Optioffice vs Epikur: Warum der Vergleich nicht aufgeht

Im Vergleich Optioffice vs Epikur gewinnt für jede Praxis mit Kassenabrechnung Epikur, denn nur Epikur rechnet mit der Kassenärztlichen Vereinigung ab. Optioffice beschreibt sich im App Store als Software für Personal Trainer und Mikrostudios. Wer ein solches Studio führt, ist dort richtig.

Eine Praxissoftware mit KV-Abrechnung unter dem Namen Optioffice haben wir bei unserer Recherche nicht gefunden. Die beiden Programme konkurrieren also gar nicht miteinander. Spannender ist die Frage, woran Sie Praxissoftware vor dem Kauf messen.

Das Wichtigste in Kürze

Optioffice ist laut App-Store-Beschreibung eine Software für Personal Trainer und Mikrostudios, keine Praxissoftware mit Kassenabrechnung.

Epikur ist ein Praxisverwaltungssystem für Psychotherapeuten, Arztpraxen und Ausbildungsinstitute mit Abrechnung nach EBM und GOÄ.

Laut Anbieterangaben wird Epikur unter macOS, Windows und Linux installiert, als Einzelplatz oder im Praxisnetzwerk.

Epikur nennt öffentlich einsehbare Preise, für e-therapie ab 19,50 € im Monat plus Einmalpreis.

Vor jeder Quartalsabrechnung lohnt ein fester Prüfablauf. Rückfragen entstehen oft an wiederkehrenden Stellen: Karte, Genehmigung, Prüfmodul und Frist.

Optioffice vs Epikur: Zwei Programme für zwei Welten

Die Tabelle zeigt, was sich zu beiden Programmen belegen lässt. Wo wir keine Angabe gefunden haben, steht das auch so da.

Woher die Verwechslung kommt, lässt sich nur vermuten. Einige Softwareverzeichnisse führen Optioffice als Business-Tool für Fitnessstudios, Trainer und Therapeuten. Mit Therapeuten sind dort aber keine Kassenpraxen gemeint, denn Hinweise auf KV-Abrechnung, Telematikinfrastruktur oder ePA fehlen. Die App-Store-Seite von OptiOffice beschreibt das Produkt ausdrücklich für Personal Trainer und Mikrostudios.

Ähnlich klingende Produktnamen gehören zu anderen Anbietern. Prüfen Sie deshalb vor jedem Angebot, ob Hersteller, Produkt und Zielgruppe zusammenpassen.

Epikur ist für die Kassenpraxis gebaut

Epikur stammt von der Epikur Software GmbH & Co. KG und ist seit mehr als 25 Jahren am Markt. Der Anbieter nennt über 7.000 Einzelpraxen, Gemeinschaften und Institute als Kunden. Das Programm gibt es in mehreren Varianten, je nach Fachrichtung.

• EPIKUR e-therapie: für psychotherapeutische Praxen, mit digitalem Antragsassistenten inklusive PTV-Formularen.
• EPIKUR e-therapie ONLINE: ergänzt Apps für Smartphone und Tablet, Online-Terminvergabe und eine Warteliste.
• EPIKUR e-medico: für Arztpraxen verschiedener Fachrichtungen, auch für Kinder- und Jugendpsychiatrie.
• EPIKUR für Ausbildungsinstitute: verbindet Therapie, Ausbildung und Forschung in einem System.

Für die Kassenabrechnung arbeitet Epikur laut Anbieter mit dem zertifizierten Prüfmodul der KBV. Auch die Blankoformularbedruckung und die Videosprechstunde sind nach Herstellerangaben KBV-zertifiziert. Die Details stehen auf der Produktseite für Psychotherapiepraxen.

Epikur läuft lokal in Ihrer Praxis

Laut den Systemanforderungen von Epikur installieren Sie das Programm als Einzelplatz oder mit Client und Server im Praxisnetzwerk. Terminalserver sind laut Anbieter unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Manche Quellen im Netz nennen Epikur eine Cloud-Lösung, deshalb lohnt der Blick auf die Herstellerseite.

Ein Rechenzentrum taucht vor allem beim TI-Gateway auf, also beim Anschluss an die Telematikinfrastruktur. Die ONLINE-Variante synchronisiert zusätzlich Kalender und Apps. Wo welche Patientendaten liegen, lassen Sie sich vor Vertragsabschluss schriftlich bestätigen.

Epikur nennt seine Preise offen

Anders als viele Anbieter nennt Epikur öffentlich einsehbare Preise. Die Tabelle zeigt die e-therapie-Varianten laut Herstellerseite. Ob die Beträge netto oder brutto gelten, steht dort nicht.

Hinzu kommen je nach Praxis Kosten für TI, Hardware und Zusatzmodule. Eine ausführliche Einordnung finden Sie in unserem Beitrag zu den Epikur-Kosten.

So wandert eine Quartalsabrechnung durch die Praxissoftware

Ob Epikur oder ein anderes System: Der Weg einer Kassenabrechnung folgt in jeder Praxis demselben Muster. Wer ihn kennt, erkennt im Demo-Termin schnell, wo eine Software hilft und wo sie bremst.

1. Karte einlesen. Beim ersten Kontakt im Quartal liest die Praxis die elektronische Gesundheitskarte ein. Die Software gleicht dabei die Versichertendaten über die TI ab.
2. Genehmigung prüfen. In der Psychotherapie läuft vieles über Anträge bei der Krankenkasse. Die Software sollte das bewilligte Kontingent kennen und den Verbrauch mitzählen.
3. Leistungen erfassen. Jede Sitzung bekommt ihre Gebührenordnungsposition nach EBM. Privatleistungen landen getrennt davon auf einer Rechnung nach GOÄ.
4. Prüfmodul laufen lassen. Vor dem Versand prüft das KBV-Prüfmodul die Abrechnungsdatei. Fehler müssen behoben sein, Warnungen sollten Sie lesen.
5. Datei übermitteln. Die Abrechnung geht elektronisch an die KV, auf dem Weg und in der Frist, die Ihre KV vorgibt.
6. Bescheid abgleichen. Die KV prüft die Abrechnung und schickt den Honorarbescheid. Kürzungen gleichen Sie mit Ihrer Dokumentation ab.

Ein Beispiel: Das Kontingent läuft aus

Eine Psychotherapeutin hat für eine Patientin eine Kurzzeittherapie bewilligt bekommen. Der Umwandlungsantrag für die Langzeittherapie liegt noch bei der Kasse. Trotzdem stehen zwei weitere Termine im Kalender.

Eine gute Software warnt jetzt, bevor die Sitzungen abgerechnet werden. Ohne Warnung fällt das Problem erst im Honorarbescheid auf, also Wochen später. Fragen Sie im Demo-Termin deshalb gezielt nach der Kontingentwarnung.

Fünf Stolpersteine bremsen Ihre Abrechnung

Rückfragen der KV entstehen häufig an wiederkehrenden Stellen im Ablauf, nicht in der Software selbst. Wer diese Stellen kennt, prüft sie gezielt.

• Karte nicht eingelesen: Ohne gültigen Versichertennachweis im Quartal fehlt der Abrechnung die Grundlage.
• Kontingent überschritten: Sitzungen nach dem Ende der Bewilligung werden oft nicht vergütet.
• Warnungen weggeklickt: Das Prüfmodul meldet Unstimmigkeiten, die sich später als Kürzung zeigen.
• Update verpasst: Die KBV ändert Vorgaben regelmäßig. Ein veraltetes System liefert dann eine Datei, die nicht mehr passt.
• Frist übersehen: Verspätete Abrechnungen können Ärger und Abschläge nach sich ziehen, je nach Regel Ihrer KV.

Diese Checkliste gehört vor jede Abrechnung

Gehen Sie diese sechs Punkte vor jedem Versand durch. Mit etwas Routine sind sie schnell abgehakt.

• ☐ Alle Patientinnen und Patienten des Quartals haben einen gültigen Versichertennachweis.
• ☐ Jede abgerechnete Sitzung liegt innerhalb einer bewilligten Genehmigung.
• ☐ Das aktuelle Quartalsupdate der Software ist installiert.
• ☐ Das Prüfmodul meldet keine Fehler mehr, und jede Warnung ist geprüft.
• ☐ Privatleistungen sind sauber von Kassenleistungen getrennt.
• ☐ Die Abgabefrist Ihrer KV steht im Kalender, mit ein paar Tagen Puffer.

ePA und Datenschutz: Was die Software heute können muss

Seit 2025 legen die Krankenkassen für alle gesetzlich Versicherten eine elektronische Patientenakte an, sofern sie nicht widersprechen. Laut gematik müssen medizinische Einrichtungen sie seit dem 1. Oktober 2025 im Alltag nutzen. Dazu gehört das Befüllen mit Dokumenten wie Befundberichten und Arztbriefen.

Fehlt der Nachweis, drohen Praxen Honorarkürzungen. Die Regeln dazu wurden mehrfach angepasst, den aktuellen Stand nennt Ihre KV. Fragen Sie jeden Anbieter deshalb, ob sein ePA-Modul installiert und freigeschaltet ist.

Für die Kassenabrechnung dürfen Praxen nur Software einsetzen, die die KBV zertifiziert hat. Welche Systeme für welche Bereiche zugelassen sind, zeigen die Listen auf der Seite der KBV zu Praxisverwaltungssystemen.

Gesundheitsdaten gehören nach Art. 9 DSGVO zu den besonders geschützten Daten. Speichert ein Anbieter Daten für Sie, brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Klären Sie außerdem den Serverstandort und die Rechte im Team.

Welche Software passt zu Ihrer Praxis?

Ob Optioffice oder Epikur infrage kommt, entscheidet vor allem eine Frage: Rechnen Sie mit der KV ab? Die Grafik zeigt beide Wege, die Absätze darunter liefern die Details.

Psychotherapiepraxis mit Kassenzulassung? Hier passt Epikur e-therapie ab der Variante BASIS. Vergleichen Sie es mit anderen zertifizierten Systemen, etwa aus unserem Überblick über Alternativen zu Epikur.

Arztpraxis mit GKV-Patienten? Dann kommt EPIKUR e-medico infrage. Testen Sie die Abrechnung Ihrer Fachrichtung vorab in der Testversion.

Personal Trainer oder kleines Studio? Für diese Zielgruppe ist Optioffice laut eigener Beschreibung gedacht. Eine Praxisverwaltung für Heilberufe ersetzt es nicht.

Privat- oder Selbstzahlerpraxis? Ohne KV-Abrechnung zählen eher Online-Buchung, digitale Formulare und Zahlungen. Einen breiteren Marktüberblick bietet unser Vergleich der besten Praxissoftware.

So entlastet Pabau Privatpraxen ohne KV-Abrechnung

Viele Privatpraxen, ästhetische Praxen und Selbstzahlerpraxen brauchen keine KV-Abrechnung. Ihr Alltag hakt eher an Terminausfällen, Papierformularen und Rechnungen aus drei verschiedenen Programmen.

Pabau, die cloudbasierte Praxissoftware, die wir entwickeln, bündelt diese Abläufe in einem System. Patienten buchen online, füllen Anamnese und Einwilligung vorab digital aus und erhalten automatische Erinnerungen. So startet der Termin pünktlich, und die Dokumentation liegt schon in der Patientenakte.

Eine Kassenabrechnung mit der KV bietet Pabau nicht. Jeder Tarif enthält die Kernfunktionen, Zusatzmodule erweitern das System für einzelne Bereiche. Welche Module und nutzungsabhängigen Guthaben, etwa für SMS, Ihre Praxis braucht, klären wir gemeinsam in der Demo.

Für psychotherapeutische Privatpraxen zeigt unsere Seite zur Praxissoftware für Therapiepraxen, wie Pabau Termine, Notizen und Formulare zusammenführt.

Privatpraxis ohne Zettelwirtschaft führen

Pabau verbindet Online-Terminbuchung, digitale Formulare, Patientenakte und Zahlungen für Praxen ohne Kassenabrechnung. Buchen Sie eine Demo und sehen Sie Ihren Praxisablauf auf einer Plattform.

Demo buchen

Fazit

Für eine Kassenpraxis ist die Entscheidung zwischen Optioffice und Epikur schnell getroffen. Nur Epikur rechnet mit der KV ab, und es nennt dafür öffentlich einsehbare Preise. Bevor Sie unterschreiben, sollten Sie es trotzdem an Ihrem eigenen Quartal messen.

Nehmen Sie die Checkliste mit in jede Demo und lassen Sie sich eine fehlerhafte Testabrechnung zeigen. So sehen Sie, ob die Software Fehler vor dem Versand abfängt oder erst der Honorarbescheid sie zeigt.

Führen Sie eine Privatpraxis ohne KV-Abrechnung, zählt dagegen ein schneller Weg vom Termin bis zur bezahlten Rechnung. Buchen Sie eine Demo und sehen Sie, wie Pabau Buchung, Formulare und Zahlungen in Ihrer Praxis verbindet.

Weiterführende Lektüre

Suchen Sie eine Alternative zu Epikur? Alternativen zu Epikur stellt passende Praxissoftware-Lösungen im direkten Vergleich vor.

Möchten Sie wissen, was Epikur über die Jahre kostet? Epikur-Kosten ordnet Einmalpreise, Monatsbeiträge und Zusatzkosten ein.

Arbeiten Sie als Heilpraktiker oder in einer Arztpraxis? Billfox vs Epikur zeigt, welches System zu welcher Berufsgruppe passt.

Suchen Sie die beste Praxissoftware für Ihre Fachrichtung? Praxissoftware im Überblick vergleicht führende Lösungen für Kliniken und Praxen.

Führen Sie eine psychotherapeutische Praxis? Soliprax vs Epikur stellt Epikur einer weiteren Praxissoftware für Therapeuten gegenüber.

Häufig gestellte Fragen