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    Demandez aux experts : Conseils de bonnes pratiques pour la gestion de la protection des données dans les cliniques esthétiques

    Best practice tips for managing data protection in aesthetic clinics

    Les données des clients de votre clinique esthétique sont-elles en sécurité ? 

    Recueillir des données personnelles en toute sécurité, s’assurer que vous disposez du consentement adéquat et rester au fait des lois sur la protection des données sont autant de choses que les cliniques esthétiques doivent simplement doivent doivent tout simplement faire. 

    Mais cela ne veut pas dire que c’est facile – absolument pas ! 

    En fait, s’assurer que votre clinique est en conformité avec les lois sur la protection des données est une question très complexe qui demande beaucoup de temps, d’attention et de réflexion. C’est pourquoi, si vous voulez réel Pour une réelle tranquillité d’esprit, il est toujours préférable de faire appel à des experts. 

    Charlotte Staples, responsable de la gestion de la protection de la vie privée chez Firebird Protection des donnéesC’est tout à fait cela, un expert en matière de protection des données dans les cliniques esthétiques. Dans ce blog, nous allons lui demander son avis sur tout ce qui touche à la vie privée et aux données personnelles, notamment : 

    • La première raison des violations de données dans les cliniques
    • Pourquoi le “regroupement des consentements” est une mauvaise idée 😓
    • Ce que vous devez inclure dans chaque communication marketing
    • Comment former votre personnel (sans que ce soit ennuyeux) ?
    • Et bien d’autres choses encore – nous avons fait le plein ! 

    Nous allons discuter de tout ce qui touche à la protection des données en matière d’esthétique…

    👉 Charlotte Staples : Bio et historique

    Charlotte Staples est responsable de la gestion de la protection de la vie privée chez Firebird Data Protection Consultancy. Son rôle consiste à aider les clients à traiter leurs données personnelles dans le respect des lois sur la protection des données et elle est spécialisée dans la prestation de services de délégué à la protection des données aux cliniques d’esthétique, aux détaillants et aux clients du secteur de l’hôtellerie et de la restauration.

    Avant de rejoindre Firebird, Charlotte a été responsable de la gestion de la protection des données pour Harrods pendant près de huit ans. Elle a veillé à ce que les données personnelles des clients et des employés de Harrods soient collectées, utilisées et stockées en toute sécurité.

    Pourquoi la conformité en matière de protection des données est-elle si importante pour les cabinets d'esthétique (et les autres entreprises du secteur de la santé) ?

    Le type de données personnelles que les cabinets recueillent est considéré comme le type de données personnelles le plus sensible en vertu des lois sur la protection des données, et il existe donc des règles plus strictes quant à la manière dont elles peuvent être utilisées et stockées. Les amendes pour non-respect de ces lois sont également très élevées – jusqu’à 17,5 millions de livres sterling – et il est donc très risqué de les ignorer ou de ne pas s’y conformer.

    Les personnes dont vous n’avez pas protégé les données peuvent également demander une indemnisation et on estime que c’est le coût le plus important à supporter. La perte d’activités futures est également une conséquence importante.

    Il n’est pas conseillé d’ignorer ces règles. L’Information Commissioner’s Office (le régulateur de l’utilisation des données personnelles au Royaume-Uni) travaille à l’introduction de l’IA pour analyser les sites web afin de détecter les cas de non-conformité. Il est arrivé qu’elle ouvre une enquête après seulement une poignée de plaintes.

    Quelles sont les principales causes des violations de données ?

    La première cause de violation de données est l’envoi d’un courriel au mauvais destinataire .

    Lorsque ce courriel contient des informations relatives à la santé, il est probable qu’il atteigne le seuil de déclaration à l’autorité de régulation. Une autre cause importante est une cyberattaque qui se produit souvent à la suite d’un clic sur des courriels d’hameçonnage.

    Il est très important que vous et votre personnel soyez sensibilisés à ces questions afin d’éviter qu’elles ne vous arrivent !

    Pouvez-vous donner des exemples de violations de données dues à des erreurs humaines ?

    Nous avons mentionné l’envoi d’un courriel au mauvais destinataire. Un autre problème majeur consiste à ne pas mettre en place les contrôles d’accès corrects à un système, de sorte qu’une personne non autorisée puisse y accéder.

    De même, la mise à jour d’un formulaire dans un espace partagé avec des données personnelles alors qu’il aurait été préférable de le télécharger et de l’enregistrer dans vos propres fichiers. L’envoi de données à la mauvaise personne est également fréquent.

    Les conséquences d’une mauvaise protection des données

    • Les données personnelles sont perdues ou volées et tombent entre de mauvaises mains
    • Usurpation d’identité, embarras et détresse des clients
    • Perte d’activité
    • Amendes réglementaires
    • Perte de confiance de votre clientèle

    Quelles sont les raisons pour lesquelles les cliniques trébuchent en matière de protection des données ? S'agit-il d'un manque de sensibilisation ?

    Les cliniques et les entreprises individuelles sont légalement tenues de s’enregistrer auprès de l’Information Commissioner’s Office (bureau du commissaire à l’information) et un rapide coup d’œil montre que de nombreuses cliniques et de nombreux praticiens ne sont pas enregistrés.

    Je pense qu’il s’agit d’un manque de sensibilisation. La terminologie relative à la protection des données peut prêter à confusion et il ne s’agit pas d’un domaine juridique particulièrement simple. En outre, il change assez fréquemment, ce qui rend difficile de savoir exactement ce qu’il faut faire. C’est l’une des choses pour lesquelles les gens sont heureux de passer inaperçus, car ils pensent qu’ils ne seront pas victimes d’une violation.

    Cependant, les statistiques nous montrent que les infractions et les plaintes sont en augmentation. Le gouvernement britannique a désigné la cyberattaque comme le risque numéro un pour toutes les entreprises du Royaume-Uni. Il ne s’agit donc pas de savoir si cela vous arrivera, mais quand.

    "L'Information Commissioner's Office (le régulateur de l'utilisation des données personnelles au Royaume-Uni) travaille également à l'introduction de l'IA pour analyser les sites web afin de détecter les cas de non-conformité aux règles de confidentialité des données.

    Charlotte Staples, Firebird
    Charlotte Staples
    Protection des données Firebird

    Comment améliorer le respect de la vie privée dans votre clinique esthétique en 5 étapes simples

    1. Passez en revue votre politique de protection de la vie privée

    Qu’est-ce qu’une politique de protection de la vie privée et que doit-elle contenir ?

    Un avis de confidentialité (parfois appelé politique de confidentialité) est un élément essentiel de votre conformité.

    Il s’agit d’expliquer à une personne comment et pourquoi vous collectez, utilisez, stockez et supprimez ses données à caractère personnel. Un certain nombre d’éléments doivent figurer dans une note d’information sur la protection de la vie privée et ils sont propres à chaque entreprise.

    Elle doit inclure votre base légale (ou justification) pour la collecte et l’utilisation des données, ainsi que la durée pendant laquelle vous les conserverez. Vous devez également indiquer qui est votre délégué à la protection des données et comment obtenir de plus amples informations.

    Vous devez veiller à ce que votre public comprenne facilement votre avis de confidentialité et à ce que tout soit expliqué clairement. Si vous utilisez des cookies ou des technologies de suivi sur votre site web, vous devez également disposer d’une politique en matière de cookies qui explique comment ils sont utilisés.

    Où doit-il être publié ?

    Le meilleur endroit est sur votre site web, mais vous devriez inclure des instructions sur la façon de le trouver sur chaque formulaire que vous utilisez pour collecter des informations.

    Pouvez-vous simplement télécharger un modèle en ligne ?

    L’Information Commissioner’s Office, le régulateur de la protection des données au Royaume-Uni, a récemment publié un outil qui permet aux organisations de générer une politique de confidentialité.

    Toutefois, s’il existe des modèles, ils reposent souvent sur la saisie d’informations spécifiques et peuvent être fragmentés et difficiles à comprendre. Même si vous choisissez d’utiliser un modèle, il est judicieux de demander l’avis d’un spécialiste afin qu’il puisse vérifier l’exactitude du modèle.

    Pour les cliniques qui souhaitent être rassurées, j’ai créé un modèle unique que les cabinets peuvent utiliser. Je peux également créer un avis de confidentialité sur mesure pour que vous ayez l’esprit tranquille et que vous respectiez vos obligations.

    Je n’ai pas d’avis de confidentialité, dois-je m’inquiéter ?

    L’absence d’avis de confidentialité équivaut à un manquement à votre obligation de transparence sur la manière dont vous utilisez les données à caractère personnel. Si l’autorité de régulation en a connaissance, elle peut vous infliger une amende ou vous pouvez faire l’objet d’une action en justice.

    En fait, certaines des plus grosses amendes infligées en Europe pour non-respect des lois sur la protection des données l’ont été pour manque de transparence sur l’utilisation des données personnelles.

    Bien sûr, vous pouvez prendre le risque de passer inaperçu, mais comme l’autorité de régulation envisage d’utiliser l’IA pour scanner les sites web dans un avenir proche, il est possible que vous soyez démasqué plus tôt que prévu.

    "Une politique de protection de la vie privée doit indiquer les motifs légitimes de la collecte et de l'utilisation des données, ainsi que la durée pendant laquelle vous les conserverez. Vous devez également indiquer qui est votre délégué à la protection des données et comment obtenir de plus amples informations".

    Charlotte Staples, Firebird
    Charlotte Staples
    Protection des données Firebird

    2. Protégez les données de vos clients

    Quelle est la meilleure façon de protéger les données des clients ?

    Toutes les données relatives aux clients doivent être conservées dans un système de stockage sécurisé.

    Pabau fournit la sécurité appropriée pour les données de vos clients et vous pouvez facilement mettre en place des contrôles d’accès pour vous assurer que les données sont accessibles sur la base du besoin de savoir.

    Si vous utilisez des appareils photo et d’autres dispositifs pour stocker des données, déplacez-les sur Pabau et supprimez-les de la source d’origine. L’absence de papier est également un atout.

    Y a-t-il d’autres éléments à prendre en compte en clinique concernant les données des clients ?

    Beaucoup ! Il y a trop de choses à couvrir en une seule question, mais mes trois principaux conseils sont de vous assurer que vous avez des cases à cocher distinctes pour le consentement :

    • Autorisation de terminer le traitement
    • Autorisation d’envoyer des communications marketing
    • Autorisation d’utiliser des photos avant et après sur votre matériel de marketing

    Vous devez également veiller à verrouiller votre ordinateur si vous travaillez dans un endroit accessible aux clients et à ne pas laisser traîner de documents.

    Méfiez-vous également des e-mails de phishing (e-mails frauduleux dans lesquels l’expéditeur se fait passer pour quelqu’un d’authentique) et des tentatives d’hameçonnage vocal. Les tentatives d’accès aux informations de santé par le biais de cyberattaques se sont multipliées. Pour avoir une vue d’ensemble, les cliniques devraient proposer à leur personnel une formation à la protection des données et leur demander de la suivre au moins une fois par an.

    Chez Pabau, nous prônons l’absence de papier dans les cabinets – est-ce essentiel pour assurer la sécurité des données des clients ?

    Ce n’est pas essentiel, mais c’est certainement utile. Les documents que vous utilisez doivent être conservés en toute sécurité et détruits à l’aide d’une déchiqueteuse à coupe transversale dès qu’ils ne sont plus nécessaires.

    data protection and privacy compliance in clinics

    3. Vérifiez que vous demandez le consentement de vos clients (de la bonne manière)

    Les cliniques voudront utiliser les données des clients à des fins de marketing. Quand doivent-ils demander le consentement pour leur envoyer du contenu marketing ?

    C’est au moment de la collecte des données à caractère personnel qu’il convient de demander le consentement.

    La meilleure façon d’y parvenir est d’utiliser des cases à cocher qui ne sont pas pré-cochées. Vous devriez également disposer d’une case à cocher distincte pour l’e-mail, le SMS et WhatsApp.

    Il existe quelques possibilités limitées pour les cliniques d’utiliser des cases pré-cochées, mais cela ne devrait être fait que sur les conseils d’un professionnel de la protection des données.

    Quelles sont les erreurs commises en matière de consentement ?

    Regrouper vos consentements est une erreur courante.

    Vous devez avoir une case à cocher pour le traitement et une autre pour le marketing. De même, l’envoi d’un contenu marketing dans le cadre d’un rappel de rendez-vous ou d’un courrier électronique suggérant un traitement est désormais exigible en l’absence de consentement marketing.

    Dans les deux cas, vous risquez d’avoir des problèmes avec l’autorité de régulation, qui inflige souvent des amendes pour marketing non conforme. En fait, en 2023, les amendes pour non-respect des règles de marketing ont été plus nombreuses que les amendes pour violation de données.

    Qu’en est-il de vos courriels de marketing ?

    Vous devez avoir une idée claire des communications qui relèvent du marketing et de celles qui sont liées aux services. Si vous n’avez pas donné votre accord pour l’envoi de matériel publicitaire, les courriels de service ne peuvent pas contenir de matériel publicitaire, car cela pourrait être considéré comme une tentative d’enfreindre les règles.

    Vous devez inclure un lien de désinscription dans chaque message marketing, y compris dans les SMS et WhatsApp si vous les utilisez à des fins de marketing.

    Avez-vous besoin d’un consentement écrit pour utiliser des photos avant et après ?

    En bref, oui ! Vous devez également préciser l’endroit exact où vous souhaitez les utiliser. Instagram pour un post ponctuel, vos tracts, un panneau d’affichage… etc.

    "Regrouper vos consentements est une erreur courante.

    Vous devriez avoir une case à cocher pour le traitement et une autre pour le marketing".

    Charlotte Staples, Firebird
    Charlotte Staples
    Protection des données Firebird

    4. Formez votre personnel au traitement des données

    Quelle est la meilleure façon de former votre personnel à la protection des données ?

    Faites en sorte que ce soit amusant ! Il est important que le message soit perçu comme tel. La formation est l’une de mes activités préférées, car j’aime vraiment changer l’esprit des gens sur un sujet traditionnellement considéré comme ennuyeux.

    Lorsque vous êtes victime d’une violation de données, la première chose que l’autorité de régulation vous demande est si vous proposez une formation à la protection des données. Vous devez le fournir au moins une fois par an et pour chaque nouveau départ. Comme la législation évolue constamment, le contenu de la formation doit également être mis à jour.

    Les progrès rapides de la technologie et l’augmentation des cyber-attaques signifient que parfois la formation ne suffit pas et que la sensibilisation générale est tout aussi importante. Faire de la protection des données un point à l’ordre du jour des réunions d’équipe est un bon point de départ, vous pouvez également suivre l’Instagram de Firebird.
    @firebird.dp
    que nous avons récemment lancé afin de fournir des conseils gratuits.

    J’organise également des webinaires et des sessions de formation sur une variété de sujets adaptés à toutes les pratiques, toutes les tailles et tous les budgets pour ceux qui veulent s’assurer qu’eux-mêmes et leur personnel sont formés de manière adéquate.

    À quelle fréquence devez-vous former votre personnel ?

    Au moins une fois par an, mais vous pouvez choisir de les former plus fréquemment. Il s’agit d’instaurer une prise de conscience et une culture dans laquelle les données personnelles du client (et de l’employé) sont reconnues pour leur valeur et protégées de manière appropriée.

    Avez-vous besoin d’une documentation en cas d’incident lié à une violation de données ?

    Vous êtes légalement tenu d’enregistrer chaque violation de données et de documenter ce qui s’est passé et ce que vous faites pour éviter que cela ne se reproduise. Vous devez également évaluer le risque que représente la violation pour les personnes dont les données ont été perdues ou volées.

    Si le risque est élevé, comme c’est souvent le cas si les données perdues ou volées comprennent des données relatives à la santé, vous êtes légalement tenu de le signaler à l’autorité de régulation sans délai et dans les 72 heures suivant le moment où vous en avez pris connaissance. Comme vous pouvez l’imaginer, tout cela peut être très stressant si vous n’avez pas l’habitude de gérer des violations de données et si vous paniquez à l’idée de savoir comment gérer l’autorité de régulation.

    C’est là que l’expérience spécialisée d’un DPD externe peut vraiment calmer vos nerfs et minimiser l’impact d’une enquête réglementaire.

    Y a-t-il des éléments dont les pratiques doivent être conscientes en termes de médias sociaux et de protection des données ?

    Votre cabinet est responsable des données personnelles que vous détenez, quel que soit l’endroit où elles sont stockées.

    Cela signifie que si vous interagissez avec des clients sur les médias sociaux, vous serez toujours responsable de la protection de leurs données personnelles. C’est une bonne idée de déplacez les conversations hors des médias sociaux et supprimez les données qui s’y trouvent dès que possible.

    5. Auditer les processus de conformité dans votre clinique esthétique

    Les lois de conformité changent constamment – les cabinets d’esthétique doivent-ils en être conscients ?

    Absolument. En raison du risque de cyberattaque, des changements technologiques et des mises à jour des lois sur la protection des données, le risque est en constante évolution. Un audit complet est un bon point de départ, mais il doit être répété régulièrement pour ne pas perdre le fil.

    Quel est le meilleur moyen de rester informé ?

    Suivez Firebird sur Instagram et LinkedIn pour des mises à jour spécifiques aux secteurs du bien-être et de l’esthétique. Pour des mises à jour plus détaillées, vous pouvez consulter le site web du commissaire à l’information.

    À quelle fréquence devez-vous examiner vos processus et procéder à des audits ?

    Au moins une fois par an. Cependant, une fois qu’un cadre a été établi, les mises à jour annuelles ne prendront probablement pas beaucoup de temps. En y consacrant du temps et des efforts dès maintenant, en particulier si votre cabinet est en pleine croissance, vous pourrez économiser beaucoup de temps et d’efforts par la suite.

    Qui doit “s’approprier” le processus – le propriétaire, le gestionnaire ou quelqu’un d’autre ?

    Le chef de clinique est le mieux placé pour s’approprier le processus. Ils travaillent avec les données et comprennent comment elles sont utilisées. Cependant, le propriétaire de la clinique voudra rester responsable.

    Dans certains cas, le non-respect des lois sur la protection des données a donné lieu à des condamnations pénales ; le propriétaire voudra donc avoir l’assurance que sa clinique respecte les exigences.

    Il peut sembler insurmontable de faire tout cela tout seul, et c’est en partie la raison pour laquelle j’ai lancé ce service chez Firebird. Un délégué à la protection des données externalisé, qui comprend également votre entreprise, peut vous aider à comprendre vos obligations et à vous assurer que vous vous y conformez.

    Nous avons une formule qui convient aux cabinets de toutes tailles et nous serions ravis de vous entendre.

    "Si vous interagissez avec des clients sur les médias sociaux, vous êtes toujours responsable de la protection de leurs données personnelles. C'est une bonne idée de retirer les conversations des médias sociaux et de supprimer les données dès que possible."

    Charlotte Staples, Firebird
    Charlotte Staples
    Protection des données Firebird

    Enfin, y a-t-il autre chose d’important à mentionner ?

    Un dernier conseil est de se tenir au courant des nouvelles technologies et des appareils que vous utilisez. Tout appareil qui se connecte à l’internet peut envoyer des données à l’extérieur. Si vous envisagez d’utiliser l’intelligence artificielle, cela comporte également un risque pour la protection des données.

    Vous êtes tenu de procéder à une évaluation des risques (connue sous le nom d’analyse d’impact de la protection des données) si vous exercez une activité à haut risque. Nous sommes des spécialistes qui veillent à ce que les données de vos clients (et de vos employés) ne soient pas mises en danger.

    Pour plus d’informations sur la protection des données ou pour planifier un appel avec Charlotte, rendez-vous sur leur site web www.firebirdltd.com.

    Vous pouvez également nous contacter par courrier électronique à l’adresse suivante : [email protected]

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