Rapprochement des paiements – l’expression même semble un peu ennuyeuse, n’est-ce pas ?
Mais, comme vous le savez, si vous voulez que le flux de trésorerie de votre spa soit en ordre, cette pratique est essentielle.
Le problème est qu’il peut être fastidieux et frustrant de s’assurer que tous vos paiements correspondent, surtout si vous n’avez pas les bons outils et les bonnes intégrations.
Si votre processus de réconciliation des paiements semble avoir besoin d’une sérieuse refonte, ou si vous êtes à la recherche d’intégrations pour améliorer votre système existant, vous êtes au bon endroit.
Nous sommes sur le point de nous y plonger :
- Les défis liés à la réconciliation des paiements pour les spas
- Comment les bonnes intégrations résolvent ces problèmes
- 3 systèmes qui s’intègrent à des outils de rapprochement des paiements de premier plan
C’est parti !
Les défis de la réconciliation manuelle des paiements dans les spas
Si seulement la conciliation des paiements était aussi relaxante qu’une cure thermale ! Nous n’aurions même pas à nous préoccuper des logiciels de comptabilité, des processeurs de paiement et des intégrations.
Malheureusement, la réalité est loin d’être la même. De nombreuses difficultés peuvent faire de ce processus un cauchemar, entraînant une perte de revenus, une perte de temps, voire une détérioration des relations avec les clients.
Examinons cinq des causes les plus courantes.
Gestion de plusieurs méthodes de paiement
Les spas d’aujourd’hui doivent offrir à leurs clients une expérience de paiement flexible.
Même avec le récent
des paiements par carte de crédit
mais il y a encore beaucoup de types de paiement à prendre en compte. Paiements numériques, paiements sans contact, cartes de débit, paiements par carte-cadeau, financement par des tiers,
acheter maintenant, payer plus tard
(BNPL)… la liste est longue.
Si ces options de paiement sont intéressantes pour les clients, elles représentent un véritable casse-tête sur le plan administratif.
Le fait de jongler avec différents systèmes de paiement, chacun avec ses propres formats de rapport, augmente le risque de divergences et rend difficile l’obtention d’une vue d’ensemble claire de vos finances.
Suivi des rendez-vous et des paiements associés
Imaginez une journée de spa bien remplie, avec une réception qui doit gérer les annulations, les non-présentations et peut-être quelques forfaits avec des paiements partiels à l’avance.
Maintenant, essayez de suivre manuellement tous ces changements entre les différents fournisseurs de services de paiement, les transactions sur les points de vente (TPV) et, éventuellement, les enregistrements papier des dépôts ou des remboursements. Tout en veillant à ce que le processus de paiement soit efficace.
Le client qui ne s’est pas présenté a-t-il payé à l’avance via notre application mobile ou a-t-il laissé un acompte ? Le prix du forfait a-t-il été correctement répercuté sur le paiement final ?
C’est une recette pour perdre du temps à rechercher des divergences et pour réduire la rentabilité si les paiements ne sont pas suivis.
Rapprochement avec les relevés bancaires et les comptes des commerçants
Faire correspondre les registres internes d’un spa avec les transactions figurant sur les relevés bancaires et les comptes des marchands de cartes de crédit peut s’avérer incroyablement fastidieux.
Le défi consiste à faire coïncider parfaitement les trois côtés de ce triangle financier : vos dossiers, ceux de la banque et les données contenues dans les outils de traitement des cartes de crédit.
Sans un outil efficace pour synchroniser ces trois sources de données, il est facile de laisser passer des erreurs.
Les différences de délais (quand un paiement est traité et quand il est compensé), les frais, les rétrocessions et le simple volume des transactions font qu’il est trop facile de ne pas voir des écarts qui peuvent s’accumuler au fil du temps.
Processus chronophage et à forte intensité de main-d'œuvre
En fin de compte, le rapprochement des paiements prend un temps précieux au personnel, détournant son attention de tâches essentielles telles que l’amélioration de l’expérience du client et des
les soins aux patients
.
Il est évident que les heures passées à examiner des feuilles de calcul, à comparer des dossiers de paiement et à rechercher des erreurs pourraient être bien mieux employées ailleurs et ne sont probablement pas bonnes pour le moral des troupes.
Mais même lorsque vous essayez de déléguer la réconciliation, elle est inévitablement reléguée au second plan dans les journées chargées. Cela crée un arriéré de travail financier qui peut rapidement devenir écrasant, entraînant des retards et des complications supplémentaires.
Susceptible d'erreurs et d'incohérences
Soyons réalistes, les êtres humains commettent des erreurs. Même les membres du personnel les plus attentifs et les plus méticuleux ne sont pas à l’abri lorsqu’ils passent au crible des montagnes de données de paiement.
Chiffres transposés, transactions oubliées, totaux mal calculés : sans les outils adéquats, ces erreurs peuvent passer inaperçues et avoir des conséquences coûteuses.
Les trop-perçus, les moins-perçus ou les écarts inexpliqués laissent planer un sentiment d’incertitude sur les finances de votre spa. Pire encore, les erreurs peuvent entamer la confiance des clients et créer des litiges difficiles à résoudre.
Avantages de l'intégration du rapprochement des paiements
Nous avons déjà abordé les défis posés par le rapprochement des paiements, et ils sont de taille.
Mais il y a une bonne nouvelle ! Les bonnes intégrations peuvent atténuer ces rides et apporter des avantages significatifs à votre spa.
Voyons comment ils peuvent transformer votre gestion financière.
Importation automatique de données à partir de diverses sources (systèmes de prise de rendez-vous, systèmes POS, comptes marchands)
Imaginez que les différents systèmes logiciels de votre spa « parlent » entre eux au sujet des paiements, sans que vous ayez à jouer le rôle de messager !
C’est exactement ce que font les intégrations de réconciliation des paiements en établissant des liens directs entre votre logiciel de réservation, votre point de vente et vos comptes marchands.
Que ce soit par
API
, un moyen souple permettant à différents systèmes logiciels de partager des données, ou par des intégrations directes et personnaliséesLes systèmes utilisent l’automatisation pour échanger des détails sur les transactions, tels que la date, le montant, l’identifiant du client et le service rendu.
Lorsque toutes ces données sont rassemblées en un seul endroit, par exemple un
système de gestion de clinique
vous créez un dossier centralisé et à jour de l’activité financière.
Faire correspondre les transactions et identifier les divergences
Oubliez les comparaisons manuelles de listes et les feuilles de calcul pour vous assurer que tout concorde.
Les logiciels de rapprochement avec des intégrations de qualité utilisent des algorithmes sophistiqués pour analyser les données importées de vos différents systèmes. Il fait correspondre les transactions en fonction de critères tels que la date, le montant et les informations sur le client.
Toute anomalie, qu’il s’agisse d’un paiement manquant dans votre système de réservation ou d’un débit sur votre compte marchand sans transaction correspondante, est immédiatement signalée, attirant votre attention sur des erreurs potentielles ou des problèmes qui doivent être examinés.
Réduire la saisie manuelle des données et les erreurs
Chaque fois que vous saisissez le montant d’une transaction, l’identifiant d’un client ou la date d’un paiement, vous ouvrez la porte à une faute de frappe ou à une erreur.
Supposons que vous traitiez un remboursement de 100 $ dans votre point de vente, mais qu’au moment de le saisir manuellement dans votre logiciel de comptabilité, vous tapiez accidentellement 10 $. Cet écart de 90 dollars vous obligera à vous démener pour comprendre ce qui n’a pas fonctionné, ce qui vous fera perdre un temps précieux.
Les intégrations pour le rapprochement des paiements ferment cette porte en important directement les données de vos autres systèmes. Au lieu de réintroduire manuellement les informations relatives au paiement, le remboursement sera automatiquement intégré dans votre outil de réconciliation.
Cet avantage réduit considérablement le risque d’erreurs coûteuses et garantit que vos dossiers financiers restent impeccables.
Gain de temps et de ressources
Tous les avantages que nous venons d’évoquer se traduisent par de sérieuses économies de temps et de ressources pour votre spa.
En automatisant des tâches telles que la saisie de données et le rapprochement de transactions, les intégrations libèrent des heures de travail qui étaient auparavant perdues en raison d’un travail manuel fastidieux.
Mais il ne s’agit pas seulement d’un gain de temps, il faut aussi penser aux ressources préservées ! Moins de saisie manuelle des données signifie moins de papier gaspillé, moins d’erreurs signifie moins de tracas administratifs et moins de risques d’erreurs coûteuses.
Après tout, un simple paiement non effectué ou un double prélèvement non détecté peut entraîner une perte de revenus, des litiges avec les clients, voire des amendes pour non-respect des règles.
Amélioration de la précision et de l'efficacité
Avec les intégrations de rapprochement des paiements, vous n’avez pas à choisir entre un processus rapide et un processus parfaitement précis – vous obtenez les deux !
Pensez-y : ces intégrations éliminent le risque d’erreur humaine inhérent à la saisie manuelle des données. Ils font automatiquement correspondre les transactions entre les systèmes, réduisant ainsi les divergences et signalant toute incohérence.
Vous obtenez ainsi une image claire et fiable de vos finances, ce qui constitue la base idéale pour prendre des décisions commerciales intelligentes.
Les 3 intégrations de réconciliation des paiements pour les spas en 2024.
Nous avons parlé de l’importance des intégrations pour votre spa. Passons maintenant aux choses sérieuses, c’est-à-dire aux outils qui permettent d’y parvenir.
Les sections suivantes explorent trois solutions logicielles puissantes connues pour leurs excellentes intégrations en matière de rapprochement des paiements.
Entrons dans le vif du sujet !
1. Pabau
Pabau est une solution de gestion de cabinet tout-en-un conçue spécifiquement pour les complexités des medspas. Outre les fonctions de base telles que la programmation et les dossiers des clients, il comprend des outils de marketing, des réservations en ligne et sa propre solution intégrée de traitement des paiements, Pabau Pay.
Pabau Pay facilite la réconciliation. Les données de paiement provenant de différents canaux et processeurs de paiement comme Google et Apple Pay se synchronisent automatiquement dans Pabau. Cela réduit considérablement la saisie manuelle des données, les erreurs et la nécessité de procéder à des recoupements fastidieux.
Bien que son principal atout soit son approche tout-en-un, Pabau dispose des éléments suivants
intégrations
pour étendre ses fonctionnalités :
- Xero
- Code de la santé
- Rayure
Si vous en avez assez des feuilles de calcul et des systèmes fragmentés, l’approche rationalisée de Pabau en matière de rapprochement des paiements vaut vraiment la peine d’être explorée.
2. Phorest
Phorest se présente comme un logiciel de gestion de salon, ce qui le rend populaire auprès des salons de coiffure et de beauté. Il offre des fonctionnalités de planification, de point de vente, de gestion des clients et de traitement des paiements de base.
Bien qu’il ne soit pas aussi robuste qu’un outil de réconciliation dédié, Phorest peut aider à gérer les données de paiement au sein de son système.
Phorest propose PhorestPay pour le traitement des paiements sans carte, mais n’a que quelques autres intégrations pour soutenir la réconciliation des paiements, les trois étant :
- Rayure
- Xero
- QuickBooks
Phorest peut être un point de départ pour les spas qui recherchent une réconciliation de base des paiements en plus de leurs besoins principaux en matière de gestion de salon.
3. Zenoti
Zenoti est une solution logicielle basée sur le cloud qui s’adresse à l’industrie des spas et des salons de coiffure. Il offre un large éventail de fonctionnalités, notamment la prise de rendez-vous, des outils de marketing, la gestion des stocks et son propre traitement des paiements.
Les fonctions de traitement des paiements de Zenoti comprennent la possibilité de suivre les paiements et d’effectuer des tâches de rapprochement de base.
Pour une plus grande flexibilité, Zenoti propose les intégrations suivantes :
- Rayure
- Oracle Netsuite
- Xero
- QuickBooks
- Sage
Dans l’ensemble, Zenoti mérite d’être considéré pour les spas qui souhaitent une solution logicielle complète avec des intégrations utiles pour la réconciliation des paiements.
Accélérer les processus de rapprochement des paiements avec Pabau
Nous en avons terminé avec notre plongée dans la réconciliation des paiements.
Bien que certaines des intégrations que nous avons mentionnées puissent vraiment rationaliser ce processus, ajouter de plus en plus d’outils à votre configuration existante peut devenir coûteux et compliqué.
C’est pourquoi, parfois, une solution tout-en-un comme Pabau peut s’avérer plus adaptée.
Avec Pabau Pay, vous bénéficiez d’un système entièrement intégré qui fonctionne de façon transparente avec le logiciel de gestion de cabinet de Pabau. Les paiements provenant de réservations en ligne, de terminaux en personne et d’autres canaux sont synchronisés instantanément et automatiquement.
De plus, en quelques clics, vous pouvez accéder à des rapports détaillés pour visualiser et comparer tous vos paiements stockés.
Cela se traduit par une gestion des paiements sans stress, ce qui vous permet de vous concentrer sur ce qui compte le plus – vos clients et votre entreprise. Vous pouvez donc dire adieu à la fastidieuse saisie manuelle des données et profiter d’une certaine tranquillité d’esprit.
Découvrez les
terminaux de paiement
et voyez comment ils peuvent vous faciliter la vie !
