5 stratégies pour garantir une qualité de soins constante dans plusieurs cliniques

Stratégie 1 – Ne pas utiliser de papier ou rentrer chez soi

Le papier a quelque chose de réconfortant. On peut le ramasser, écrire dessus et, associé à un verre, il permet d’expulser les araignées. C’est une vieille méthode fiable ! C’est pourquoi, traditionnellement, une grande partie de la documentation clinique était réalisée sur papier. Des questionnaires aux notes médicales en passant par les instructions de suivi. Mais le papier a un défaut fondamental : il ne peut pas être à deux endroits à la fois. C’est un énorme problème lorsque vous travaillez sur plusieurs sites, comme par exemple Dr Ahmed El Houssieny « Certains de mes patients se déplaçaient. Ils me voyaient donc un jour à la clinique A, et un autre à la clinique B » Cela signifie qu’il devait s’assurer que ses dossiers papier étaient disponibles dans la bonne clinique pour les bons rendez-vous. Ce qui représente une énorme pression supplémentaire sur une charge de travail déjà importante. C’est pourquoi un système sans papier est indispensable lorsque vous travaillez dans plusieurs cliniques. La mise en œuvre d’une stratégie de dématérialisation dans l’ensemble de vos cliniques signifie que tout est numérique et que tout est accessible. Vous n’avez pas à vous soucier de vérifier que les bons documents sont au bon endroit avant les rendez-vous. Tout est accessible, chaque fois que votre équipe en a besoin. Il est ainsi beaucoup plus facile de fournir une qualité de soins élevée et constante.

Stratégie 2 – Une application pour toutes les gouverner

Gérer plusieurs cliniques n’est pas la même chose que gérer plusieurs entreprises distinctes, mais cela peut être ressenti comme tel ! C’est le cas si vous essayez d’utiliser des applications/comptes de gestion distincts pour les différentes cliniques. Il faut repartir de zéro à chaque fois que l’on ouvre une nouvelle clinique. Tout mettre en place, importer des données et espérer ne rien manquer. Et même lorsque vous avez fait cela, les données deviennent obsolètes et désynchronisées dès que vous modifiez un enregistrement ou prenez un rendez-vous. Malheureusement, tous les logiciels ne permettent pas de gérer facilement toutes les cliniques à partir d’une seule application, mais si vous en trouvez un, vous ne reviendrez jamais en arrière. Lorsque tous les employés de tous les sites utilisent le même système, ils peuvent accéder à tout ce dont ils ont besoin. Peu importe où se trouvaient les rendez-vous précédents, vous pouvez toujours accéder aux dossiers des patients, aux notes, aux communications avec les clients, etc. Cela signifie qu’un client peut entrer et demander « la même chose que la dernière fois », vous savez exactement ce qu’il veut. Indépendamment de la clinique qu’ils ont fréquentée en dernier. Cela n’améliore pas seulement la qualité des soins que vous offrez à vos clients, mais facilite également le travail de votre équipe.

Stratégie 3 – Processus normalisés

Malgré ce que les équipes de marketing veulent vous faire croire ( ahem ), il ne suffit pas d’acheter une nouvelle application pour résoudre tous vos problèmes. Les processus et les systèmes que vous adoptez lorsque vous utilisez cette application sont tout aussi importants. Mais si une personne le fait x et qu’une autre personne fait y vous ne passerez pas un bon moment. Par exemple, si une clinique formate les notes d’une certaine manière et qu’une autre clinique le fait d’une autre manière, il sera beaucoup plus difficile de partager et de collaborer sur les dossiers. En mettant en œuvre des processus cohérents dans vos cliniques, vous gagnerez du temps et de l’argent, et vous fournirez des soins de la meilleure qualité possible. Il s’agit d’éléments tels que

• Réservation et programmation
• Dossiers des patients
• POS
• Formulaires
• Soins préalables et soins ultérieurs

Si tous ces éléments sont cohérents dans l’ensemble de vos cliniques, vous constaterez que la qualité des soins augmentera rapidement. En effet, tout le monde n’utilise pas seulement le même outil, mais l’utilise de la même manière. La mise en place de ces processus et systèmes vous facilitera également la vie à l’avenir. Lorsque de nouveaux employés arrivent ou que de nouvelles cliniques ouvrent, vous savez déjà exactement comment elles seront gérées. Cela signifie que votre équipe actuelle peut former les nouveaux employés plus rapidement et plus facilement, et que vous pouvez être opérationnel.

Stratégie 4 – Parler la même langue

Tout comme la cohérence est importante dans l’ensemble de vos processus, vous devez également être cohérent dans la façon dont vous communication avec vos clients. Au niveau le plus élémentaire, il s’agit de la façon dont votre personnel s’adresse aux patients lors des rendez-vous, au téléphone, etc. Mais votre communication va bien au-delà. Vous devez envoyer les mêmes messages de confirmation et de rappel de rendez-vous. Vous devez être cohérent avec les instructions de pré-traitement et de post-traitement lorsque vous les envoyez. De plus, vos courriels de marketing et vos demandes d’enquête ou d’évaluation doivent être les mêmes dans toutes vos cliniques. En effet, tous ces éléments contribuent à l’expérience de vos clients et à la qualité des soins qu’ils reçoivent. La cohérence ne concerne pas seulement le contenu. Vous devez inclure les mêmes informations, envoyer des messages au même moment, utiliser les mêmes méthodes de communication, etc. Par exemple, si un client reçoit une confirmation de rendez-vous par SMS de l’une de vos cliniques, il ne devrait pas recevoir une confirmation par courriel d’une autre clinique. Vos clients doivent se sentir à l’aise, qu’il s’agisse de la petite conversation ou des promotions que vous leur envoyez. Remarque : il sera beaucoup plus facile de mettre en œuvre cette stratégie si vous avez déjà appliqué les stratégies 2 et 3.

Stratégie 5 – Comment former votre clinicien

Soyons honnêtes, aucune de ces stratégies ne peut fonctionner sans une équipe talentueuse. Mais ce n’est pas parce qu’ils sont talentueux qu’il ne faut pas les former et les développer en permanence. Afin de fournir une qualité de soins élevée et constante, votre personnel doit avoir un niveau de performance constant. Ils sont cohérents avec eux-mêmes et avec les autres. Vous devez être en mesure de définir des indicateurs de performance clés, de suivre et de comparer les progrès de chaque employé. Vous devez également procéder à des évaluations régulières des performances, afin de récompenser les bonnes performances et de donner aux employés la possibilité de s’améliorer. Pour votre équipe de vente, vous pouvez également utiliser des commissions et des objectifs de vente pour encourager de meilleures performances. La clé est de rester proactif et de définir des attentes claires pour votre personnel, dans toutes vos cliniques. Cela se traduira par un personnel plus heureux et, en fin de compte, par une meilleure qualité des soins.

Stratégie bonus – Les faire tous en même temps

Je vais vous confier un secret. Il existe un moyen simple de mettre en œuvre les CINQ stratégies décrites dans cet article… Utilisez Pabau ! Nous avons spécialement conçu Pabau pour qu’il soit aussi facile que possible de fournir la meilleure qualité de soins possible. Et nous l’avons fait en vous donnant les outils nécessaires pour mettre en œuvre toutes ces stratégies à la fois.

1. Il vous permet de réduire les coûts, d’accroître l’efficacité et de protéger l’environnement en passant à un système entièrement dématérialisé. entièrement sans papier sans papier.
2. Il comprend tout ce dont vous avez besoin pour gérer vos cliniques à partir d’une seule application. Il s’agit notamment d’accepter réservations sur plusieurs sites .
3. Vous pouvez configurer vos processus de manière à ce qu’ils soient identiques partout, de sorte que vos cliniques fonctionnent toutes de la même manière. fonctionnent de la même manière à chaque fois.
4. Modèles et automatisation simplifient considérablement la communication avec vos clients.
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