La prise de conscience : ne pas maîtriser ses stocks peut avoir un impact sur l’ensemble de l’activité de soins de santé, quelle que soit sa taille.
Il est nécessaire de gérer un stock diversifié qui comprend des fournitures médicales, des équipements, des prescriptions pour les patients et des produits de bien-être, ce qui pose un certain nombre de problèmes :
❗ Charge administrative – Selon une étude, les coûts administratifs constituent la plus grande source de gaspillage dans le secteur des soins de santé. La gestion de l’inventaire d’une clinique implique de nombreuses formalités administratives, la tenue de registres et la coordination afin d’assurer un stockage, une commande et une distribution efficaces des articles. Cela représente une charge importante pour le personnel de santé chargé de la gestion des stocks et peut peser sur les ressources de votre clinique.
❗ Inventaire imprécis dû à des processus manuels – Vous êtes-vous déjà retrouvé à mi-chemin du comptage de centaines d’injectables, pour vous rendre compte que vous aviez perdu le compte ? Cela arrive aux meilleurs d’entre nous. Les erreurs humaines font partie des processus manuels. Mais que cela ne soit pas une excuse. Ces erreurs peuvent conduire à des enregistrements erronés des produits en stock, entraînant des problèmes dans les opérations de votre clinique et dans les soins aux patients.
❗ Ruptures de stock – Le fait de ne pas disposer du stock adéquat peut constituer un problème majeur pour les cliniciens. Imaginez que vous recevez un patient pour un rendez-vous Botox et qu’au milieu du traitement, vous vous rendez compte que vous n’avez pas la bonne quantité d’injectables pour terminer le traitement. Quel cauchemar !
❗ Surstocks – Sans une visibilité claire de votre inventaire, vous risquez de surstocker des produits qui ne sont pas fréquemment utilisés. Cela peut entraîner une perte d’argent lorsque les produits atteignent leur date de péremption ou peinent à trouver un espace de stockage adéquat, ce qui vous oblige à proposer des remises importantes pour éviter le gaspillage.
❗ Absence de mise à jour des niveaux de stock en temps réel – Le suivi manuel des stocks en temps réel, en particulier dans les cliniques multi-praticiens, est presque impossible. Cela peut conduire à des situations où l’on croit que des articles sont en stock alors qu’ils ont déjà été utilisés ou achetés, ce qui entraîne des retards et des perturbations dans les activités de votre clinique.
❗ Gestion non informée – Une gestion efficace des stocks repose sur des informations opportunes et précises pour la prise de décision. Sans données d’inventaire à jour, la direction peut prendre des décisions sous-optimales en matière de réapprovisionnement, de commande ou d’affectation des ressources.
Face à tous ces défis, l’absence d’une gestion efficace des stocks médicaux peut perturber les activités quotidiennes de votre clinique. L’automatisation est le meilleur moyen d’éviter cela.
En utilisant un outil de gestion de l’inventaire des cliniques, vous pouvez automatiser ces processus et faire disparaître les défis de votre clinique sans avoir à transpirer.
Cela semble exaltant, n’est-ce pas ?
Attachez votre ceinture et plongeons dans les détails. Nous sommes prêts si vous l’êtes !
Qu'est-ce que la gestion automatisée des stocks des cliniques ?
Caractéristiques principales :
- Mises à jour automatisées – Une fois que vous aurez mis en place un logiciel de gestion automatisée des stocks, toutes vos données seront stockées dans le système. Et lorsque vous et votre personnel utilisez des produits ou que des clients passent des commandes, le système met automatiquement à jour les données, ce qui vous permet de toujours connaître le nombre exact de produits en stock.
- Identification des pénuries potentielles – Comme le système surveille en permanence et en temps réel l’utilisation des produits de votre clinique, il garde un œil sur les pénuries potentielles et vous alerte rapidement pour que vous fassiez des achats en temps voulu.
- Prévenir le surstockage – Le système automatisé de gestion des stocks des cliniques étend également sa vigilance aux articles dont le taux de rotation est plus lent. Ainsi, si certains produits ne sont pas fréquemment utilisés, le système vous demandera de prendre des mesures.
- Capacités de réapprovisionnement – Dans le système, vous pourrez également relier vos produits à leurs fournisseurs, ce qui vous permettra d’acheter un nouveau lot de produits par l’intermédiaire du système.
Quels sont les 8 avantages de l'automatisation de la gestion des stocks des cliniques ?
Aujourd’hui, avec la technologie dont nous disposons, l’automatisation de la gestion des stocks devrait être une évidence pour toute entreprise.
Mais si d’autres secteurs peuvent s’accommoder de l’absence d’un produit de temps à autre, dans le domaine des soins de santé, il n’y a pas de place pour cela, car l’absence d’un produit critique peut avoir des conséquences désastreuses.
Le tableur Excel reste malheureusement un outil de choix pour de nombreux professionnels de la santé, mais il ne permet pas d’atteindre le niveau d’efficacité exigé par le secteur des soins de santé.
La meilleure façon de répondre à ces exigences est de mettre en œuvre un système robuste de gestion automatisée des stocks, alors explorons les principaux avantages que vous pouvez en tirer.
1. Visibilité en temps réel
La mise en place d’un système automatisé de gestion des stocks des cliniques peut être rentable. Oui, c’est vrai. Et ce, à plus d’un titre.
- Le suivi en temps réel de votre inventaire garantit que les niveaux de stock dans votre clinique sont constamment optimisés, minimisant ainsi le risque de surstockage et le gaspillage coûteux de produits qui ont atteint leur date de péremption parce qu’ils sont restés trop longtemps sur les étagères.
- L’utilisation d’un système automatisé permet également de réduire la main-d’œuvre nécessaire, ce qui se traduit par des économies.
- Le fait de connaître avec précision le volume de vos stocks vous permet d’éviter de perdre des ventes en raison de ruptures de stock.
2. Protection des recettes et réduction des coûts
La mise en place d’un système automatisé de gestion des stocks des cliniques peut être rentable. Oui, c’est vrai. Et ce, à plus d’un titre.
- Le suivi en temps réel de votre inventaire garantit que les niveaux de stock dans votre clinique sont constamment optimisés, minimisant ainsi le risque de surstockage et de gaspillage coûteux. de surstockage et de gaspillage coûteux de produits qui ont atteint leur date de péremption parce qu’ils sont restés trop longtemps sur les étagères.
- L’utilisation d’un système automatisé signifie également moins de main-d’œuvrece qui signifie une économie d’argent.
- Connaître avec précision le volume de vos stocks vous aide à éviter de perdre des ventes en raison de ruptures de stock.
3. Réduire les inexactitudes
Selon la recherche,
l’inventaire
l’inexactitude des dossiers d’inventaire contribue à l’augmentation des coûts des soins de santé aux États-Unis.
Et lorsque la gestion des stocks est effectuée manuellement, des erreurs humaines peuvent le plus souvent se produire.
C’est pourquoi un système automatisé permet un suivi précis des stocks en temps réel et met à jour les données dès que les produits sont reçus des fournisseurs, utilisés par votre personnel ou achetés par les clients, ce qui garantit que vous travaillerez toujours avec les bons chiffres.
4. Améliorer l’expérience des patients
Des niveaux de stocks bien gérés rassureront vos clients.
Vous vous demandez peut-être comment, alors qu’ils n’ont même pas accès à votre documentation et à votre inventaire et qu’ils ne savent pas ce qui se passe dans les coulisses de votre clinique.
Mais une simple pénurie d’un produit lors d’un traitement peut être un facteur crucial pour décider si un client reviendra pour un autre traitement ou quel type d’avis il laissera.
L’absence de produits essentiels à portée de main, en particulier dans le secteur des soins de santé, peut donner une image de désorganisation et de manque de professionnalisme. Cela peut conduire vos clients à se faire une idée différente de votre clinique, même si elle excelle dans ses services de base et surpasse ses concurrents.
C’est pourquoi, en ayant toujours en stock ce dont vos clients ont besoin, vous ferez un pas de plus pour leur offrir la meilleure expérience possible.
5. Prise en charge de la mise à l’échelle
Lorsque le moment est venu de développer votre entreprise, le besoin d’évolutivité opérationnelle devient primordial.
L’augmentation des ventes et la gestion de volumes de stocks plus importants exigent un niveau plus élevé de précision et d’efficacité. Même si vous décidez d’engager du personnel supplémentaire, les processus manuels risquent de ne pas atteindre les niveaux de précision et d’efficacité requis.
C’est là que l’intégration d’un système automatisé de gestion des stocks devient inestimable. Avec un tel système en place, vous pouvez faire évoluer vos opérations de manière transparente pour répondre aux demandes croissantes, en veillant à ce que votre entreprise reste agile et bien préparée à prospérer dans un environnement de travail dynamique.
La cerise sur le gâteau ? Vous n’aurez pas besoin d’augmenter vos effectifs pour gérer efficacement vos besoins en stocks, car le système s’en chargera automatiquement.
Cela nous amène au point suivant.
6. Amélioration de la coordination entre les sites
Comme nous l’avons mentionné, la gestion d’un stock plus important devient un jeu d’enfant avec un système de gestion des stocks automatisé.
Mais que se passe-t-il lorsque votre stock est dispersé sur plusieurs sites ?
La solution tout-en-un de Pabau élimine complètement ce problème.
Dans Pabau, vous pouvez intégrer et gérer plus d’une clinique, même si elles sont situées dans des endroits différents. Cela vous permettra de gérer votre inventaire dans toutes vos cliniques de manière transparente à partir d’un seul appareil.
La magie de Pabau ne s’arrête pas là.
Vous pouvez également faire expédier des produits entre les cliniques au cas où vous seriez à court d’un produit dont un client a besoin de toute urgence. Cette capacité permet d’éviter les pertes de ventes et de garantir la satisfaction globale des clients.
De plus, le système de Pabau vous permet de suivre les tendances des ventes de produits dans l’ensemble de vos cliniques. Ainsi, si une clinique enregistre une forte demande pour un article particulier alors qu’une autre connaît un ralentissement des ventes, vous pouvez rapidement redistribuer les stocks pour répondre à la demande de manière efficace.
7. Augmentation de l’efficacité
La méthode traditionnelle de mise à jour manuelle des feuilles de calcul peut s’avérer une tâche ardue et chronophage.
C’est pourquoi un système automatisé élimine le besoin d’une intervention humaine constante, ce qui se traduit par un processus de gestion des stocks nettement plus fluide et plus rapide.
En outre, un système de gestion de l’inventaire clinique améliore considérablement l’efficacité :
- Un inventaire plus précis – Comparativement à la gestion manuelle des stocks, les capacités d’automatisation de Pabau sont à l’abri des erreurs.
- Mises à jour et déductions automatiques des stocks – le logiciel met à jour ou déduit automatiquement les produits au fur et à mesure que vous les utilisez ou qu’ils sont achetés par des clients, sans qu’il soit nécessaire de le faire manuellement.
- Capacités de réapprovisionnement – Lorsque vos produits doivent être achetés, le système vous avertit et vous pouvez acheter les produits nécessaires d’un simple clic.
- Libérer les employés – Le logiciel se chargeant des tâches administratives et des décomptes, votre personnel peut consacrer plus de temps aux soins des patients.
- Prévisions – Grâce à la fonction d’analyse robuste de Pabau, vous obtenez une vue d’ensemble de tous les produits achetés et utilisés dans des délais précis. Armé de ces données précieuses, vous pouvez prendre des décisions éclairées concernant vos futurs achats, ce qui vous permet de répondre à la demande exacte tout en évitant les ruptures de stock et les problèmes de surstockage.
8. Données numérisées
Lorsque vous utilisez le système automatisé de gestion des stocks de Pabau, votre clinique devient sans papier et vos données sont stockées en toute sécurité dans l’infonuagique.
Le logiciel garantit que vos données ne sont pas perdues et vous donne la possibilité d’y accéder de n’importe où et sur n’importe quel appareil.
Ainsi, même si vous n’êtes pas au bureau, vous pourrez suivre votre inventaire en temps réel et effectuer des achats en temps voulu, si nécessaire.
Mais votre équipe peut aussi s’en charger pour vous. Vous pouvez autoriser votre personnel de confiance à accéder à l’inventaire de la clinique et, pendant que vous sirotez des cocktails sur une plage, ils peuvent effectuer des achats en toute transparence sans avoir à demander quels produits ou auprès de quel fournisseur ils doivent s’approvisionner.
Lisez notre blog et découvrez pourquoi les logiciels en nuage sont nécessaires à la réussite de votre entreprise.
Pourquoi automatiser la gestion de votre inventaire clinique avec Pabau ?
Imaginez une journée bien remplie dans votre clinique. Les patients entrent et sortent et vous avez à peine le temps de prendre une pause déjeuner.
Et, après s’être occupé de plus de deux douzaines de clients, il faut, à la fin de la journée, faire l’inventaire.
Un contrôle d’inventaire MÉDICAL qui, en raison de la nature critique des soins de santé prodigués aux patients, exige une vigilance maximale.
Je ne sais pas ce qu’il en est pour vous, mais le simple fait d’y penser me fatigue.
Mais ce n’est pas forcément votre réalité. La mise en œuvre de Pabau vous déchargera de ce fardeau.
Pabau fera simplement le travail à votre place. Il fonctionnera en temps réel, mettant à jour, suivant et gérant de manière transparente l’inventaire de votre clinique pendant que vous vous concentrez sur vos clients et le développement de votre entreprise.
Cependant, ses avantages vont bien au-delà de la commodité du suivi de l’équipement et des fournitures, et c’est ici que se trouve la réponse POURQUOI choisir Pabau pour automatiser la gestion de l’inventaire de votre clinique avant tout autre système. Avec la solution tout-en-un de Pabau, vous bénéficiez également :
✔️ Amélioration de la communication et de la coordination entre le personnel et la direction
✔️ Réduction du risque de vol (le système connaît exactement le nombre de produits et de fournitures entrants et sortants)
✔️ Productivité accrue (moins de travail d’inventaire – plus de temps pour les rendez-vous)
✔️ Assurer la conformité
✔️ Disposer en permanence des fournitures et de l’équipement nécessaires pour fournir des soins optimaux aux patients
Avec Pabau, l’incertitude entourant l’inventaire de votre clinique est complètement éliminée, ce qui facilite votre vie et celle de votre personnel.
Et la bonne nouvelle, c’est qu’il n’est pas nécessaire d’avoir un diplôme en science des fusées pour gérer tout cela. Pabau est un logiciel convivial et intuitif qui ne nécessite qu’une formation minimale, mais qui peut faire des merveilles pour rendre plus efficace la gestion des stocks dans le secteur de la santé.
Comment fonctionne le système de gestion des stocks de Pabau ?
Voyons cela étape par étape.
Étape 1 : Création de catégories
Pour commencer, vous devez tout d’abord définir des catégories pour les produits afin de mieux les organiser. Lors de la création d’une catégorie de produits, vous devez saisir des données :
- Le nom de la catégorie
- Une image pour la catégorie
- Un code de catégorie
- Un type de catégorie (détail, consommable, injectable)
- Le taux d’imposition
Étape 2 : Ajout de fournisseurs
La prochaine chose à télécharger dans le logiciel pour pouvoir faire des achats par l’intermédiaire de Pabau est de créer des fournisseurs et d’ajouter leurs informations.
- Informations générales
- Informations sur les contacts
- Informations sur l’adresse
Étape 3 : Mise en place des produits
Le logiciel vous permettra de saisir tous les produits utilisés dans votre clinique et d’entrer toutes les informations nécessaires sur les produits :
- Informations générales – Dans cette section, vous pouvez saisir le nom du produit, sa catégorie, son UGS, ses unités de mesure, des informations sur le fournisseur, une description et même une image si nécessaire.
- Tarification – Vous pouvez spécifier le prix de revient, le prix de vente au détail et le taux de taxe par défaut pour chaque produit.
- Niveaux de stock – Vous pouvez choisir le moment où vous recevrez une notification de réapprovisionnement en produits en saisissant des niveaux de stock maximum et minimum, et vous pouvez saisir les niveaux de stock actuels disponibles par emplacement.
Une fois que vous avez défini vos catégories, vos fournisseurs et vos produits, l’étape suivante consiste à effectuer un inventaire. Avec Pabau, vous pouvez effectuer un inventaire basé sur :
- Commerce de détail – pour compter les produits à vendre
- Consommables – pour compter les produits utilisés pour la consommation
- Injectables – pour compter toutes les substances injectables
Voyez comme il est simple d’effectuer un inventaire avec Pabau.
Et c’est tout. Une fois les comptages terminés, le logiciel prend le relais.
A partir de là, il gère automatiquement le réapprovisionnement ou les déductions pour les produits utilisés lors des traitements ou vendus à vos clients.
Il vous enverra des rappels automatiques et des alertes lorsque vous devrez commander davantage de produits et vous préviendra si vous avez des produits à faible rotation.
Vous pourrez acheter les produits par l’intermédiaire du système en un seul clic et même effectuer des commandes partielles si nécessaire.
5 caractéristiques de Pabau qui le distinguent des autres systèmes automatisés de gestion de l'inventaire des cliniques.
Dans le domaine des systèmes automatisés de gestion des stocks, Pabau est à l’honneur. Il offre non seulement toutes les fonctionnalités essentielles, mais va encore plus loin pour simplifier les processus d’inventaire de votre clinique.
- Passez et suivez vos commandes directement dans Pabau – Lorsque vous créez des produits dans Pabau, vous pouvez facilement les relier à leurs fournisseurs. Cela signifie que vous pouvez passer des commandes en un seul clic, car le système dispose déjà des informations relatives à vos fournisseurs. De plus, vous pouvez suivre sans effort l’évolution de votre commande en temps réel et savoir si elle est encore en cours de traitement ou si elle a été reçue et terminée.
- L’IA peut créer des commandes pour vous – Lorsque vous manquez de temps et que chaque minute compte, la création de commandes ne doit pas figurer sur votre liste de tâches. L’outil d’intelligence artificielle intégré de Pabau se souvient de toutes vos commandes antérieures, suit la quantité de votre stock que vous avez utilisée et connaît les quantités minimales et maximales de chaque produit dont votre clinique a besoin.
- Lier les produits aux services – Cette fonction permet au système d’effectuer la déduction automatique. Ainsi, lorsque vous effectuerez un service, vous pourrez saisir le nombre de produits ou d’unités injectables utilisés pendant le traitement, et le système déduira automatiquement le montant exact du stock.
- Commande partielle – Si un fournisseur envoie la mauvaise quantité de produits, le système marque la commande comme partielle. Vous avez la possibilité de compléter la commande telle quelle ou de recevoir les produits restants plus tard en passant une commande partielle. Cela permet de faire preuve de souplesse en cas d’erreur de la part du fournisseur.
- Accorder des permissions au personnel – Même si tous vos employés utiliseront Pabau, tous n’ont pas besoin d’avoir accès à l’inventaire et aux achats. La gestion des stocks ayant une incidence sur le budget de votre clinique, il convient de n’accorder cet accès qu’au personnel de confiance. Et à Pabau, c’est possible.
Comment choisir une solution de gestion automatisée des stocks
La première priorité de votre liste de contrôle lors de la recherche d’un système de gestion des stocks est de vous assurer qu’il est conçu pour le secteur des soins de santé.
Vous devez également vous assurer que le système est rapide et précis afin de pouvoir fournir des données en temps réel.
Il doit être simple, doté de capacités de communication, d’une conception personnalisable et flexible, et être capable d’automatiser les tâches de gestion des commandes de bas à haut niveau.
En outre, la plateforme doit être évolutive pour répondre aux besoins spécifiques et généraux du secteur des soins de santé, ce qui en fera la solution de gestion des stocks idéale pour vous.
La solution tout-en-un de Pabau est dotée d’une fantastique fonction de gestion automatisée des stocks. Il offre une visibilité en temps réel, réduit les coûts, diminue les inexactitudes, améliore l’expérience du patient, favorise l’extensibilité, améliore la coordination entre plusieurs sites et accroît l’efficacité opérationnelle.
Par essence, un système automatisé de gestion des stocks devient un atout indispensable pour rationaliser les opérations dans votre clinique.
Et le meilleur côté de la chose, c’est que la réduction des tâches administratives liées à la gestion des stocks vous apportera simplement la tranquillité d’esprit et vous permettra de consacrer plus de temps à vos patients, à vous-même et à votre famille.
Laissez Pabau vous aider à rentrer à temps pour le dîner !
