Optioffice Preise 2026: Was kostet die Fitnesssoftware wirklich?

Die Optioffice Preise beginnen bei 69 € netto im Monat für die Einzelnutzer-Lizenz, ohne Mindestlaufzeit und mit einem Monat Kündigungsfrist. Jeder weitere Mitarbeiter mit eigenem Login kostet 6 € im Monat, jede SMS 0,12 € netto. Dazu kommen optionale Module wie das TSE-Kassensystem oder eine eigene App im App-Store.

OptiOffice veröffentlicht alle diese Beträge selbst im eigenen Helpdesk. Wir rechnen sie hier für Personaltrainer und Studios durch und zeigen, wann sich eine Alternative lohnt.

Das Wichtigste in Kürze

Die Einzelnutzer-Lizenz von OptiOffice kostet 69 € netto im Monat, ohne Mindestlaufzeit und mit einem Monat Kündigungsfrist.

Jeder weitere Mitarbeiter kostet 6 € im Monat, jede SMS 0,12 € netto.

TSE-Kasse (12 € im Monat plus 37 € Aktivierung) und eigene App (999 € einmalig plus 15 € im Monat) sind optional.

Ein Studio mit vier Logins, 300 SMS und TSE-Kasse zahlt rund 135 € netto im Monat.

Die Praxissoftware Pabau kostet ab 104 USD pro Nutzer und Monat und passt vor allem zu Praxen mit klinischer Dokumentation.

Optioffice Preise im Überblick: Was kostet die Software?

OptiOffice ist eine Software für Personaltrainer und Fitnessstudios aus Hamburg. Laut Startseite richtet sie sich außerdem an Therapeuten und das betriebliche Gesundheitsmanagement. Das Preismodell ist schlicht: eine Grundlizenz mit den wichtigsten Funktionen, dazu Zusatzmodule mit festen Preisen.

Alle Beträge in der Tabelle stammen von der Helpdesk-Seite „Was kostet die Software?“ und der Startseite von OptiOffice. Lizenz, SMS, App und Türöffner weist der Anbieter ausdrücklich netto aus, also zuzüglich Mehrwertsteuer.

Ein Detail auf derselben Helpdesk-Seite irritiert: Ihr letzter Satz nennt noch 59 € als monatlichen Grundbetrag. Startseite und Einleitung der Seite nennen dagegen 69 €. Planen Sie mit 69 € und lassen Sie sich den Betrag vor dem Start bestätigen.

Was die Grundlizenz für 69 € enthält

Laut Startseite deckt die Basis-Lizenz den Alltag eines Studios oder Trainers ab. Enthalten sind unter anderem:

• Kunden- und Mitgliederverwaltung mit SEPA-Lastschrifteinzug
• Rechnungen, Abrechnung und Kassensystem
• Termine, Onlinebuchung und Warteliste
• Terminbestätigung, Newsletter und SMS-Versand (die SMS selbst kosten extra)
• Ressourcen- und Personalplanung, Statistiken und Rechteverwaltung
• Trainingsplaner, Ernährungsmodul und Check-ups
• Kundencenter, Shop, Kursplaner, Online-Videokurse sowie Trainer- und Kunden-App

Die OptiOffice-App gehört also schon zur Grundlizenz. Die 999 € fallen nur an, wenn Sie eine App mit eigenem Namen und Icon im App-Store wollen.

Vertragslaufzeit, Kündigung und Testphase

OptiOffice verzichtet auf eine Mindestlaufzeit, gekündigt wird mit einer Frist von einem Monat. Die 14-tägige Testphase ist laut Helpdesk unverbindlich. Aus ihr entsteht keine kostenpflichtige Lizenz, Sie müssen also nicht kündigen, wenn Sie nicht weitermachen.

Was kostet OptiOffice im Monat? Drei Beispielrechnungen

Der Grundpreis allein sagt wenig über die spätere Rechnung. Entscheidend sind die Zahl der Logins, das SMS-Volumen und die gebuchten Module. Die drei Szenarien rechnen mit den veröffentlichten Nettopreisen.

Der größte variable Posten ist das SMS-Volumen. 300 Nachrichten im Monat kosten 36 €, also mehr als die Hälfte der Grundlizenz. Terminbestätigungen per E-Mail sind dagegen in der Lizenz enthalten. Die Grafik zeigt, aus welchen Posten sich die drei Monatsrechnungen zusammensetzen.

Zusatzkosten: SMS, eigene App und Module

Zusatzkosten gibt es, aber OptiOffice weist jede einzeln aus. SMS laufen über einen externen Anbieter. Die 12 Cent netto pro SMS werden monatlich auf die Lizenzrechnung addiert. Die Module im Einzelnen:

• Weitere Mitarbeiter (6 € im Monat): eigener Login und Kalender, dazu Personalplaner, Berechtigungen, Statistiken und Stundenzettel
• Marketing Plus (17 € im Monat): Kontaktformulare, Webhook, Mail-Automation und erweitertes Leadmanagement
• Therapeuten-Abrechnung (10 € im Monat): Rechnungen an private Krankenkassen, mit Diagnoseverzeichnis und GebüH für Heilpraktiker
• TSE-Kassensystem (12 € im Monat plus 37 € einmalig): Pflicht für alle, die Bargeld annehmen, nach der Kassensicherungsverordnung
• Eigene App (999 € einmalig plus 15 € im Monat): Android- und iOS-App unter eigenem Namen, Updates inklusive
• Türöffner-Modul (1.299 € einmalig plus 10 € im Monat): kontaktloser Zutritt zum Studio, auch ohne Personal am Empfang

Eine Einrichtungsgebühr für die Grundlizenz nennt OptiOffice nicht. Einmalkosten entstehen nur bei TSE-Kasse, eigener App und Türöffner.

Für wen lohnt sich OptiOffice?

Für Personaltrainer

Für Solo-Trainer ist OptiOffice günstig kalkuliert. Für rund 75 € im Monat bekommen sie Terminbuchung, Trainingspläne, Ernährungsmodul, Check-ups und eine Kunden-App. Pakete und Punktekarten decken die übliche Abrechnung von Trainerstunden ab.

Für Fitnessstudios

Studios nutzen SEPA-Lastschrift, Mitgliedschaftsverträge, Kursplan und Check-in-System. Der Aufpreis von 6 € pro Mitarbeiter hält die Kosten auch bei wachsendem Team niedrig. Wer Bargeld annimmt, muss die TSE-Kasse fest einplanen.

Für Therapeuten und medizinische Praxen

Hier wird es enger. Das Therapeuten-Modul für 10 € erstellt Rechnungen an private Krankenkassen, doch die Software ist um Mitglieder, Kurse und Trainingspläne gebaut.

Praxen, die Behandlungen dokumentieren, Einwilligungen einholen und Patientenakten führen, sollten genau das in der Testphase prüfen. Für Kassenpraxen fehlen zudem Hinweise auf KV-Abrechnung oder Telematikinfrastruktur, wie unser Vergleich Optioffice vs Epikur zeigt.

Vor- und Nachteile von OptiOffice

Stärken

• Veröffentlichte Preise für die Lizenz und jedes Zusatzmodul
• Keine Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist von einem Monat
• Günstige Zusatzlogins für 6 € im Monat
• Trainingsplaner, Ernährungsmodul und Kunden-App schon in der Grundlizenz
• Unverbindliche Testphase über 14 Tage, ohne automatische Verlängerung

Schwächen

• SMS werden einzeln abgerechnet und summieren sich bei vielen Erinnerungen
• Eigene App und Türöffner bringen hohe Einmalkosten von 999 € bzw. 1.299 €
• Widersprüchliche Angabe auf der Preisseite (69 € und 59 €)
• Klar auf Fitness und Training ausgerichtet, nicht auf klinische Dokumentation

Optioffice Preise im Vergleich: Alternativen und deren Kosten

OptiOffice ist im Vergleich günstig, weil es sich auf Fitness und Training konzentriert. Die Alternativen in der Tabelle kosten mehr, decken aber andere Anforderungen ab. Dazu zählen Behandlungsdokumentation, ästhetische Medizin oder mehrere Standorte. Einen breiteren Überblick bietet unser Vergleich zur Klinik-Software.

Die Preise zu SkinFly, Clinicminds und AesthOS stammen von den Websites der Anbieter. Details finden Sie in unseren Artikeln zu SkinFly-Preise und Tarife und Clinicminds-Preise ab 160 Euro.

AesthOS gibt es als On-Premise-Variante und in der Deutschen Cloud, mit unterschiedlichen Preisen je weiterem Arzt. Beide Varianten vergleicht unser Überblick zu den AesthOS Preisen.

Pabau als OptiOffice-Alternative: Wenn zum Training klinische Arbeit kommt

Für ein reines Fitnessstudio ist OptiOffice die günstigere Wahl, das zeigen die Zahlen oben. Anders sieht es aus, sobald ein Betrieb Behandlungen durchführt, Gesundheitsdaten dokumentiert oder mehrere Standorte führt. Dafür ist Pabau gebaut, die Praxissoftware für ästhetische, medizinische und Wellness-Praxen.

In Pabau liegen Termin, Patientenakte, Einwilligungsformular, Behandlungsnotiz und Rechnung im selben Datensatz. Die Software läuft in Solo-Praxen ebenso wie in Gruppen mit mehreren Standorten. Pabau GO, unsere iOS-App für Behandler, bringt Termine und Patientenakten aufs iPhone. So können Sie die Praxis per App führen.

Nutzer bewerten Pabau mit 4,7 von 5 Sternen bei Capterra (657 Bewertungen) und 4,7 von 5 bei G2 (329 Bewertungen).

Pabau rechnet pro Nutzer ab, ab 104 USD im Monat. Jeder Tarif enthält die Kernfunktionen, Add-ons erweitern sie für einzelne Bereiche. SMS laufen über nutzungsbasierte Credits, die Sie separat kaufen, sodass die Rechnung mit der Nutzung steigen kann.

Statt einer Testphase gibt es ein begleitetes Onboarding mit Datenübernahme. Wie sich Pabau in der Praxis schlägt, zeigt unser Vergleich zur Software für ästhetische Medizin.

Behandlungen, Einwilligungen und Abrechnung in einem System

Pabau führt Patientenakte, Formulare, Termine und Zahlungen für ästhetische, medizinische und Wellness-Praxen zusammen. Ihr Angebot erhalten Sie in einer persönlichen Demo.

Demo buchen

Fazit

OptiOffice legt seine Preise offen: 69 € netto Grundlizenz, 6 € pro weiterem Login, 0,12 € pro SMS und feste Modulpreise. Für Personaltrainer und kleine Studios ergibt das eine Monatsrechnung von etwa 75 bis 150 € netto. Wer viele SMS verschickt oder eine eigene App will, sollte diese Posten vorab durchrechnen.

Ob sich OptiOffice lohnt, entscheidet deshalb weniger der Preis als der Betrieb. Solange Training, Kurse und Mitgliedschaften im Mittelpunkt stehen, ist es eine schlanke Wahl. Kommen Behandlungen, Patientenakten oder weitere Standorte dazu, lohnt der Blick auf Pabau. Buchen Sie eine Demo und prüfen Sie Pabau an Ihren eigenen Abläufen.

Weiterführende Lektüre

Was kostet Praxissoftware generell? Praxissoftware im Vergleich bietet einen umfassenden Überblick über sieben Lösungen für Praxen und Kliniken.

Häufig gestellte Fragen zu OptiOffice Preisen