Cas d’utilisation présenté : Gestionnaire de clinique

Comment Juvea Medical a transformé les opérations de sa clinique avec Pabau

Juvea Medical est une clinique médico-esthétique primée à plusieurs reprises, située sur Harley Street à Londres. Ils proposent une large gamme de traitements non chirurgicaux – du Botox aux traitements cutanés au laser, en passant par le détatouage, et bien d’autres encore.

En tant que clinique londonienne haut de gamme, Juvea a compris que l’expérience du client en dehors de la clinique était tout aussi importante que le traitement lui-même. Ils souhaitaient que le parcours du patient soit transparent de bout en bout et que les opérations soient élégantes et tirent parti de la technologie.

Utilisant à l’origine un CRM non spécialisé, dépourvu des processus propres à l’industrie médico-esthétique et que son personnel trouvait difficile à utiliser, il était temps de changer.

Les problèmes rencontrés par Juvea Medical

Ayant déjà dû faire face à une faible adoption par le personnel de son ancien système CRM, Juvea savait qu’elle avait besoin d’un système à la fois puissant et facile à utiliser.

Le problème était que leur ancien système n’était pas intuitif et qu’il n’y avait pas assez de formation, de sorte que personne ne savait l’utiliser. n’était pas intuitif et qu’il n’y avait pas assez de formation, de sorte que personne ne savait comment l’utiliser.

En conséquence, la visibilité de ce qui se passait dans l’entreprise était très limitée. Roxanne Merchant, leur nouvelle directrice des opérations, savait qu’il fallait changer les choses.

En tant que professionnelle ayant 16 ans d’expérience dans l’industrie, Roxanne savait exactement ce dont l’équipe avait besoin :

Un parcours du patient rationalisé et automatisé
Rapports quotidiens exacts sur les recettes
Outils de gestion des prospects qui convertissent les informations en contacts
Un agenda clinique facile à lire qui permet de prendre des rendez-vous très rapidement.

« Le plus grand défi auquel j’ai été confronté lorsque j’ai commencé à travailler pour Juvea Medical et MATA Training Academy était un logiciel de gestion de clinique qui était vraiment lourd et qui n’était pas facile à utiliser pour les gens.

« Du nouveau logiciel de gestion de clinique, je voulais tout. Je voulais un outil très intuitif, un agenda clinique rapide et efficace, mais aussi un outil de communication très efficace avec les clients.

Comment Pabau aide les chefs de clinique

Des outils de communication qui améliorent l'expérience du client

Augmentation de la productivité et réduction du temps consacré aux tâches administratives

Meilleure visibilité des performances globales de votre entreprise

Convivialité - c'est un système que votre personnel utilisera réellement

Pourquoi Juvea Medical a décidé d'utiliser Pabau

Roxanne connaissait déjà Pabau pour l’avoir utilisé lors d’une précédente chirurgie esthétique et a été, selon ses propres termes, «
super impressionnée ».

Lorsqu’elle s’est installée dans un nouveau cabinet d’esthétique, elle a emmené Pabau avec elle.

Et lorsqu’elle a rejoint la Juvea Medical Academy et la MATA Training Academy, c’est » […]
le premier logiciel clinique que j’ai regardé… et en fait le seul logiciel clinique que j’ai regardé ».

« Après 16 ans d’utilisation d’une vingtaine de logiciels de gestion de clientèle différents, c’est le seul dont je puisse honnêtement dire qu’il fait tout, et qu’il fait tout très bien. Il n’y a pas une seule fonction dont je ne sois pas satisfait ».

« Tout ce que Pabau fait, ils le font très bien. Chaque fonction est indispensable à notre activité. Nous utilisons presque toutes les parties de leur logiciel. Tout ce qui se trouve dans Pabau permet à votre clinique de fonctionner très, très efficacement. »

Pour Roxanne, Pabau s’est démarqué parce que l’agenda de la clinique est très facile à gérer, rapide et efficace (exactement ce dont on a besoin dans une clinique où le rythme est soutenu).

Selon elle, « il est
très convivial, très intuitif et possède tout ce que l’on peut attendre d’un système de gestion de clinique ».

Il s’agit notamment de

Outils de communication permettant d’envoyer des SMS et des courriels aux patients, aux délégués et aux mannequins
Rapports sur les recettes pour une meilleure compréhension de l’activité
Gestion des stocks qui soutient également les cours de l’académie de formation
Un agenda clinique très rapide et très convivial pour la prise de rendez-vous

Processus entièrement géré pour le changement de système

En tant que clinique prospère comptant plus de 20 000 patients et des années de données historiques à transférer, le passage à un nouveau système de gestion de clinique peut sembler décourageant.

Cependant, malgré ces défis, la migration des données de Juvea Medical a été entièrement gérée par l’équipe d’intégration de Pabau, et n’a pris que 3 semaines du début à la fin.

Ainsi, au lieu de se préoccuper des problèmes de données, Juvea a pu se concentrer sur la formation de l’équipe à l’utilisation du nouveau système, pour une transition en douceur.

« Il y a toujours quelqu’un pour nous aider et l’équipe chargée de l’accueil des nouveaux arrivants fait en sorte que tout se passe sans problème. Je n’ai même pas eu à faire quoi que ce soit lorsque j’ai transféré mes données d’un autre système. Ils se sont connectés et ont tout fait pour moi.

Une visibilité totale pour une compréhension opérationnelle plus claire

Le logiciel de gestion de clinique tout-en-un de Pabau a aidé Juvea Medical à comprendre l’efficacité des opérations de sa clinique. Cela leur permet de savoir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, et de réagir en conséquence.

Sans logiciel de gestion de clinique, le parcours du patient en pâtit également, comme le souligne rapidement Roxanne. Si vous ne disposez pas du logiciel adéquat, vous risquez de.. :

Un système de gestion de clinique est essentiel si vous souhaitez établir une relation de confiance avec les patients et gagner leur fidélité.

« Si vous ne pouvez pas voir ce qui se passe, vous n’avez pas le contrôle de votre entreprise. Si vous ne pouvez pas voir ce qui se passe dans votre entreprise, comment pouvez-vous la gérer ?

Les résultats

Le déploiement de Pabau a été l’une des premières choses que Roxanne a faites lorsqu’elle a pris la tête des opérations de Juvea Medical et de MATA Training Academy, et ils ont rapidement constaté des améliorations significatives.

Selon Roxanne, il y en a trop pour qu’on puisse les identifier, parce que
« le système dans son ensemble a été très bénéfique dans presque tous les domaines de notre activité ».

En un temps relativement court, Juvea a réduit ses tâches administratives inutiles, abandonné ses vieilles feuilles de calcul et acquis une compréhension beaucoup plus claire de l’ensemble de l’entreprise.

Les tâches ont été rationalisées et presque toutes les étapes du parcours du patient ont été automatisées, ce qui les rend plus organisées et plus uniformes pour un meilleur contrôle de la qualité.

Il est important de noter que Juvea Medical a également surmonté rapidement les problèmes d’adoption de son personnel pour les raisons suivantes
« Pabau vous encourage à utiliser les fonctionnalités tous les jours dans le cadre de votre routine,
«
ce qui, comme l’a souligné Roxanne, peut être l’un des plus grands défis des logiciels de gestion des cliniques – en particulier pour les équipes établies.

« Depuis le déploiement de Pabau, nos opérations sont devenues beaucoup plus efficaces. Nous avons une bien meilleure productivité et nous perdons beaucoup moins d’heures de travail. Nous avons beaucoup plus de visibilité sur nos activités, ce qui nous permet de savoir exactement ce qui se passe à tout moment. »

Une vie facile ?
Un choix facile.

"Je recommanderais fortement Pabau aux autres cliniques, car si vous voulez une vie facile, c'est le seul logiciel de gestion de la clientèle à utiliser.