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Avez-vous déjà éprouvé ce sentiment d’impuissance lorsque le solde de votre compte bancaire et les documents financiers de votre clinique ne semblent pas concorder ? C’est comme si votre argent s’était volatilisé !
Le rapprochement des paiements peut certainement être un casse-tête frustrant, surtout lorsqu’il est effectué sans la bonne stratégie et les bons outils.
Si votre processus actuel prend du temps et est sujet à des erreurs humaines, il est temps de le modifier.
Dans le blog suivant, nous donnerons un aperçu détaillé du rapprochement des paiements et des principaux moyens de le simplifier. Restez donc à l’affût pour voir comment vous pouvez mettre en place un processus de rapprochement simple et optimisé.
Ce blog couvre les sujets suivants
- Une ventilation du processus de rapprochement des paiements
- Les types de réconciliation des paiements
- Sept bonnes pratiques pour une réconciliation efficace
Faisons en sorte que ces divergences financières appartiennent au passé !
Qu'est-ce que le rapprochement des paiements ?
D’accord, nous ne pouvons pas aller en profondeur sans savoir d’abord de quoi il s’agit, n’est-ce pas ?
En bref, le rapprochement des paiements est un processus comptable qui consiste à comparer ce qui figure dans les documents financiers internes de votre entreprise à d’autres documents, tels que les relevés bancaires ou les relevés de cartes de crédit.
Il s’agit d’une double vérification pour s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde en ce qui concerne les entrées et les sorties d’argent de votre entreprise.
Le rapprochement des paiements est essentiel pour les raisons suivantes :
- Diminution du risque d’erreurs
- Détection de la fraude
- Assurer l’exactitude des rapports financiers
- Éviter les litiges et les mauvaises communications en matière de facturation
- Rester en conformité avec les exigences réglementaires
Comment fonctionne la procédure de rapprochement des paiements ?
Maintenant que nous avons compris ce qu’est le rapprochement des paiements, voyons comment il fonctionne.
Il s’agit souvent d’un processus de longue haleine, qui comporte de nombreuses étapes et de petits détails à régler. Pour que ce soit plus facile à gérer, nous allons le diviser en six éléments principaux.
Rassembler les données
Pour mettre de l’ordre dans nos dossiers financiers, nous devons les collecter. La première étape consiste donc à rassembler tous les documents nécessaires à la comparaison.
Vous aurez besoin de deux types d’enregistrements principaux :
- Registres internes: Il s’agit notamment des transactions financières, des états financiers, des factures, etc. Ces données peuvent être stockées dans votre système comptable ou même dans une feuille de calcul.
- Dossiers externes: Il s’agit des relevés bancaires ou d’autres rapports des organismes de paiement que vous devrez comparer à vos relevés internes.
Veillez à ce que vous obteniez
tout
Les données de l’enquête sur l’emploi, même celles que vous conservez à la main ou dans une feuille de calcul Excel, peuvent être utiles. Il est peut-être facile de les ignorer, mais le fait de les oublier peut entraîner des maux de tête importants par la suite.
À l’issue de cette étape, vous devriez disposer d’un ensemble de factures, de rapports de vente, de journaux de transactions, de relevés bancaires, de rapports de l’organisme de paiement et d’autres documents pertinents.
Correspondance des transactions
Il est maintenant temps de procéder à une comparaison côte à côte.
Pour rapprocher les transactions, il faut faire correspondre les données financières internes et externes.
Par exemple, vous pouvez avoir besoin de faire correspondre l’enregistrement du paiement d’un client pour une procédure enregistrée dans votre logiciel de paiement avec le dépôt correspondant sur son relevé bancaire.
Ce processus doit être effectué pour chaque transaction. Oui, tous!
Cela peut sembler beaucoup (et cela peut l’être si vous procédez à un rapprochement manuel), mais il existe des moyens de rationaliser ce processus, que nous aborderons plus loin.
Identifier les divergences
Supposons que vous compariez des enregistrements et que vous repériez une transaction complètement différente
Au cours du processus de mise en correspondance,
diverses divergences
comme celle-ci pourrait apparaître. Même si vous espérez ne pas en trouver, il est toujours bon d’en trouver, car l’identification des discordances est un élément crucial de la réconciliation des paiements.
Il se peut que des transactions soient absentes d’un jeu d’enregistrements, que des montants différents apparaissent ou qu’il y ait des différences de calendrier. D’autres écarts peuvent être dus à de simples erreurs, à une mauvaise communication avec les fournisseurs ou, malheureusement, à des problèmes plus graves.
L’essentiel est de documenter toutes ces inadéquations et de passer à l’étape suivante pour trouver une solution.
Enquêter et résoudre les problèmes
Une fois toutes ces différences bien documentées, il est temps de jouer au détective et de les résoudre.
Trouver la cause d’une divergence peut être aussi simple que de se rendre compte qu’un membre du personnel a oublié de marquer une facture comme payée. Ce n’est pas grave, cela arrive aux meilleurs d’entre nous.
Mais le problème pourrait aussi se situer du côté de la banque. Il se peut qu’ils aient introduit une nouvelle taxe dont vous n’étiez pas au courant, ou qu’il y ait eu un double prélèvement accidentel.
Si les problèmes proviennent de votre côté, vous devrez déterminer avec soin s’il s’agit d’une simple erreur de saisie de données, d’une mauvaise configuration du logiciel ou de quelque chose de plus inquiétant qui pourrait suggérer une fraude externe ou interne.
fraude au paiement
.
Finaliser
Quelles qu’en soient les causes, l’objectif est de résoudre efficacement les divergences d’enregistrement.
C’est important, car des questions non résolues peuvent perturber vos rapports financiers et causer toutes sortes de problèmes avec les organismes de réglementation gouvernementaux à l’avenir.
Une fois que tout est réglé, il ne faut pas s’arrêter en si bon chemin ! Oui, c’est vrai : lors de la phase de finalisation, vous devez à nouveau tout revérifier.
Lors de la finalisation du processus de rapprochement des paiements, il est essentiel que le bilan ajusté dans vos registres internes et dans d’autres registres corresponde exactement. Après tout, tout devrait être parfaitement aligné maintenant.
Documenter et réviser
Une fois que tout a été vérifié, résolu et revérifié, nous arrivons à la dernière étape : la documentation du processus de réconciliation.
Il s’agit d’enregistrer les écarts spécifiques que vous avez découverts, leur cause et la manière dont ils ont été corrigés. Il est important de consigner soigneusement ces informations pour pouvoir s’y référer ultérieurement.
La révision régulière de cette documentation est également une bonne pratique. Cela permet de s’assurer que le processus est précis et efficace, et de repérer d’éventuels schémas d’erreurs qu’il conviendrait de corriger pour renforcer les contrôles financiers internes.
Le processus de rapprochement des paiements est alors terminé.
Types de rapprochement des paiements
Maintenant que nous avons compris le processus de base du rapprochement des paiements, explorons les différents types que vous pouvez rencontrer.
En fonction de la taille et de la complexité de votre entreprise, vous devrez peut-être effectuer plusieurs de ces tâches régulièrement.
- Rapprochement bancaire: Il s’agit du type de rapprochement le plus courant, qui consiste à faire correspondre les transactions enregistrées dans les registres internes avec les relevés bancaires.
- Rapprochement des cartes de crédit: Similaire au rapprochement bancaire, mais spécifiquement axé sur les transactions et les relevés de cartes de crédit.
- Rapprochement des commerçants: Cette situation est fréquente si vous travaillez avec plusieurs processeurs de paiement. Il s’agit de comparer vos registres internes avec les rapports fournis par chaque processeur.
- Rapprochement des comptes clients: Il s’agit de s’assurer que vos enregistrements de factures en suspens correspondent à ce que vos clients doivent.
Rapprochement des comptes fournisseurs: Il s’agit de vérifier que les factures et les paiements dus sont conformes à ce que vos vendeurs et fournisseurs ont en dossier.
Meilleures pratiques pour le rapprochement des paiements
Quel que soit le type de rapprochement que vous effectuez, il existe quelques bonnes pratiques universelles qui faciliteront l’ensemble du processus.
Vous êtes peut-être un praticien isolé et vous souhaitez vous faciliter la tâche. Ou bien vous êtes un nouveau propriétaire de clinique, confronté pour la première fois à la réconciliation des paiements et vous vous débrouillez au fur et à mesure.
Quoi qu’il en soit, le respect de ces lignes directrices permet de s’assurer que vos documents sont exacts, que vos finances restent saines et que vous évitez les surprises désagréables – et tout à fait évitables.
Passons en revue sept des pratiques les plus importantes.
1. Établir un processus clair et documenté
Vous vous souvenez des étapes que nous avons décrites au début ? Ce n’était pas juste pour le spectacle !
Une bonne pratique essentielle consiste à définir clairement les étapes de la réconciliation. Il s’agit notamment de définir qui est responsable de chaque étape (par exemple, une personne saisit les données des relevés bancaires, une autre examine les correspondances, et ainsi de suite), la fréquence des rapprochements et les outils utilisés.
Une fois cette définition établie, documentez-la minutieusement et veillez à ce que le propriétaire et le directeur du cabinet soient bien informés. Cela permet de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde et d’organiser le processus du début à la fin.
2. Automatiser autant que possible
Nous avons mentionné que la réconciliation peut être un long processus. C’est pourquoi il est essentiel d’utiliser des outils logiciels de rapprochement automatisé qui rationalisent la saisie des données, la mise en correspondance et le signalement des divergences.
Ces automatisations peuvent utiliser les fonctions existantes de votre logiciel de comptabilité ou de gestion de cabinet pour vous aider à travailler plus efficacement, ou vous pouvez obtenir des solutions de rapprochement plus spécialisées si vous traitez un volume de transactions plus important.
Moins de temps consacré aux processus manuels signifie que vous disposez de beaucoup plus de temps pour prendre des décisions importantes et vous concentrer sur d’autres aspects importants de votre clinique, tels que
la satisfaction des patients
.
3. Normaliser les formats de données
Une pratique qui peut vous aider, vous et les solutions logicielles de comptabilité que vous utilisez, consiste à
la normalisation de tous les formats de données
lors de l’enregistrement des transactions.
Imaginez que vous essayiez de faire correspondre des transactions alors que le format des dates de votre banque est différent du vôtre. Une simple recherche dans un logiciel devient alors un processus fastidieux. Si ces données relatives à la date et à l’heure étaient normalisées, par exemple, par la
ISO 8601
format AAAA/MM/JJ, le problème aurait pu être évité.
Des données cohérentes simplifient grandement l’appariement et vous épargnent la frustration causée par ces différences de formatage, minuscules ou non.
Pensez donc à l’utiliser :
- Formats de date et de devise normalisés
- Catégories ou descriptions de transactions cohérentes
- Un système clair de numérotation des factures et des relevés
4. Séparation des tâches
Le rapprochement des paiements représente un travail considérable, d’autant plus que le flux de trésorerie d’une entreprise est important.
Confier tout ce travail à une seule personne n’est pas une bonne idée : elle est débordée et plus sujette aux erreurs. En outre, si une personne contrôle tout, cela peut ouvrir la voie à des fraudes.
D’autre part, le fait que tous les membres de votre équipe soient impliqués dans chaque étape sans aucun contrôle interne peut également constituer un gâchis, entraînant un travail répétitif et un processus inefficace.
La solution ? Diviser pour mieux régner ! Séparez les tâches telles que le traitement des transactions, le rapprochement et l’approbation et déléguez-les à différents membres du personnel.
Cela crée un niveau de contrôle supplémentaire et garantit que chaque personne impliquée est responsable de sa part du puzzle.
5. Procéder à des examens réguliers
N’oubliez pas que le rapprochement des paiements ne se fait pas une fois par an.
Si vous avez un flux régulier de transactions, attendre qu’elles s’accumulent est une source d’ennuis. Plus il y a de dossiers à traiter en même temps, plus il est difficile de repérer les divergences et plus il est probable qu’un problème caché passe inaperçu.
Effectuez donc des rapprochements fréquemment, idéalement tous les jours ou toutes les semaines, en fonction du volume de vos transactions.
Des examens réguliers vous aident à détecter et à résoudre rapidement les problèmes, évitant ainsi qu’ils ne fassent boule de neige et ne se transforment en problèmes plus importants à l’avenir.
6. Tenir des registres clairs et précis
Quiconque a déjà eu affaire à des rapports désordonnés et désorganisés sait à quel point cela peut être frustrant.
Faites-vous donc une faveur et gardez vos propres dossiers clairs, précis et bien organisés.
Outre l’utilisation de données normalisées, cela signifie également qu’il faut disposer de registres détaillés et organisés pour les transactions, les factures, les reçus et les rapports de réconciliation antérieurs.
Non seulement cela vous facilitera la vie lors du rapprochement des dossiers avec la banque, mais ces documents détaillés sont également essentiels si vous devez revenir en arrière et revoir quelque chose, ou pour les audits – qu’ils soient internes ou exigés par les organismes de réglementation.
7. Investir dans la formation des employés
Enfin, même avec le meilleur processus et tous les bons outils, le processus de rapprochement des paiements sera toujours insuffisant si votre personnel n’est pas équipé pour le gérer.
Investissez donc dans la formation de vos employés impliqués dans le processus de réconciliation.
Ils doivent comprendre les étapes à suivre, la manière de repérer et de résoudre les divergences de manière efficace et leurs responsabilités spécifiques dans le cadre du processus.
Cela permet d’assurer un flux de travail fluide et de réduire les obstacles en cours de route.
Quel est l'outil le plus efficace pour le rapprochement des paiements ?
Il existe différents outils conçus pour le rapprochement des paiements, mais les systèmes intégrés de traitement des paiements sont les plus efficaces.
Ces systèmes permettent notamment d’automatiser la saisie des données et de centraliser tous les documents relatifs aux paiements, ce qui rend la réconciliation beaucoup plus rapide et moins sujette aux erreurs.
Notre propre outil, Pabau, est un logiciel de gestion de cabinet qui intègre des capacités de traitement des paiements et de puissantes intégrations.
puissantes
avec des outils tels que Stripe, GoCardless et Xero.
Vous pouvez effectuer des paiements directement dans Pabau, avec des options telles que
le paiement des factures en ligne
et les terminaux de cartes Pabau Pay qui prennent en charge des méthodes de paiement telles que Google et Apple Pay, ainsi que les principales cartes de crédit et de débit. Les différents paiements sont regroupés en un seul endroit, ce qui réduit la nécessité de nettoyer manuellement les factures ou d’utiliser un logiciel de comptabilité spécialisé, rendant ainsi le processus simple et efficace.
Ces paiements sont automatiquement enregistrés dans le logiciel et vous pouvez générer des rapports détaillés à tout moment. Les rapports contiennent tous les détails nécessaires tels que les dates, les numéros de factures, les types de paiements, etc. pour faciliter les comparaisons de rapprochement.
Pabau comprend également des fonctions spécifiques aux soins de santé, comme la remise d’assurance, qui vous permet d’ajouter des paiements d’assurance en vrac et de les comparer aux factures, ce qui garantit qu’aucun paiement n’est oublié lors de la réconciliation.
Améliorez l'efficacité de la réconciliation des paiements avec Pabau
D’accord, c’était beaucoup de choses à assimiler !
Nous avons abordé les tenants et les aboutissants de la réconciliation des paiements, les différentes étapes impliquées et les meilleures pratiques pour rationaliser le processus.
Comme vous l’avez vu, des registres précis et des données organisées sont la clé d’une réconciliation efficace.
C’est là que Pabau peut vous aider.
Les informations relatives aux paiements étant stockées et accessibles en toute sécurité dans notre système, vous pouvez facilement comparer les transactions et vous assurer que les enregistrements correspondent.
En travaillant de concert avec les terminaux de cartes Pabau Pay, les utilisateurs de Pabau peuvent minimiser les erreurs manuelles dues à la synchronisation des transactions entre leur terminal de paiement et le logiciel de la clinique.
Toutes ces caractéristiques peuvent faire de la réconciliation des paiements un processus plus rapide et plus précis.
Qu’attendez-vous ?
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