente à l’aise et confiant tout au long de son parcours esthétique.
4. Recueillir leurs antécédents médicaux
Lors de la première consultation, il est important de bien comprendre les antécédents médicaux du client. Ces informations vous permettront d’évaluer l’aptitude d’un client à suivre un traitement spécifique.
Par exemple, les personnes ayant des antécédents médicaux de troubles métaboliques ou de maladies inflammatoires peuvent ne pas être des candidats idéaux pour des procédures telles que les produits de comblement dermique.
5. Enregistrer tout traitement antérieur
Lorsqu’il s’agit d’établir le bon plan de traitement pour votre client, il est également important de documenter ses expériences passées et les traitements qu’il a subis dans le domaine de l’esthétique.
Il est très important de connaître les traitements ou procédures spécifiques qu’ils ont subis, les dates de ces interventions, les lieux où elles ont été pratiquées et les professionnels impliqués. Il se peut qu’ils soient partis
à l’étranger pour un traitement
et c’est une information importante à avoir, surtout si le traitement ne s’est pas déroulé comme prévu ou s’il s’agit d’un traitement correctif.
6. Évaluation du visage et de la peau
Lors de la consultation, il est très important de procéder à une évaluation approfondie de la peau. Cette évaluation, qui tient compte d’éléments tels que les antécédents médicaux et les problèmes de peau spécifiques comme l’acné ou la sécheresse, vous aide à déterminer le meilleur traitement pour votre client.
Un élément clé de cette évaluation est l’échelle de Fitzpatrick pour la couleur de la peau et la capacité de bronzage. Il ne s’agit pas seulement de planifier le bon traitement, mais aussi d’aider les clients à mieux connaître leur peau et à comprendre ce dont elle a besoin pour être en meilleure santé.
7. Documenter la consultation
Prendre quelques minutes supplémentaires pour prendre ces photos peut s’avérer très bénéfique. Non seulement ces photos vous permettent de suivre visuellement l’évolution de vos traitements, mais elles sont également précieuses lorsque vous êtes confronté à des plaintes ou à des demandes de renseignements de la part de vos patients.
Considérez-les donc comme un élément essentiel de votre pratique, visant à améliorer les soins aux patients, la tenue des dossiers et la transparence. Il s’agit d’un petit investissement en temps qui s’avère très rentable à long terme.
8. Planification du traitement
À ce stade, il convient d’évoquer non seulement les différents choix de traitement, mais aussi la possibilité de ne pas se faire soigner du tout.
Lorsqu’il s’agit de traitements cosmétiques, vous devez comprendre l’aptitude médicale de votre client, les indications et les contre-indications, et prendre en compte les préférences personnelles du patient.
Vous devez expliquer aux clients ce à quoi ils peuvent s’attendre, en particulier en ce qui concerne le montant qu’ils peuvent dépenser. Le budget peut influer sur les options disponibles et sur les résultats qu’ils peuvent escompter.
Votre expertise vous permet d’expliquer les différents choix de traitement et les résultats qu’ils peuvent apporter. Cela permet à vos clients de prendre des décisions éclairées qui correspondent à leurs objectifs.
8 questions essentielles pour la consultation
Il est essentiel de poser des questions pour vous aider à comprendre ce qui motive votre client à suivre un traitement et quelles sont ses attentes en termes de résultats.
Il est important de noter que la consultation initiale n’est pas seulement une évaluation de l’aptitude du client à recevoir un traitement ; c’est aussi l’occasion pour lui de se familiariser avec vous et votre entreprise, et de poser toutes les questions qu’il pourrait avoir.
Voici quelques-unes des questions à poser :
- Qu’est-ce qui vous a incité à demander un traitement aujourd’hui ?
Il est essentiel de comprendre les résultats souhaités par votre client pour adapter le plan de traitement en conséquence et définir efficacement ses attentes. - Quelles sont vos principales préoccupations ou questions ?
Le fait de connaître leurs expériences antérieures en matière de traitement vous permet d’évaluer leur aptitude à la procédure et les interactions potentielles avec les traitements antérieurs. - Avez-vous déjà subi des traitements cutanés ou des interventions chirurgicales ?
Connaître les antécédents thérapeutiques de votre client vous permet d’éviter les contre-indications, les complications ou les interactions potentielles avec des procédures antérieures. - Avez-vous des allergies ou des sensibilités cutanées ?
Les allergies et les sensibilités peuvent avoir un impact sur le choix des produits ou des procédures, garantissant ainsi une expérience sûre et efficace pour le client. - Prenez-vous des médicaments ou des suppléments ?
Certains médicaments et compléments peuvent affecter la sensibilité de la peau et les processus de cicatrisation. Ces informations vous aident à planifier des traitements sûrs. - Y a-t-il des problèmes de santé ou des changements récents dans l’état de santé dont nous devrions être informés ?
Certaines conditions médicales peuvent contre-indiquer certains traitements ou nécessiter des ajustements pour des raisons de sécurité. Il est essentiel de rester informé de l’état de santé de votre client. - Quel est votre mode de vie ?
Les facteurs liés au mode de vie, tels que l’alimentation, le stress et le sommeil, peuvent influencer de manière significative la santé du ski. La compréhension de ces facteurs vous permet de faire des recommandations holistiques pour de meilleurs résultats. - Avez-vous un calendrier précis pour atteindre vos objectifs en matière de soins de la peau ?
En connaissant le calendrier du client et les événements ou occasions à venir, vous pouvez recommander des traitements qui correspondent à son emploi du temps, ce qui permet de fixer des attentes réalistes.
Suivi après la consultation
Après chaque consultation, faites un effort supplémentaire :
- Recommandez des produits et des routines adaptés à leurs besoins spécifiques pour montrer que vous vous souciez de leur bien-être et de leur satisfaction.
- Avant qu’ils ne partent, assurez-vous d’avoir répondu à toutes leurs questions et d’avoir fait en sorte qu’ils se sentent à l’aise pour parler de leurs préoccupations. Cela renforce la confiance et la tranquillité d’esprit.
- Après la consultation, envoyez-lui votre traitement et vérifiez s’il a d’autres questions, et demandez-lui comment il se sent par rapport à la procédure à venir. Vous montrez ainsi que vous vous souciez de leur bonheur.
- Exprimez votre gratitude pour avoir choisi votre cabinet et exprimez votre enthousiasme quant au chemin parcouru pour atteindre leurs objectifs esthétiques. Cela témoigne d’une véritable attention.
Consultations à des fins de conformité
En privilégiant une communication ouverte, des pratiques de consentement éclairé et des évaluations méticuleuses, vous pouvez améliorer le parcours du client et garantir des traitements plus sûrs et plus efficaces.
- Divulgation complète : dans ce secteur, la transparence concernant les risques et les complications est de la plus haute importance. Vous devez discuter en détail de tous les effets indésirables potentiels et vous assurer qu’ils font partie du processus de consentement éclairé.
- L’éducation des clients : Les clients sous-estiment souvent les risques, présumant que les complications sont mineures, comme les saignements et les ecchymoses. Vous devez prendre la responsabilité de les informer sur les risques plus graves, susceptibles d’altérer la vie, associés à certains traitements.
- Le devoir de diligence : En tant que praticiens, vous avez l’obligation morale et éthique de divulguer tous les risques matériels associés à une procédure.
Shelly Hemmings est gestionnaire d’assurance cosmétique auprès de la compagnie d’assurance Hamilton Fraser. Elle a 15 ans d’expérience dans le domaine de l’assurance et cinq ans dans le secteur de l’esthétique.
Elle partage ses connaissances en organisant des webinaires et en donnant des conférences dans tout le Royaume-Uni. Nous avons d’ailleurs eu la chance de la voir participer à un webinaire il y a quelques mois !
Voici ses conseils pour les consultations du point de vue de la conformité :
"Il est important de s'assurer que le patient potentiel convient à ce traitement. Si, au cours de la consultation, des indices suggèrent que le patient ne convient pas, il suffit d'avoir une conversation avec lui pour lui dire que l'on ne pense pas être le bon praticien pour lui, parce que l'on ne pense pas pouvoir répondre à ses attentes.
"Nous recommandons de documenter la consultation de façon à ce qu'il y ait une preuve qu'une telle conversation a eu lieu, ainsi que des photographies horodatées. Vous pouvez le faire à l'aide d'un logiciel, de sorte que vous sachiez qu'elles sont déjà intégrées dans le dossier du patient".
Comment Pabau peut contribuer aux consultations
1. Réservation en ligne
Grâce à la plateforme de réservation en ligne de Pabau, vos clients peuvent facilement organiser une consultation en ligne, ce qui signifie moins d’appels téléphoniques et la possibilité de réserver 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Il s’agit de rendre les choses très pratiques pour vos clients, qu’ils aient un emploi du temps chargé ou qu’ils préfèrent réserver en dehors des heures normales.
2. Exiger des consultations pour les nouveaux clients
Avec Pabau, vous avez la possibilité de configurer votre système de réservation en ligne en fonction de vos besoins. Par exemple, vous pouvez faire en sorte que les nouveaux clients ne puissent réserver que des consultations. De cette façon, vous pouvez vous assurer que vous êtes compatibles – au lieu de les réserver et de les rencontrer pour la première fois lorsque vous les soignez !
3. Consultations vidéo
Pabau offre une plateforme de consultation vidéo sécurisée, ce qui signifie que vous pouvez offrir des consultations en personne ou dans un format virtuel. Non seulement cela offre une plus grande flexibilité aux clients – ils peuvent prendre rendez-vous pour une consultation sans avoir à se rendre en personne à la clinique – mais cela permet également d’avoir accès à tous les antécédents du patient à portée de main pendant l’appel.
4. Rappels automatisés
Un client peut oublier une consultation, comme n’importe quel autre rendez-vous. Pabau propose une fonction intéressante qui permet d’automatiser les rappels de rendez-vous par SMS ou par courriel, ce qui est un excellent moyen de réduire les absences. De plus, cela facilite grandement les choses et permet à tout le monde d’être sur la même longueur d’onde en ce qui concerne les rendez-vous.
5. Formulaires de consentement automatisés et personnalisables
Vous pouvez créer un formulaire personnalisé pour les consultations que les clients doivent remplir avant leur rendez-vous. En outre, vous pouvez personnaliser les questionnaires médicaux, les formulaires de consentement et, si le client réserve un traitement chez vous, des instructions automatisées avant et après le traitement, toutes liées aux services spécifiques qu’il a choisis.
6. Notes de traitement
Il est important de noter tout ce qui a été discuté lors de la consultation.
Vous pouvez conserver toutes vos notes de consultation dans le DME de vos clients en utilisant Pabau. Cela permet non seulement de s’assurer que les données essentielles sur les clients sont organisées, mais aussi de s’y référer facilement chaque fois que cela est nécessaire, ce qui vous aide à fournir des soins plus personnalisés et plus efficaces.
7. Conformité et sécurité
En ce qui concerne les consultations, la conformité à l’HIPAA et au GDPR est indispensable pour protéger les données des clients. La conformité de Pabau assure la protection des informations sensibles, limite l’accès au personnel autorisé et maintient la plus haute protection et sécurité des données, ce qui vous permet de gérer les consultations en toute confiance.
8. Citations
Les clients qui se font soigner dans votre cabinet ont souvent des attentes et des préoccupations spécifiques en matière de coûts, d’où la nécessité d’une communication transparente et efficace.
Avec Pabau, vous pouvez automatiser le processus de génération de devis afin de rationaliser vos tâches administratives. La fonction de personnalisation des modèles de devis de Pabau vous offre la flexibilité d’adapter les devis aux services spécifiques et aux structures de prix.
L’utilisation de Pabau permet aux cabinets de suivre l’état des devis, par exemple la date d’envoi, d’ouverture et d’acceptation. Il vous aidera à assurer le suivi des clients qui pourraient avoir des questions ou des réserves sur les devis fournis.
