La planification manuelle des rendez-vous peut être source d’erreurs, en particulier pour les cliniques et les spas très actifs qui offrent une large gamme de services.
Les doubles réservations, les conflits d’horaires, les appels successifs, la difficulté de gérer les informations relatives aux clients et le fait d’être lié au téléphone ne sont que quelques-uns des problèmes qui peuvent survenir si vous n’utilisez pas un logiciel d’automatisation des horaires.
Un logiciel de réservation automatisé rationalisera le processus de prise de rendez-vous dans votre clinique et fera en sorte que tout se déroule sans heurts. Il permet non seulement de réduire la charge administrative, mais aussi d’offrir une expérience de réservation pratique et sans tracas.
La puissance d'un logiciel d'automatisation des plannings pour les cliniques
Une fois que vous avez essayé une nouvelle recette qui est 100 fois meilleure que la précédente, il est difficile de revenir à l’ancienne façon de préparer votre repas préféré.
Il en va de même pour la mise en place d’un outil de gestion des réservations. Une fois que vous vous y serez habitué et que vous aurez constaté ses avantages, il vous sera probablement impossible de revenir à ce que vous faisiez auparavant. Vous ne rechercherez probablement qu’un outil de planification de l’automatisation encore plus robuste.
Après tout,
60 % des professionnels de la santé
et 72 % des patients affirment que les services de prise de rendez-vous en ligne encouragent les patients à respecter leurs rendez-vous.
Voici le genre de magie qu’un bon logiciel de réservation peut faire pour vous.
Augmentation de l'efficacité et de la productivité
Un logiciel de planification rationalise les processus pour tous les participants au parcours de soins, y compris les clients, les praticiens et le personnel d’accueil.
Les réceptionnistes, qui traitent souvent un volume élevé d’appels de réservation, peuvent se consacrer à des tâches plus importantes, comme l’accueil des patients et les conversations sérieuses. Cela améliorera à la fois leur productivité et leur efficacité.
Les praticiens, quant à eux, auront toutes les informations relatives à leurs clients stockées en un seul endroit, ce qui réduira le temps de rendez-vous tout en offrant des soins encore meilleurs et plus personnalisés.
La programmation en ligne permet d’alléger encore les charges administratives. Les clients peuvent planifier, reprogrammer et annuler des rendez-vous en ligne sans que le personnel n’ait à y consacrer une seconde.
Amélioration de la satisfaction des employés
Selon une étude,
55 % des travailleurs du secteur de la santé
se sentent épuisés, ce qui est l’une des principales raisons pour lesquelles ils cherchent un autre emploi.
L’automatisation de la planification peut alléger considérablement la charge de travail du personnel de santé. La mise en place d’horaires équitables et transparents et de systèmes permettant d’améliorer l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée peut réduire le stress et la frustration. Au lieu de devoir travailler plus tard à la fin de la journée pour rattraper les tâches administratives, ils peuvent terminer à temps.
Un taux élevé de rotation du personnel n’est pas une bonne chose, et ce n’est surtout pas une bonne chose en termes d’apparence. La fidélisation du personnel est la clé du succès, car les patients viennent dans votre clinique non seulement pour la réputation que vous avez bâtie, mais aussi pour les relations qu’ils nouent avec votre équipe.
Prenons l’exemple d’un client qui a réservé six séances de traitement de la cellulite et qui, lors de son quatrième rendez-vous, est traité par un autre praticien. Cela peut constituer une énorme rupture, même si le nouveau praticien est meilleur que le précédent.
Amélioration du service et de l'expérience des clients
L’automatisation de la programmation améliorera le parcours du client à bien des égards. Il améliore la disponibilité de vos services, en donnant aux clients la liberté de prendre rendez-vous à l’heure et au jour qui leur conviennent.
L’automatisation des processus manuels permet également de réduire les temps d’attente dans votre clinique. PlusLes clients n’auront plus à répondre aux mêmes questions à chaque fois qu’ils se rendent dans votre clinique, comme par exemple ce à quoi ils sont allergiques. Le praticien disposera de toutes les informations relatives aux traitements précédents automatiquement stockées dans le système, y compris les formulaires d’admission et les formulaires médicaux que les clients remplissent avant le rendez-vous.
Le processus de paiement est également beaucoup plus pratique avec un logiciel de planification, ce qui constitue la cerise sur le gâteau pour le patient.
C’est important parce qu’un bon parcours client non seulement
augmente la satisfaction des clients
de 20 % et augmente le chiffre d’affaires de 15 %, tout en réduisant d’un cinquième le coût de la prestation de services aux clients.
9 meilleures solutions logicielles d'automatisation des plannings pour les cliniques
Savoir ce que vous recherchez est la première étape pour choisir la solution logicielle de planification adaptée à votre entreprise. Sinon, vous risquez d’errer sans direction et de vous retrouver avec un logiciel qui ne répond pas à vos besoins.
C’est pourquoi nous avons décidé d’analyser les principaux avantages et caractéristiques des 9 meilleurs logiciels d’automatisation des plannings du marché.
1. Pabau
Pabau est un outil puissant de prise de rendez-vous pour les cliniques. D’abord parce qu’il est spécialement conçu pour le secteur de la beauté et de la santé, ensuite parce qu’il s’agit d’un logiciel de gestion de cabinet tout-en-un. Cela signifie qu’il ne se contentera pas d’automatiser les processus de planification, mais qu’il s’occupera également de toutes les autres opérations de votre clinique.
Ce logiciel d’automatisation permettra aux clients de réserver en ligne 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 et vous aidera à définir des politiques de dépôt et d’annulation afin de réduire les absences dans votre clinique.
Pabau enverra également automatiquement des SMS et des courriels de rappel de rendez-vous aux clients, des instructions préalables aux soins et des formulaires d’admission avant un rendez-vous, ainsi que des formulaires de suivi et des sondages et évaluations intelligents après le rendez-vous.
Et ce n’est pas tout. Pabau recueillera automatiquement tous les renseignements sur le client et les conservera en toute sécurité sur une carte client distincte. Stockez des photos avant et après, des diagrammes d’injection horodatés, des communications, des rendez-vous à venir et passés, et bien d’autres choses encore.
Ces fonctions permettent une gestion transparente des tâches dans votre clinique et augmentent l’efficacité globale.
Principales caractéristiques de la programmation
- Envoi automatique de courriels et de textes de confirmation à vos clients
- Les clients peuvent choisir le praticien qu’ils préfèrent pour le service qu’ils réservent.
- Définition et personnalisation des rappels automatiques de rendez-vous
- Envoi de courriels d’instructions personnalisées avant et après les soins et de formulaires médicaux
Ce logiciel dispose-t-il d’une application mobile ?
Pabau dispose d’une application mobile iOS.
Découvrez les meilleures applications de planification ici.
Industries
- Cliniques médico-esthétiques
- Cliniques de chirurgie esthétique
- Cliniques dermatologiques
- Cliniques de médecine générale
2. Setmore
Setmore est une solution de planification abordable qui offre aux entreprises un système automatisé pour les réservations en ligne, les rappels de rendez-vous et l’acceptation des paiements à toute heure du jour et de la nuit. Setmore envoie également des rappels personnalisés par texte ou par e-mail et l’une de ses caractéristiques uniques est qu’il fournit un code QR qui permet aux clients d’accéder facilement à votre page de réservation en ligne.
Setmore n’offre qu’un ensemble de fonctionnalités de base. Si vous n’avez besoin que de planifier des rendez-vous, Setmore pourrait être votre option de choix. Cependant, si vous dirigez une clinique, vous pourriez découvrir que Setmore ne fournit pas de formulaires d’admission en ligne, et qu’il dispose d’une faible fonction EHR/EMR.
Principales caractéristiques de la programmation
- Rendez-vous récurrents
- Réservation de classe
- Réservation en ligne
- Synchronisation du calendrier
Ce logiciel dispose-t-il d’une application mobile ?
Applications iOS et Android.
Industries
- Vente au détail
- Entreprises de services professionnels
- Santé et forme physique
- Beauté
3. Calendly
Calendly est un outil de prise de rendez-vous qui s’adresse à de nombreux secteurs d’activité.
Simple d’utilisation, il permet de planifier et de réserver des liens au sein d’une équipe, qu’il s’agisse d’appels Zoom rapides ou de réunions en personne plus longues. Les utilisateurs peuvent ajouter des membres d’équipe pour s’assurer que les réunions sont envoyées au personnel approprié et qu’elles répondent aux critères de planification spécifiés.
Calendly peut envoyer des rappels et des messages de suivi et s’intègre facilement à différents systèmes de gestion de la relation client, à des applications de vidéoconférence et à des plateformes de facturation.
Il propose également un plan gratuit, mais avec des fonctionnalités assez limitées. Même si Calendly est un logiciel de prise de rendez-vous convenable, il n’est pas comparable aux logiciels conçus pour l’industrie de la beauté et de la santé. Dans ce blog, vous pouvez voir les caractéristiques qui distinguent Pabau de Calendly .
Principales caractéristiques de la programmation
- Rappels par courrier électronique
- Programmation d’événements de groupe
- Création de pages de réservation et de liens de programmation en fonction de vos disponibilités
Ce logiciel dispose-t-il d’une application mobile ?
Des applications iOS et Android sont disponibles.
Industries
- Technologie
- Services financiers
- Services professionnels
- L’éducation
4. Zoho Bookings
Zoho Bookings fait partie des solutions en nuage de Zoho, ce qui vous permet de l’intégrer de façon transparente à d’autres outils de Zoho, comme Zoho CRM ou Zoho Books.
Zoho bookings synchronisera vos calendriers et permettra à vos clients de prendre rendez-vous avec vous en ligne. Il permet également de planifier les équipes, d’envoyer des notifications et des rappels automatisés et d’accepter les paiements en ligne.
L’inconvénient de Zoho Bookings est qu’il n’est pas possible de définir des durées de rendez-vous différentes selon les services, ce qui peut compliquer la gestion des rendez-vous dans votre clinique.
Principales caractéristiques de la programmation
- Attribution des rendez-vous à la ronde
- Rappels par courrier électronique
- Programmation de rendez-vous récurrents et d’événements de groupe
Ce logiciel dispose-t-il d’une application mobile ?
Zoho Bookings dispose d’applications Android et iOS.
Industries
- Vente
- Marketing
- RH
- Juridique
5. Connecteam
Connecteam est une application de planification des employés qui vous aidera à gérer vos projets, car vous pouvez créer et partager instantanément des horaires de travail et d’équipe pour les employés qui ne travaillent pas à partir d’un seul endroit et veiller à ce que leurs équipes se déroulent sans heurts.
Avec Connecteam, vous pouvez facilement créer et envoyer les horaires de vos employés, suivre leurs heures de travail et envoyer les fiches de paie en un seul clic.
Si cette solution logicielle est adaptée à la gestion d’équipe, elle ne peut pas vous aider à planifier les rendez-vous de vos clients. Par conséquent, si vous souhaitez gérer les rendez-vous d’une clinique, vous devez disposer d’un outil de réservation distinct, ce qui est plus complexe et probablement plus coûteux.
Principales caractéristiques de la programmation
- Délégation de tâches en temps réel
- Construire des horaires avec des modèles, des équipes récurrentes et des duplications
- Vos collaborateurs peuvent relier leurs horaires de travail à leurs calendriers personnels.
Ce logiciel dispose-t-il d’une application mobile ?
Des applications Android et iOS sont disponibles.
Industries
- La construction
- L’hospitalité
- Vente au détail
6. Nomination
Appointy vous aidera à automatiser les tâches quotidiennes et à gérer facilement l’emploi du temps et les rendez-vous de votre personnel. Avec Appointy, vous pouvez recevoir des réservations directement depuis Google, les médias sociaux et le site web de votre entreprise, et également réserver des cours.
Cependant, selon un avis de Software Advice, l’intégration de l’agenda Google d’Appointy ne prend en charge que la synchronisation avec un seul compte, ce qui peut s’avérer gênant lorsque l’on gère des équipes plus importantes.
Principales caractéristiques de la programmation
- Intervalles de temps flexibles
- Réservation de services consécutifs (les clients qui souhaitent réserver plusieurs services ne se verront proposer que des créneaux horaires où tous les services choisis sont disponibles en même temps).
- Réservation récurrente
- Prendre des réservations internationales et définir des fuseaux horaires différents
Ce logiciel dispose-t-il d’une application mobile ?
Il existe des applications Android et iOS.
Industries
- L’éducation
- Salon de beauté
- Santé et bien-être
- Fitness et loisirs
7. Gribouille
Doodle est une solution de planification idéale pour organiser des réunions en déplacement. Il est très pratique à utiliser car vous pouvez indiquer vos disponibilités et partager le lien avec d’autres personnes pour choisir un créneau disponible et planifier une réunion. Doodle vous aide à automatiser le processus de réservation, vous propose des options de réunion flexibles et vous permet de fixer des délais et des rappels.
Doodle peut être une bonne option pour vous si vous l’utilisez pour gérer votre personnel ou si vous n’offrez que des consultations de télésanté.
C’est simple et facile si vous avez juste besoin de prendre des rendez-vous rapidement, mais si vous voulez faire quelque chose de plus complexe, comme recevoir des acomptes ou collecter des formulaires d’admission de clients, ce n’est probablement pas le bon choix.
Principales caractéristiques de la programmation
- Possibilité de choisir l’heure la plus appropriée
- Créer des liens de vidéoconférence
- Des options de réunion flexibles
Ce logiciel dispose-t-il d’une application mobile ?
Des applications Android et iOS sont disponibles.
Industries
- L’éducation
- Installations récréatives
- Sports
8. SimplyBook.me
SimplyBook.me offre des options de réservation personnalisables, ce qui en fait une solution de planification polyvalente. Grâce à SimplyBook.me, vous pouvez accepter des réservations en ligne, envoyer des rappels automatisés par e-mail et par SMS à votre personnel et à vos clients, et accepter des paiements en ligne.
SimplyBook.me vous permet également de créer et d’envoyer des formulaires d’admission aux clients et il est conforme à la loi HIPAA, ce qui est crucial pour les praticiens médicaux aux États-Unis.
En revanche, ce logiciel ne permet pas de planifier les horaires des employés et de gérer les feuilles de temps.
Principales caractéristiques de la programmation
- Les clients peuvent effectuer des réservations directement depuis Google Business, Facebook et Instagram.
- Effectue des dépôts
- Vous pouvez permettre aux clients de s’inscrire sur votre liste d’attente.
- Me donner l’air d’être occupé
Ce logiciel dispose-t-il d’une application mobile ?
SimplyBook.me dispose d’applications Android et iOS, et il existe des applications pour les administrateurs et les clients.
Industries
- Beauté et bien-être
- Services médicaux et de santé
- Événements et divertissements
- Sports et remise en forme
9. Nominations au carré
Avec Square Appointments, les clients peuvent prendre des rendez-vous directement sur votre calendrier et même fixer des rendez-vous récurrents pour des services réguliers. Elle propose un site web de réservation en ligne où les clients peuvent prendre rendez-vous et leur envoyer des rappels automatisés par SMS et par courrier électronique.
Lorsque vous utilisez Square Appointments, vous pouvez intégrer d’autres applications Square, telles que le système Square POS et Square Payments pour le traitement des paiements.
Cependant, Square Appointments est conçu pour de nombreux secteurs d’activité et peut manquer de certaines fonctionnalités spécifiques dont vous avez besoin.
Principales caractéristiques de la programmation
- Réservation de cours et de ressources
- Vous pouvez créer une liste d’attente pour les services les plus demandés afin de combler les lacunes de votre emploi du temps.
- Programmer des rendez-vous pour plusieurs personnes
Ce logiciel dispose-t-il d’une application mobile ?
Il existe des applications Android et iOS.
Industries
- Alimentation et boissons
- Vente au détail
- Beauté
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Pabau concurrents et alternatives
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L'automatisation de l'ordonnancement avec Pabau
On peut dire que nous sommes partiaux, mais il est difficile de contester que Pabau est le meilleur logiciel de planification, car il est conçu spécifiquement pour l’industrie des soins de santé et répond aux besoins de toutes les cliniques.
En plus d’être un outil de planification robuste, il offre également des fonctionnalités qui vous aideront à gérer votre flux de travail dans votre clinique, comme l’automatisation des soins préalables et postérieurs, le tracé du visage, la capture de photos avant et après, l’émission d’ordonnances électroniques, et bien d’autres encore.
Pabau ne vous aidera pas seulement à gérer les processus de planification, mais aussi à rationaliser tous les autres processus de votre clinique. En bref, il simplifie la gestion de votre cabinet.
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