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Une réorientation de carrière dans le secteur de l’esthétique est un changement énorme, surtout si vous avez passé la majeure partie de votre carrière en tant qu’infirmière ou médecin.
Que vous souhaitiez ouvrir votre propre ou que vous cherchez à utiliser un logiciel dans votre clinique pour la première fois, c’est probablement tout nouveau. Et peut-être que la gestion d’entreprise et l’idée d’acheter de la technologie et de devoir se familiariser avec le marketing vous intimident un peu.
C’est pourquoi il est essentiel de disposer d’un système qui comprenne les complexités du secteur de l’esthétique médicale. A un logiciel de gestion de cabinet spécialisé vous permettra de gérer tout ce que vous devez faire pour garantir des opérations sans faille et des soins aux clients sûrs, sécurisés et efficaces.
Rejoignez-nous pour explorer les cinq principales solutions logicielles pour cabinets médicaux, qui promettent toutes de simplifier les tâches administratives, d’améliorer l’engagement des clients et d’optimiser les performances des cliniques.
Pourquoi les cliniques esthétiques ont-elles besoin d'un logiciel spécialisé ?
Pour comprendre pourquoi les cliniques esthétiques ont besoin de logiciels spécialisés, examinons quelques-uns des domaines clés dans lesquels ces outils s’avèrent inestimables.
Respect de la réglementation
Les cliniques d’esthétique opèrent dans un environnement très réglementé où le respect de directives strictes est indispensable – et la réglementation ne fera qu’augmenter. Le non-respect de ces réglementations ne met pas seulement en péril la sécurité des patients, mais fait également courir un risque juridique à la clinique.
Gérer les dossiers des patients, les formulaires de consentement et les plans de traitement conformément à ces réglementations n’est pas une mince affaire. C’est là qu’interviennent les logiciels spécialisés, qui fournissent une plate-forme sécurisée et organisée pour les dossiers médicaux électroniques (DME) et la gestion des cabinets.
Il allège le fardeau de la conformité et garantit que les cliniques opèrent dans les limites de la loi.
Plans de traitement complexes
Les parcours des patients sont complexes et comportent de multiples étapes, rendez-vous et suivis. Sans un système rationalisé, la gestion de ces plans devient un cauchemar logistique.
Si vous devez effectuer de nombreuses tâches manuellement, votre entreprise risque d’être désavantagée. Les logiciels spécialisés sont dotés de fonctions qui facilitent la planification efficace, le suivi des progrès et une communication transparente avec les clients.
Réservation et consultation en ligne
Les cliniques esthétiques doivent s’adapter aux préférences de leurs clients férus de technologie.
Les méthodes traditionnelles de prise de rendez-vous et de consultation en personne perdent du terrain au profit des réservations en ligne. La fonction recherche indique que plus de 70 % des personnes préfèrent prendre rendez-vous en ligne. Sans les bons outils, les cliniques risquent de rester à la traîne.
Il est préférable d’opter pour un logiciel robuste qui permet aux clients de gérer eux-mêmes la réservation de leur voyage. Les portails patients permettent aux clients de prendre, de reporter et d’annuler des rendez-vous, ainsi que d’organiser des consultations virtuelles, ce qui rend les choses beaucoup plus transparentes pour les clients.
Marketing et gestion de la relation client (CRM)
Le marketing dans l’industrie esthétique
nécessite un mélange de stratégie traditionnelle et de stratégie de marketing, avec un équilibre entre la promotion auprès de nouveaux clients et l’établissement de relations avec les clients existants.
Les logiciels spécialisés qui comprennent des fonctionnalités pour les campagnes de marketing par courrier électronique et la gestion des prospects vous permettent de tirer le meilleur parti de votre outil de gestion de la relation client (CRM). Il en résulte une présence plus forte de la marque et une base de patients fidèles.
Critères pour choisir le meilleur logiciel de clinique esthétique
Le choix du bon logiciel pour une clinique esthétique va au-delà de la simple fonctionnalité.
Le logiciel sera l’épine dorsale des opérations de la clinique, influençant les soins aux patients, la conformité aux réglementations et l’efficacité globale. Pour s’assurer que le logiciel s’aligne parfaitement sur les besoins uniques des cliniques esthétiques, il est important d’identifier les critères clés…
- Convivialité :
Les cliniques d’esthétique fonctionnent dans un environnement en constante évolution. Vous le savez !
Il est donc essentiel qu’un logiciel soit intuitif et convivial, afin que les praticiens, les administrateurs et les autres membres du personnel puissent s’adapter rapidement au système sans avoir besoin d’une formation approfondie.
Une conception simple permet non seulement de minimiser la courbe d’apprentissage, mais aussi de maximiser la productivité et de faire en sorte que votre équipe ait envie d’utiliser le système.
- Capacités d’intégration :
Les cliniques d’esthétique doivent s’intégrer à d’autres outils pour gérer leurs activités.
Un logiciel doit avoir de solides capacités d’intégration, ce qui lui permettra de se connecter à d’autres systèmes pour des tâches telles que la gestion des stocks, la facturation et le marketing.
Cette approche interconnectée garantit que le logiciel devient un élément cohérent de l’écosystème plus large de la clinique, plutôt qu’une solution autonome.
- Respect de la réglementation en matière de soins de santé :
Le secteur de l’esthétique est soumis à des réglementations strictes en matière de santé.
Recherchez des caractéristiques qui garantissent le stockage et la transmission sécurisés des données des patients, le respect des réglementations en matière de protection de la vie privée et la conformité aux normes du secteur.
Le logiciel doit faciliter la création et la gestion des dossiers médicaux électroniques (DME) d’une manière conforme aux réglementations en matière de soins de santé, en protégeant les informations relatives aux patients et en garantissant le statut juridique et éthique de la clinique.
- Assistance à la clientèle et formation
Une assistance clientèle complète n’est pas négociable lorsqu’il s’agit de choisir un logiciel pour clinique d’esthétique. Pne assistance compétente et expérimentée peut s’avérer salvatrice en cas de problèmes techniques ou de questions.echerchez des fournisseurs de logiciels qui offrent une assistance clientèle solide.
Des ressources telles que des tutoriels vidéo, une base de connaissances contenant des articles et des guides utiles, et l’accès à l’équipe du service clientèle par le biais d’un chat en direct ou d’appels vidéo sont autant d’éléments clés.
Un fournisseur qui comprend les besoins uniques des cliniques esthétiques et qui s’engage à les aider en cas de difficultés garantit une mise en œuvre et une utilisation continue du logiciel plus aisées.
- Évolutivité et pérennité
Les cliniques d’esthétique, comme toute entreprise, sont sujettes à la croissance et à l’évolution. Votre logiciel doit être évolutif pour s’adapter à l’évolution des besoins de la clinique et à son expansion future.
En outre, tenez compte de l’engagement de l’éditeur du logiciel en matière de mises à jour et d’améliorations. Un système régulièrement mis à jour permet à la clinique de bénéficier des avancées technologiques, telles que l’IA, ce qui garantit l’avenir de votre investissement.
Revue des 5 meilleurs logiciels pour cliniques esthétiques
Pabau
Pabau est un logiciel de gestion de cabinet tout-en-un conçu spécifiquement pour les spas médicaux et les entreprises d’esthétique – et c’est sans doute ce qui lui donne un avantage sur les autres fournisseurs.
Ce qui distingue Pabau, c’est l’ensemble de ses caractéristiques. Ils vous aident à gérer de bout en bout le processus de gestion des rendez-vous, de collecte des formulaires d’admission et des questionnaires, de constitution de dossiers clients détaillés avec des photos avant et après, de traçage des injections, et bien plus encore.
Le logiciel vous aide à vous passer complètement de papier et d’automatiser les courriels et les SMS de confirmation des rendez-vous, les rappels de rendez-vous et les instructions avant et après les soins.
En outre, le portail des patients aide les clients à gérer eux-mêmes leurs réservations. Il leur permet d’accéder à des informations essentielles sur les rendez-vous à venir et précédents, et ils peuvent prendre, annuler et reprogrammer leurs rendez-vous directement à partir de ce site – ce qui vous fait gagner beaucoup de temps !
Pabau devient un excellent choix pour les spas médicaux complexes et très fréquentés qui cherchent à s’étendre à plusieurs endroits, ainsi qu’à rendre réservables des chambres et des équipements spécifiques.
Un excellent système de point de vente intégré s’occupe de la facturation, des ventes, des dépôts, des remises et des remboursements, offrant ainsi une solution complète de gestion financière.
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Tarification
Pabau est une solution logicielle haut de gamme et peut donc apparaître comme une option relativement coûteuse par rapport à d’autres solutions disponibles sur le marché.
Toutefois, le coût plus élevé est justifié par la valeur globale qu’il apporte. Il s’agit d’un logiciel tout-en-un qui élimine le besoin d’outils supplémentaires. Vous pouvez gérer vos réservations et votre planning, vos dossiers clients, votre inventaire, votre marketing, votre facturation et bien plus encore, le tout dans un seul et même système.
Les principales caractéristiques sont les suivantes
- Prise de rendez-vous
- Réservation en ligne
- Gestion des stocks
- Gestion des clients
- POS
- Prescriptions
- Lettres
- Conformité à l’HIPAA et au GDPR
Capacités d'intégration
- Rayure
- Xero
- Klarna
- Zapier
- Google Agenda
- Code de la santé
Vagaro
Vagaro est un logiciel tout-en-un pour la gestion et la promotion des salons de coiffure, des spas et des centres de remise en forme.
Il permet aux utilisateurs de prendre des rendez-vous via un site web ou une application, et de traiter les paiements à tout moment, en offrant un enregistrement et un paiement sans contact, bien que certains clients aient signalé des divergences occasionnelles dans les paiements.
Vagaro prend en charge le marketing par texte et par courrier électronique. Il est important de mentionner que la plateforme impose une limite de 1000 courriels par mois, avec des frais supplémentaires en cas de dépassement.
Il sert également de solution pour la comptabilité, la paie, les bases de données clients, les adhésions et l’inventaire, mais des frais supplémentaires sont facturés pour divers modules complémentaires, tels que le stockage de photos, de formulaires et de fichiers de clients.
Tarification
Vagaro facture aux entreprises une redevance mensuelle pour l’utilisation de son logiciel, dont le coût dépend du nombre de professionnels qui l’utilisent. Il n’y a pas de contrat, de frais d’inscription ou de frais d’annulation. Pour obtenir des informations spécifiques sur les prix, il est préférable de contacter directement Vagaro.
Les principales caractéristiques sont les suivantes
- Calendrier
- Gestion des clients
- Rapports
- Notifications automatisées
Capacités d'intégration
- Google Agenda
- Quickbooks
Mangomonnaie
Mangomint est un logiciel pour les salons et les spas qui aide les entreprises à gérer les rendez-vous, les horaires du personnel et bien d’autres choses en un seul endroit.
Il offre une interface élégante et conviviale avec des automatisations intelligentes pour mieux gérer votre entreprise. La plateforme s’intègre facilement à d’autres systèmes, dispose de paiements intégrés et prend en charge les adhésions, les forfaits et les cartes-cadeaux.
Vous pouvez contrôler la productivité du personnel, les réservations et les commissions, et le logiciel propose des rapports avancés et une fonction pratique d’envoi de SMS aux clients, en tant qu’extension payante.
En revanche, son coût est légèrement plus élevé que celui d’autres logiciels pour cliniques et il ne dispose pas d’un support marketing intégré, ce qui nécessite des configurations supplémentaires pour les services de courrier électronique et les programmes de fidélisation. De plus, il n’est disponible qu’aux États-Unis et au Canada.
Tarification
Les forfaits commencent à 165 $/mois pour l’offre essentielle, pour un maximum de 10 praticiens, et il n’y a pas de contrat requis.
Les principales caractéristiques sont les suivantes
- Gestion des rendez-vous
- Automatisation du marketing
- Rappels
- Gestion des salaires
Capacités d'intégration
- Mailchimp
- Shopify
- WaiverForever
Boulevard
Boulevard est une plateforme d’expérience client conçue pour les entreprises de soins personnels sur rendez-vous. offre un excellent système de réservation en ligne, des données précieuses sur les clients pour stimuler les ventes et la fidélisation, et s’intègre de manière transparente à diverses applications tierces.
Parmi les fonctionnalités les plus sophistiquées, citons une liste d’attente conviviale, une optimisation intelligente du calendrier et des rapports détaillés, bien que vous deviez souscrire à l’un de leurs plans supérieurs.
L’envoi de SMS bidirectionnels et l’identification de l’appelant sont disponibles en option moyennant un supplément, ainsi qu’un centre d’aide et un service intégré de marketing par courrier électronique. Il est également intéressant de noter qu’ils proposent une offre groupée spécifique pour les clients des spas médicaux. Facturé 520 $ par mois, il comprend tout ce dont vous avez besoin pour gérer votre centre de soins – formulaires, dossiers avancés, formulaires et conformité à la loi HIPAA.
Dans l’ensemble, les plans de Boulevard sont plus chers, en particulier si vous êtes propriétaire d’un spa médical et que vous êtes intéressé par le plan groupé. En revanche, le plan Essentials est dépourvu de certaines fonctionnalités essentielles.
En outre, la difficulté de la suite marketing du logiciel à distinguer les réservations effectuées par courrier électronique des autres facteurs, ainsi que l’absence de prise en charge des lecteurs de cartes de points de vente tiers, ont suscité d’autres inquiétudes quant aux capacités de la plate-forme.
Tarification
Boulevard propose trois plans tarifaires, à partir de 175 $/mois.
Les principales caractéristiques sont les suivantes
- Marketing
- Gestion des clients
- Gestion du calendrier
Capacités d'intégration
- Zapier
- Quickbooks
- Shopify
EsthétiquePro
AestheticsPro est un logiciel basé sur le cloud spécialement conçu pour les spas médicaux, qui rationalise l’organisation du personnel, la planification des calendriers, le suivi des clients et un système de point de vente pratique.
Le logiciel offre des fonctionnalités essentielles pour les médecins et les professionnels de la santé, notamment un DSE, une bibliothèque de formulaires, des signatures numériques et bien d’autres fonctionnalités.
Toutefois, des rapports négatifs font état de problèmes d’intégration entre les cartes cadeaux et les distributeurs de cartes de crédit, ce qui rend la navigation confuse. Le nombre excessif de clics est également un problème.
Par exemple, les utilisateurs ne peuvent pas non plus se déplacer facilement dans la fonction calendrier d’AestheticsPro. Par exemple, pour reprogrammer un rendez-vous, les praticiens doivent annuler la réservation initiale et en créer une nouvelle, au lieu d’une simple fonction de glisser-déposer.
Tarification
Aesthetics Pro propose trois plans tarifaires – Solo, Enterprise et Enterprise Plus. Visitez leur site web pour obtenir les derniers détails sur les prix. En outre, certaines fonctions telles que la prescription électronique, la gestion de la réputation et le marketing textuel peuvent être associées à des frais supplémentaires.
Les principales caractéristiques sont les suivantes
- Service à la clientèle
- Prescriptions électroniques
- Réservations en ligne
Capacités d'intégration
- Trèfle
- Œil de bœuf
- eazyScripts
Découvrez pourquoi Pabau est le logiciel tout-en-un par excellence pour les cliniques d'esthétique !
Pabau se distingue comme étant le logiciel tout-en-un par excellence pour les cliniques esthétiques en raison de ses caractéristiques complètes – si vous recherchez un véritable système tout-en-un, c’est le seul choix possible.
De la prise de rendez-vous intuitive à la gestion complète des clients, Pabau permet aux cliniques esthétiques de prospérer efficacement. Il vous permet de collecter et de stocker en toute sécurité des informations médicales sensibles et de gérer efficacement les rendez-vous.
N’oublions pas qu’il a été conçu pour le secteur de l’esthétique et qu’il est donc parfaitement adapté pour améliorer la gestion de votre spa médical. Faites l’expérience de la différence dès aujourd’hui en
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