La communication en temps réel entre les différents systèmes est essentielle dans tout cabinet médical très actif.
Prenons l’exemple des paiements. Si votre cabinet utilise un logiciel de gestion et un système d’analyse des factures en parallèle, vous devrez mettre à jour toutes les informations relatives aux paiements dans les deux systèmes, en même temps. Pourquoi ? En effet, l’obtention de ces données en temps réel permet aux cabinets de se développer, de réduire les tâches administratives manuelles et d’améliorer la communication et la satisfaction des patients.
Le fait de ne pas synchroniser les mises à jour des paiements entre les applications peut entraîner de graves problèmes pour votre entreprise. Des données de paiement retardées ou oubliées, une analyse inexacte des factures et des rapports de paiement incohérents sont quelques-uns des défis auxquels vous pouvez être confronté.
Et il n’y a pas que les factures qui peuvent poser problème :
Le fait de ne pas mettre à jour les données en temps réel dans plusieurs systèmes peut également créer des problèmes au niveau des réservations, des prospects et des données clients. Il est essentiel que les systèmes communiquent entre eux, faute de quoi des problèmes pourraient survenir :
- Rendez-vous manqués et conflits d’horaires
- Retard dans la communication avec le patient et la collaboration de l’équipe
- Dossiers de patients incomplets et mauvaise qualité des soins
- Une administration inefficace et une charge de travail accrue
- Perte d’opportunités de revenus
- Flux de travail inefficace du personnel
- Questions relatives à la satisfaction des patients
Mais la vérité, c’est qu’il existe un outil qui vous permet d’accéder en permanence à des données en temps réel. webhooks pour les cabinets médicaux.
Mais il n’y a pas de raison de s’y tromper : nous allons vous expliquer les détails avec un peu d’attention.
Lisez la suite pour savoir ce que sont les webhooks, comment ils peuvent être utiles à votre cabinet et comment vous pouvez les utiliser pour optimiser l’engagement des patients. Nous inclurons également des exemples pratiques d’utilisation des webhooks, et nous partagerons les informations suivantes
comment les experts en beauté utilisent les webhooks
pour améliorer l’efficacité et la gestion globale de leur cabinet.
Que sont les webhooks ?
C’est la question à un million de dollars.
Les webhooks sont essentiellement des messages automatisés qui sont envoyés en temps réel, d’une application à l’autre, lorsqu’un événement spécifique, tel qu’une nouvelle réservation, se produit.
Les webhooks sont utilisés dans toutes sortes d’entreprises. Mais ils aident les cabinets médicaux, les cliniques d’esthétique, les médi-spas et les instituts de beauté à transférer des données, telles que des informations sur les clients, entre toutes les applications tierces qu’ils utilisent. Parmi ces applications, on peut citer les plateformes indépendantes d’analyse de la santé, les systèmes de gestion des prescriptions ou les systèmes pharmaceutiques.
Si votre clinique utilise un logiciel de gestion de cabinet, les webhooks vous aideront à obtenir des données en temps réel, comme un nouveau paiement, à partir de ce logiciel. Les données seront automatiquement transférées à tous les tiers utilisés par votre cabinet, tels que les applications de comptabilité. Et vice versa, lorsqu’une nouvelle information est mise à jour, par exemple dans votre portail patient, les webhooks se mettent instantanément à jour et transmettent ces données à votre logiciel.
Les webhooks sont des outils qui permettent à différentes applications de « dialoguer » entre elles et d’envoyer des données en temps réel lorsqu’un événement spécifique est déclenché. Pour votre cabinet, cela signifie plus d’efficacité et d’automatisation, et moins de traitement de données à l’ancienne et de mises à jour manuelles.
Webhooks vs. API - ce qu'ils font, quelle est la différence ?
Si vous avez déjà entendu parler des webhooks et que vous êtes curieux de savoir comment les utiliser dans votre entreprise, vous avez peut-être aussi entendu parler des API. En tant que cabinet médical disposant d’un site web et d’un logiciel, vous pouvez utiliser à la fois l’API et les webhooks pour traiter les données.
Mais il existe une différence dans la manière dont les API et les webhooks abordent et traitent ces données.
- API sont des interfaces de programmation d’applications. Ils permettent principalement à différentes applications logicielles de communiquer entre elles – sur demande.
- Les webhooksEn revanche, les Webhooks permettent à un système automatiquement de notifier automatiquement à un autre système des événements en temps réel, plutôt que d’attendre que le second système demande ces informations.
En tant que cabinet, vous pouvez utiliser une API pour demander les données de réservation des patients. Mais vous pouvez utiliser les webhooks pour informer automatiquement des applications tierces d’un nouvel événement, comme une nouvelle réservation. – sans qu’il soit nécessaire d’en faire la demande au préalable.
Lorsqu’il s’agit d’améliorer l’efficacité de votre pratique, considérez que les webhooks travaillent plus intelligemment, les API plus difficilement, mais les deux vont de pair.
Comment les webhooks peuvent aider les prestataires de soins
Les webhooks sont très populaires dans de nombreux secteurs, comme le commerce électronique. Mais les entreprises des secteurs de la santé et de la beauté peuvent aussi en bénéficier largement.
Ils sont pratiques pour tous les cabinets de médecine esthétique, quelle que soit leur taille. Cependant, c’est dans les grands cabinets qui traitent un grand volume de données et qui ont besoin de –
- Améliorer la collaboration interne et la communication avec les patients
- Améliorer l’efficacité et la réactivité de la gestion des cabinets
- Améliorer l’expérience et l’engagement des patients
- Suivre les événements internes avec précision et efficacité
Les webhooks font des merveilles pour les cabinets médicaux mais peut être difficile à comprendre. Commençons donc par un exemple simple de la manière dont les webhooks peuvent fonctionner au sein de votre entreprise.
Supposons qu’un patient mette à jour ses informations médicales sur votre site web. Si vous utilisez des webhooks, ils mettront instantanément à jour ce changement dans le système interne de votre cabinet et dans tous les autres systèmes susceptibles de gérer ces informations.
Grâce à une telle mise à jour en temps réel, votre équipe peut disposer des données médicales les plus récentes concernant les patients pendant les consultations et les traitements. Dans le même temps, les praticiens peuvent améliorer la qualité des soins qu’ils prodiguent, tout en minimisant le risque d’avoir des dossiers obsolètes.
Exemples pratiques d'utilisation des webhooks
Pour les spas et les cabinets médicaux, les webhooks peuvent fournir des données en temps réel pour les rendez-vous, les activités, les patients, les prospects ou les factures. Voici ce que cela signifie et comment cela peut fonctionner.
1. Rappels de rendez-vous
Scénario : Un nouveau rendez-vous a été programmé dans le système de planification de votre cabinet.
Ce que fait un webhook: Le système de planification enverra un webhook au service de messagerie que vous utilisez, ce qui déclenchera l’envoi d’un rappel de rendez-vous automatisé au patient par SMS ou par courrier électronique.
2. Mises à jour du dossier médical électronique (DME)
Scénario : Le dossier médical d’un patient a été mis à jour dans le système de DSE.
Ce que fait un webhook : Les informations seront également mises à jour dans votre portail patient ou dans tout système d’analyse tiers que vous utilisez, ce qui garantit que les deux disposent des données les plus récentes.
3. Notifications de facturation et de paiement
Scénario : Le paiement d’un patient a été effectué dans le système de facturation.
Ce que fait un webhook : Un webhook déclenche une mise à jour du changement de paiement dans votre système et notifie également le patient de ce changement par courrier électronique.
4. Demandes de renouvellement d'ordonnances
Scénario: Un patient a demandé le renouvellement d’une ordonnance par l’intermédiaire d’un portail patient.
Ce que fait un webhook: Un webhook met à jour la demande dans votre logiciel médical, alertant les prestataires de soins que les ordonnances doivent être renouvelées.
De même, vous pouvez utiliser des webhooks pour engager ou convertir des prospects, gérer des résultats de laboratoire, accélérer les réservations et assurer le suivi des activités. Voici les avantages de cette démarche.
Utiliser les webhooks pour les cabinets médicaux : 6 avantages étonnants
Les webhooks pour les cabinets médicaux peuvent être très polyvalents et leurs avantages le sont tout autant.
1. Optimiser les soins et l'expérience des patients
Les Webhooks fournissent à votre cabinet des notifications précieuses en temps réel que vous pouvez utiliser pour optimiser les soins aux patients et l’assiduité aux rendez-vous. Ils vous aident à réagir plus rapidement à certains événements, ce qui optimise l’expérience de l’utilisateur et évite les retards dans le transfert des données.
Par exemple, si un prestataire de soins de santé met à jour l’ordonnance d’un patient, un webhook informera instantanément tous les systèmes de pharmacie que vous utilisez. Cela permet de stocker les médicaments plus rapidement et de gagner du temps sur les mises à jour manuelles.
De même, les webhooks peuvent être utilisés lorsque les résultats de laboratoire d’un patient sont reçus – ils alerteront simultanément votre portail patient, permettant un accès rapide aux résultats.
L’utilisation de webhooks dans ces scénarios permet d’optimiser le partage des données et d’améliorer l’efficacité de la gestion des prescriptions et de l’accès aux résultats de laboratoire. En fin de compte, cela améliore le traitement global du patient et l’efficacité.
Les données en temps réel font gagner du temps – et les webhooks vous aident à gérer les paiements, les rendez-vous, les clients et les prospects, tout en prenant des décisions proactives concernant le bien-être d’un patient. Vous pouvez optimiser l’expérience des patients et fournir des soins de meilleure qualité et plus précis, grâce à une fonction unique.
2. Assurer une facturation efficace
Les webhooks jouent également un rôle crucial dans la rationalisation des paiements pour les cliniques et les patients.
Supposons qu’un patient effectue un paiement par l’intermédiaire d’un portail en ligne. Un webhook déclenchera une notification de facture au système de facturation de la clinique et à d’autres systèmes qui collectent ces données. La facture sera rapidement enregistrée, avec son statut – remboursée, annulée, mise à jour, etc. Vous pouvez également envoyer au patient une notification automatique confirmant son paiement.
Pour votre cabinet, cela signifie une meilleure connaissance des factures impayées, que vous pouvez ensuite utiliser pour envoyer des rappels de factures et collecter les paiements plus rapidement. Dans l’ensemble, les webhooks améliorent vos processus financiers, stabilisent votre cycle de revenus et informent instantanément les patients du montant qu’ils ont payé, de la manière dont ils l’ont fait et de la date à laquelle ils l’ont fait.
3. Mieux gérer les rendez-vous des patients
Entre autres avantages, les webhooks permettent également à votre cabinet de mieux contrôler les rendez-vous pris. Ils envoient des mises à jour en temps réel chaque fois que la réservation d’un patient est modifiée. Vous pouvez immédiatement réagir à cette mise à jour et envoyer aux patients des rappels de réservation, ainsi que les formulaires médicaux qu’ils doivent remplir avant leur visite.
Un patient peut mettre à jour sa réservation en ajoutant une photo, et les webhooks l’enverront immédiatement à toutes les applications concernées. Vous pouvez utiliser ces données pour prendre des mesures – envoyer au patient des détails sur ses progrès ou lui proposer un suivi supplémentaire si nécessaire.
Il en va de même pour les réservations annulées. Si un patient annule son rendez-vous, les webhooks seront déclenchés pour effectuer l’action que vous avez prédéfinie pour cet événement plus tôt. Dans ce cas, le système peut par exemple envoyer un lien de reprogrammation au patient après l’annulation de sa réservation.
Que vos patients créent, annulent ou mettent à jour leurs réservations, les webhooks vous tiennent au courant et vous fournissent des données précises sur lesquelles vous pouvez agir. C’est bien, non ?
4. Prendre des décisions en temps utile et prévenir les risques
Les données en temps réel permettent d’informer les prestataires de soins des événements critiques. Ils peuvent ainsi prendre des décisions en temps utile et limiter les dégâts si nécessaire.
Supposons que vous soyez un cabinet de médecine esthétique qui propose des services de chirurgie aux patients. Dans un premier temps, vous pouvez envoyer un questionnaire post-opératoire à ces patients afin qu’ils puissent évaluer leurs progrès après l’opération.
Désormais, vous pouvez configurer des webhooks qui seront déclenchés par des résultats d’enquête défavorables. Cela vous aidera à fournir une assistance médicale aux patients qui en ont besoin. Utilisez les données de l’enquête pour envoyer un SMS au patient en lui demandant de joindre une photo de ses blessures afin que son chirurgien puisse procéder à un examen rapide.
Comme les webhooks alimentent votre cabinet en données patient en temps réel, votre cabinet pourra évoluer à différents niveaux. Vous augmenterez la rapidité et l’efficacité de toutes les interventions. Vous accélérerez également vos protocoles de soins ultérieurs et la prévention des risques. Cela vous permettra d’améliorer les résultats pour les patients et d’accroître leur satisfaction.
5. Améliorer la communication et la collaboration
Les webhooks éliminent la nécessité de saisir manuellement des données en temps réel. Cela permet non seulement à votre équipe d’économiser des heures de travail et de clics, mais aussi de réduire les erreurs qui peuvent être facilement causées par une mauvaise communication. De plus, votre équipe est satisfaite de savoir qu’elle n’a plus à mettre à jour manuellement les nouvelles données.
Supposons que le dossier médical d’un patient ait été mis à jour dans votre logiciel. Au lieu que vos praticiens ou administrateurs doivent informer chaque application et chaque personne de ce changement, un webhook peut instantanément relayer ce changement aux applications tierces concernées.
Ou encore, supposons qu’une infirmière ait mis à jour les médicaments d’un patient dans le système. Un webhook informera instantanément le prescripteur et toutes les applications concernées, comme votre fournisseur de médicaments, de cette mise à jour, afin qu’ils puissent prendre des mesures si nécessaire.
Une approche automatisée est bénéfique pour votre pratique. Il élimine les retards de communication et rationalise la collaboration. En outre, il permet d’améliorer l’efficacité des soins prodigués aux patients et de réduire la charge de travail des employés.
6. Renforcer l'engagement des patients
Les webhooks ne sont pas seulement une voie à sens unique, où les données en temps réel sont mises à jour dans plusieurs applications, et c’est tout. Ils peuvent également vous aider à impliquer plus rapidement les patients.
Pour vous donner une idée, supposons qu’un patient prenne rendez-vous en ligne avec votre cabinet. Ici, un webhook mettra à jour ces informations dans le système de planification de votre cabinet. Vous pouvez ensuite agir immédiatement et envoyer aux patients qui ont pris un nouveau rendez-vous des formulaires de santé ou de consentement, qu’ils recevront immédiatement par courrier électronique ou par SMS.
Les webhooks utilisent également le protocole HTTPS. Ce protocole offre un moyen sûr de naviguer sur l’internet et garantit que toutes les données échangées entre votre navigateur web et d’autres sites web sont protégées.
Si un patient met à jour ses coordonnées, un webhook peut appliquer le changement dans votre logiciel. Cela optimise la façon dont vous utilisez le protocole HTTPS et permet un transfert de données plus fluide, plus sûr et plus efficace.
Webhooks pour les cabinets médicaux - conseils de sécurité à prendre en compte
Étant donné que les webhooks transfèrent des données en temps réel, il est essentiel de s’assurer que ce processus est sécurisé pour maintenir des webhooks viables. Jetez un coup d’œil aux mesures que vous pouvez prendre pour mieux sécuriser les webhooks –
- Utiliser HTTPS et le cryptage pour sécuriser la communication du webhook et protéger les données contre tout accès non autorisé. Pour obtenir la sécurité HTTPS, vous devez obtenir un certificat SSL/TLS et configurer votre serveur web pour qu’il utilise HTTPS. En ce qui concerne le cryptage, découvrez quelques-uns des meilleurs logiciels de sécurité pour votre cabinet.
- Utiliser les tentatives et les tests pour s’assurer que les webhooks sont livrés et traités correctement. Par exemple, vous pouvez prendre un rendez-vous de test en tant que patient dans votre cabinet et voir si vous recevez un rappel par courrier électronique ou par SMS.
- Utiliser des filtres pour spécifier les événements et les données que vous souhaitez envoyer et recevoir, comme un filtre « nouveau rendez-vous créé », afin d’éviter d’envoyer des données inutiles ou sensibles.
- Utiliser les journaux et la surveillance pour suivre et analyser l’activité et les performances du webhook, ainsi que pour identifier et résoudre tout problème potentiel.
- Utilisez un logiciel médical qui prend en charge la conformité HIPAA pour s’assurer que les données sensibles envoyées par les webhooks à d’autres applications sont sécurisées, protégées et à l’abri de toute violation.
Ce que les experts en beauté disent à propos des webhooks -
Natasha Gordana-Murray
Fondateur d'EQlibrium
👉 Natasha Gordana-Murray est la fondatrice de la clinique EQlibrium, praticienne en esthétique avancée, spécialiste des fils PDO et ancienne athlète avec 15 ans d’expérience. Elle a d’abord ouvert EQlibrium pour traiter les douleurs chroniques, les blessures, les maladies auto-immunes et les blessures sportives, puis a ajouté l’esthétique et les produits injectables à ses services.
Tout au long de sa carrière, Natasha a utilisé activement les webhooks et comprend leur importance dans l’industrie de la santé et de la beauté. Elle explique brièvement ce que sont les webhooks et explique comment les cabinets d’esthétique peuvent les utiliser :
Les « webhooks » sont essentiellement des messages envoyés par une application lorsque quelque chose se produit. Ils agissent comme un signal entre diverses applications, alertant différents systèmes en cas de besoin. Dans les instituts de beauté, par exemple, les webhooks alertent un système lorsqu’un client achète un produit en ligne ou prend rendez-vous.
Pour les cliniques esthétiques, les webhooks peuvent faciliter les processus quotidiens. Ils peuvent aider à mettre à jour les dossiers presque instantanément.
Par exemple, si un client achète un sérum en ligne, l’inventaire de la clinique sera immédiatement mis à jour, sans qu’il soit nécessaire que quelqu’un le fasse manuellement. Les webhooks vont de pair avec l’automatisation en déclenchant des actions lorsque des événements spécifiques se produisent, comme des réservations et des achats, en envoyant des rappels pour des rendez-vous de suivi ou des recharges.
Il est important de noter que les webhooks eux-mêmes ne s’apparentent pas précisément à de l’automatisation ; ils sont plutôt les messagers en coulisses qui rendent l’automatisation possible.
En ce qui concerne la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act), les cliniques doivent faire preuve de prudence lorsqu’elles utilisent des webhooks. Ils traitent souvent des informations sensibles et doivent donc être configurés de manière sécurisée afin de respecter les règles HIPAA. En d’autres termes, les données confidentielles des patients doivent rester en sécurité ».
Les webhooks pour les cabinets médicaux - le verdict
Les webhooks sont la bouée de sauvetage d’une clinique médicale. Ils vous aident à automatiser les rappels de rendez-vous, à synchroniser les dossiers des patients de manière transparente et à éliminer les problèmes de paperasserie.
Oubliez le jonglage entre les systèmes et la perte d’informations précieuses en raison des retards. Les webhooks offrent un maximum d’efficacité, tout en vous laissant le soin de prodiguer des soins de qualité aux patients.
- La première étape de votre parcours webhook est d’évaluer ce dont votre cabinet a besoin – qu’il s’agisse de rendez-vous, de prospects, de patients ou de factures.
- Prochaine étapeDans le cas d’un logiciel de gestion de clinique, envisagez d’utiliser un logiciel de gestion de clinique qui prend en charge les webhooks. C’est à la fois plus rapide et cela peut éviter à vos développeurs de passer des heures à configurer des webhooks à partir de zéro.
Entrer PabauLe logiciel de gestion de cabinet, tout-en-un, qui soutient également votre activité grâce à des webhooks. Nous vous aidons à réduire le temps d’installation, à suivre et à modifier les webhooks, et à garantir une efficacité globale. Une gestion plus intelligente de la pratique – nous y voilà !
