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Pour la plupart des praticiens de l’esthétique, les finances ne sont pas leur point fort – et elles ne devraient pas l’être.
Concilier des soins de premier ordre avec les subtilités financières peut rapidement devenir insurmontable.
Cela vous prive d’un temps précieux consacré aux patients et alourdit les tâches administratives de votre équipe, laissant la place à des erreurs de facturation, des retards de paiement et un mauvais retour d’information de la part des patients.
Mais attendez – pourquoi subir la pression de la facturation manuelle quand vous pouvez vous en débarrasser ?
Dans les spas et les salons médicaux, les soins aux patients sont prioritaires et tout le reste doit se dérouler sans problème en arrière-plan. L’un des moyens d’y parvenir est d’automatiser les processus complexes que vous ne pouvez pas – ou ne voulez pas – gérer vous-même, à savoir les factures et les paiements.
C’est là que Xero peut véritablement changer la donne pour votre spa médical et votre salon de coiffure, en vous aidant à gérer efficacement des processus financiers complexes qui pourraient être hors de votre zone de confort :
✔️ Automatiser les piles de documents et les entrées manuelles pour éliminer les erreurs de facturation
✔️ Créez une expérience sans tracas pour votre équipe et vos patients
✔️ Maîtriser les paiements, les factures, les rapports et les taxes grâce à des données en temps réel
✔️ Déterminez d’où proviennent vos revenus et prenez des mesures pour les augmenter.
C’est déjà un soulagement ? C’est vraiment le cas. Plongez dans notre guide et découvrez ce qu’est Xero, comment il améliore la gestion financière et comment vous pouvez le configurer pour maximiser le succès de votre salon ou de votre spa.
Qu'est-ce que Xero ?
Xero est un logiciel de comptabilité basé sur le cloud pour les petites et moyennes entreprises, y compris les salons et les spas, qui ont besoin d’une gestion financière précise et en temps réel.
La façon la plus simple d’envisager Xero est de le considérer comme un classeur numérique pour les finances de votre cabinet. Tout comme vous stockez vos documents importants dans un classeur physique pour les garder organisés et accessibles, Xero stocke vos factures et vos paiements dans un espace basé sur le cloud. Il les traite beaucoup plus rapidement et avec plus de précision que n’importe quelle personne.
Essentiellement, Xero peut aider votre salon ou votre spa :
- Accéder à des données financières en temps réel, à tout moment, sur n’importe quel appareil
- Simplifier la déclaration de revenus, l’audit et la déclaration d’impôts
- Obtenir des rapports financiers quotidiens, pour être toujours au courant des dernières nouvelles
- Traitez vos factures et vos paiements plus rapidement, en toute simplicité
Essentiellement, Xero facilite la gestion financière de votre entreprise d’esthétique. Passer moins de temps devant l’ordinateur signifie avoir plus de temps pour ce qui compte le plus – vos patients.
Intégration de Xero pour les salons de coiffure et les spas
Xero est une plateforme autonome, oui. Mais il peut aussi s’intégrer à n’importe quel logiciel utilisé par votre salon ou votre spa. C’est très pratique car cela vous permet d’adapter Xero à votre logiciel existant. Avec l’intégration de Xero pour les salons et les spas, vous pouvez :
Échange : passer du temps à gérer manuellement les dossiers de factures et de paiements chaque jour
Pour : Recevoir, contrôler et stocker automatiquement les données dans un tableau de bord organisé, intégré de manière transparente dans les dossiers des patients.
Swap : Processus complexe consistant à faire correspondre les paiements bancaires aux factures.
Pour : Faire correspondre facilement les paiements à leurs factures. Obtenez une vue claire des factures actives, complétées, échouées et en attente directement à partir des dossiers des patients.
Swap : Coordination manuelle des données relatives aux factures et aux paiements
Pour : Synchroniser les données relatives aux factures et aux paiements de manière transparente. Améliorez la coordination des données en identifiant facilement les sources de revenus et en stimulant votre stratégie de marketing.
Utiliser Xero dans Pabau
Xero s’intègre déjà à plus de 1 000 applications, dont Pabau.
Si vous utilisez déjà Pabau pour gérer votre salon ou votre spa, vous pouvez maintenant suivre facilement les factures et les paiements, ainsi que les produits et services spécifiques. Tout est stocké et accessible dans Pabau, tandis que Xero fait les calculs en arrière-plan.
La synchronisation entre votre Pabau et Xero est automatique et peut être configurée en un rien de temps. Une fois que vous aurez connecté les deux applications, comme nous le verrons plus loin, vos données financières seront instantanément transférées de Pabau à Xero. Xero traitera toutes les factures que vous générez dans Pabau, et enregistrera toutes les données financières dans Pabau.
Xero et Pabau sont également des plateformes basées sur le cloud, ce qui permet aux équipes médicales d’accéder aux données financières simultanément, à tout moment et sur tous les appareils. Avoir plus de visibilité au bout des doigts signifie pouvoir prendre des mesures immédiates si, par exemple, une facture n’est pas traitée.
Voyons cinq autres façons dont Xero for Pabau peut révolutionner les spas, les cabinets médicaux et les salons de coiffure.
5 avantages de l'intégration de Xero dans Pabau
La gestion d’une clinique, d’un salon ou d’un spa très actif ne laisse que très peu de temps pour la gestion de la trésorerie. Voici comment vous pouvez utiliser Pabau avec Xero pour faciliter la gestion de l’argent.
Examinons de plus près les avantages révolutionnaires de l’intégration de Xero dans Pabau.
1. Automatiser la facturation et les paiements
En réalité, 57 % des données relatives aux factures sont encore saisies manuellement, ce qui entraîne facilement des retards de paiement et des incohérences au niveau des recettes. Le traitement manuel des factures et des paiements ajoute des heures supplémentaires à votre emploi du temps et une tâche énorme à la liste de tâches de votre équipe.
Mais Xero résout tous ces problèmes pour vous, ce qui permet un traitement plus rapide et plus précis. Au lieu d’imprimer ou de taper des factures, vous pouvez les créer automatiquement dans Pabau et les synchroniser avec Xero. Si un paiement arrive à la banque, par exemple, Xero l’associera à la facture en suspens à laquelle il se réfère. Vous ne devez plus vérifier la concordance entre la facture et la facture. Xero transfère toutes les données vers Pabau, ce qui vous permet de gagner du temps sur les calculs supplémentaires.
L’obtention de rapports financiers plus détaillés vous permet de mieux contrôler vos finances. Vous pouvez comparer les personnes qui dépensent le plus et celles qui dépensent le moins, voir d’où proviennent vos revenus et ce qui se vend le mieux.
Voici un autre truc sympa que tu peux faire. Via le tableau de bord d’intégration de Pabau, vous pouvez facilement télécharger des factures antérieures que vous n’avez pas encore synchronisées avec Xero. Il suffit de filtrer les factures que vous souhaitez ajouter par date. Sympathique et pratique, surtout si vous avez un grand nombre de factures à ajouter et que vous n’avez pas assez de temps dans la journée pour le faire.
Gardez à l’esprit – Le téléchargement de factures non synchronisées n’est destiné qu’aux salons et spas qui n’ont pas encore intégré Xero dans Pabau. La synchronisation des factures Pabau avec un compte Xero déjà intégré peut créer des doublons dans vos dossiers.
2. Moins d'administration, plus de collaboration
L’intégration de Xero pour les salons de coiffure et les spas met fin à l’utilisation excessive du papier et du crayon. Il minimise également les allers-retours avec les comptables et les émetteurs de factures, en tenant le personnel au courant des derniers paiements. Vous pouvez voir toutes les factures en quelques clics, et vérifier leur statut – Pabau a été configuré pour détecter toute erreur de facture Xero et tout échec de paiement.
Tous les paiements et factures traités – qu’ils soient ébauchés, en attente d’approbation ou en attente de paiement – seront stockés dans chaque carte client, ainsi que dans le tableau de bord d’intégration de Pabau. Vous disposerez de toutes les données essentielles en un seul endroit et pourrez donner à votre équipe un accès simultané à ces données, ce qui favorisera la collaboration et la communication.
3. Améliorer les recettes, les dépenses et la budgétisation
Connaître le montant des recettes de votre salon ou de votre spa est une bonne chose. Mais le fait de savoir comment et d’où proviennent ces revenus et où vont vos dépenses ouvre de nouvelles perspectives d’amélioration. Puisque vous n’êtes pas comptable – ouf ! – Le suivi des sources de revenus ou de dépenses par vous-même peut s’avérer fastidieux.
Cependant, en intégrant Xero à Pabau, vous pouvez utiliser cette petite fonction connue sous le nom de codes de compte Xero et obtenir un accès immédiat à vos revenus, vos ventes et vos dépenses.
Les codes de compte Xero sont des identifiants spécifiques utilisés pour classer différents types de transactions. Les codes de compte sont comparables à l’étiquetage des différents articles d’un panier d’achat. Lorsque vous faites vos courses, chaque article que vous choisissez a sa propre étiquette ou son propre code, ce qui permet de l’identifier et de l’organiser facilement lors du passage en caisse. De même, en comptabilité, les codes de compte sont comme des étiquettes pour vos produits ou services, tels que des traitements de beauté spécifiques ou des services de salon.
En intégrant Xero à Pabau, vous pouvez utiliser des codes de compte pour les éléments suivants les postes, les paiements et les modes de paiement. Voyons comment vous pouvez tirer le meilleur parti de chaque option.
1. Codes comptables pour les postes individuels
Les codes de compte des postes individuels s’appliquent à des articles ou services facturés spécifiques, comme l’épilation au laser, les massages, etc. Ils permettent de catégoriser les revenus associés aux services spécifiques, comme les coupes de cheveux, ou aux produits, comme les lasers pour la peau, que vous proposez.
Comment cela aide – L’utilisation d’un code de poste comptable vous permet de voir d’où vient votre argent (recettes) et où il va (dépenses) grâce à une ventilation claire. Si vous êtes un spa, vous pouvez utiliser le code de poste comptable “610” pour les soins du visage, “620” pour les massages et “630” pour les traitements spécialisés tels que les enveloppements corporels – et c’est ainsi qu’ils apparaîtront dans Pabau et dans vos rapports. Cette répartition permet de cibler les services ou les produits les plus rentables, ce qui vous permet d’améliorer vos offres de services et votre marketing.
2. Codes de compte pour les paiements
Comme pour les postes, les codes de compte peuvent également être utilisés pour les paiements. Ils permettent de suivre et de catégoriser la nature du paiement lui-même, quel que soit le mode de paiement. Vous saurez clairement quels sont les paiements les plus fructueux, ce qui contribuera à améliorer les rapports et le traitement des taxes.
Comment cela aide – attribuer des codes de compte de paiement pour suivre les paiements tels que les adhésions ou les offres groupées. Vous pouvez également les utiliser pour gérer différents frais de paiement, comme les frais d’annulation. Vous pouvez utiliser un code “500” pour mieux suivre les paiements d’acomptes – ou un code “600” pour les frais d’annulation ou les paiements tardifs. Ces informations seront enregistrées par code dans le tableau de bord Pabau et dans les dossiers des patients. Vous pouvez isoler le type de paiement qui affecte le plus vos revenus, facilement et à partir d’un seul endroit.
3. Codes de compte pour le mode de paiement
Les codes de compte peuvent également être utilisés pour catégoriser et suivre la manière dont le paiement a été effectué. Il peut s’agir de méthodes de paiement telles que la carte de crédit, Stripe ou l’argent liquide. Vous pouvez facilement voir d’où proviennent vos revenus les plus importants et optimiser vos stratégies de profit tout en créant des rapports plus précis.
Comment cela aide – L’attribution d’un code de compte pour les méthodes de paiement permet de comprendre quelle méthode de paiement est préférée par vos clients ou rapporte le plus de bénéfices. Par exemple, votre salon ou spa peut utiliser le code de compte de méthode de paiement “701” pour les paiements Klarna et “702” pour les paiements effectués via la plateforme de réservation en ligne. À la fin de chaque journée, vous pouvez voir combien de revenus ont été générés par Klarna (code “701”) et par les réservations en ligne (code “702”). De même, vous pouvez attribuer des codes pour suivre les paiements en espèces ou par carte de débit, les chèques-cadeaux, etc. et avoir tous les détails en un coup d’œil.
4. Meilleure ventilation et gestion fiscale facilitée
Vos factures et vos paiements ne doivent pas être un casse-tête, mais ils
le
doivent être bien organisés. C’est la seule façon de suivre vos revenus, d’obtenir des rapports précis et de déclarer correctement vos impôts. En ce qui concerne les taxes, l’intégration de Xero dans Pabau vous permet d’obtenir des données plus claires.
Dans le tableau de bord d’intégration de Pabau, vous pouvez facilement voir le coût total des produits ou services individuels, ainsi que le taux d’imposition de chacun d’entre eux. Selon le pays dans lequel se trouve votre salon ou votre spa, des taxes peuvent être ajoutées au coût total ou en sus de celui-ci.
Quoi qu’il en soit, ils apparaîtront toujours dans la facture finale et la ventilation des paiements.
Lorsque la saison des impôts arrive, vous n’avez pas à vous inquiéter. Vous pouvez déposer votre demande sans remettre en question votre documentation ni vérifier l’exactitude de vos dossiers fiscaux. Les impôts sont faciles à payer lorsque les chiffres s’additionnent – et ils vous aideront à remplir vos obligations fiscales de manière plus efficace.
5. Assurer la sécurité des données
Les données des patients sont une cible de choix pour les pirates informatiques.
88%
des attaques dans le secteur de la santé sont liées à des dossiers financiers. Pensez à toutes les informations financières gérées par votre cabinet : les factures et les rapports, les paiements et les détails de la facturation. Il s’agit de données cruciales qu’il est obligatoire de sécuriser, à la fois en vertu de la loi HIPAA et afin d’instaurer un climat de confiance entre les patients.
Leader dans son domaine, Xero accorde une grande importance à la sécurité du cloud. Il offre plusieurs niveaux de protection qui protègent les informations personnelles et financières que vous traitez. Les données de Xero, basées sur le cloud, sont cryptées avec des protocoles de niveau bancaire et sont stockées en toute sécurité dans des centres de données surveillés en permanence.
Pabau ne fait qu’ajouter à ces mesures. Nous utilisons de nombreuses fonctions de sécurité, telles que 2FA, des cryptages et des sessions de temporisation, pour une sécurité maximale de toutes les informations financières que vous gérez. Vous pouvez être tranquille en sachant que les factures contenant des informations sensibles sur les patients sont synchronisées et échangées en toute sécurité, sans risque d’exposition ou de vol.
Mise en place de l'intégration de Xero dans Pabau 2
L’intégration de Xero à Pabau 2 s’applique à toutes les factures que vous avez créées dans Pabau, à toutes les modifications que vous avez apportées à ces factures, ainsi qu’aux paiements. Mais au lieu de cliquer, Pabau a fait de l’intégration de Xero pour les salons de coiffure et les spas un jeu d’enfant.
Tout d’abord, vous devez activer l’intégration via Pabau, afin que les données soient automatiquement synchronisées avec Xero. Pour ce faire, rendez-vous sur le site Setup ➡️ App Marketplace ➡️ Connected Apps ➡️ Financials ➡️Xero.
👉 Lorsque vous commencez à configurer Xero, votre tableau de bord Pabau ressemble à ceci :
👉 Une fois la configuration terminée, votre tableau de bord Pabau ressemblera à ceci :
A propos de l'intégration elle-même -
1. Si vous êtes un salon ou un spa Pabau 1 et que vous avez déjà intégré Xerovous n’aurez pas à le reconfigurer dans Pabau 2 – tout est prêt !
2. Si vous configurez Xero pour la première fois, vous devez d’abord créer un compte Xero. Ceci est nécessaire pour générer un identifiant et un secret client, ainsi qu’un lien d’autorisation nécessaire à la synchronisation avec Pabau.
Pour générer un lien de synchronisation et obtenir un ID client et un secret du client (une information unique permettant d’identifier l’application cliente), suivez notre guide simple
ICI
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Intégration de Xero pour les salons de coiffure et les spas - faites-le savoir avec Pabau 🫰
Gardez vos revenus à portée de main et vos patients à portée de main !
En intégrant Xero à Pabau, vous n’aurez plus à vous soucier du suivi de l’argent. Que vous fassiez des soumissions de fin d’année, que vous stimuliez vos revenus ou que vous produisiez des déclarations de revenus, Pabau gardera votre information financière en un seul endroit, traitée avec précision et disponible lorsque vous en avez besoin.
Xero est une évidence pour les salons de coiffure et les spas. Il vous débarrasse de la pression de devoir tout gérer, partout et en même temps, et fait de la gestion de vos finances et de vos patients un jeu d’enfant – pas besoin de “maths de filles” !
