Dans le domaine des soins de santé, il existe une vérité inébranlable : le bien-être des clients passe toujours avant tout.
Pour les physiothérapeutes – ou thérapeutes physiques, comme on les appelle aux États-Unis – cela va au-delà des séances de thérapie. Avec des règles de conformité strictes et des normes professionnelles à respecter, la conformité obligatoire est une tâche que les propriétaires de cabinets doivent garder à l’esprit.
Alors, comment assurer la conformité ? Il s’agit de créer une culture de la conformité, d’utiliser la technologie à bon escient et de disposer d’un plan solide exécuté par une équipe qualifiée. Voyons comment rendre votre clinique de physiothérapie sûre, efficace et conforme à la législation.
Pourquoi votre clinique de physiothérapie doit-elle être conforme ?
Garantir la sécurité des patients et la qualité des soins
La principale motivation pour s’assurer que tous les membres de votre clinique de physiothérapie respectent les règles est de garantir la sécurité de vos patients et de veiller à ce qu’ils reçoivent des soins de première qualité.
Les organismes de réglementation, tels que le Health and Care Professions Council (HCPC) au Royaume-Uni et les agences d’État aux États-Unis, établissent des lignes directrices que les physiothérapeutes doivent respecter afin de garantir que les patients bénéficient des meilleures normes possibles dans la prise en charge de leur douleur physique.
Non seulement les patients en bénéficient, mais cela permet également d’instaurer un climat de confiance et de renforcer la réputation d’une clinique.
Respecter les obligations légales et éthiques
Les cliniques de physiothérapie sont soumises à des exigences légales et à des réglementations pour fonctionner légalement, quel que soit leur lieu d’implantation. Le non-respect de ces lois peut entraîner des conséquences juridiques, des amendes, voire la fermeture de la clinique. Mais il y a aussi une responsabilité éthique…
Les prestataires de soins de santé ont la responsabilité éthique de fournir des soins dans le meilleur intérêt du patient. Le respect des lignes directrices et des réglementations soutient ce devoir éthique.
Construire sa réputation professionnelle
Tout est question de confiance. Le respect des règles contribue à l’établissement d’une solide réputation professionnelle. Les patients sont plus enclins à faire confiance et à choisir une clinique qui met en avant son appartenance à des organismes professionnels et qui maintient des normes établies à chaque point de contact de l’expérience du patient.
Toutes ces mesures témoignent d’un engagement en faveur de la santé et de la sécurité des patients.
Prévenir les pratiques frauduleuses
Une autre raison essentielle pour laquelle les cliniques de physiothérapie doivent respecter toutes ces règles est de s’assurer qu’il n’y a pas de fraude.
Le fait de donner un mauvais traitement aux patients ou de traiter les choses de manière inappropriée peut avoir de graves conséquences. C’est pourquoi les cliniques de physiothérapie doivent s’assurer qu’elles administrent le bon traitement, vérifier l’identité des patients et manipuler les médicaments avec précaution.
Afin de dissuader une organisation de s’engager dans la fraude et les abus en matière de soins de santé, les prestataires doivent comprendre les lois essentielles sur la fraude en matière de soins de santé, mettre en place un programme de conformité et améliorer les processus liés à la facturation médicale et aux opérations commerciales.
Cadre réglementaire pour les physiothérapeutes au Royaume-Uni
Organes et organisations de régulation
Conseil des professions de la santé et des soins (HCPC)
Le HCPC est un organisme de réglementation qui veille à ce que les professionnels de la santé, y compris les physiothérapeutes, respectent les normes nationales en matière de formation, de compétences professionnelles et de conduite.
Les termes « physiothérapeute » et « kinésithérapeute » sont protégés.Pour exercer la profession de kinésithérapeute au Royaume-Uni, vous devez donc vous inscrire auprès du HCPC. Cet organisme veille à ce que tous les physiothérapeutes respectent les normes de conduite et de compétence requises.
La société agréée de physiothérapie (CSP)
Le CSP, fondé en 1894, est l’organisme professionnel et le syndicat des physiothérapeutes au Royaume-Uni. Elle joue un rôle essentiel dans la représentation des intérêts des physiothérapeutes, la promotion du développement professionnel et le maintien de normes de pratique élevées.
Elle fournit également à ses membres des ressources, des conseils et des possibilités de formation continue, permettant aux physiothérapeutes de se tenir au courant des dernières pratiques cliniques et de contribuer à la santé et à la mobilité globales de leurs patients.
Les physiothérapeutes ne sont pas obligés d’être agréés, mais si vous l’êtes, cela prouve que vous avez été formé selon les normes académiques et professionnelles les plus élevées.
Exigences légales, normes et lignes directrices (Royaume-Uni)
Lignes directrices cliniques
Les cliniques de physiothérapie doivent suivre les lignes directrices cliniques établies par le National Institute for Health and Care Excellence (NICE), qui fournit des recommandations fondées sur des preuves pour la gestion et le traitement de diverses conditions de santé.
Dossiers des patients et protection des données
Les cliniques doivent se conformer aux lois sur la protection des données, y compris le règlement général sur les données (RGPD), lorsqu’elles traitent les dossiers et les données des patients. Le GDPR vise principalement à réglementer le traitement des données personnelles des individus au sein de l’UE, et s’applique même si les entreprises concernées n’ont pas de présence physique ou légale dans l’UE.
Respect des normes de contrôle des infections
La lutte contre les infections est un enjeu majeur pour la sécurité des patients. Les cliniques de physiothérapie doivent appliquer des protocoles stricts de contrôle des infections, en particulier lorsqu’elles utilisent des équipements partagés et effectuent des traitements pratiques.
Assurance responsabilité professionnelle
Au Royaume-Uni, les physiothérapeutes doivent souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle qui les couvre en cas de problème.
Développement professionnel continu (DPC)
On attend des physiothérapeutes qu’ils s’engagent dans une formation continue et qu’ils se tiennent au courant de l’actualité du secteur. Des organisations telles que le CSP offrent une aide à cet égard par le biais de cours et d’événements.
Consentement du patient et communication
Avant tout traitement, les physiothérapeutes doivent obtenir le feu vert des patients et s’assurer que ces derniers savent ce qui se passe et quels sont les risques. Une bonne communication est essentielle.
Cadre réglementaire pour les physiothérapeutes aux États-Unis
Organes et organisations de régulation
Aux États-Unis, la physiothérapie est principalement réglementée au niveau de l’État. Chaque État dispose de sa propre commission d’agrément chargée de superviser l’exercice de la profession de physiothérapeute sur son territoire.
Ces organismes d’État veillent à ce que les physiothérapeutes satisfassent aux normes de formation et d’expérience requises. Les commissions nationales d’agrément établissent et font respecter des normes éthiques et professionnelles, traitent les plaintes et administrent des mesures disciplinaires le cas échéant.
Vous devez être autorisé à exercer la profession de kinésithérapeute aux États-Unis.. La licence est spécifique à l’État dans lequel vous avez l’intention d’exercer.
L'Association américaine de physiothérapie (APTA)
L’APTA est une organisation professionnelle nationale qui se consacre à l’avancement du domaine de la physiothérapie aux États-Unis. Bien qu’il n’ait pas le pouvoir d’édicter des règles comme le font les conseils d’État, il joue un rôle de premier plan dans la défense des intérêts des physiothérapeutes et leur offre des ressources.
L’APTA offre toutes sortes d’avantages à ses membres, notamment l’accès à des ressources éducatives, des possibilités de réseautage et la défense des intérêts au niveau fédéral.
Ils travaillent à l’élaboration de politiques et de réglementations qui affectent la profession de physiothérapeute et défendent les intérêts des praticiens et des patients.
Il n’est pas indispensable de s’inscrireIl n’est pas indispensable d’y adhérer, mais c’est recommandé.
Réglementations fédérales et réglementations spécifiques aux États
Règlements fédéraux
- Medicare et Medicaid : Ces programmes fédéraux d’assurance maladie ont établi des règlements et des politiques de remboursement pour les services de physiothérapie. Les praticiens doivent se conformer à ces règlements pour recevoir un paiement pour le traitement des bénéficiaires éligibles.
- HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) : Les physiothérapeutes doivent respecter la réglementation HIPAA afin de protéger la vie privée des patients et la sécurité de leurs informations de santé. Elle impose des règles strictes aux prestataires de soins de santé, nécessitant une série de mesures pour garantir la sécurité et la confidentialité des données des patients.
- La loi sur la réhabilitation de 1973 : Cette loi interdit toute forme de discrimination fondée sur un handicap. Il peut s’agir de procéder à des aménagements physiques, de fournir des appareils d’assistance ou de modifier les plans de traitement pour répondre aux besoins des patients handicapés.
Réglementation spécifique à l'État
- Conditions d’obtention de la licence : Chaque État fixe ses propres conditions d’obtention de la licence, qui comprennent généralement l’obtention d’un diplôme d’un programme de physiothérapie accrédité, la réussite à l’examen national de physiothérapie (NPTE) et le respect de tout autre critère spécifique à l’État.
- Champ d’application : Le type de travail que vous pouvez effectuer en tant que physiothérapeute peut varier d’un État à l’autre.
- Formation continue : Les États exigent souvent des physiothérapeutes qu’ils suivent des cours de formation continue pour conserver leur autorisation d’exercer. Le nombre d’heures nécessaires et les sujets étudiés peuvent varier en fonction de l’État dans lequel vous vous trouvez.
- Réglementation du personnel d’assistance : Les États ont des règles différentes en ce qui concerne la supervision et les qualifications des assistants en physiothérapie et du personnel de soutien.
- Accès direct : Certains États autorisent les patients à recourir aux services de physiothérapie sans recommandation d’un médecin, tandis que d’autres exigent une recommandation pour bénéficier d’une couverture d’assurance.
- L’assurance responsabilité professionnelle : De nombreux États exigent que les physiothérapeutes souscrivent une assurance responsabilité civile professionnelle.
8 éléments fondamentaux de la conformité pour les physiothérapeutes
1. Évaluation et contrôle continus
En tant que physiothérapeute, il est essentiel de maintenir un processus d’évaluation continue. Tout comme vous vérifiez régulièrement les progrès de votre patient, gardez un œil sur les normes et les procédures de votre clinique. Soyez vigilant lors de la soumission des demandes d’indemnisation afin de vous assurer que tout est en ordre.
2. Qualifications et pratiques du personnel
Les cliniques de physiothérapie doivent s’attacher à recruter du personnel qualifié, notamment des physiothérapeutes diplômés de programmes accrédités et du personnel de soutien possédant les licences et certifications nécessaires.
L’élaboration de politiques de formation claires et continues, couvrant des domaines tels que l’hygiène et le contrôle des infections, est cruciale pour la préparation du personnel. En outre, il est essentiel de promouvoir une culture qui respecte les normes éthiques, en encourageant le personnel à éviter les conflits d’intérêts et à respecter l’autonomie des patients, car cela permet non seulement d’instaurer la confiance, mais aussi de préserver la réputation de la clinique.
3. Mise à jour des lignes directrices et des protocoles de pratique
Comme pour tout type de conformité, la documentation est cruciale. Dans votre pratique, mettez toujours en place des normes et des protocoles clairs et écrits. Considérez-les comme votre recette de base. Ces lignes directrices doivent couvrir les lois et règlements applicables à la physiothérapie.
Ils doivent également vous fournir des indications sur le codage, la facturation et la documentation. N’oubliez pas d’aborder les domaines à risque potentiel, tels que les incitations abusives, les pots-de-vin et l’autoréférence. Veillez à ce que vos dossiers soient conservés méticuleusement.
4. Nomination d'un déontologue
Tout comme un capitaine d’équipe, il est utile de désigner un responsable de la conformité ou une personne de contact. Cette personne supervisera et veillera à ce que votre programme de conformité fonctionne sans heurts au quotidien.
5. Continuer à apprendre et à se développer
Ne cessez jamais d’apprendre. Veillez à ce que vous et votre équipe receviez régulièrement des formations et des programmes éducatifs personnalisés qui répondent aux besoins spécifiques de votre cabinet. Cette formation continue est essentielle pour rester à jour et en conformité.
6. Protocoles pour répondre aux préoccupations et prendre des mesures correctives
Lorsque des problèmes de conformité ou des questions juridiques potentielles se posent, il est essentiel d’y répondre rapidement. Enquêter de manière approfondie et, si nécessaire, prendre des mesures pour remédier à la situation. Il peut s’agir de restituer les sommes versées en trop ou de les signaler aux autorités compétentes.
7. Favoriser une communication ouverte
Créez un environnement de transparence et d’ouverture au sein de votre cabinet. Mettez en place des mécanismes permettant à votre équipe de signaler les problèmes de conformité et d’en discuter. Envisagez de proposer des options de signalement anonyme, comme une ligne d’assistance téléphonique ou un courrier électronique, afin d’encourager une communication ouverte.
8. Fixer des attentes claires
Veillez à ce que votre équipe comprenne l’importance de la conformité en intégrant des mesures disciplinaires dans les politiques de votre cabinet. Il s’agit d’un moyen de définir des attentes claires et de montrer les conséquences du non-respect des règles.
Conséquences de la non-conformité
Les conséquences de la non-conformité pour les cliniques de physiothérapie au Royaume-Uni et aux États-Unis peuvent varier en fonction des réglementations et des lois spécifiques à chaque pays. Toutefois, certaines conséquences communes peuvent s’appliquer aux deux pays.
Il est important de noter que les réglementations et les mécanismes d’application peuvent changer au fil du temps. Il est donc conseillé de consulter les autorités juridiques ou réglementaires pour obtenir les informations les plus récentes.
Voici quelques conséquences générales du non-respect de ces règles :
Action en justice
Le non-respect des réglementations locales, régionales et nationales peut entraîner des poursuites judiciaires, des amendes et des sanctions. Les actions en justice peuvent être intentées par des agences gouvernementales, des organismes professionnels ou des patients individuels.
Amendes et sanctions
Les cliniques qui ne respectent pas les règles peuvent se voir infliger des sanctions financières, des amendes et des frais de justice liés à la défense contre une action en justice.
Retrait de la licence ou de l'accréditation
Les autorités réglementaires des deux pays peuvent révoquer la licence ou l’accréditation d’une clinique si celle-ci ne respecte pas les normes requises. Cela peut entraîner la fermeture de la clinique.
Procédures civiles
Les patients qui s’estiment lésés par le non-respect des règles peuvent engager des poursuites civiles contre la clinique et ses praticiens, ce qui pourrait leur permettre d’obtenir des dommages-intérêts.
Accusations pénales
En cas de faute grave, telle qu’une fraude ou un préjudice causé à un patient par négligence grave, les personnes ou les cliniques peuvent faire l’objet de poursuites pénales, y compris d’amendes et de peines d’emprisonnement.
Atteinte à la réputation
La non-conformité peut nuire à la réputation de la clinique et de ses prestataires de soins. La publicité négative et la perte de confiance des patients peuvent avoir des conséquences à long terme. Les praticiens peuvent perdre leur licence professionnelle ou leur adhésion à des organisations professionnelles en cas de non-conformité, ce qui peut avoir une incidence sur leur capacité à exercer.
Comment assurer la conformité de votre clinique de physiothérapie ?
Les étapes clés de la mise en conformité avec le GDPR
Consentement
- Consentement explicite : Le GDPR exige que les patients donnent leur consentement explicite et éclairé avant que leurs données personnelles ne soient collectées et traitées. Les cliniques de physiothérapie doivent obtenir le consentement écrit ou numérique des patients avant de collecter des données personnelles. Les formulaires de consentement doivent être faciles à comprendre et les patients doivent savoir qu’ils peuvent dire « non » ou changer d’avis sans conséquences négatives.
- Objectif de la collecte de données : Expliquer clairement aux patients comment leurs données seront utilisées et à quelles fins. Dans le contexte des cliniques de physiothérapie, il peut s’agir d’expliquer que les données seront utilisées pour la planification du traitement, la facturation, la prise de rendez-vous et, éventuellement, à des fins de recherche ou d’amélioration de la qualité.
Délégué à la protection des données
- Nomination du DPD : Nommer un délégué à la protection des données chargé de veiller à la conformité au GDPR au sein de la clinique. Le DPD doit connaître les lois sur la protection des données, y compris le GDPR, et doit superviser toutes les activités de protection des données.
- Responsabilités du DPD : Le DPD doit contrôler la conformité au GDPR, fournir des conseils au personnel sur les questions de protection des données, mener régulièrement des évaluations d’impact sur la protection des données (DPIA) et servir de point de contact pour les autorités de protection des données et les patients en cas de préoccupations relatives à la confidentialité des données.
Droits des personnes concernées
- Droit d’accès : Les patients ont le droit d’accéder à leurs données personnelles. Cela signifie qu’ils peuvent demander à voir les informations dont dispose la clinique à leur sujet. La clinique doit mettre en place des procédures pour répondre à ces demandes en temps voulu. En règle générale, cela implique de fournir une copie des données dans un format lisible par une machine.
- Droit de rectification : Si les patients estiment que leurs données sont inexactes ou incomplètes, ils ont le droit de demander des corrections. La clinique doit disposer d’un système permettant aux patients de soumettre des demandes de correction, ainsi que de procédures permettant de vérifier et d’effectuer les changements nécessaires.
- Droit à l’oubli : Les patients ont le droit de demander la suppression de leurs données dans certaines circonstances. Les cliniques de physiothérapie doivent disposer d’une procédure pour traiter ces demandes, en tenant compte de toute obligation légale de conserver certaines données pendant une durée spécifique.
- Procédures : Établir des procédures claires et documentées pour gérer les demandes de droits des personnes concernées. Veiller à ce que le personnel soit formé à reconnaître ces demandes et à y répondre de manière appropriée et en temps utile.
Étapes clés de la mise en conformité avec l'HIPAA
Formation du personnel
- Formation HIPAA : Tous les membres du personnel, des réceptionnistes aux physiothérapeutes, doivent suivre une formation HIPAA. Cette formation doit couvrir les principes de base de l’HIPAA, l’importance de la protection de la vie privée des patients et le traitement des informations de santé protégées (PHI).
- Confidentialité : Souligner l’importance de la confidentialité des patients. Insister sur la nécessité pour le personnel de préserver la confidentialité des dossiers des patients et d’éviter de discuter des informations relatives aux patients avec des personnes non autorisées.
- Traitement des informations personnelles sur la santé (PHI) : Veillez à ce que votre personnel soit bien informé sur la manière de traiter correctement les PHI. Cela inclut le stockage, le partage et l’élimination appropriés des dossiers des patients. Il est essentiel qu’ils comprennent la règle du « minimum nécessaire », ce qui signifie qu’ils ne doivent accéder ou divulguer que le minimum d’informations personnelles nécessaires à l’accomplissement de leur travail.
- Rapport d’incident : Formez votre personnel sur la manière de signaler toute violation potentielle ou tout incident susceptible de compromettre les données des patients. Ils doivent connaître les canaux appropriés pour signaler les incidents de sécurité et y répondre.
Sécurité des données
- Chiffrement : Mettre en œuvre le cryptage des données en transit et des données au repos. Cela signifie que toutes les communications électroniques et les données stockées doivent être cryptées pour empêcher tout accès non autorisé.
- Contrôles d’accès : Utiliser des contrôles d’accès robustes pour s’assurer que seul le personnel autorisé peut accéder aux dossiers des patients. Mettre en œuvre des protocoles d’authentification et d’autorisation des utilisateurs pour restreindre l’accès.
- Audits réguliers : Mener régulièrement des audits de sécurité et des évaluations des risques afin d’identifier les vulnérabilités. Régler rapidement les problèmes éventuels. Des audits réguliers permettent de maintenir la sécurité des données des patients.
- Sécurité numérique : N’oubliez jamais la sécurité des dossiers de vos patients. La première étape consiste à protéger les dossiers de vos patients – dans le cadre d’un dossier médical électronique (DME) conforme à la HIPAA. Il représente une forteresse impénétrable pour protéger les informations sensibles de vos patients.
- Les médias sociaux : Élaborer une politique claire en matière de médias sociaux, précisant ce qui peut et ne peut pas être partagé, en veillant à ce qu’elle soit conforme aux directives de l’HIPAA. Mettez en place des processus d’approbation du contenu, utilisez des outils de surveillance en temps réel pour identifier les failles potentielles et vérifiez régulièrement vos comptes de médias sociaux. Évitez de partager des informations spécifiques à un patient et abstenez-vous de donner des conseils médicaux en ligne.
Conformité avec les normes APTA et CSP
- Adhésion : Adhérez et participez activement à l’organisation professionnelle qui vous intéresse afin d’accéder aux ressources, de rester informé des évolutions du secteur et de suivre les meilleures pratiques.
- Formation continue : Maintenez votre développement professionnel en participant aux cours et aux conférences proposés par ces organisations afin d’actualiser vos compétences et vos connaissances.
Conformité HCPC
- Inscription : Veillez à ce que tous les physiothérapeutes travaillant dans votre clinique soient enregistrés auprès du HCPC. Cela inclut un réenregistrement régulier pour rester à jour.
- Code de conduite : Adhérer aux normes de conduite et d’éthique du HCPC, y compris en ce qui concerne la confidentialité des patients et le comportement professionnel.
Concluons !
La conformité est essentielle au succès et à la réputation de votre clinique de physiothérapie.
Les organismes de réglementation du Royaume-Uni et des États-Unis établissent des directives strictes que les physiothérapeutes doivent respecter, afin de garantir que les patients reçoivent le traitement adéquat pour leurs affections physiques. La conformité n’est pas seulement une exigence légale ; elle est essentielle pour établir la confiance avec vos patients, maintenir une bonne réputation et garantir des normes élevées dans l’ensemble du secteur.
Gagner – et conserver – la confiance et la confidentialité de vos patients doit toujours être une priorité absolue. En suivant les étapes décrites ci-dessus, vous pouvez vous assurer que votre clinique fonctionne dans le respect des exigences légales et éthiques, tant au Royaume-Uni qu’aux États-Unis.
Restez toujours informés et soyez prêts à vous adapter à l’évolution de la réglementation afin de fournir les meilleurs soins à vos patients et de maintenir les normes élevées du secteur.
