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Quiconque a déjà jonglé avec des piles de reçus, de relevés bancaires et de paiements en ligne connaît cette sensation de transpiration financière.
Le rapprochement des paiements – en particulier lorsqu’ils proviennent de différents canaux – peut être un véritable casse-tête.
Des nuits tardives, des chiffres vérifiés deux fois, le sentiment d’avoir raté quelque chose… si cela vous semble familier, lisez ce qui suit.
Cet article s’adresse à tous ceux qui s’efforcent de réconcilier efficacement les paiements provenant de plusieurs canaux de paiement et de s’assurer que leurs dossiers sont irréprochables.
Nous allons expliquer ce qu’est le rapprochement des paiements, son importance pour votre clinique et pourquoi un processus rationalisé est crucial.
Nous examinerons ensuite les défis liés à la réconciliation de flux de paiements multiples et la manière dont un système de paiement intégré peut sauver la situation.
C’est parti !
Qu'est-ce que le rapprochement des paiements ?
D’accord, commençons par l’essentiel.
Le rapprochement des paiements est un processus comptable qui consiste à comparer les documents financiers internes de votre clinique (factures, rapports de vente, etc.) avec des documents externes tels que vos relevés de compte bancaire ou les données de votre organisme de paiement.
Les cliniques reçoivent souvent des paiements par le biais de plusieurs canaux, tels que les transactions par carte de crédit, les paiements numériques et d’autres types de passerelles de paiement.
Le rapprochement des paiements permet de vérifier que tous les revenus et toutes les dépenses que vous avez suivis correspondent à ce qui a été fait.
réellement
réellement passé par vos comptes à partir de ces canaux.
L’objectif est de s’assurer que tous les documents correspondent, de sorte que les documents internes disent la même chose que les documents externes.
En outre, vous souhaitez également trouver et résoudre les éventuelles divergences en cours de route.
Pourquoi le rapprochement des paiements est-il important pour les entreprises ?
La façon dont vous gérez la réconciliation a un impact direct sur des aspects cruciaux de votre clinique, qu’il s’agisse de votre résultat net, de votre flux de trésorerie ou de la façon dont vous gérez la réconciliation. vous êtes en conformité avec les réglementations relatives à la sécurité des données et à la fraude financière. Après tout, les organismes de réglementation veulent des données correctement comparées et rapportées, faute de quoi ils pourraient tirer la sonnette d’alarme.
En outre, des finances saines vous permettent d’avoir une image précise de votre santé financière, ce qui vous donne les moyens de prendre des décisions commerciales intelligentes.
Pour mieux comprendre la valeur du rapprochement des paiements, examinons quatre avantages spécifiques.
Prévenir la fraude
Si les incohérences dans vos états financiers peuvent être une simple erreur ou un oubli, elles peuvent aussi être le signe d’une situation plus préoccupante.
L’Association of Certified Fraud Examiners estime que
que les entreprises perdent 5 % de leur chiffre d’affaires annuel à cause de la fraude.
. Cela peut venir des clients (pensez
les escroqueries à la rétrofacturation
) ou, malheureusement, au sein même de votre clinique.
Le rapprochement régulier des paiements contribue à la fois à la détection et à la dissuasion des activités frauduleuses en signalant rapidement les divergences, ce qui vous permet d’enquêter sur leur origine avant que la situation ne devienne incontrôlable.
Gestion des flux de trésorerie
Le rapprochement des paiements permet également de dresser un tableau précis de la santé financière de votre clinique.
Sans cela, vous risquez de surestimer vos liquidités disponibles, ce qui vous conduira à prendre de mauvaises décisions financières. Par exemple, vous pourriez vous engager à agrandir les locaux de votre clinique ou à acheter un équipement coûteux, pour vous rendre compte quelques semaines plus tard que vous ne pouvez pas faire face à la masse salariale.
Le rapprochement régulier et automatisé des paiements vise à éviter de telles erreurs en vous donnant une vue en temps réel de vos flux de trésorerie.
Cela vous permet de prendre des décisions intelligentes en matière de dépenses, d’investissement et de planification de l’avenir de votre clinique en toute confiance.
Assurer l'exactitude des rapports financiers
Des rapports financiers précis sont à la base d’une prise de décision intelligente de la part des entreprises.
Un rapprochement efficace des paiements minimise les erreurs financières, et cela est particulièrement vrai si vous utilisez des
automatisations
qui rationalisent encore davantage le processus.
Essentiellement, ce processus permet de s’assurer que vos états des revenus et des dépenses donnent une image fidèle des performances de votre clinique et de ses éventuelles inefficacités.
Ce point est essentiel pour la planification interne de l’entreprise, mais il est particulièrement important lorsque vos livres sont examinés par des investisseurs ou des créanciers – après tout, des registres propres inspirent confiance dans votre entreprise !
Conformité juridique et réglementaire
Rester du bon côté de la loi n’est pas négociable.
Des exigences réglementaires strictes (telles que
HIPAA
ou la
loi Sarbanes-Oxley
de l’information financière frauduleuse) dictent la manière dont les cliniques doivent traiter les données financières. Le rapprochement des paiements est un outil essentiel pour remplir ces obligations.
En veillant à ce que vos registres internes correspondent aux rapports externes, vous faites preuve d’une gestion financière transparente et responsable.
Cela permet non seulement de minimiser le risque de pénalités coûteuses, mais aussi de protéger la réputation de votre clinique.
Défis liés aux processus de rapprochement des paiements
Nous avons constaté l’importance de la réconciliation des paiements pour votre entreprise.
Dans un monde parfait, ce processus serait toujours un jeu d’enfant ! Malheureusement, le rapprochement des paiements s’accompagne de son lot d’obstacles, en particulier lorsque votre clinique se développe et que vos finances deviennent plus complexes.
Nous passerons ensuite en revue quelques-uns des défis les plus courants auxquels vous pouvez être confronté, puis nous expliquerons comment les bons outils peuvent vous aider à les résoudre.
Volume élevé de transactions
Au début, votre clinique peut avoir un nombre raisonnable de paiements, ce qui permet à une ou deux personnes d’effectuer un rapprochement manuel avec un système comptable de base.
Mais vous voulez que votre clinique se développe, n’est-ce pas ? Cela signifie un volume de plus en plus élevé de transactions financières.
Si elles ne sont pas optimisées, la tenue des comptes et le rapprochement des paiements peuvent devenir un cauchemar parsemé d’erreurs, le personnel étant débordé par le nombre d’enregistrements entrants.
Cela peut conduire à des écarts manqués, à des retards et à une baisse de votre résultat net.
Multiples canaux de paiement
Les clients d’aujourd’hui ont besoin de souplesse pour payer leurs services et leurs produits. Les espèces, les cartes de crédit et de débit, la prise en charge de différentes plateformes de paiement, la facturation en ligne, les portefeuilles numériques et même les options de paiement ultérieur sont autant de méthodes de paiement communément attendues.
Mais il y a aussi des points spécifiques à l’industrie à prendre en compte. Différentes méthodes pour facturer les acomptes de réservation, la façon dont vous gérez la vente de paquets de services, les paiements par chèques-cadeaux, les programmes d’adhésion… la liste est longue.
Bien que pratique, cette diversité des canaux de paiement crée un réseau enchevêtré pour la réconciliation.
Chaque canal dispose généralement de ses propres types de rapports et de formats, ce qui rend difficile la consolidation des données en une image cohérente.
En l’absence d’un outil de rapprochement, le personnel se retrouve généralement à devoir rassembler et saisir tous ces enregistrements de transactions en un seul endroit.
Il s’agit d’un processus fastidieux qui nécessite des efforts manuels inutiles et qui peut entraîner des retards dans la mise en correspondance des transactions.
Erreurs humaines
Même les membres du personnel les plus diligents et les équipes financières professionnelles ne sont pas à l’abri des erreurs. Après tout, nous ne sommes que des êtres humains.
Le rapprochement manuel des paiements implique la saisie de données, des calculs et le suivi de plusieurs enregistrements – autant de risques de fautes de frappe, de mauvaises interprétations ou de simples erreurs dues à la fatigue.
Malheureusement, une simple décimale mal placée ou une omission sur une facture oubliée peut avoir des répercussions sur vos documents financiers, faussant vos rapports et pouvant avoir un impact sur votre prise de décision.
Questions d'intégration
Disons que vous avez intégré des outils tels que des processeurs de paiement, des logiciels de comptabilité et d’autres outils financiers à votre
logiciel de gestion de cabinet
.
En théorie, ces intégrations devraient vous faciliter la vie.
Mais le fait d’avoir des systèmes distincts est en fait un grand défi pour la réconciliation des paiements.
Des formats non compatibles, des problèmes de synchronisation ou des retards inattendus entre les systèmes peuvent perturber l’ensemble du processus.
Cela entraîne une perte de temps à déchiffrer des divergences qui ne devraient pas exister et soulève des doutes quant à l’exactitude de vos dossiers une fois le processus terminé. Les équipes doivent donc revérifier les dossiers pour s’assurer qu’elles n’ont rien oublié.
Défis en matière de conformité
Le paysage réglementaire entourant les données financières (en particulier dans le secteur des soins de santé) est complexe et en constante évolution.
Des réglementations en matière de protection des données aux normes comptables,
rester conforme
peut être accablant.
Votre processus de rapprochement des paiements doit non seulement être précis dans la vérification de vos données financières, mais aussi démontrer la sécurité du traitement et de la communication des informations financières et des informations sur les clients.
Il peut s’agir d’une lutte constante car les règles de conformité et les réglementations changent souvent et vous devez régulièrement revoir votre processus et former votre personnel.
Comment un système de paiement intégré réconcilie efficacement les paiements provenant de différents canaux
D’accord, nous avons passé en revue tous ces défis, mais nous n’avons pas apporté de solutions. Qu’est-ce qui se passe ?
Nous avons attendu jusqu’à aujourd’hui pour aborder le véritable changement dans le domaine de la réconciliation des paiements : les systèmes de paiement intégrés.
Un système de paiement intégré communique avec tous vos outils et canaux de paiement et les relie entre eux, ce qui permet une gestion efficace et automatisée des données financières.
Cette configuration peut grandement améliorer votre processus de rapprochement, le transformant d’une activité potentiellement chaotique en une activité simple et fluide.
Voyons comment cela fonctionne.
1. Centralisation des données de paiement
Un système de paiement intégré transforme votre flux de travail de rapprochement en créant une source unique de vérité pour toutes vos transactions financières.
Paiements des clients effectués en personne,
réservations en ligne
Les paiements effectués par les clients en personne, les réservations en ligne, les paiements effectués par des tiers, et même les co-paiements d’assurance peuvent tous être transférés directement dans le logiciel de gestion de votre clinique.
Cela élimine le casse-tête de la recherche de dossiers et de rapports distincts, vous donnant instantanément une vision plus claire de l’activité financière de votre clinique.
Imaginez que vous économisiez le temps que vous passiez à compiler des données provenant de diverses sources, ce qui vous permettrait de vous concentrer sur l’analyse et la prise de décision.
2. Automatisation de la saisie et de l'appariement des données
Dites adieu à la fastidieuse saisie manuelle des données.
Non, vraiment. Les systèmes de paiement intégrés se distinguent notamment par leurs puissantes fonctions d’automatisation pour l’enregistrement et le rapprochement des transactions.
Les paiements des clients, les remboursements, les rétrocessions – tout est saisi en temps réel. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire considérablement le risque d’erreurs humaines susceptibles de compromettre vos documents financiers.
De plus, un rapprochement automatique compare chacune de ces transactions enregistrées à vos relevés externes. Toute incohérence est immédiatement signalée pour examen, ce qui empêche les erreurs de passer entre les mailles du filet.
3. Amélioration de la précision des données
L’automatisation et un formatage cohérent font des miracles pour une réconciliation précise.
En éliminant la saisie manuelle des données, source d’erreurs, vous avez l’assurance que les chiffres de votre logiciel clinique reflètent la réalité de vos finances.
Mais les systèmes intégrés peuvent également imposer la saisie de données normalisées dans tous les canaux de paiement.
Cela garantit que les informations que vous comparez lors de la réconciliation sont formatées exactement de la même manière, ce qui facilite la détection des plus petites divergences.
4. Amélioration de la visibilité et des rapports
Les systèmes de paiement intégrés vous offrent souvent des tableaux de bord robustes en temps réel et des rapports personnalisables qui vous permettent de connaître en temps réel la santé financière de votre clinique.
Plus besoin d’attendre les relevés mensuels pour consulter les données financières si importantes. Au contraire, vous bénéficiez d’un accès immédiat à l’analyse des flux de trésorerie, aux rapports sur les tendances en matière de paiement et aux factures impayées.
Cela signifie que ces systèmes vous permettent de prendre des décisions éclairées à la volée, sans le délai frustrant des méthodes traditionnelles.
5. Rationalisation de la résolution des divergences
Dans le prolongement des fonctions d’automatisation que nous avons mentionnées, lorsqu’un système intégré détecte une anomalie lors du rapprochement des transactions, l’outil est généralement là pour vous aider à la résoudre.
Vous pouvez immédiatement consulter l’historique détaillé des paiements, accéder aux pistes d’audit et, éventuellement, communiquer avec le client ou le vendeur directement par le biais du système de paiement.
Cela permet une investigation et une résolution rapides, évitant ainsi que de petits problèmes ne fassent boule de neige et ne deviennent des maux de tête. Finies les recherches frénétiques sur les différentes plateformes et les appels téléphoniques interminables : vous pouvez souvent résoudre n’importe quel problème en une fraction de temps.
6. Efficacité dans le traitement de volumes élevés de transactions
La croissance de votre clinique s’accompagne d’une augmentation du volume des paiements que vous traitez. Les systèmes de paiement intégrés de haute qualité sont conçus dans un souci d’évolutivité et se développent rapidement au lieu de se heurter à un mur en termes d’efficacité.
Leurs processus automatisés d’enregistrement, de consolidation des données et de mise en correspondance restent tout aussi efficaces, qu’il s’agisse d’une centaine de transactions ou d’un millier.
Cela signifie que vos tâches de rapprochement ne deviendront pas soudainement des goulots d’étranglement chronophages au fur et à mesure que votre entreprise se développe, ce qui vous permet de vous concentrer sur la qualité des soins et les stratégies de croissance.
7. Intégration avec le logiciel de comptabilité
De nombreux systèmes de paiement intégrés se connectent directement aux logiciels de comptabilité les plus courants.
Cette synchronisation transparente permet un gain de temps considérable.
Prenons l’exemple d’un système de paiement intégré qui se connecte à
Xero
une plateforme de comptabilité en nuage spécialement conçue pour les petites et moyennes entreprises comme les cliniques.
Une telle intégration permet de s’assurer que les données de paiement sont automatiquement transférées dans les registres comptables de Xero, ce qui élimine la ressaisie manuelle et réduit le risque d’erreurs.
En automatisant ce flux de données, votre image financière globale reste précise et actualisée sans que vous ayez à doubler votre charge de travail.
8. Conformité et sécurité
Nous revenons sans cesse sur ce sujet, mais nous ne saurions trop insister sur le fait que la sécurité et la conformité sont vitales lorsqu’il s’agit de données financières.
Heureusement, les systèmes de paiement intégrés réputés sont conçus dans un souci de conformité.
Ils répondent souvent à des normes strictes (comme
PCI DSS pour la sécurité des paiements par carte
) et comprennent
des fonctions de sécurité
comme le cryptage des données pour protéger à la fois votre clinique et vos clients.
Cela permet non seulement d’assurer la sécurité de vos données, mais aussi de démontrer votre engagement en faveur d’un traitement responsable des informations sensibles, ce qui vous donne une certaine tranquillité d’esprit et vous évite d’éventuelles complications juridiques.
Rapprocher les paiements plus efficacement avec Pabau
Nous avons abordé un grand nombre de sujets : le rapprochement des paiements, les défis liés à la gestion de plusieurs canaux de paiement et la manière dont vous pouvez les surmonter.
Les avantages d’un système de paiement peuvent vous inciter à ajouter un autre outil au logiciel de votre clinique pour gérer les paiements. Mais attendez ! Jongler avec plusieurs logiciels n’est pas forcément bon pour l’efficacité, ni pour votre compte en banque.
La vérité est que
Pabau
notre logiciel de gestion de cabinet, a intégré les paiements.
Avec notre logiciel, toutes les données relatives aux paiements de vos clients sont regroupées en un seul endroit, les factures et la facturation sont un jeu d’enfant, et la saisie manuelle des données (avec ses erreurs potentielles) est réduite au minimum.
De plus, nos terminaux de point de vente Pabau Pay vous permettent d’accepter les paiements de vos clients comme ils le souhaitent, tous les paiements étant automatiquement enregistrés dans leur dossier client.
En ayant tout en un seul endroit, le rapprochement des paiements peut se résumer à ouvrir l’un des rapports financiers prêts à l’emploi de Pabau et à vérifier les données. Tout est rationalisé, sans stress, et vous prépare à la réussite.
Intéressé(e) ? Explorer le
avantages de Pabau Pay
.
