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Vous n’avez probablement pas choisi le secteur des spas ou de la beauté par passion pour les chiffres.
Mais en tant que propriétaire d’un salon ou d’un spa, vous devez connaître plusieurs éléments fiscaux essentiels, comme les dates limites importantes, les formulaires fiscaux et les frais professionnels déductibles, afin d’éviter les foudres de l’IRS.
Naviguer dans le monde complexe de la fiscalité des entreprises et de la période des impôts ne doit pas être un cauchemar pour les propriétaires de salons.
Dans ce guide, vous découvrirez les bases de la fiscalité américaine, les types de déductions et d’abattements fiscaux applicables aux spas ou aux salons, ainsi que les documents fiscaux essentiels à déclarer.
Avertissement: Cet article est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue pas un conseil financier, juridique ou autre. Il sert de point de départ. Les propriétaires de salons et de spas sont invités à se renseigner sur la réglementation fiscale de leur État pour connaître les lois fiscales qui leur sont applicables.
Les bases de la fiscalité américaine pour les salons et spas
Avant d’aborder les déductions fiscales préférées des propriétaires d’entreprise, nous devons comprendre certains aspects fondamentaux de la fiscalité afin que vous puissiez mieux appréhender votre impôt et gérer la santé financière de votre entreprise.
Types d'impôts
Plusieurs impôts s’appliquent aux salons et spas:
L’impôt fédéral sur le revenu est un pourcentage de votre revenu d’entreprise. Il existe plusieurs taux d’imposition, qui augmentent avec votre revenu.
- La réglementation fiscale des États varie d’un État à l’autre, mais la plupart exigent des entreprises qu’elles remplissent des déclarations de revenus spécifiques à leur État, en plus des déclarations fédérales.
- L’impôt local sur le revenu est en vigueur dans 16 États et districts, dont le District de Columbia, New York et l’Ohio. Vérifiez si votre État applique un impôt local.
- La taxe de vente est une taxe prélevée sur les produits et certains services fournis aux clients. Par exemple, dans le New Jersey, la plupart des spas, barbiers et salons de beauté et de coiffure sont exonérés de cette taxe, mais des services comme les massages des tissus profonds et suédois, les services de bronzage et le tatouage sont imposables.
- Les impôts sur l’emploi comprennent diverses taxes liées aux salaires que les employeurs paient sous forme de cotisations. Il s’agit notamment des cotisations de sécurité sociale et d’assurance-maladie (FICA), ainsi que des cotisations chômage fédérales et étatiques.
Structure de l'entreprise et incidences fiscales
Les impôts que vous payez dépendent de la structure de votre spa ou salon:
Une entreprise individuelle doit payer:
- Impôt fédéral sur le revenu
- Impôt sur le revenu de l’État
- Impôt sur le travail indépendant (Sécurité sociale et Medicare)
- Impôt trimestriel estimé
- Taxes de vente (si vous vendez des produits et services imposables dans votre État)
- Charges sociales (si vous avez des employés): Taxes fédérales (Sécurité sociale et Medicare (FICA), impôt fédéral sur le chômage (FUTA) et retenue à la source de l’impôt sur le revenu, et impôts sur le chômage de l’État (SUTA)
Quand cela convient: Cette formule est idéale pour les propriétaires de petites entreprises ou les salons/spas à propriétaire unique, car elle a les incidences fiscales les plus faibles. Cependant, elle n’offre aucune protection en matière de responsabilité civile pour le propriétaire, ce qui signifie que vos biens personnels (tels que votre maison, votre voiture ou votre épargne personnelle) peuvent être utilisés pour rembourser les dettes de l’entreprise et les obligations fiscales.
Les responsabilités fiscales d’une société de personnes comprennent:
- Impôts fédéraux: Impôt sur le travail indépendant (les associés le paient sur leur part de les revenus de la société de personnes), l’impôt sur le revenu (chaque associé paie l’impôt sur le revenu et déclare sa part de revenus, déductions et crédits dans sa déclaration de revenus personnelle), l’impôt trimestriel estimé (les associés le paient sur leur part des bénéfices de la société de personnes)
- l’impôt sur le revenu de l’État (les associés le paient sur leur part des revenus de la société de personnes), la taxe de vente et la taxe d’utilisation, le cas échéant
- Les charges sociales
Quand cela convient: la société de personnes est idéale pour deux ou plusieurs associés qui souhaitent partager les responsabilités et les bénéfices. Elle offre plus de flexibilité, mais n’offre pas de protection en matière de responsabilité personnelle.
- Les sociétés S (S-Corp) sont soumises aux impôts suivants:
- Impôts fédéraux: Impôt sur le revenu (transfert) et impôt sur le travail indépendant (pour les actionnaires)
- Charges sociales: FICA, FUTA et retenue à la source
- Impôts d’État et locaux: Impôt sur les sociétés S (en Californie), taxe de vente et taxe d’utilisation, le cas échéant
- Paiements d’impôts trimestriels estimés, basés sur les revenus attendus des actionnaires
Si c’est une bonne solution: Si vous souhaitez réduire vos impôts sur le travail indépendant tout en préservant votre responsabilité civile personnelle. Cependant, cela nécessite davantage de formalités (par exemple, paie régulière et réunions du conseil d’administration).
- Les sociétés C (C-Corp) sont imposées sur leurs revenus au niveau de la société. Les actionnaires paient également des impôts sur les dividendes, ce qui crée le concept de double imposition.
- Impôts fédéraux: Impôt fédéral sur les bénéfices des sociétés; les actionnaires paient l’impôt sur leurs dividendes, ce qui entraîne une double imposition.
- Impôts d’État et locaux: Impôt sur les bénéfices des sociétés d’État, taxes de franchise (par exemple en Californie) et taxe de vente (si les biens ou services y sont soumis).
- Charges sociales: Taxes sur l’emploi : cotisations de sécurité sociale et Medicare (FICA), impôt fédéral sur le chômage (FUTA), retenue à la source sur le revenu, impôt sur le chômage d’État (SUTA).
- Paiements d’impôts trimestriels estimés.
- Impôts sur les dividendes.
- Impôts fonciers (si la C-Corp possède des biens immobiliers).
- Impôt sur les plus-values (si la C-Corp vend un actif (par exemple, un bien immobilier ou des actions) avec un bénéfice.
Quand cela convient: Ce type de société convient aux grandes entreprises de salons de coiffure/spa avec plusieurs propriétaires, des projets d’expansion ou un besoin de lever des capitaux.
- La société à responsabilité limitée (LLC) offre une plus grande flexibilité fiscale et offre une protection en matière de responsabilité limitée aux propriétaires. Les impôts dépendent du type de société (SARL):
- Une SARL unipersonnelle est traitée comme une entreprise individuelle et imposée comme telle. On parle alors d’imposition pass-through, ce qui signifie que la SARL elle-même ne paie pas d’impôt fédéral sur le revenu, mais que celui-ci est répercuté sur ses membres.
- Les SARL multi-membres sont traitées comme des sociétés de personnes, leurs revenus étant répercutés sur leurs membres.
- Une SARL peut choisir d’être une S-Corp ou une C-Corp. Une S-Corp permet de répercuter les revenus de l’entreprise sur la déclaration de revenus personnelle du propriétaire. En revanche, une C-Corp est soumise à une double imposition, la société et les actionnaires étant tous deux imposés.
Quand cela convient: Idéal pour les salons et spas en pleine croissance qui souhaitent bénéficier d’une protection en matière de responsabilité civile et conserver une imposition pass-through.
Principales échéances fiscales
Il est important de noter plusieurs échéances fiscales importantes dans votre agenda pour garantir la conformité de votre salon ou spa et éviter les pénalités fiscales.
Afin de disposer de suffisamment de temps pour préparer vos impôts, la date limite standard pour déposer une déclaration de revenus fédérale estimée est l’année suivante, généralement en avril; pour 2024, elle était le 15 avril. (Si la date limite tombe un jour férié ou un week-end, elle est reportée au jour ouvrable suivant.)
Cependant, certains contribuables (travailleurs indépendants ou ayant des investissements importants) doivent déclarer leurs impôts estimés trimestriellement plutôt qu’annuellement. Cette règle s’applique si vous prévoyez devoir au moins 1,000$ d’impôts américains lors de votre déclaration et si vous êtes travailleur indépendant ou percevez des revenus de placement importants.
Voici les dates limites de déclaration des impôts trimestriels pour l’année fiscale 2023:
- 15 avril 2024
- 17 juin 2024
- 16 septembre 2024
- 15 janvier 2025
Les dates limites de déclaration des impôts des entreprises varient selon le type d’entreprise.
Si vous ne respectez pas ces dates limites, vous pourriez être soumis à des pénalités pour défaut de déclaration et de paiement, qui représentent un pourcentage de l’impôt impayé. La première pénalité s’élève à 5% de l’impôt impayé et peut aller jusqu’à 25%. La seconde, quant à elle, s’élève à 0,5% de l’impôt impayé, jusqu’à un total de 25%.
Déductions et réductions d'impôts généralement applicables aux spas et salons de coiffure
La bonne nouvelle, c’est que la majorité des dépenses de votre spa ou salon de coiffure sont déductibles de votre revenu imposable, ce qui réduit également le montant total de vos impôts.
Les déductions d’impôts, également appelées réductions d’impôts, vous permettent de conserver une plus grande partie de votre argent durement gagné. Il s’agit de dépenses que l’IRS considère comme ordinaires et nécessaires à votre activité.
Il est important de savoir quelles dépenses sont déductibles d’impôts et de conserver une trace de chaque dépense pour justifier votre déduction.
Ces dépenses de salon et de spa sont déductibles d’impôts dans le secteur du spa et de la beauté.
Équipement et fournitures
L’équipement, le mobilier et les fournitures sont essentiels pour votre salon ou spa et peuvent donc être déduits de l’impôt. Cela comprend:
- Sèche-cheveux, lisseurs, fers à friser, peignes, feuilles, rouleaux, ciseaux, bonnets, pinces
- Produits coiffants comme le gel, la laque et les masques
- Tables de soins du visage et de massage utilisées par les professionnels de la beauté
- Produits de soins et de beauté comme le shampoing, l’après-shampoing, la cire dépilatoire, les huiles de massage
- Fauteuils, chariots et tabourets de salon utilisés par les coiffeurs
Loyer et charges
L’une des dépenses les plus importantes pour les salons et les spas est la location d’un espace professionnel. Heureusement, ces frais, ainsi que les charges associées, sont exonérés d’impôt. Cela comprend:
- Le coût total du loyer
- Les charges telles que l’électricité, l’eau, le gaz, le chauffage et même les services de gestion des déchets peuvent être déduites des charges professionnelles.
- Charges courantes: Électricité pour les postes de travail, eau pour les services tels que le lavage des cheveux, les soins du visage et autres soins, ainsi que les services Internet et téléphoniques.
Salaires et avantages sociaux
Toutes les dépenses liées aux employés, y compris les salaires, les pourboires, les primes et les avantages sociaux comme l’assurance maladie, sont déductibles.
De plus, les charges sociales, telles que les cotisations de sécurité sociale et d’assurance-maladie (FICA), la taxe fédérale sur le chômage (FUTA) et la taxe d’État sur le chômage (SUTA), sont déductibles.
Marketing et publicité
Le marketing et la promotion sont essentiels pour votre entreprise. Par conséquent, les dépenses liées aux activités de marketing et de publicité sont déductibles:
- Coûts de développement du site web
- Publicité sur les réseaux sociaux
- Supports marketing tels que cartes de visite, flyers, brochures
- Salons et événements
Assurances
Une assurance est nécessaire pour protéger votre salon ou spa contre divers risques. Par exemple, vous avez besoin d’une assurance responsabilité civile professionnelle pour vous protéger en cas de violation de données ou d’autres violations de la loi HIPAA.
La bonne nouvelle est que de nombreuses primes d’assurance peuvent être déduites des frais professionnels.
Tous les types d’assurance, comme l’assurance responsabilité civile professionnelle, l’assurance des biens et l’assurance accidents du travail, sont entièrement déductibles.
Honoraires professionnels
Le recours à des prestataires de services professionnels, tels que des comptables, des fiscalistes, des avocats ou des consultants, est généralement déductible des impôts. Cela comprend tous les frais, des frais de préparation des déclarations de revenus à la tenue de livres, en passant par les honoraires d’avocat et les services de conseil de toute nature, à condition qu’ils soient engagés à des fins professionnelles.
Education et formation
Si vous envisagez de suivre une formation ou de permettre à vos esthéticiennes et massothérapeutes de se former, rassurez-vous: toutes les dépenses liées à la formation sont déductibles des impôts.
Ces frais couvrent les frais liés aux conférences, ateliers et formations continues de votre secteur qui contribuent à améliorer vos compétences et votre activité.
Comprendre les crédits d'impôt pour les entreprises
Les crédits d’impôt diffèrent des déductions et des déductions fiscales. Ils réduisent le montant de l’impôt à payer, mais contrairement aux déductions qui réduisent votre revenu imposable, les crédits d’impôt réduisent votre impôt total. Ils peuvent donc s’avérer extrêmement utiles pour réduire vos coûts globaux.
Pour en savoir plus sur les crédits d’impôt et comment les demander, consultez la page de l’IRS consacrée aux crédits d’impôt.
Documents fiscaux essentiels pour les salons et spas aux États-Unis
Pour gérer vos impôts, préparer les documents fiscaux essentiels peut simplifier considérablement la période des impôts. Voici les formulaires fiscaux les plus importants que votre salon ou spa devrait conserver:
Formulaire W-2: Déclaration de salaire et d'impôt pour chaque employé
Si vous employez des employés dans votre spa ou salon, ils doivent remplir un formulaire W-2 pour l’année en cours et l’année suivante. Ce formulaire fournit un récapitulatif détaillé de leur salaire et des impôts retenus sur leur paie (cotisations sociales et Medicare).
Formulaire W-3: Transmission des déclarations de salaire et d'impôt
Le formulaire W-3 sert de page de couverture et récapitule tous les formulaires W-2 qu’une entreprise a préparés pour ses employés. Il permet à l’IRS de rapprocher le total des salaires et des impôts déclarés avec les formulaires W-2 individuels.
Annexe C: Bénéfice ou perte d'entreprise (entreprise individuelle)
L’annexe C est un formulaire fiscal essentiel pour les propriétaires de salons et de spas exerçant en tant qu’entrepreneurs individuels. Il permet de déclarer les revenus, les dépenses et les bénéfices (ou pertes) de l’entreprise dans le cadre de sa déclaration de revenus personnelle.
Annexe SE: Formulaire d'impôt sur le travail indépendant pour les entrepreneurs individuels
L’annexe SE est un formulaire fiscal essentiel pour les entrepreneurs individuels. Il permet de calculer et de déclarer les impôts sur le travail indépendant, qui couvrent à la fois les cotisations de sécurité sociale et d’assurance-maladie.
Formulaire 941: Déclaration fiscale fédérale trimestrielle de l'employeur
Le formulaire 941 est un formulaire fiscal essentiel pour les propriétaires de salons et de spas employant des salariés. Il permet de déclarer les charges sociales, y compris la retenue d’impôt fédéral sur le revenu, ainsi que les cotisations de sécurité sociale et d’assurance-maladie prélevées sur les salaires des employés.
Formulaire 940: Déclaration annuelle de l'employeur concernant l'impôt fédéral sur le chômage (FUTA)
Le formulaire 940 est utilisé par les propriétaires de salons et de spas pour déclarer et payer les impôts fédéraux sur le chômage (FUTA).
Formulaires fiscaux spécifiques à chaque État
Les obligations fiscales des propriétaires de salons et de spas ne s’arrêtent pas au niveau fédéral. Selon l’État où votre entreprise exerce ses activités, vous devrez peut-être remplir divers formulaires fiscaux spécifiques à votre État, couvrant les impôts sur le revenu, les taxes de vente et les cotisations chômage. Par exemple:
- Formulaires 568 et IT-204 pour l’impôt sur le revenu
- Formulaires 01-117 du Texas, ST-100 de l’État de New York et DR-15 de la Floride pour la taxe de vente
- Formulaires DE-9 de la Californie et NYS-45 de l’État de New York pour les cotisations chômage (SUTA)
Assurez-vous donc de bien vous familiariser avec les impôts spécifiques à votre État
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