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Les listes de contrôle ont une drôle de façon de rendre les tâches accablantes un peu moins accablantes.
C’est comme lorsque vous allez au magasin. Si vous ne disposez pas d’une liste de tous les produits d’épicerie que vous devez acheter, vous risquez soit d’oublier d’acheter quelque chose, soit de dépenser trop pour des produits dont vous n’avez même pas besoin.
Il en va de même pour la préparation d’une inspection du CQC.
Sans une liste de contrôle claire à suivre, vous risquez de vous concentrer sur un point sans importance et de négliger des aspects cruciaux pour l’équipe d’inspection du CQC.
La mise en conformité avec la CQC demande beaucoup de travail. Et même si cela peut sembler compliqué, il ne s’agit pas d’un simple exercice de cochage de cases : c’est en fait un moyen d’améliorer encore votre pratique générale.
Il s’agit d’une voie à double sens qui mène à une destination mutuellement souhaitée : garantir de meilleurs soins aux patients.
Depuis le tout début, c’est-à-dire l’enregistrement auprès de la Care Quality Commission et l’information de votre cabinet médical sur l’inspection à venir, jusqu’au jour de la visite, vous devez vous assurer que vous êtes en conformité avec les règles de la CQC. Si vous voulez prendre votre liste de contrôle et partir, c’est possible.
Nous vous expliquons tout en détail dans ce blog. Poursuivez votre lecture et vous trouverez tout ce que vous devez savoir sur la conformité à la CQC.
Qu'est-ce que la CQC (Care Quality Commission) et quel est son rôle ?
La CQC est l’organisme indépendant de réglementation des soins de santé et des services sociaux en Angleterre.
Par le biais de contrôles et d’inspections, la CQC veille à ce que les organismes de soins de santé respectent les normes de santé et de soins sociaux en vigueur en Angleterre et s’assure que les services qu’ils fournissent aux patients sont de la meilleure qualité possible.
À l’issue de l’inspection, le CQC publiera les observations et les évaluations des performances de l’organisme de soins de santé et mettra ces évaluations à la disposition du public.
Consultez notre blog et apprenez
tout ce que vous devez savoir sur le CQC et son rôle
.
Le CQC réglemente de nombreux services, tels que les hôpitaux, les dentistes et les cliniques, mais dans ce blog, nous nous concentrerons sur les cabinets de médecine générale et sur la manière dont ils peuvent se préparer à une inspection du CQC.
Comment le CQC contrôle les cabinets de médecine générale
Le CQC utilise l’ensemble des données de l’Intelligent Monitoring pour inspecter les cabinets de médecins généralistes.
Le rapport de surveillance intelligente (Intelligent Monitoring, IM) s’appuie sur des informations disponibles dans le domaine public, telles que des enquêtes auprès des patients, des rapports QOF (Quality and Outcomes Framework) et d’autres informations, afin de donner aux inspecteurs une vue d’ensemble des points faibles et des points forts des cabinets médicaux qu’ils inspectent, ce qui leur permet d’effectuer des visites d’inspection plus ciblées.
Les points de vue du CQC
Le CQC recueille des informations en analysant les données relatives aux services ainsi que les données nationales et locales afin de repérer les changements potentiels dans la qualité des soins des médecins généralistes.
Ces informations aident le CQC à déterminer quand, quoi et quels services inspecter.
Ils utilisent ces informations pour comparer les données d’un cabinet avec celles de tous les autres cabinets en Angleterre. Le CQC évalue les performances des cabinets, ce qui lui fournit une mesure statistique des performances d’un cabinet par rapport à la moyenne de l’Angleterre.
Le CQC met ensuite en évidence ceux qui s’écartent de manière significative de la moyenne de l’Angleterre.
Comment le CQC recueille-t-il des informations sur les cabinets de médecine générale ?
La manière dont le CQC recueille les informations dépend des évaluations précédentes du cabinet :
- Insuffisant
- Nécessite une amélioration
- Bon
- Remarquable
Pratiques nécessitant une amélioration ou jugées inadéquates :
Si votre cabinet médical est jugé inadéquat, le CQC l’inspectera dans les six mois.
Si votre cabinet doit être amélioré, le CQC se rendra dans votre cabinet pour une inspection dans les 12 mois.
Pratiques bien notées et excellentes :
Pour les cabinets qui ont obtenu la mention “excellent” ou “bon”, le CQC procède chaque année à un examen réglementaire formel. L’équipe d’inspection repérera tout changement en l’examinant :
- Informations fournies par le cabinet
- Le point de vue du CQC
- Contribution des collaborateurs, tels que le Clinical Commissioning Group (CCG) ou Healthwatch
Si l’examen suggère que la qualité des soins s’est améliorée ou a diminué depuis la dernière évaluation, le CQC peut opter pour une inspection, mais s’il n’a pas besoin de prendre des mesures, il le fera :
- vous informer que l’examen a été effectué et qu’aucune autre mesure n’est requise pour l’instant
- Publier une note à ce sujet sur leur site web
Enregistrement auprès de la CQC
Avant de commencer à fournir des services, le médecin généraliste doit demander l’enregistrement auprès du CQC. L’enregistrement du cabinet de médecin généraliste doit être tenu à jour et inclure tout changement récent concernant le directeur agréé, le partenariat, la déclaration d’intention et les activités réglementées.
Dans le cadre de votre candidature, vous devrez démontrer :
- Documentation sur la manière dont vous respecterez la loi de 2008 sur la santé et les soins sociaux, les orientations pertinentes, les règlements associés et les autres lois applicables.
- si vous respecterez les normes fondamentales du CQC :
- Fournir des soins centrés sur la personne
- Traiter les patients avec dignité et respect
- Demande de consentement
- Être responsable de la sécurité des patients
- Protection contre les abus
- Fournir suffisamment de nourriture et de boissons
- Nettoyer les locaux et les équipements
- Recevoir les plaintes et y répondre
- Garantir la bonne gouvernance
- Disposer d’un personnel qualifié, expérimenté et compétent
- Embaucher du personnel compétent et approprié
- Le devoir de franchise – être ouvert et honnête envers les patients, et afficher publiquement les évaluations.
- que vous avez mis en place des plans bien conçus et que vous fournirez toute la documentation nécessaire
- Rédiger des politiques et des procédures de soins et montrer que le personnel les comprend.
- Que vous et votre personnel compreniez ce que l’on attend de vous
- L’emplacement et le bâtiment sont adaptés à la prestation de soins
Comment le CQC informe les médecins généralistes des inspections à venir
Avant l’inspection, les cabinets médicaux recevront une lettre de notification initiale.
L’inspecteur du CQC appellera le cabinet pour annoncer officiellement l’inspection, et une lettre de confirmation sera envoyée pour confirmer la date et l’heure de l’inspection.
Ne vous inquiétez pas, cela ne signifie pas que l’équipe d’inspection vous rendra visite immédiatement. Un préavis de deux semaines sera donné avant l’inspection.
Le CQC enverra également une lettre au médecin généraliste pour lui demander des informations spécifiques. La lettre décrit explicitement les détails des informations requises, y compris l’endroit où les soumettre et les coordonnées des personnes à contacter en cas de questions.
Après réception de la lettre, les cabinets de médecins généralistes disposeront de cinq jours ouvrables pour y répondre et fournir les documents nécessaires.
En règle générale, il peut vous être demandé de fournir les documents suivants :
- Preuve de la surveillance de la qualité des services et des traitements. Il s’agit de la documentation de deux cycles d’audit clinique achevés au cours des 12 derniers mois, ainsi que de la documentation de tout autre audit, accompagnée de preuves des mesures prises et des résultats obtenus.
- Un résumé de toutes les plaintes reçues au cours des 12 derniers mois, ainsi que les mesures prises et les enseignements tirés.
- Un résumé de tous les incidents significatifs survenus au cours des 12 derniers mois, ainsi que les mesures prises et les enseignements tirés.
- Un plan d’action qui tient compte des résultats des enquêtes menées auprès des patients.
- Le nombre d’employés à temps plein par fonction.
- Procédures et politiques de formation et de recrutement (comment le personnel est recruté et formé avant de commencer à travailler, les dispositions prises pour les médecins étrangers et le type d’introduction qu’ils reçoivent).
- Les cabinets médicaux doivent également fournir des affiches (lignes directrices ou autres informations pertinentes relatives au cabinet médical) et des cartes de commentaires (sur lesquelles les patients ou les particuliers peuvent faire part de leurs réactions) qui sont jointes à la lettre de notification de l’inspection du cabinet.
- Une copie de la
Déclaration d’intention
(la déclaration d’intention explique ce que vous faites, pour qui vous le faites et où vous le faites).
Comment préparer votre cabinet de médecine générale à l'inspection du CQC - liste de contrôle
Le directeur du cabinet médical devrait prendre la responsabilité de préparer tous les secteurs du cabinet pour l’inspection. Il s’agira notamment de
- Organiser et désencombrer tous les espaces du cabinet de médecin généraliste
- Se préparer aux questions éventuelles de l’inspecteur du CQC concernant le contenu de la sacoche du médecin, la température du réfrigérateur, les médicaments d’urgence et les registres associés.
- S’assurer que le cabinet dispose de bons systèmes de contrôle des stocks
Disposer d’un logiciel de gestion de cabinet médical robuste qui vous aidera dans les domaines suivants
gestion des stocks
peut s’avérer très utile pour organiser les niveaux de stock dans votre cabinet et vous évitera d’avoir des stocks périmés.
Pabau simplifiera le processus de
gestion des stocks
et enregistrera automatiquement toutes les mises à jour et déductions de stock, de sorte que vous saurez toujours où vous en êtes avec les niveaux de stock de votre clinique.
4. Retirer tous les stocks médicaux et non médicaux périmés, le matériel et les ressources médicales telles que le British National Formulary (l’ouvrage de référence pharmaceutique du Royaume-Uni).
5. S’assurer que toutes les armoires de fournitures médicales sont bien fermées à clé.
6. Veiller à ce que les clés soient conservées dans un endroit sûr et sécurisé
7. Identifier et évaluer les dangers et les risques potentiels dans la zone où les médicaments contrôlés sont stockés
8. Disposer d’un secouriste formé et d’une boîte de secours dans une zone désignée.
9. Vérification de l’emplacement correct et des dates d’expiration de tous les équipements de lutte contre l’incendie
10. Veiller à ce qu’un registre des incidents/accidents soit conservé dans un endroit désigné et mis à la disposition du personnel pour qu’il le remplisse.
11. Veillez à identifier et à entretenir une chambre d’isolement, ainsi qu’à mettre en place des politiques appropriées pour son utilisation.
12. Disposer d’un espace privé que les patients peuvent utiliser, y compris une salle d’allaitement si possible.
13. Veillez à “zoner” les informations, c’est-à-dire à les regrouper dans des zones spécifiques et à les afficher dans le cabinet médical et sur le site web de l’entreprise afin de faciliter la mise en conformité avec la CQC. Il peut s’agir d’informations sur la manière dont le consentement des patients est obtenu, sur les services proposés par le cabinet du médecin généraliste, sur la manière dont la confidentialité est assurée, etc.
14. la mise en place d’un lieu où les patients peuvent laisser des commentaires positifs et négatifs et se plaindre des services et des soins reçus
15. Veiller à afficher des informations sur le groupe de participation des patients (le PPG est un groupe composé de membres du personnel du cabinet de médecin généraliste, de soignants de patients enregistrés et de patients du cabinet de médecin généraliste âgés de 16 ans et plus).
Documentation nécessaire lorsque l'inspection du CQC arrive dans votre cabinet de médecine générale - liste de contrôle
Le jour de l’inspection, l’équipe d’inspection du CQC rencontrera le directeur du cabinet médical ou un membre senior du médecin généraliste. L’inspecteur en chef explique l’objectif de l’inspection et présente l’équipe d’inspection.
Après la présentation et avant le début de l’inspection, l’inspecteur demandera au médecin généraliste les documents dont il a besoin.
Les cabinets doivent avoir ces documents clés à portée de main :
- Registres des événements importants
- Audits portant sur la propreté, le contrôle des infections et l’accès des personnes handicapées
- Documentation sur l’évaluation des risques et preuve que des mesures raisonnables ont été prises
- Documentation sur la santé et la sécurité
- Plan de continuité des activités
- les politiques en matière de ressources humaines, les dossiers du personnel et les procédures, y compris les programmes d’intégration et la politique de suppléance
- Politiques opérationnelles pour les services, y compris les plaintes, la sauvegarde, la gestion des médicaments, le chaperonnage et les prescriptions répétées.
- Rapports sur l’étalonnage des équipements
- Rapports sur les tests des appareils portables (PAT)
- Registres pour les soins palliatifs
- Horaires de travail et matrice de formation
Comment présenter votre cabinet médical sous son meilleur jour lors de l'inspection du CQC ?
Préparer la présentation de 30 minutes
Une fois que l’équipe d’inspection est arrivée dans le cabinet et s’est présentée, il est temps pour le directeur du médecin généraliste ou le cadre supérieur de faire une présentation à l’équipe d’inspection.
La présentation doit durer environ 30 minutes et porter sur le point de vue du médecin généraliste sur ses performances, en particulier par rapport aux six groupes de population et aux cinq questions du CQC.
Avec cette présentation, vous créez la première impression, il est donc important de la préparer au mieux.
Éléments à couvrir dans la présentation
La meilleure chose que vous puissiez faire lors de cette présentation est de mettre ouvertement en évidence tout ce qui concerne votre pratique. En plus de souligner les points forts de votre cabinet, vous devez donc profiter de cette présentation pour parler ouvertement des risques et des défis auxquels votre cabinet est confronté.
- Vous pouvez commencer par mettre en évidence les caractéristiques culturelles et un peu d’histoire de la médecine générale.
- Expliquer le fonctionnement d’un cabinet de médecine générale, en abordant des sujets tels que le choix du personnel et les moyens de le conserver, le nombre de patients, les différents groupes de personnes aidées et les caractéristiques générales des patients.
- Discutez de l’ensemble des données de surveillance intelligente du CQC concernant le cabinet et expliquez pourquoi votre cabinet peut apparaître sur certains indicateurs, si vous pensez qu’il présente un risque et, le cas échéant, quelles mesures ont été prises.
- Présentez la manière dont le cabinet de médecine générale est bien dirigé en montrant comment vous améliorez la qualité en organisant des formations pour le personnel, en écoutant les plaintes des patients et en y répondant, et comment votre cabinet surmonte les défis et les menaces.
- Décrivez tous les services qui ont été améliorés.
- Indiquez le type d’accès dont vous disposez pour tous les rendez-vous et services.
- Identifiez les points forts de votre pratique pour chacune des cinq questions clés.
- Donnez des exemples de la manière dont vous fournissez des soins exceptionnels.
- Passez en revue vos plans de soins et montrez comment le cabinet collabore avec d’autres organisations et professionnels.
- Discuter avec l’équipe d’inspection de certains cas spécifiques de patients (de manière anonyme) afin de démontrer la conformité.
- Incluez des avis et des commentaires de patients pour leur montrer que vous vous souciez de leur opinion.
- Partagez un exemple où un membre du personnel a fait un effort supplémentaire pour obtenir le meilleur résultat possible pour les patients.
- Discutez de ce que vous et votre personnel faites pour améliorer les aspects de votre pratique générale qui sont moins bons.
- Présentez les cycles d’audit clinique et non clinique du cabinet, et discutez de ce que vous avez appris et des domaines qui doivent être modifiés.
Autres conseils pour se préparer à l'inspection
- Assurez-vous de pouvoir accéder rapidement à toutes les informations du cabinet – un logiciel de gestion de cabinet robuste peut vous aider à cet égard, car vous disposerez de toutes les informations concernant vos patients, votre personnel et d’autres données dans un seul système.
- L’inspecteur du CQC vous demandera probablement de lui montrer la disponibilité des rendez-vous pour accéder aux médecins généralistes et aux infirmières, ainsi que la manière dont vous réservez les services à l’avance et ceux qui sont urgents. C’est pourquoi vous devez vous assurer que les
système de réservation
que vous avez est avancé pour répondre à tous les besoins du cabinet médical. - Veillez à ce que votre cabinet dispose d’un site web et à ce qu’il soit tenu à jour.
- Assurez-vous que votre personnel le plus expérimenté travaille le jour de l’inspection.
- Affichez les évaluations CQC précédentes là où elles sont les plus visibles.
- Assurez-vous que le matériel et les locaux sont correctement utilisés, propres et désinfectés, et veillez à ce qu’un gel pour les mains soit disponible dans les zones clés.
Taylor Wilson - Spécialiste certifié du rétablissement
Taylor travaille dans le domaine du rétablissement depuis 2013 et est coach en rétablissement depuis 2015. Il est également l'un des fondateurs d'Active Recovery Comapnions.
“Lorsque l’équipe d’inspection du CQC arrive, il y a généralement une première réunion au cours de laquelle elle se présente et explique l’objectif de l’inspection. Ils demanderont des documents pertinents, tels que les politiques et les procédures, les qualifications du personnel et les dossiers de formation, ainsi que les commentaires des patients.
“La communication avec les praticiens et les patients est un aspect essentiel de l’inspection. Les inspecteurs du CQC mèneront des entretiens et des discussions avec les praticiens afin de comprendre le fonctionnement du cabinet. Ils peuvent poser des questions sur les soins aux patients, les mesures de lutte contre les infections, les procédures de sauvegarde et d’autres aspects de la prestation de services.
“D’après mon expérience, les inspecteurs du CQC accordent une attention particulière à plusieurs domaines au cours de l’inspection. Ils examinent minutieusement les dossiers des patients et la documentation pour s’assurer du respect des normes. Ils examinent également de près les pratiques de propreté et de lutte contre les infections, ainsi que les connaissances du personnel et son respect des protocoles.
“Les réactions des patients, qu’elles soient positives ou négatives, sont également prises en compte.
“Globalement, le processus d’inspection du CQC vise à évaluer la sécurité, l’efficacité et la qualité des soins fournis par les pratiques de soins de santé. Il s’agit d’une évaluation complète qui couvre divers aspects des activités du cabinet.
Lisez notre blog et apprenez
comment réagir correctement à un mauvais retour d’information de la part d’un patient
.
Un logiciel de gestion de cabinet peut vous aider à vous préparer à l'inspection du CQC
Si vous utilisez un logiciel de gestion de cabinet dans votre cabinet, un logiciel doté de fonctions robustes comme le
logiciel de gestion de cabinet Pabau
vous aurez toutes les informations stockées en toute sécurité dans un seul système.
- Les horaires du personnel sont intégrés au système et vous pouvez planifier à l’avance, créer des horaires reproductibles et bloquer du temps pour la formation ou les congés du personnel.
- Vous disposerez d’un système intégré de retour d’information qui vous permettra de demander automatiquement un retour d’information après chaque rendez-vous et de le rendre spécifique au service.
- Le logiciel vous aidera également à recueillir des données importantes, car il peut générer des rapports automatiques et vous donner une vue d’ensemble des objectifs que vous avez fixés et de ceux que vous avez atteints.
- Le logiciel vous permet également de gérer l’ensemble de votre inventaire en mettant à jour automatiquement les nouveaux articles et en déduisant les articles usagés.
Et bien d’autres fonctions utiles.
Comprendre la Care Quality Commission pour les médecins généralistes
En résumé, la préparation à l’inspection de la CQC est cruciale pour le succès et la réputation des cabinets de médecine générale en Angleterre. Les cabinets médicaux doivent être bien préparés à l’inspection, depuis l’enregistrement initial auprès du CQC jusqu’au jour de l’inspection.
Lorsque vous vous préparez à une inspection du CQC, vous devez suivre une liste de contrôle complète afin de vous conformer au CQC. Cette liste de contrôle implique des compétences organisationnelles et commerciales, des efforts de désencombrement, une bonne gestion des stocks, une attention particulière aux détails, et bien plus encore.
Les médecins généralistes doivent également être prêts à présenter leurs points forts, leurs défis et leurs améliorations au cours de la visite.
Alors que le processus d’inspection peut, dans certains cas, être rigoureux, l’utilisation d’un logiciel de gestion de cabinet, tel que Pabau, peut rationaliser la gestion des données, la programmation, la production de rapports, etc.
En suivant les meilleures pratiques et en restant en conformité avec les normes du CQC, les médecins généralistes peuvent non seulement assurer la fourniture de soins de qualité, mais aussi maintenir des évaluations positives du CQC.
