Dans le monde rapide et compétitif des salons et des entreprises de beauté, trouver le bon logiciel de planification peut s’avérer crucial pour rationaliser les opérations et maximiser l’efficacité. De nombreux fournisseurs de logiciels proposent un modèle gratuit, qui se veut une solution rentable pour les entreprises. Mais les logiciels de planification gratuits sont-ils trop beaux pour être vrais ? En un mot, probablement.
C’est une option attrayante, mais les logiciels gratuits s’accompagnent souvent d’une foule de coûts cachés. Dans cet article de blog, nous explorerons les inconvénients cachés de ces solutions prétendument « gratuites » et nous expliquerons pourquoi elles peuvent finir par vous coûter plus cher que vous ne le pensez.
Mais si vous voulez une réponse courte, la voici. Les solutions gratuites vous coûteront souvent via…
- Frais de commission
Si vous ne payez pas de frais mensuels, il y a de fortes chances que vous payiez par le biais de commissions.
- Autres frais cachés
Vous pouvez également être amené à payer des frais de réservation en ligne ou des frais de traitement.
- Caractéristiques et fonctionnalités limitées
Si un produit est gratuit, il fera l’essentiel, mais probablement pas tout ce dont vous avez besoin.
- Le besoin de plus d’outils et de technologies
Si un seul logiciel ne suffit pas, vous devrez prévoir un budget pour des technologies supplémentaires.
- Coûts mensuels imprévisibles
N’utilisez pas de logiciel basé sur les commissions si vous souhaitez prévoir vos dépenses mensuelles.
- Désaccords sur les « nouveaux » clients
Qu’est-ce qu’un nouveau client ? Cette définition peut vous toucher là où ça fait mal : votre résultat net.
- Vous ne voudrez pas utiliser les réservations en ligne
Les frais de logiciels basés sur des commissions peuvent vous inciter à trouver des alternatives à la réservation en ligne.
Plus de deux tiers des clients américains utilisent un logiciel basé sur les commissions
Selon une enquête réalisée par un autre fournisseur de logiciels, 68 % des salons et des spas aux États-Unis utilisent un logiciel de réservation avec une structure de commission. D’après leurs recherches, ces entreprises paient une commission de 5,5 % par réservation. Toutefois, d’après nos propres recherches, les frais de commission peuvent être nettement plus élevés.
Il s’agit donc d’un modèle commercial qui est manifestement populaire auprès de plus de deux tiers des salons de coiffure et des spas. Mais c’est aussi une solution qui présente un inconvénient majeur. Est-ce la meilleure option ? Est-il plus adapté aux petites entreprises qui démarrent ? Et cela fonctionne-t-il dans différents secteurs ou types d’entreprises ? Nous nous pencherons sur tous ces détails au cours de ce blog.
7 coûts cachés des logiciels de planification gratuits
1) Frais de commission
Commençons par le gros problème des logiciels de planification « gratuits » : les frais de commission. Bien que ces outils n’entraînent pas de frais initiaux, ils gagnent principalement de l’argent en prélevant une commission pour chaque nouveau client qui prend rendez-vous par l’intermédiaire de leur plateforme.
Par exemple, vous pouvez être tenu de payer entre 20 et 35 %, voire plus, du prix total du rendez-vous pour les clients qui ont réservé par l’intermédiaire du logiciel. Ces plateformes vous pénalisent en effet si vous réussissez. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe et que vous attirez de nouveaux clients, vous pouvez constater que les commissions prélevées à l’arraché grignotent vos bénéfices durement gagnés.
Imaginons un scénario : supposons que votre salon acquière 50 nouveaux clients en un mois, pour une valeur de service moyenne de 50 dollars. Si le taux de commission est fixé à 20 %, vous paierez 500 dollars de commissions pour ces seuls nouveaux clients. Au fur et à mesure que votre clientèle s’élargit, ces frais peuvent s’accumuler, faisant du logiciel prétendument « gratuit » un investissement coûteux.
2) Autres frais cachés
Outre les frais de commission, les logiciels de planification « gratuits » peuvent entraîner d’autres frais cachés. Les frais de réservation en ligne sont un des frais les plus courants auxquels il faut faire attention. Certains prestataires imposent des frais pour chaque rendez-vous pris par l’intermédiaire de leur système de réservation en ligne, qu’il s’agisse d’un nouveau client ou d’un client qui revient. Ces frais peuvent rapidement s’accumuler, en particulier pour les entreprises qui dépendent fortement des réservations en ligne.
En outre, des frais de traitement gonflés peuvent également entrer en ligne de compte lors de l’utilisation d’un logiciel de planification basé sur des commissions. Lorsque les clients paient leurs services par l’intermédiaire du système de paiement intégré du logiciel, le fournisseur peut facturer des frais de traitement pour chaque transaction. Ces frais représentent souvent un pourcentage du montant de la transaction ou un montant forfaitaire par transaction. Il est important de tenir compte de ces coûts supplémentaires lorsque l’on évalue le caractère réellement abordable du logiciel.
Un examen attentif de la structure des prix et de la grille tarifaire du fournisseur de logiciel peut vous aider à identifier les frais cachés et à comparer précisément les coûts avec ceux d’autres outils de planification.
3) Caractéristiques et fonctionnalités limitées
L’une des principales limites des logiciels gratuits de planification à la commission est la limitation de leurs caractéristiques et de leurs fonctionnalités. Si ces outils couvrent les bases de la prise de rendez-vous, ils manquent souvent de fonctionnalités avancées susceptibles d’améliorer les activités de l’entreprise et l’expérience des clients.
Les fournisseurs de logiciels gratuits proposent généralement une version simplifiée de leur produit et réservent les fonctionnalités les plus avancées à leurs offres premium ou payantes. Cela signifie que vous risquez de passer à côté de fonctionnalités essentielles telles que les rappels automatisés, les outils de marketing intégrés, les fonctions de gestion des clients ou encore les rapports et analyses détaillés. Sans ces fonctionnalités, vous risquez de consacrer du temps et des efforts supplémentaires à des solutions de contournement manuelles, ce qui n’est pas idéal.
Il est essentiel d’évaluer les besoins spécifiques de votre entreprise et de déterminer si le logiciel gratuit peut réellement répondre à ces exigences. Si vous anticipez une croissance ou si vous avez des exigences opérationnelles spécifiques, investir dans une solution de gestion de clinique tout-en-un qui offre un large éventail de fonctionnalités peut vous faire gagner du temps, vous épargner des efforts et des coûts potentiels. Le temps, c’est aussi de l’argent, ne l’oubliez pas !
4) Vous aurez besoin de plus d’outils et de technologies
Lorsque vous utilisez un logiciel de planification gratuit basé sur les commissions qui n’offre pas toutes les fonctionnalités requises, vous risquez de devoir prévoir un budget pour l’achat d’outils et de technologies supplémentaires afin de répondre aux besoins de votre entreprise. Cela peut entraîner des dépenses supplémentaires qui s’accumulent rapidement.
Par exemple, si le logiciel ne dispose pas de capacités de gestion des stocks solides, vous devrez peut-être investir dans un autre logiciel de gestion des stocks. Si vous avez besoin de fonctions de planification du personnel, vous devrez peut-être envisager des outils de planification des employés spécialisés. Si vous avez besoin d’e-mails, de SMS, de formulaires de consultation ou de dérogations, vous devrez les intégrer dans votre système existant.
Tout cela peut rendre les choses un peu bancales. Cela crée des complexités dans votre flux de travail, des défis d’intégration et des incohérences potentielles entre les plateformes. Elle peut nécessiter la saisie manuelle de données. De plus, l’utilisation de plusieurs solutions logicielles entraîne une augmentation instantanée de vos coûts, ce que vous ne vouliez pas faire en premier lieu. Les logiciels libres sont-ils vraiment libres ?
5) Coûts mensuels imprévisibles
Le manque de clarté concernant les coûts mensuels est l’un des principaux problèmes posés par les logiciels de planification basés sur les commissions. Comme les frais sont basés sur le nombre de nouveaux clients acquis, les entreprises sont confrontées à des fluctuations importantes de leurs dépenses mensuelles. Cette imprévisibilité rend difficile une planification et une budgétisation efficaces, ce qui peut entraîner des difficultés financières.
Pour les entreprises dont les taux d’acquisition de clients sont variables, ce manque de prévisibilité des coûts peut être particulièrement problématique. Les variations mensuelles des commissions peuvent rendre difficile l’allocation efficace des ressources, avoir un impact sur la gestion des flux de trésorerie et entraver la capacité d’investir dans d’autres domaines de l’entreprise. Si vous souhaitez avoir une meilleure visibilité de vos frais généraux, un abonnement mensuel ou annuel peut être le meilleur choix.
6) Désaccords sur les « nouveaux » clients
Vous voulez passer votre temps à ergoter sur ce qui constitue un nouveau client ?
Il s’agit là d’un autre défi posé par les logiciels basés sur les commissions. Il y a beaucoup d’ambiguïté autour de ce qui constitue un « nouveau client ». Certains fournisseurs peuvent avoir des critères complexes pour déterminer si un client est un nouveau client ou un client habituel. Ce manque de clarté peut conduire à des désaccords sur les frais, créant ainsi des complications inutiles pour les entreprises.
Par exemple, un client qui a eu un rendez-vous il y a six mois mais qui n’est pas revenu depuis peut être considéré comme un nouveau client par le fournisseur de logiciel. Cependant, du point de vue de l’entreprise, cette personne est un client fidèle et il serait injuste de lui facturer une commission pour sa réservation. De telles divergences peuvent mettre à mal les relations commerciales et faire perdre un temps précieux et de l’énergie à la résolution des litiges en matière de facturation. Voulez-vous vraiment faire cela ?
7) Vous ne voudrez pas utiliser les réservations en ligne
L’objectif d’un investissement dans un logiciel de planification est de rendre le processus de réservation plus pratique à la fois pour votre entreprise et pour vos clients, n’est-ce pas ? Cependant, lorsque vous utilisez des outils « gratuits » basés sur des commissions, vous pouvez hésiter à encourager les clients à réserver par l’intermédiaire du logiciel.
Étant donné que chaque réservation a un coût, vous pouvez préférer que les clients réservent par d’autres moyens, tels que les appels téléphoniques ou les visites, afin d’éviter des frais de commission supplémentaires.
Cependant, cela va à l’encontre de l’objectif même d’un système de réservation en ligne. Les réservations en ligne offrent des avantages tels que la disponibilité 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, la réduction de la charge de travail administratif et l’amélioration de la satisfaction des clients. En outre,
40% des réservations en ligne
sont effectuées en dehors des heures de travail et
67% des patients
préfèrent la réservation en ligne. Si vous finissez par désactiver le système de réservation en ligne, ce n’est pas seulement un surcroît de travail pour vous, c’est aussi une expérience moins agréable pour les clients potentiels.
Vous ne profitez pas de ces avantages et vous vous retrouvez avec un outil de planification qui n’apporte pas la valeur escomptée. Quel est donc l’intérêt de disposer d’un outil de planification ?
Les outils « gratuits » sont-ils toujours une bonne idée ?
Dans un souci d’équilibre, examinons l’autre côté de l’argument. Les outils de planification gratuits peuvent-ils être une bonne solution pour votre entreprise ? Ils sont manifestement populaires pour une bonne raison. Voici quelques cas de figure où un logiciel de planification gratuit peut être une option à essayer.
Vous débutez
Vous venez peut-être de créer votre entreprise ou vous souhaitez abandonner le papier et le crayon. Vous n’êtes peut-être pas sûr de l’usage que vous ferez d’un logiciel et vous voulez l’essayer avant de l’acheter ?
Dans ce cas, les plans gratuits peuvent vous aider à vous familiariser avec un logiciel sans contrat mensuel ou annuel. Le fait de ne pas devoir s’engager dans un contrat signifie que vous pouvez passer rapidement à une autre solution, sans vous sentir trop ancré ou « coincé » dans un système.
Vous avez un budget limité
Pour les nouvelles entreprises ou celles qui disposent d’un petit budget, un logiciel de planification gratuit peut être une solution pratique. Lorsque vous en êtes aux premiers stades de la création de votre salon ou de votre entreprise de beauté, l’investissement dans un logiciel coûteux n’est peut-être pas possible sur le plan financier.
Opter pour un logiciel de planification gratuit vous permet de démarrer rapidement sans avoir à supporter de coûts initiaux. Cependant, n’oubliez pas tout ce que nous avons dit sur les frais de commission et veillez à lire les petits caractères. Malgré ce qu’ils prétendent, vous aurez toujours des frais à payer.
Vous ne voulez faire que l’essentiel
Si les besoins de votre entreprise en matière de planification sont relativement simples et que vous vous concentrez principalement sur les prises de rendez-vous de base, un logiciel de planification gratuit peut être un choix judicieux. Vous pouvez utiliser leurs fonctionnalités de base et effectuer les tâches élémentaires dans des conditions raisonnables.
Toutefois, il est important de se demander si les limites du logiciel correspondent à vos objectifs commerciaux à long terme. Au fil du temps, il se peut que vous soyez dépassé par le logiciel et que vous ayez besoin de fonctionnalités supplémentaires pour améliorer vos opérations et l’expérience de vos clients.
Vos services ne sont pas chers
Lorsque le traitement le plus cher est de 50 dollars, les frais de commission peuvent faire mal. Lorsque votre traitement le plus cher s’élève à 500 dollars, votre chiffre d’affaires s’en ressent. C’est peut-être la raison pour laquelle les logiciels de planification basés sur les commissions ont tendance à être utilisés dans le secteur de la coiffure et de l’esthétique.
Dans le domaine de l’esthétique médiatique, c’est une autre paire de manches. Les frais de commission seront beaucoup plus élevés parce que les traitements sont beaucoup plus chers en général. Bien sûr, tout est relatif, mais il y a BEAUCOUP de revenus potentiels à perdre en frais de commission.
En conclusion : le « gratuit » n’est pas toujours gratuit
En conclusion, si les logiciels de planification gratuits peuvent sembler une option attrayante au premier abord, il est essentiel de reconnaître que « gratuit » n’est pas toujours synonyme de « gratuit ». Les coûts cachés associés aux modèles basés sur les commissions peuvent avoir des conséquences financières importantes pour les entreprises.
Bien sûr, la possibilité de débloquer des fonctions de planification clés sans avoir à payer des frais initiaux intéressera toujours certains propriétaires d’entreprise. Si vous débutez, que vous ne voulez que l’essentiel ou que vous pouvez vous accommoder des frais de commission parce qu’ils sont préférables à des frais fixes, c’est à vous de décider. Comme nous l’avons expliqué, la gratuité peut avoir du sens dans certains scénarios.
Mais il y a un mais…
Cependant, il est essentiel d’y aller les yeux ouverts et de LIRE LES PETITS RENSEIGNEMENTS. Les frais de commission, les conflits potentiels sur la définition des nouveaux clients et les coûts mensuels imprévisibles sont autant de dépenses cachées et de défis opérationnels.
N’oubliez pas qu’il ne s’agit pas seulement de commencer avec un coût initial peu élevé ; il s’agit aussi de trouver un logiciel de planification auquel vous pouvez faire confiance pour votre entreprise. Une solution qui offre la fonctionnalité, l’évolutivité et la transparence nécessaires pour prospérer dans le secteur concurrentiel des salons de coiffure et des soins de beauté.
