HIPAA. Réglementation HIPAA. Conformité HIPAA. Obligations HIPAA. Cela vous rappelle quelque chose ?
Si vous êtes un spa médical ou toute autre organisation de soins de santé, vous avez probablement déjà entendu parler de l’HIPAA. Et vous l’avez entendu pour une bonne raison, car la conformité HIPAA pour les spas médicaux n’est pas seulement une réglementation à connaître, mais aussi à mettre en œuvre.
En tant que centre médical, vous avez peut-être déjà mis en place différentes mesures de sécurité, telles que l’authentification 2FA, pour protéger les informations sensibles du processus. Mais lorsqu’il s’agit de protéger les données sensibles des patients, qu’il s’agisse de leur identité ou des détails de leur traitement, l’HIPAA est la seule réglementation américaine à le permettre légalement – et à l’exiger.
Il peut être difficile de se mettre en conformité avec la loi HIPAA, en particulier avec les réglementations américaines en constante évolution en matière de sécurité, mais il est nécessaire de le faire.
Pour vous faciliter la tâche, nous avons préparé un guide pour vous aider à apprendre –
👉 Qu’est-ce que la conformité HIPAA et quels sont ses objectifs ?
👉 Pourquoi votre spa médical doit-il se conformer à la loi HIPAA et qui d’autre en a besoin ?
👉 Comment l’HIPAA profite à votre spa médical et gère les violations
👉 Ce que vous devez faire pour assurer la conformité HIPAA
👉 Comment la conformité HIPAA fonctionne avec Pabau
Si vous êtes déjà familiarisé avec la conformité HIPAA, passez à notre liste de contrôle résumée des étapes à suivre. Mais si vous avez besoin d’apprendre la conformité HIPAA en profondeur, commençons par le début.
Qu’est-ce que l’HIPAA ?
La loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) de 1996 est une loi fédérale destinée à protéger les données sensibles des patients aux États-Unis. Il s’agit d’une conformité obligatoire pour les entreprises du secteur de la santé qui souhaitent sécuriser les données sensibles des patients, également connues sous le nom d’informations de santé protégées (PHI). Les informations clés qui relèvent des PHI comprennent les informations sur les patients :
- Nom et adresse
- Numéro de sécurité sociale (SSN)
- Date de naissance (DOB)
- Courriel, numéro de téléphone et fax
- Dossiers médicaux ou numéros de compte
- Images du visage (particulièrement important pour votre pratique !)
- Empreintes digitales et adresses IP
- Nombre de bénéficiaires du régime de santé
- Indicateurs de véhicules, tels que les plaques d’immatriculation
Garantir la conformité à l’HIPAA n’est pas une affaire ponctuelle. Il s’agit plutôt d’un processus continu de mise en œuvre d’une protection adéquate des données, que ce soit en procédant à des évaluations régulières des risques et à des formations approfondies du personnel, en enquêtant, en établissant des rapports, etc.
Les principaux objectifs de l’HIPAA
95% des vols d’identité proviennent de dossiers médicaux volés. Mais avec la mise en place de l’HIPAA, votre cabinet peut le faire :
Pour garantir la conformité à l’HIPAA, les organismes de soins de santé de tous horizons doivent se familiariser avec les cinq règles imposées par l’HIPAA.
- Règle de protection de la vie privée – réglemente l’utilisation et la divulgation des informations sur la santé publique
- Règle de sécurité – réglemente les mesures de sécurité physiques, techniques et administratives
- Règle d’application – assure la responsabilité et impose des sanctions en cas de violation
- Règle de notification des violations – partage des lignes directrices sur la gestion et le signalement des violations
- Règle Omnibus – détaille la manière dont les associés commerciaux doivent traiter les PHI
Qui doit se conformer à la loi HIPAA ?
Deux types d’entreprises doivent se conformer à la loi HIPAA : les entités couvertes et les associés commerciaux.
Entités couvertes
Il s’agit notamment des personnes et des organisations qui sont tenues de respecter les règles de confidentialité et de sécurité de l’HIPAA :
Hôpitaux et pharmacies
✅ Spas médicaux
✅ Cliniques et cabinets
Médecins, dentistes et chiropracteurs
✅ Psychologues et psychiatres
✅ Fournisseurs de soins de santé
✅ Compagnies d’assurance maladie
Associés commerciaux
D’autre part, avoir accès aux PHI et fournir des services aux entités couvertes que nous avons énumérées. Les associés commerciaux peuvent être
✅ Les sociétés de facturation, chargées de traiter les demandes de remboursement ou de gérer les comptes des patients.
les fournisseurs de dossiers médicaux électroniques (DME) qui hébergent ou gèrent des systèmes de DME pour vous
✅ les fournisseurs informatiques ou tout logiciel offrant une assistance technique, un stockage de données, des services de cloud ou de cybersécurité pour votre spa.
Les consultants, avocats et auditeurs qui ont accès aux informations personnelles de vos patients.
En outre, les sous-traitants qui collaborent avec les associés commerciaux et qui traitent les informations personnelles des entités couvertes peuvent également devoir se conformer à la loi HIPAA. Cette règle s’inscrit dans le cadre du concept de la chaîne de l’associé commercial.
Pénalités pour violation de la loi HIPAA
L’HIPAA impose une conformité légale obligatoire pour les spas médicaux. Désobéir à la réglementation HIPAA ou enfreindre votre conformité est
pénalisé
par la loi –
Les différents types de violations de la loi HIPAA passibles d’amendes sont les suivants :
Utilisation et divulgation non autorisées de PHI
❌ Non-respect des droits de protection des patients
❌ Ne pas partager les pratiques en matière de protection de la vie privée avec les patients
Ne pas former les employés à la conformité HIPAA
❌ Absence d’analyse des risques
❌ Absence de plan d’urgence
❌ Absence de garanties physiques ou techniques
❌ Non-respect des accords avec les partenaires commerciaux
❌ Non-respect des dispositions relatives aux transactions ou des normes de contrôle d’audit
Cas de violation de la loi HIPAA – Exemples à suivre
Garantir un certain niveau de cryptage n’assure pas toujours une conformité directe avec la loi HIPAA.
Cette méconnaissance a conduit de nombreux spas médicaux à être soumis à des violations de conformité.
Aux États-Unis, les enquêtes sur les violations de la loi HIPAA sont généralement gérées par le ministère américain de la santé et des services sociaux (HHS) et par l’Office for Civil Rights (OCR).
Examinons quelques exemples d’organismes de soins de santé qui ont été confrontés à des violations de la loi HIPAA.
Plan de santé L.A. CarePar exemple, une agence locale de soins de santé a récemment fait l’objet de deux enquêtes de l’HIPAA pour n’avoir pas effectué une analyse des risques appropriée, maintenu des mesures de sécurité et signalé des violations. Ces violations ont finalement conduit à la divulgation des données électroniques de 1 498 personnes, ce qui a donné lieu à un règlement de violation d’une valeur de 1,3 million de dollars.
Un autre exemple est celui de UnitedHealthcare, un assureur santé du Minnesota. Après qu’un patient se soit plaint de ne pas avoir reçu son dossier médical à la suite d’une erreur d’un employé, UnitedHealthcare a été reconnu coupable d’avoir violé le droit d’accès de l’HIPAA, ce qui lui a valu une amende de 80 000 dollars.
Enfin, il y a iHealth Solutions, un associé commercial HIPAA basé dans le Kentucky qui a subi un incident d’accès non autorisé en 2017. Cet incident, qui a touché 267 données personnelles, est le résultat d’un serveur non sécurisé et d’une analyse des risques mal menée.
En fin de compte, l’entreprise a été condamnée à une amende pour infraction et a conclu un accord de 75 000 dollars.
Pourquoi la conformité à l’HIPAA pour les spas médicaux est un « must » ?
Outre les cabinets, les cliniques et les hôpitaux, les spas médicaux sont également soumis à la conformité HIPAA. La raison en est que, tout comme les autres organisations de soins de santé et de beauté, les spas médicaux gèrent également des informations protégées sur les clients (PHI), telles que
- Photos avant-après des patients et données iPad
- Parcours et plans de traitement des patients
- Formulaires de consentement du patient et notes de consultation
- Informations personnelles sur les patients, comme les noms, les numéros et les adresses
- Informations sur le paiement des patients
Pabau permet-il aux spas médicaux de se conformer à la loi HIPAA ?
Oui, Pabau soutient la conformité HIPAA pour tous les spas médicaux basés aux États-Unis qui doivent se conformer à la réglementation HIPAA. Cependant, il faut garder à l’esprit que soutenir la conformité à la HIPAA et la faire respecter sont deux choses différentes.
La mise en œuvre de la conformité HIPAA comprend plusieurs étapes que les centres de soins médicaux doivent accomplir eux-mêmes. En d’autres termes, tous les processus pertinents, comme la rédaction de rapports et l’analyse des risques, relèvent de la seule responsabilité du prestataire médical (c’est-à-dire vous !), et non de Pabau.
Cependant, lorsque vous utilisez un CRM désigné pour votre entreprise, comme Pabau, vous devez vous assurer que votre conformité est activée et fonctionne correctement dans le système.
Pour vous aider à vous conformer à l’HIPAA, Pabau a créé diverses fonctions pertinentes.
Par exemple, nous offrons un bouton de soutien à la conformité HIPAA de Pabau qui, lorsqu’il est activé, exécute automatiquement votre conformité HIPAA. Pour commencer, rendez-vous sur Setup➡️Business details➡️Security. Activez la bascule HIPAA. Tout est fait !
Les avantages de la conformité Pabau HIPAA pour les spas médicaux
Tout d’abord, l’HIPAA permet aux spas médicaux de Pabau de donner aux patients un plus grand contrôle sur leurs données. Il réglemente également la manière dont les DSE de vos patients seront gérés, tout en fixant des lignes directrices claires que vous devez respecter.
Passons en revue les principales façons dont Pabau peut contribuer à la conformité à la HIPAA.
1. Une gestion plus facile de la conformité
La fonction de conformité HIPAA de Pabau réduit le besoin de paperasserie supplémentaire. En utilisant simplement l’interrupteur à bascule, vous pouvez activer automatiquement la conformité HIPAA et ne plus jamais vous en soucier. Bien entendu, pour être sûr d’être totalement en conformité avec la loi HIPAA, vous devez d’abord suivre toutes les étapes de mise en conformité requises.
2. Réservation et partage sécurisés en ligne
La conformité HIPAA de Pabau pour les spas médicaux rend vos réservations en ligne plus sûres. Il protège les informations de santé personnelles (PHI) partagées lors des réservations en ligne et réduit le risque d’accès non autorisé ou de violation. Le même niveau de sécurité s’applique à la protection des plans de traitement personnalisés des patients, des résultats de laboratoire, des dossiers et des antécédents médicaux.
Par exemple, la conformité HIPAA vous permet de partager en toute sécurité des photos avant-après avec les patients, de suivre le parcours du patient via l’iPad et de gérer en toute sécurité les formulaires de consentement.
3. Cryptage des données, stockage sécurisé et contrôle d’accès
Pabau utilise
des protocoles de cryptage spéciaux
pour assurer la sécurité des informations relatives aux patients, que vous les partagiez ou les conserviez. Les informations telles que les dossiers médicaux et les coordonnées resteront privées et seront difficilement accessibles sans l’autorisation de l’utilisateur. Vous pouvez également faire en sorte que seules les personnes concernées puissent consulter les informations sensibles relatives aux patients, comme des médecins spécifiques, par exemple.
4. Journaux d’audit
Le système de Pabau utilise une fonction d’audit pour suivre toutes les activités des utilisateurs et enregistrer les détails en un seul endroit. Ainsi, si une faille de sécurité se produit, ou si quelqu’un accède sans autorisation aux informations d’un patient et les modifie, votre centre médical sera immédiatement alerté.
Le fait de disposer d’un journal d’activité complet vous permet d’enquêter rapidement sur les problèmes de sécurité et de les résoudre, ce qui vous permet de rester en conformité avec les importantes réglementations HIPAA.
En plus de l’HIPAA, Pabau effectue régulièrement des sauvegardes de données et des protocoles de reprise après sinistre, en cas d’incident ou de violation non désirée. Nous assurons également une formation complète de nos employés afin de garantir qu’ils connaissent les meilleures pratiques en matière de protection de la vie privée.
Liste de contrôle HIPAA pour les spas médicaux
La gestion de la conformité HIPAA pour les spas médicaux peut s’avérer complexe, surtout si c’est la première fois que vous la mettez en œuvre.
Souvent, les violations de l’HIPAA peuvent se produire sans que l’on se rende compte que l’on ne respecte pas les règles.
Mais, qu’il s’agisse d’une négligence, d’une mésaventure ou d’un oubli, la violation de la conformité HIPAA est la dernière chose à faire. Non seulement vous romprez la confiance que vous avez établie avec les patients, mais vous porterez également gravement atteinte à votre réputation et vous vous exposerez à des sanctions.
Avant d’expliquer en détail la conformité HIPAA, voici une liste de contrôle rapide de toutes les étapes de base que vous devrez accomplir pour la respecter.
Pour vous éviter de rater des étapes cruciales, nous vous proposons un guide détaillé qui vous aidera à assurer la conformité HIPAA de votre spa médical, de votre cabinet, de votre institut de beauté ou de votre médecin généraliste.
1. Nommer un responsable de la conformité HIPAA
La première étape pour assurer la conformité à l’HIPAA consiste à nommer un responsable de la conformité.
En règle générale, un responsable de la conformité est une ou plusieurs personnes :
- Une entité couverteUne entité couverte est un employé de votre centre médical ou un membre du personnel désigné qui remplit les conditions requises pour ce rôle.
- Un associé qui collabore activement avec votre spa médical.
Le responsable de la conformité gère à tout moment le processus de conformité à l’HIPAA et.. :
✔️ Veiller à l’application de toutes les politiques en matière de sécurité et de protection de la vie privée
✔️ Gérer la formation des employés en matière de protection de la vie privée
✔️ Évaluer les risques
✔️ Développer des processus de sécurité et de protection de la vie privée
✔️ Détecter et signaler les violations potentielles de données
✔️ Créer un plan de reprise après sinistre
✔️ Assurer la bonne mise en œuvre de la règle de sécurité HIPAA
Gardez à l’esprit que les spas médicaux de grande taille peuvent avoir besoin de plus d’un responsable de la conformité pour ces tâches, ou même de confier ces tâches à un comité. Ils seront les premiers à prévenir les violations et à en réduire les risques.
2. Élaborer des politiques et des normes de gestion de la sécurité
La conformité à l’HIPAA est une question de documentation. En tant que cabinet de soins de santé, vous devez élaborer et mettre en œuvre des mesures spécifiques de prévention des maladies infectieuses. procédures et politiques prévue par l’HIPAA. Cela garantira une gestion privée, sécurisée et sans faille des informations sur la santé publique à l’avenir.
Certaines de ces politiques peuvent s’appliquer à la gestion des accès, à la sauvegarde et à la conservation des données, à la reprise après sinistre ou à la réponse aux incidents. Toutes les politiques et procédures qui protègent les PHI feront l’objet d’un suivi et d’une gestion continus par le responsable de la conformité HIPAA que vous aurez désigné.
Un responsable de la conformité sera également chargé de créer tous les rapports et la documentation nécessaires pour étayer votre conformité à l’HIPAA et mettre en évidence les principaux problèmes.
Cette documentation est obligatoire pour la conformité HIPAA et comprend ces rapports :
📝 Preuve de la conformité HIPAA – conserve les preuves et la documentation relatives aux tâches de mise en conformité, telles que les fichiers de connexion, l’analyse des correctifs et les informations sur les utilisateurs/ordinateurs.
📝 Diagramme de site – organise les actifs du réseau à l’aide d’un code couleur de l’état et d’informations détaillées pour un accès facile.
📝 Rapport d’assurance des correctifs de Windows – évalue le programme de gestion des correctifs du client en utilisant les données d’analyse pour identifier les correctifs manquants sur le réseau.
Rapport d’exportation Excel détaillé – Vue d’ensemble de votre évaluation, organisée dans une feuille de calcul Excel pour faciliter la navigation, avec les problèmes surlignés en rouge pour une identification rapide.
📝 Feuille de travail sur les règles de confidentialité de l’HIPAA – évaluer la conformité des politiques et procédures de votre site avec les normes HIPAA en matière de protection de la vie privée.
📝 Feuille de travail sur la notification des violations de la loi HIPAA – évaluer dans quelle mesure les politiques et procédures de votre site sont conformes aux normes de notification des violations de la loi HIPAA.
📝 Liste de contrôle du vérificateur des règles de sécurité de l’HIPAA – déterminer si le client est conforme à la loi HIPAA.
📝 HIPAA Compliance PowerPoint – une présentation PowerPoint pour partager les résultats de l’enquête, y compris un résumé, les scores de risque, les recommandations et les prochaines étapes.
Plan de gestion HIPAA – En utilisant les résultats de l’analyse des risques, vous devez élaborer un plan de gestion des risques pour traiter les risques les plus importants et les classer par ordre de priorité.
📝 Exemple de document sur les politiques et procédures HIPAA – s’assurer que vous êtes en conformité avec les règles de sécurité, de confidentialité et de notification des violations de l’HIPAA. Il précise ce que votre organisation va faire et comment, ce qui est crucial pour les audits.
Analyse des risques HIPAA un aspect fondamental de la sécurité qui identifie les emplacements des ePHI, les failles, les menaces et l’accès aux mesures de sécurité.
📝 Feuille de travail sur les exceptions de sécurité -Ce rapport explique comment les exceptions de sécurité sont gérées pour la conformité HIPAA, avec une section pour les spécialistes afin de clarifier et de traiter les fausses alertes potentielles.
La tenue des dossiers et de la documentation est essentielle pour assurer la conformité des spas médicaux avec la loi HIPAA. Cette documentation vous aidera à protéger les informations sensibles et à prendre les mesures nécessaires de prévention des risques que vous avez décrites.
3. Gérer l’accès des partenaires commerciaux aux informations sur la santé publique
Parfois, certains associés commerciaux entreront en contact avec les renseignements médicaux personnels de votre spa, comme le logiciel de Pabau, par exemple. Et tout comme les entités couvertes (votre cabinet), les associés commerciaux seront également tenus de protéger les données des patients qu’ils traitent.
En tant qu’entité couverte, vous devrez signer un accord légal
accord d’association commerciale
(BAA) afin de garantir une sécurité maximale des PHI. Un BAA couvre généralement divers aspects de la sécurité, tels que
- Permissions d’utilisation des PHI
- Rapports sur l’accès et l’utilisation non autorisés de PHI
- Procédures relatives à la résiliation des PHI
4. Mettre en œuvre les garanties de la règle de sécurité de l’HIPAA
Pour assurer une protection maximale des PHI, la règle de sécurité de l’HIPAA impose trois mesures de protection : administrative, physique et technique.
👉 Garanties administratives aident les employés à utiliser et à conserver correctement les RPS.
Vous pouvez les mettre en œuvre en conséquence en formant les employés à la protection des RPS, à la résolution des menaces pesant sur les RPS et à la gestion des RPS en cas d’urgence.
👉 Mesures de protection physique protéger les points d’accès physiques aux PHI. Ils guident les employés sur la manière de gérer leurs postes de travail et leurs appareils afin d’assurer une protection optimale des informations sensibles. Un exemple de mesure de protection physique peut être la limitation de l’accès physique aux données des caméras de surveillance, aux iPads ou aux badges d’identification.
👉 Garanties techniques offrent une protection contre l’accès non autorisé aux PHI ou aux modifications des PHI stockées dans les applications et les systèmes. Les logiciels antivirus et le cryptage des données sont des mesures de protection techniques qu’il peut être nécessaire d’envisager.
5. Effectuer des évaluations des risques
L’étape suivante pour garantir la conformité des spas médicaux à la loi HIPAA consiste à procéder à une évaluation des risques. Les évaluations des risques vous aident à détecter les failles ou les lacunes susceptibles d’entraîner des violations de données, en particulier dans le cadre de la règle de sécurité HIPAA.
Bien que l’évaluation des risques soit obligatoire, l’HIPAA ne fournit pas de lignes directrices sur la manière de la réaliser, c’est à vous d’en décider.
Mais en règle générale, lors de l’évaluation des risques de sécurité, il convient de prendre en compte les étapes suivantes :
Déterminer où vos PHI sont stockés et partagés
⬜ Détecter les menaces et les responsabilités potentielles liées aux PHI
⬜ Analyser si et comment vos mesures de sécurité existantes peuvent vous aider
⬜ Documenter les lacunes, les défauts ou les facteurs de risque potentiels
⬜ Déterminer les niveaux de risque pour chaque menace
⬜ Traiter les risques de sécurité les plus probables et les plus importants
⬜ Examiner et mettre à jour régulièrement l’analyse des risques
6. Former les employés aux procédures HIPAA
La formation à la conformité HIPAA est obligatoire pour tous les membres du personnel de votre spa qui manipulent des informations personnelles. Grâce à la formation, les membres de votre équipe seront en mesure de mieux comprendre comment fonctionne la conformité HIPAA, pourquoi elle est importante et à quoi ressemble la non-conformité.
Bien qu’il n’y ait pas de ligne directrice précise sur la fréquence à laquelle vous devez mettre en œuvre la formation, vous pouvez commencer à le faire chaque année. Vous pouvez aussi le faire plus régulièrement si vous avez de nouveaux employés qui ont besoin d’être mis au courant. Pour que la formation soit réussie, il faut s’assurer que les employés connaissent toutes les politiques et règles de conformité existantes, les violations et les
protocoles d’urgence
.
7. Traiter immédiatement les menaces et améliorer
Les entreprises ont besoin en moyenne de
197 jours pour identifier les menaces à la sécurité
et 69 jours pour les résoudre. Il s’agit d’un délai très long pour laisser des données sensibles sur les patients dans la nature.
En revanche, les entreprises qui ont traité et résolu une violation en moins de 30 jours ont réussi à économiser plus d’un million de dollars. Cela relativise l’importance d’une réponse rapide aux menaces.
Lorsqu’une infraction se produit, votre centre médical doit mener une enquête approfondie afin de déterminer les causes sous-jacentes. N’hésitez pas à imposer des contrôles plus stricts lorsque vous résolvez des menaces, afin d’éviter que des problèmes similaires ne se reproduisent.
Soyez en sécurité, ne soyez pas désolés – en savoir plus sur
violations de la loi HIPAA
du Département de la santé et des services sociaux (HHS) afin de prévenir les problèmes avant même qu’ils ne surviennent.
8. Surveillance régulière et mise à jour de la politique de sécurité
Le contrôle régulier des politiques de conformité permet d’éviter des violations coûteuses de la loi HIPAA et de renforcer la protection des données. Certains des outils qui vous aident à contrôler la conformité à la loi HIPAA en appliquant la loi :
⬜ Audits de sécurité réguliers
⬜ Contrôles automatisés des politiques
⬜ Programmes de formation des employés
⬜ Suivi et signalement des incidents
⬜ Chiffrement et contrôles d’accès
En contrôlant régulièrement la conformité à l’HIPAA, vous renforcerez la protection des données, garantirez le respect de la législation et minimiserez le risque de violation. En retour, la conformité à l’HIPAA renforcera la confiance des patients, augmentera l’efficacité de votre cabinet et vous protégera juridiquement et financièrement.
Activer la conformité HIPAA pour les spas médicaux avec Pabau
Avez-vous déjà vérifié toutes les étapes nécessaires à la conformité HIPAA ?
Parfait – il est temps d’activer l’HIPAA à Pabau. Afin de réduire les efforts et d’éviter toute confusion, Pabau a facilité la tâche des cabinets, des cliniques, des salons de coiffure et des médecins généralistes en leur permettant de se conformer à la loi HIPAA. Nous avons développé plusieurs fonctionnalités qui vous permettront de vous conformer à la loi HIPAA et d’assurer la protection des données les plus sensibles de vos patients pendant toute la durée de leur traitement dans votre spa médical.
Une fois que vous avez franchi toutes les étapes de votre conformité, tout ce que vous avez à faire est d’activer l’interrupteur HIPAA dans les paramètres de votre compte Pabau et d’exécuter automatiquement votre conformité. C’est tout !
