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    L’ultime liste de contrôle de la conformité des spas médicaux

    medical spa compliance checklist

    Il est aussi important d’avoir une liste de contrôle de conformité lors de l’ouverture d’un spa médical que de faire passer aux joueurs de football leur visite médicale.

    Si votre spa médical ne répond pas à ces “tests de conformité”, vous ne pourrez pas entrer dans le jeu.

    Pour éviter de recevoir un carton rouge pour non-conformité dès le lancement de votre entreprise, il est donc essentiel de mener des recherches approfondies et de comprendre toutes les exigences de conformité avant d’ouvrir votre spa médical.

    De l’obtention des licences d’exploitation à celle des permis de construire, en passant par les certifications HIPAA, tout doit être en ordre.

    Et si vous n’êtes pas un médecin agréé, ouvrir un spa médical peut s’avérer encore plus délicat.

    Mais ne vous inquiétez pas.

    Nous avons préparé un guide complet qui vous aidera à vous préparer à l’ouverture et rendra l’ensemble du processus un peu plus facile !

    Qu'est-ce qu'un spa médical ?

    Les spas médicaux combinent le meilleur des deux mondes.

    Un spa médical combine des services médicaux et des services de spa, offrant aux clients des traitements esthétiques tels que des injections antirides, des épilations au laser et des peelings chimiques, en plus des services de spa traditionnels.

    Dans le secteur des spas médicaux, il existe différents modèles d’entreprise basés sur les services fournis, tels que les spas esthétiques et les spas médico-esthétiques.

    Les spas esthétiques s’adressent aux clients qui recherchent des traitements non invasifs et superficiels, tels que des traitements anti-âge et des massages de relaxation, et il n’est généralement pas nécessaire qu’un médecin agréé soit présent sur place.

    Les spas d’esthétique médicale, en revanche, proposent des traitements spécialisés que seuls les médecins, les infirmières ou les esthéticiennes médicales peuvent prodiguer, notamment des traitements antirides et des injections de produits de comblement, et peuvent même proposer des traitements dermatologiques.

    Qui peut ouvrir un spa médical aux États-Unis ?

    Dans de nombreux États, il est interdit d’exploiter un spa médical à moins d’être un médecin agréé.

    Cette exigence découle du fait que les services offerts par les spas médicaux, tels que les traitements de la peau, les produits injectables et les procédures au laser, relèvent du cadre juridique des pratiques médicales et, à ce titre, doivent être effectués par un médecin agréé ou sous sa supervision directe.

    En outre, dans la plupart des États-Unis, il est interdit aux médecins non agréés d’ouvrir un spa médical ou d’employer des médecins pour agir en leur nom.

    Il existe toutefois quelques exceptions à cette règle. En Alaska et en Floride, par exemple, seule la supervision d’un médecin est requise. Dans des États comme New York et le Minnesota, les infirmières praticiennes peuvent également posséder un spa médical sous la supervision d’un médecin.

    Licences, permis et certifications nécessaires à l'ouverture d'un spa médical : Liste de contrôle

    L’autorisation et les conditions légales requises pour ouvrir un spa médical peuvent varier en fonction de la réglementation de votre État, il est donc essentiel de consulter le site web officiel de votre État. 

    Toutefois, voici un aperçu général de ce que l’on attend de vous lorsque vous lancez un spa médical.

    ✅ Permis d'exploitation pour les spas médicaux

    Toutes les entreprises doivent obtenir une licence pour exercer leur activité, même les plus petites. Vous pouvez demander cette licence sur le site web du ministère de votre État ou auprès de l’administration américaine des petites entreprises (Small Business Administration). La demande consiste généralement à fournir des informations personnelles, le numéro de sécurité sociale et le nom de l’entreprise.

    ✅ Licences professionnelles pour les spas

    La plupart des traitements de spa doivent être effectués par des professionnels agréés et dûment formés. Les esthéticiennes et les massothérapeutes, par exemple, doivent être titulaires d’une licence d’État et recevoir une formation dispensée par des programmes ou des écoles accrédités. Il est également essentiel qu’ils mettent continuellement à jour leur formation.

    ✅ Médecins agréés

    Même si les médecins n’effectuent pas personnellement tous les traitements, il est important d’avoir des professionnels médicaux qualifiés afin de pouvoir superviser la façon dont les traitements sont effectués. Les exigences exactes varient d’un État à l’autre, mais en règle générale, vous devez également disposer d’un médecin ou d’un chirurgien plasticien certifié par le conseil d’administration.

    ✅ Permis de vente

    Si vous envisagez de vendre des produits dans votre spa médical en plus de fournir des services, la plupart des États exigent un permis de vente au détail. La procédure est pourtant simple. Vous pouvez facilement obtenir ce permis en ligne sur le site officiel de votre État.

    ✅ Permis de construire

    Si des travaux de rénovation, même mineurs, sont nécessaires, vous devez obtenir un permis de construire et faire procéder à une inspection. Vous devez donc demander ce permis, car votre inspecteur local des incendies ou de la sécurité peut également procéder à une évaluation avant d’approuver les travaux.

    Certificat d'occupation

    Pour obtenir ce certificat, vous devez programmer une inspection auprès de votre service immobilier local ou d’une agence gouvernementale. Cette inspection permet de s’assurer que votre nouvel emplacement est conforme aux réglementations locales en matière de zonage, qu’il couvre la superficie requise pour vos services, qu’il dispose des raccordements d’eau et d’électricité appropriés et qu’il respecte les normes de sécurité incendie.

    Certification HIPAA

    À l’instar d’une clinique médicale, votre entreprise de spa médical doit se conformer à la
    réglementation HIPAA
    . Vous devez également former votre personnel à respecter la réglementation HIPAA lorsqu’il traite avec les clients et à protéger les informations confidentielles de vos patients.

    Pour en savoir plus sur l’HIPPA, lisez notre blog où nous parlons de
    ce que vous devez savoir sur la conformité HIPPA et les médias sociaux
    .

    Exploitation d'un spa médical si vous n'êtes pas un médecin agréé

    Comme nous l’avons déjà mentionné, dans certains États, les spas médicaux doivent appartenir à un médecin. Si vous n’êtes pas médecin mais que vous souhaitez ouvrir un spa médical, vous pouvez le faire en créant une organisation de services de gestion (MSO) et un accord de services de gestion (MSA).

    Comment cela fonctionne-t-il ?

    Vous signez une MSA avec un médecin agréé qui devient le propriétaire légal de votre entreprise.

    Le médecin est responsable de la supervision, de l’exécution et de la prise de décision concernant les procédures médicales proposées dans votre medspa. Le MSO travaille en étroite collaboration avec le médecin pour s’assurer que les opérations quotidiennes respectent les normes médicales de l’État.

    Votre rôle, en revanche, consistera à gérer les opérations quotidiennes, y compris la comptabilité, les salaires, le marketing et les ressources humaines.

    Conformité des medspas par État

    Chaque État américain a des exigences différentes en ce qui concerne l’ouverture d’une entreprise de spa médical.

    Dans certains États, même des services spécifiques ne peuvent être fournis si le praticien n’est pas titulaire d’une licence particulière pour effectuer ce service.

    C’est pourquoi il est indispensable d’effectuer des recherches approfondies et de demander conseil à un expert juridique et financier local avant de lancer votre entreprise.

    Pour vous donner une idée de la situation, nous avons couvert certains États où les exigences sont plus strictes.

    Conditions d'ouverture d'un spa médical en Floride

    • En Floride, n’importe qui peut ouvrir un spa médical, mais celui-ci doit être supervisé par un médecin agréé. (Remarque : le médecin superviseur ne peut superviser qu’un seul lieu supplémentaire en dehors de son cabinet principal).
    • Lorsqu’il s’agit de services au laser ou à la lumière, une licence d’électrologue est obligatoire pour ces services. Ils doivent être effectués par un médecin diplômé ou un assistant médical sous la supervision directe d’un médecin, ou par une infirmière praticienne qui travaille selon un protocole signé par un médecin.
    • Les infirmières praticiennes et les assistantes médicales sont autorisées à prescrire et à administrer des injections pour le traitement antirides, à condition de suivre des protocoles qui ont été examinés et approuvés par un médecin agréé.

    Conditions d'ouverture d'un spa médical en Californie

    • En Californie, les spas médicaux doivent appartenir exclusivement à des médecins agréés et doivent fonctionner comme des sociétés professionnelles plutôt que comme des sociétés à responsabilité limitée (LLC).
    • Toutes les procédures considérées comme des services médicaux doivent être effectuées par un médecin agréé ou, à défaut, par une infirmière diplômée ou un assistant médical sous la supervision étroite d’un médecin agréé.
    • Les esthéticiennes et les cosméticiennes agréées sont autorisées à effectuer des traitements de microdermabrasion en surface.

    Conditions d'ouverture d'un spa médical au Texas

    • Au Texas, les spas médicaux ne peuvent être détenus que par des médecins agréés.
    • Les medspas doivent obtenir un certificat d’opérateur auprès du secrétaire d’État du Texas, ce qui leur permet de figurer officiellement sur le site Web de l’État.
    • Avant tout service médical, un médecin ou un assistant médical agréé doit évaluer le client, prescrire un plan de traitement et assurer la surveillance nécessaire.
    • Les médecins ne sont pas autorisés à déléguer des traitements aux esthéticiennes, et les esthéticiennes ne sont pas autorisées à effectuer des traitements au laser.

    Si vous souhaitez connaître les exigences spécifiques de l’État dans lequel vous envisagez d’ouvrir un spa médical, renseignez-vous auprès de la
    American Med Spa Association
    .

    La conformité de votre spa médical grâce à Pabau

    Le respect des exigences en matière de licence pour votre spa médical est une étape cruciale pour garantir que votre entreprise fonctionne dans les limites de la légalité.

    Notre logiciel est là pour vous aider.

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    Avant de lancer votre spa médical, assurez-vous de sa conformité

    Ouvrir son propre spa médical est une aventure passionnante, mais il y a beaucoup de choses à prendre en compte en ce qui concerne la conformité.

    Les exigences et réglementations spécifiques à l’ouverture d’un spa médical varient d’un État à l’autre, la plupart des États exigeant la participation d’un médecin agréé en raison de la nature médicale de nombreux traitements.

    Certaines licences, certains permis et certains certificats sont essentiels pour assurer la conformité, comme une licence d’exploitation pour un spa médical, un permis de construire et un certificat HIPPA.

    Toutefois, il est essentiel de se renseigner sur la réglementation en vigueur dans votre État et d’obtenir des conseils juridiques et financiers avant de lancer votre spa médical, car certains États prévoient des exceptions, autorisant les infirmières praticiennes ou d’autres professionnels de la santé à posséder ou à exploiter ces services.

    Enfin, si vous voulez vous assurer que vous exercez en toute sécurité et que vous documentez les dossiers des patients de manière exhaustive – tout en créant une expérience client de premier ordre – l’ajout d’un fournisseur de gestion de cabinet robuste est également non négociable.

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