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    Exigences clés pour gérer un spa médical avec succès

    medical spa requirements

    Des injections antirides aux traitements de greffe de cheveux et d’épilation, en passant par les soins du visage et la liposuccion, les spas médicaux proposent un large éventail de procédures esthétiques. Représentant le dernier créneau de la chirurgie et de la médecine esthétiques, les spas médicaux sont pratiquement modernes et constituent indéniablement le secteur qui connaît la croissance la plus rapide au monde.

    La disponibilité de traitements d’entrée de gamme avec des temps de récupération réduits et des prix plus abordables qu’auparavant incite les gens à opter pour ces traitements, même en dépit des ralentissements économiques actuels.

    Voici un fait intéressant: Aux États-Unis, l’industrie des
    industrie de la medspa
    est actuellement évaluée à environ 5,4 milliards de dollars et devrait atteindre 25,9 milliards de dollars d’ici 2026.

    Si ce n’est pas le bon moment pour ouvrir un spa médical, quand le sera-t-il ? Mais ce n’est pas aussi simple.

    Pour ouvrir un spa médical un spa médical réussi, vous devez d’abord comprendre certaines exigences clés, et nous sommes là pour vous aider…

    Comprendre l'industrie des spas médicaux

    L’ouverture d’un spa médical nécessite une planification minutieuse et une connaissance approfondie du secteur.

    Un spa médical est différent d’un spa traditionnel en raison des traitements médicaux qu’il propose. Les spas médicaux offrent des expériences et des traitements personnalisés aux clients qui recherchent à la fois la détente et des améliorations esthétiques.

    Ils visent à améliorer le bien-être physique et mental des clients grâce à des services tels que les traitements au laser, les traitements antirides, la microdermabrasion, les peelings chimiques et bien d’autres encore, tous administrés par des professionnels de la santé ou des esthéticiennes agréés.

    Dans la plupart des États, seuls les médecins agréés peuvent posséder des spas médicaux. Les non-médecins, quant à eux, doivent s’associer à un MSO (Management Service Organization) pour ce faire.

    Consultez ce guide détaillé pour
    comprendre comment les MSO aident les spas
    .

    Exigences médicales et exigences en matière d'autorisation

    Dans la plupart des États, les spas médicaux sont réglementés de la même manière que les cabinets médicaux. Cela signifie qu’en plus des exigences commerciales habituelles, les propriétaires de spas médicaux doivent également respecter les réglementations relatives aux pratiques médicales.

    HIPAA

    Dans votre spa médical, chaque client est un patient. Vous devrez tenir à jour un système de dossiers médicaux, manipuler des informations sensibles sur les patients, stocker les formulaires d’admission médicale, le consentement éclairé et les antécédents médicaux de vos clients. Tous ces documents doivent être traités avec délicatesse et respecter les règles de l’HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act).

    Pour ne rien manquer d’important, vous devez donc mettre en place des processus solides concernant l’HIPAA afin de protéger les informations de vos clients. Il s’agira notamment de

    • Établir des politiques pour la collecte et le stockage des PHI (informations de santé protégées), y compris les copies physiques et les enregistrements numériques.
    • Réaliser des audits réguliers pour assurer une conformité continue.
    • Former les employés à ces politiques.

    Il est essentiel de ne pas négliger cet aspect de votre activité, car les amendes de l’HIPAA varient généralement de 100 à
    50 000 dollars par infraction
    et peuvent même donner lieu à des poursuites pénales.

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    Bien sûr, il n’y a pas que les implications financières. Vous perdrez également la confiance de vos patients et la réputation de votre spa.

    OSHA

    Si vous envisagez de créer une entreprise d’esthétique médicale, vous devez être particulièrement attentif aux réglementations de l’Occupational Safety and Health Administration (OSHA). En effet, votre personnel peut être en contact avec des agents pathogènes transmissibles par le sang et d’autres risques biologiques lors de la réalisation de certains services.

    C’est pourquoi il est essentiel d’élaborer des protocoles rigoureux pour les procédures de nettoyage et l’élimination des déchets médicaux, tels que les seringues et les gants.

    Comme pour l’HIPAA, les violations de l’OSHA peuvent donner lieu à des sanctions importantes, mais en suivant une
    liste de contrôle OSHA
    peut vous aider à respecter ces réglementations.

    Exigences en matière d'assurance

    Une gestion efficace des risques est essentielle au succès durable de votre spa médical.

    Sans assurance, votre entreprise pourrait être confrontée à des difficultés financières considérables si elle était poursuivie pour négligence, dommages matériels ou corporels.
    responsabilité civile
    à partir de 54 000 $.

    Même des incidents mineurs, comme une simple blessure à la main, peuvent entraîner des frais médicaux importants. En l’absence de couverture d’assurance, ces dépenses payées de leur poche peuvent affecter la santé financière de votre entreprise et rendre son redressement difficile.

    Il existe plusieurs types d’assurance dont vous aurez besoin :

    • La responsabilité civile générale : Elle couvre les dépenses liées aux accidents, telles que les frais médicaux et les dommages matériels.
    • Faute médicale : Ce poste couvre les dépenses liées aux litiges et aux poursuites pour faute professionnelle.
    • L’assurance contre les accidents du travail : Cette assurance couvre les pertes de salaire et les frais médicaux du personnel blessé lors d’un incident sur le lieu de travail.

    Les polices d’assurance responsabilité civile pour les spas médicaux peuvent également être adaptées aux besoins spécifiques de votre cabinet. Les polices standard couvrent généralement les responsabilités associées à diverses procédures esthétiques et médicales, notamment les injections antirides, les peelings chimiques, les injections de produits de comblement dermique, la thérapie au laser, etc.

    Voici une liste de contrôle
    liste de contrôle de conformité
    qui vous aidera à faire fonctionner votre spa médical en douceur.

    Autres conditions essentielles à la réussite d'un spa médical

    Ouvrir un spa médical, c’est comme ouvrir un coffre-fort : il faut la bonne combinaison pour réussir.

    Voici donc une liste des « chiffres sûrs » dont vous aurez besoin pour réussir l’ouverture de votre entreprise de spa médical.

    Embaucher des membres du personnel qualifiés et formés

    Étant donné que les spas médicaux proposent des services médicaux en plus des traitements esthétiques, vous aurez besoin de médecins agréés ou de prestataires de soins qualifiés, tels que des infirmières praticiennes, des cosmétologues et des médecins dans votre équipe.

    Des pratiques de recrutement réfléchies et éthiques ainsi qu’un processus d’entretien approfondi sont essentiels pour trouver les meilleurs candidats.

    Il est également indispensable de maintenir des normes de service élevées en vérifiant que tous les membres du personnel possèdent des licences médicales valides et une expérience pertinente dans leur domaine.

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    En règle générale, les spas médicaux doivent embaucher des professionnels de la santé tels que des infirmières diplômées, des esthéticiennes diplômées, des esthéticiens et des assistants médicaux, mais aussi un réceptionniste, un comptable, un administrateur de bureau et un support technique afin d’accélérer le démarrage de l’activité.

    La présence d’un directeur médical au sein de votre équipe est également essentielle pour superviser les soins aux patients et les protocoles de sécurité.

    Des équipements et des technologies de pointe

    Tous les spas médicaux proposent pratiquement les mêmes services – soins de la peau, produits injectables, produits de comblement, épilation au laser… vous connaissez la chanson. Mais ce sont les nouveaux équipements et les nouvelles technologies que vous choisirez qui feront la différence.

    C’est pourquoi il est important de toujours garder un œil sur les dernières technologies du secteur et d’investir dans des équipements de qualité tels que les appareils Hydrafacial, les appareils de luminothérapie LED, les outils de dermaplaning, les appareils de resserrement de la peau par radiofréquence, un logiciel de gestion de cabinet robuste, et bien plus encore.

    Vous ne savez pas ce qui fait l’objet d’un engouement en ce moment ? Consultez quelques-unes des
    tendances prévues pour 2024 dans l’industrie des spas médicaux
    .

    Stratégies de marketing et de marque efficaces

    Une stratégie de marketing efficace commence par une forte présence en ligne grâce à des profils de médias sociaux actifs et à un site web conçu de manière professionnelle.

    Ces plateformes doivent présenter efficacement les services médicaux et thermaux que vous proposez et les témoignages de vos clients, et engager le dialogue avec les clients potentiels et existants.

    Cependant, il n’existe pas de solution unique. Lors de l’élaboration de votre stratégie de marketing, il est essentiel de prendre en compte des éléments tels que votre clientèle cible, sa localisation et ses expériences antérieures.

    De même, si votre principal canal d’acquisition de clients est en ligne, il est essentiel d’intégrer des plateformes de réservation spécialisées directement sur votre site web. Cette intégration transparente permet aux clients potentiels d’accéder facilement aux informations sur les traitements disponibles et de prendre rendez-vous en ligne.

    Le marketing et la publicité d’un spa médical s’accompagnent toutefois de considérations spécifiques en raison des règles particulières qui régissent le marketing dans le secteur de la santé. Les professionnels de la santé doivent éviter de faire des déclarations trompeuses, mensongères ou fausses dans leurs publicités, comme le fait d’être « les meilleurs » ou de promettre des résultats cosmétiques spécifiques.

    Un service à la clientèle exceptionnel

    Dans le monde des spas médicaux, la « clé principale » consiste à fournir un service à la clientèle exceptionnel.

    Vous voulez que vos clients ne se sentent pas seulement satisfaits, mais qu’ils se sentent véritablement pris en charge et valorisés pendant leur séjour dans votre spa médical. Et il ne s’agit pas seulement du traitement lui-même.

    Cela signifie qu’il faut créer un environnement accueillant et amical, offrir des consultations personnalisées qui répondent aux besoins uniques de chaque client, et vérifier avec eux après leur rendez-vous que tout dépasse leurs attentes.

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    requirements for opening a medical spa

    Et lorsqu’il s’agit d’un retour d’information ou d’une plainte, vous devez être à l’écoute. Le traitement des commentaires des clients vous aidera à améliorer à la fois leur expérience et vos services, alors prenez-les au sérieux et efforcez-vous toujours de faire mieux.

    Gestion financière et stratégies de tarification

    Les
    coûts de démarrage
    pour ouvrir un spa médical se situent généralement entre 700 000 et 1 000 000 dollars. Avant de lancer votre entreprise de spa médical, il est essentiel d’obtenir ce capital.

    Toutefois, ce chiffre n’est pas donné à tout le monde : les coûts liés à la propriété, à l’équipement, à l’image de marque, aux rénovations, au personnel, aux fournitures et au marketing peuvent rapidement s’accumuler.

    Lever des capitaux par le biais d’investissements, obtenir des prêts personnels ou professionnels auprès de banques, former des partenariats avec des entreprises ou d’autres professionnels et louer plutôt qu’acheter du matériel ne sont que quelques-unes des stratégies qui peuvent vous aider à obtenir des fonds suffisants pour couvrir toutes vos dépenses prévues.

    Il est également essentiel de fixer des prix corrects pour réussir le lancement d’un spa médical. Commencez par une étude de marché, en analysant les prix pratiqués par vos concurrents afin d’élaborer un plan compétitif mais rentable. N’oubliez pas non plus de tenir compte de la qualité du service, de l’expertise du personnel et du pouvoir d’achat de votre marché cible.

    Protocoles de santé et de sécurité

    Le respect des normes de santé et d’hygiène doit être votre priorité absolue.

    Vous devez suivre les directives de l’industrie et mettre en œuvre des mesures de sécurité qui aideront votre spa médical à assurer la sécurité et le bien-être de vos clients et de votre personnel.

    Cela inclut des pratiques essentielles telles que le maintien d’un équipement propre et stérilisé, ainsi que l’analyse régulière de la qualité de l’eau dans les piscines d’hydrothérapie et les jacuzzis afin de prévenir les infections.

    Assurez la conformité de votre medspa avec Pabau

    Pabau est un logiciel de gestion de cabinet tout-en-un – une technologie indispensable qui vous aidera dans les processus opérationnels critiques si vous possédez un spa médical. 

    De la programmation à la tenue de dossiers clients détaillés, en passant par la conformité et le marketing, Pabau peut tout faire. 

    Mettre en place un système de réservation en ligne pour que les clients puissent prendre rendez-vous en ligne, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, à leur convenance. Avec un DME complet, vous pouvez également stocker dans le système tous les détails concernant les clients, l’historique des rendez-vous, les photos avant et après, etc., en les gardant en sécurité – mais en les récupérant – lorsque vous en avez besoin.

    En outre, ses fonctionnalités robustes vous aideront à respecter les réglementations HIPAA et OSHA. 

    Et ce n’est pas tout. Avec Pabau, vous pouvez facilement exécuter des campagnes de marketing, gérer votre inventaire, gérer vos finances avec un logiciel de point de vente et produire des rapports.

    Pabau peut vous aider à gérer votre entreprise de bout en bout. Découvrez toutes les fonctionnalités qu’il offre à votre spa médical  aujourd’hui.

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