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    Maîtriser l’organisation des rendez-vous avec les patients : 6 conseils pour une gestion efficace

    how to schedule patients effectively

    Quel est le point commun entre les cliniques de soins de santé, les cliniques médico-esthétiques, les spas médicaux et les salons de coiffure ? Ils prennent tous des rendez-vous.

    Bien que cela paraisse assez simple, la planification des patients n’est pas pour les cœurs faibles.

    Les absences, les annulations de dernière minute, les doubles réservations, les patients qui arrivent en retard – et les répercussions sur le temps d’attente des patients – peuvent tous perturber le fonctionnement de votre clinique, ce qui, en fin de compte, affecte la qualité des soins prodigués aux patients.

    L’organisation efficace de l’agenda des patients joue un rôle important dans la productivité de votre personnel, l’expérience des patients et le niveau des soins que vous leur prodiguez.

    Vous voulez savoir comment programmer les patients de manière plus efficace ? Nous partageons six conseils essentiels pour gérer efficacement les rendez-vous de vos patients :

    1. Permettre l’auto-planification par le biais d’un logiciel de planification
    2. Réduire les désistements en automatisant les rappels de rendez-vous
    3. Utiliser un portail client
    4. Utiliser les données des clients pour améliorer les problèmes de programmation actuels
    5. Proposer des options de télésanté
    6. Améliorer la communication avec les patients

    1. Permettre l'auto-planification par le biais d'un logiciel de planification

    En moyenne, la prise de rendez-vous un rendez-vous par téléphone prend 8,1 minutes.

    Si vous multipliez ce chiffre par le nombre d’appels téléphoniques par jour, disons 50, cela représente presque 7 heures par jour. que vous dépensez en ne prenant que des appels pour fixer des rendez-vous avec les patients. Sur une base hebdomadaire, cela se résume à près de 34 heures, soit 3 à 4 jours par semaine ( !) , consacrées à la programmation manuelle.

    C’est sans compter les patients qui appellent pour vérifier leur disponibilité, mais qui ne prennent pas de rendez-vous, ou les patients qui appellent simplement pour obtenir plus d’informations.

    Quel est le délai moyen pour prendre un rendez-vous en ligne ? Moins d’une minute!

    Utilisation logiciel de prise de rendez-vous doté d’une fonction d’auto-planification vous permet de rationaliser la prise de rendez-vous des patients, ce qui réduit considérablement le temps que votre personnel passe au téléphone.

    Avantages de l'auto-planification

    Un système de réservation en ligne, comme Pabau, comprend une fonction d’auto-planification des patients qui transformera la façon dont vous prenez vos rendez-vous.

    Voici ce que Pabau peut faire pour votre pratique.Voici ce que Pabau peut faire pour votre cabinet :

    • Offre des réservations dans les 24 heures. 40 % des nominations sont réservés en dehors des heures de travail. Le logiciel de planification vous permet de permettre à vos clients de réserver 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Vos patients ne veulent pas perdre de temps en appels téléphoniques ou en échanges de courriels, n’est-ce pas ? La prise de rendez-vous en ligne est beaucoup plus simple et pratique, et ils peuvent réserver à partir de n’importe quel appareil.
    • Automatiser le processus de planification. Un système de prise de rendez-vous en libre-service supprime le travail manuel du processus de prise de rendez-vous. Vous n’avez pas besoin de rechercher manuellement les créneaux de rendez-vous disponibles et de noter à la hâte les détails. Un outil d’auto-planification saisit et synchronise tous les détails des rendez-vous dans votre agenda.
    • Libère votre équipe et augmente la productivité. Comme vos patients ont la possibilité de prendre leurs propres rendez-vous, les membres de votre équipe ne sont pas liés au téléphone et peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée telles que la création d’une expérience client exceptionnelle.
    • Réduit le travail administratif. En tant que prestataire de soins de santé ou praticien de l’esthétique, vous êtes confronté à des visites de patients tout au long de la journée. Nous sommes donc convaincus que la dernière chose dont vous avez besoin, c’est d’un surcroît de travail administratif. Le logiciel d’auto-planification en ligne allège la charge administrative de votre équipe, supprime les goulets d’étranglement et élimine les risques de double réservation.

    2. Réduire les absences en automatisant les rappels de rendez-vous

    Il suffit d’une seule absence pour perturber l’ensemble du flux de travail de votre cabinet médical, ce qui se traduit par une perte de temps, des créneaux de rendez-vous vides et, surtout, un manque à gagner.

    Les logiciels de rappel de rendez-vous vous permettent d’envoyer des messages électroniques et textuels automatisés pour les rendez-vous à venir, ce qui aide les patients à respecter l’horaire et à éviter les rendez-vous manqués.

    En tant que système de gestion de cabinet robuste, Pabau dispose d’un système de rappel qui vous permet également d’ajouter votre politique de non-présentation et d’annulation à votre plateforme de réservation en ligne.

    Il est clairement visible au moment de la réservation, ce qui signifie que les patients savent à l’avance exactement combien ils devront payer en cas d’annulation le jour même ou à la dernière minute.

    Comment automatiser les rappels de rendez-vous

    Il est très facile d’organiser des rappels de rendez-vous à Pabau.

    En fait, vous pouvez le faire lors de la prise de rendez-vous, dans le cadre du processus de réservation. Le système de planification vous permet de choisir entre un rappel par e-mail et/ou par SMS.

    Intégrez les rappels au processus de réservation afin que votre équipe n’ait pas à le faire manuellement. Avec notre système, il vous suffit de cocher la case lorsque vous réservez manuellement le client pour qu’un rappel automatique soit envoyé – vous n’avez rien d’autre à faire.

    De plus, Pabau vous permet de personnaliser divers aspects des rappels et de les adapter à vos besoins. Par exemple, vous pouvez :

    • Choisissez l’heure à laquelle vous souhaitez que les rappels soient envoyés
    • Ajouter un bouton de confirmation
    • Permettre la reprogrammation et l’annulation
    • Ajouter un bouton permettant aux clients de remplir les formulaires à l’avance, etc.

    Pabau vous permet de reprendre le contrôle de votre emploi du temps, de réduire les désistements et d’informer gentiment vos patients de leurs prochains rendez-vous – tout le monde y gagne ! 🛎️

    Patient scheduling statistics

    3. Utiliser un portail client

    Un portail client est un centre numérique, accessible par mot de passe, qui permet aux patients de planifier eux-mêmes leur rendez-vous, de le reporter et de l’annuler en ligne – sans avoir à téléphoner à votre clinique.

    Toutes les prises de rendez-vous des patients dans le portail sont automatiquement synchronisées avec votre agenda. Ainsi, lorsque vous vous rendez à votre cabinet, tous vos rendez-vous sont programmés pour la journée.

    En outre, vos clients peuvent voir clairement les factures, les communications, les réservations qu’ils ont payées, ou payer des traitements sur place, à partir du portail lui-même.

    Essayez le portail client de Pabau

    Le portail client de Pabau va bien au-delà d’un simple outil de planification.

    Il s’agit d’un espace en ligne accessible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, où les patients peuvent accéder à des informations essentielles sur les soins de santé, suivre les visites précédentes, consulter leurs plans de traitement et les instructions de suivi.

    Permettre aux clients de planifier eux-mêmes leur emploi du temps ne signifie pas renoncer à tout contrôle.. Et, malgré les réserves de certains praticiens, donner aux clients le pouvoir d’annuler un rendez-vous n’est pas une mauvaise chose. Cela vous permet en effet de remplir des créneaux d’annulation de dernière minute.

    Si votre client ne se présentera pas de toute façon, pourquoi ne pas permettre à quelqu’un d’autre de s’inscrire, plutôt que de laisser le créneau de rendez-vous se perdre ?

    Vous pouvez également personnaliser ce que les clients voient, choisir les services que les patients peuvent réserver en ligne, partager des informations telles que les résultats des tests de laboratoire afin que les clients n’aient pas besoin d’un autre rendez-vous, et bien d’autres choses encore.

    Le portail client Pabau offre liberté, sécurité, commodité et transparence à vous et à vos clients :

    – Vos patients peuvent gérer leurs réservations facilement et en toute sécurité, à tout moment.

    – Vous disposez d’un système rationalisé de prise de rendez-vous avec les patients et vous avez plus de temps !

    🔮 Vous voulez en savoir plus sur la façon dont notre portail client vous permet de planifier vous-même les rendez-vous de vos patients ? Cliquez ici pour plus d’informations.

    4. Utiliser les données des clients pour améliorer les problèmes de programmation actuels

    La prise de rendez-vous par les patients eux-mêmes est une bonne chose, mais un logiciel de prise de rendez-vous permet d’accéder à un trésor de données sur les clients.

    L’analyse de ces données vous permet d’identifier les tendances et les opportunités d’amélioration du processus de planification, de l’expérience du patient et de l’efficacité de la clinique.

    Par exemple, vous pouvez savoir quel est le service le plus demandé ou quelle est la période la plus chargée dans votre cabinet. Ces informations peuvent vous aider à prendre des décisions fondées sur des données concernant les ressources, le personnel et les produits sur lesquels vous devez mettre l’accent.

    Autres avantages de la collecte de données

    Il y a d’autres façons d’utiliser les données des clients pour améliorer l’expérience de prise de rendez-vous des patients et garder votre emploi du temps rempli de réservations.

    • Système optimisé de rappel des patients. Votre parcours de patient ne s’arrête pas à un seul traitement. Un système de rappel automatisé utilise les données de votre planning pour envoyer des rappels aux patients et les transformer en clients réguliers. Vous pouvez personnaliser les traitements, l’heure et la fréquence afin d’optimiser vos réservations répétées.
    • Campagnes de courrier électronique ciblées. Vous souhaitez envoyer un courriel promotionnel aux clients qui ont réservé un certain type de traitement ? Vous pouvez utiliser une campagne d’e-mails automatisée pour cibler les patients en fonction du type de service qu’ils ont réservé.
    • Des informations claires pour de meilleures décisions commerciales. Obtenez des informations claires sur les chiffres clés de votre entreprise, tels que les services qui vous rapportent le plus, grâce à des données en temps réel sur l’organisation des rendez-vous avec les patients. Ces connaissances vous aident à prendre des décisions cruciales sur la manière de concentrer vos efforts de marketing et de planifier vos ressources.

    5. Proposer des options de télésanté

    Certains traitements peuvent nécessiter plus de flexibilité. Il se peut que les patients ne puissent pas venir en visite parce qu’ils vivent dans un endroit éloigné, ou qu’ils souhaitent plus d’intimité en raison de la nature du traitement. Dans ce cas, la télésanté offre la souplesse nécessaire pour permettre aux patients d’accéder aux soins à distance sans sacrifier la qualité et les résultats du traitement.

    En outre, les appels vidéo sont très pratiques pour les traitements qui nécessitent des consultations avant de prendre rendez-vous.

    L’offre de télésanté est essentielle pour gérer efficacement la prise de rendez-vous des patients. D’une part, c’est plus facile pour vos patients – ils n’ont pas besoin de prendre sur leur temps de travail pour venir à votre cabinet. Et ca commodité l’emporte souvent. Si un prospect doit choisir entre un cabinet qui se trouve à une heure de bus et un cabinet qu’il peut visiter depuis son salon, que choisira-t-il à votre avis ?

    En outre, en tant que praticien ou propriétaire d’entreprise, vous réduisez les temps d’attente des patients et les visites en personne, ce qui vous permet d’utiliser vos ressources de manière plus efficace et de réduire vos frais généraux.

    La télésanté change la donne pour les patients et les médecins, avec un taux d’utilisation record de 38 %. un niveau record de 38 % d’utilisation en plus qu’avant la pandémie de COVID-19.

    Comment intégrer les options de télésanté dans votre clinique ?

    Pabau simplifie grandement l’offre de télésanté à vos patients. Le plus beau, c’est que vos patients n’ont pas à télécharger d’application tierce de pouvoir assister à la session, ce qui pourrait être un obstacle. Non, ils reçoivent le lien directement dans l’e-mail.

    L’outil de vidéoconférence est intégré en toute sécurité dans le système, de sorte que vous n’avez pas à vous soucier des allers-retours entre différentes plates-formes, connexions et liens. De plus, tous les rendez-vous – en personne ou virtuels – sont enregistrés dans votre calendrier et dans le dossier du patient.

    Lorsque vous mettez en place des consultations virtuelles, veillez à ce qu’elles soient réservables en ligne – à partir de votre site web, des médias sociaux ou d’un lien unique. N’oubliez pas que la commodité est essentielle.

    Enfin, vérifiez qu’aucun problème technique n’empêche vos patients de s’inscrire. Un bon conseil est de faire un appel à la pratique avec un collègue praticien pour voir comment les choses se passent du côté de votre patient, et s’il y a des obstacles qu’il peut rencontrer.

    Telehealth benefits for your clinic and patients

    6. Améliorer la communication avec les patients

    L’une des choses les plus importantes lorsqu’il s’agit de maîtriser la programmation des patients est d’avoir une communication claire avec vos patients, que ce soit pour les rendez-vous en personne ou pour les rendez-vous de télésanté.

    Mais il est difficile de s’assurer que chaque patient reçoit les directives nécessaires avant ou après les soins. Les appels téléphoniques, les courriels ou les textes pour confirmer et rappeler à vos patients les rendez-vous à venir nécessitent BEAUCOUP de travail manuel.

    Conseils pour améliorer la communication avec les patients

    Voici quelques conseils pour vous assurer de transmettre les bonnes informations à vos patients sans travailler 24 heures sur 24 et sans alourdir la charge de travail de votre personnel.

    1. 📩 Utilisez des confirmations et des rappels automatisés. Avec Pabau, vous pouvez envoyer des confirmations et des rappels automatisés par courriel ou par SMS rapidement et facilement. Vous configurez les rappels une fois et vous les oubliez. En outre, vous pouvez personnaliser le texte et choisir le moment de l’envoi.
    2. 💻 Avoir documenté numériquement les soins préalables et les soins postérieurs. Les instructions verbales ou les brochures ne sont pas idéales. 1) Ils ne garantissent pas les meilleurs résultats thérapeutiques. 2) Si un patient rencontre un problème après un traitement, vous n’avez pas la preuve que vous lui avez donné des conseils appropriés. Et 3) L’envoi d’e-mails numériques de pré-soins et de post-soins signifie ils reçoivent des instructions cohérentes avant et après les soins, quel que soit le médecin qu’ils consultent ou le cabinet qu’ils visitent.
    3. 📇 Autoriser l’accès au portail client. Les clients peuvent accéder en toute sécurité à toutes les communications qu’ils ont reçues, consulter leurs antécédents médicaux, gérer eux-mêmes leurs rendez-vous, vérifier les résultats des tests et suivre leurs plans de traitement dans un portail client convivial. Cela signifie qu’ils n’ont pas besoin d’appeler votre cabinet lorsqu’ils ont besoin d’informations ou d’une nouvelle réservation.

    Planifiez efficacement les rendez-vous de vos patients avec Pabau !

    S’assurer que votre programmation est transparente, que vos communications sont pertinentes et que les patients sont bien informés de leurs plans de traitement nécessite une coordination de haut niveau. Toutefois, ce n’est pas si difficile si vous disposez d’un logiciel capable de s’acquitter de cette tâche et de prendre le relais.

    Pabau simplifie tous les aspects de la prise de rendez-vous des patients :

     

    ✔️ Les patients n’ont pas besoin de téléphoner pour réserver –  ils peuvent le faire 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7

    ✔️ Les données des dossiers de vos patients sont synchronisées avec votre calendrier en un clin d’œil.

    ✔️ Les patients peuvent gérer eux-mêmes leurs rendez-vous sur un portail client simple et sécurisé.

    ✔️ Les confirmations et les rappels permettent de réduire les absences et de maintenir les patients à l’heure.

    ✔️ Les instructions de pré et post-traitement sont automatisées et cohérentes, à chaque fois.

    ✔️ Les clients peuvent accéder en toute sécurité aux résultats des tests de laboratoire et à d’autres informations médicales.

     

    Il ne vous reste plus qu’à fournir les meilleurs soins possibles à vos patients.

    🏁 Commencez votre voyage vers une planification efficace et efficiente des patients.

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