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Faire remplir des formulaires à vos clients avant leur rendez-vous n’est peut-être pas la partie la plus excitante de votre cabinet médical, mais c’est un élément essentiel pour garantir une expérience harmonieuse et réussie, tant pour vous que pour vos clients.
Ces formulaires peuvent contenir des informations cruciales sur les antécédents médicaux, les allergies et les préférences personnelles d’un client et vous aider à adapter vos services à ses besoins spécifiques et à assurer sa sécurité tout au long du rendez-vous.
Dans ce blog, nous allons explorer :
- L’importance des formulaires de consentement et des questionnaires
- Les risques liés au fait de ne pas remplir les formulaires avant un rendez-vous
- Pourquoi les clients hésitent-ils parfois à remplir les formulaires ?
- Vous aider à mettre en œuvre des stratégies qui encouragent la conformité
- Comment faire en sorte que le processus de remplissage des formulaires se déroule sans heurts avec Pabau
Pourquoi les formulaires médicaux sont-ils importants ?
Les formulaires médicaux sont les héros méconnus du monde de la santé. Ils travaillent discrètement dans les coulisses, veillant à ce que les clients et les praticiens vivent une expérience sûre et satisfaisante.
Ils veillent à ce que vous recueilliez toutes les informations dont vous avez besoin, à ce que vous puissiez procéder au traitement en toute sécurité et à ce que vous vous protégiez dans le cas improbable où quelque chose tournerait mal.
L’intégration de formulaires médicaux dans votre processus de réservation est d’une grande importance pour tout cabinet de soins de santé. Ils profitent à vos clients, servent de guide aux praticiens et constituent un outil de documentation auquel vous pouvez vous référer en cas de plaintes ou d’audits de conformité.
5 façons intelligentes d'utiliser les formulaires médicaux
1. Obtenir le consentement du client
Chaque traitement doit être approuvé par le client avant d’être mis en œuvre.
Pour ce faire, vous devez obtenir un formulaire de consentement signé par votre client. Cela montre que le client est d’accord pour aller de l’avant – et protège votre entreprise de toute responsabilité juridique. Prenez l’habitude non négociable de recueillir les signatures des clients avant tout traitement.
2. vous aider à mieux connaître vos clients
Chaque nouveau client doit recevoir un formulaire d’accueil avant son rendez-vous.
Cela vous permettra d’obtenir les informations de base de votre client avant sa première visite, mais vous pouvez également l’utiliser pour aller plus loin. Si cela est pertinent pour le traitement, vous pouvez poser des questions sur leur mode de vie, par exemple s’ils fument ou s’ils prennent des médicaments.
3. Saisir les informations importantes
Selon le service que vous proposez, l’obtention des antécédents médicaux de votre client vous aidera à repérer les risques potentiels pour la santé, les affections, les médicaments et les allergies. Sans ces informations, vous mettez en péril la sécurité de vos clients et la réputation de votre cabinet.
4. Évaluer si un client correspond bien à la situation
Vous pouvez déterminer si vos clients
ont reçu des traitements ailleurs
ou s’ils ont des problèmes de santé qui pourraient les empêcher de bénéficier de vos services.
Tous les clients ne vous conviennent pas forcément. Les formulaires servent d’outil de sélection pour vous aider à choisir des clients qui correspondent bien à votre pratique et à vos qualifications.
5. S'assurer que les informations sur les clients sont à jour
C’est essentiel pour vous tenir informé de tout changement dans l’état de santé de votre client. Tout changement de situation personnelle, comme une grossesse ou l’utilisation d’un nouveau médicament, peut avoir un impact sur le traitement. En conservant des dossiers médicaux à jour et exacts, vous pouvez fournir les meilleurs soins possibles et veiller à ce que leur bien-être soit toujours la priorité absolue.
Risques liés au fait de ne pas faire remplir les formulaires médicaux aux clients avant un rendez-vous
En d’autres termes, si vous n’obtenez pas un consentement approprié, vous risquez d’être confronté à des litiges et à des problèmes juridiques. Ces problèmes surviennent lorsqu’il n’y a pas de preuve claire que le client a accepté une procédure ou s’il prétend qu’il n’était pas au courant des risques ou de ce qu’il devait faire par la suite.
Pour y remédier, il est essentiel de conserver une trace de la discussion sur le consentement. Elle montre que le client a compris les risques et les a acceptés, ce qui facilite le traitement des plaintes ou des recours juridiques.
En outre, certaines polices d’assurance exigent des formulaires de consentement, ce qui peut avoir une incidence sur votre couverture d’assurance.
N’oubliez pas que le consentement n’est pas une simple signature ; c’est un processus qui implique une communication ouverte et la fourniture d’informations essentielles pour aider les clients à prendre des décisions en connaissance de cause. Il est donc essentiel de documenter ces discussions pour vous protéger, vous et le client.
Risques liés à l'absence de formulaires médicaux à jour
Négliger la mise à jour d’informations cruciales telles que les allergies, les prescriptions et les conditions médicales non divulguées peut entraîner diverses complications.
Des dossiers médicaux périmés peuvent amener les praticiens à administrer des traitements ou des médicaments qui déclenchent des réactions allergiques graves, entraînant des complications de santé et des problèmes de responsabilité potentielle.
En outre, le manque de transparence peut conduire à des diagnostics erronés, à des traitements inappropriés et à des résultats compromis. Par exemple, le fait de ne pas reconnaître la grossesse d’une cliente peut conduire à des traitements contre-indiqués pendant cette période.
Pourquoi utiliser des formulaires numériques plutôt que des formulaires papier ?
| Formulaires papier | Formulaires numériques |
|---|---|
| La saisie manuelle des données prend beaucoup de temps Au lieu de se concentrer sur la fourniture de soins de qualité aux clients, votre personnel passe un temps précieux à saisir manuellement les données des formulaires papier dans votre système. |
Gagner du temps dans la pratique En réduisant la paperasserie, le personnel travaille plus intelligemment, ce qui lui permet de consacrer plus de temps à la satisfaction des clients. |
| Risque d'erreurs plus élevé Jongler avec les tâches de la réception et les appels téléphoniques tout en saisissant des données conduit inévitablement à des fautes de frappe et à des oublis d'informations, ce qui peut compromettre les dossiers des patients. s |
Précision accrue Épargnez à votre personnel la saisie manuelle des données en envoyant aux clients un lien vers le formulaire ; cela améliore la précision et l'efficacité. |
| Informations inexactes Les réponses sont parfois difficiles à lire en raison de l'écriture du client, ce qui rend la collecte de données inefficace. Cela peut avoir des effets négatifs sur les soins aux patients et sur l'expérience globale. |
Éliminer les erreurs Les formulaires numériques augmentent la probabilité de recevoir des réponses précises et complètes, en guidant les clients et en garantissant une collecte de données uniforme. |
| Perte de données et dégradation de la qualité Les formulaires papier peuvent disparaître ou être endommagés pour diverses raisons, comme un mauvais classement, un vol ou une catastrophe naturelle. Les formes numériques sont résistantes et immunisées contre ces problèmes. |
La première impression compte Le processus d'admission est votre première interaction avec le client ; saisissez l'occasion de faire une excellente première impression. Il met en valeur le style de votre entreprise et la qualité de vos services, alors mettez toutes les chances de votre côté. |
| Suivi multiple En l'absence de conseils numériques, les soumissions incomplètes ou incorrectes entraînent de multiples suivis, ce qui retarde la prise en charge des clients. L'oubli de documents essentiels peut aggraver ces problèmes. |
Prévenir la frustration des clients Il est judicieux d'envoyer à l'avance des formulaires médicaux numériques. Grâce aux formulaires d'admission en ligne, votre personnel peut tout organiser avant même que les clients n'entrent, ce qui laisse une impression positive durable. |
| Indisponibilité des documents L'oubli par les clients de documents importants tels que les papiers d'assurance ou les pièces d'identité peut retarder le processus d'intégration. Vous pouvez procéder à la visite, mais d'autres suivis sont nécessaires pour compléter l'admission. |
La commodité compte Un accueil harmonieux des clients les conforte dans leur choix. Les laisser remplir les formulaires à domicile est pratique et permet à votre personnel de se consacrer à des tâches essentielles. |
Comment rendre le processus de remplissage des formulaires transparent et efficace avec Pabau
Et si nous vous disions qu’il existe une solution qui pourrait améliorer votre conformité et réduire le temps passé à remplir des formulaires dans votre cabinet ?
La réponse est le logiciel de gestion de cabinet Pabau.
1. Intégrer des formulaires dans le processus de réservation en ligne
Lorsqu’un client prend un rendez-vous à l’aide de Pabau, un formulaire pour ce service lui est envoyé au moment de la réservation. C’est entièrement automatisé, les formulaires sont liés au service dans le système, et tout se passe dès que la réservation est effectuée.
Offrir à vos clients la possibilité de prendre leurs propres rendez-vous en ligne change la donne, et c’est un jeu d’enfant avec Pabau.
2. Permettre aux clients de mettre à jour les formulaires sur le portail client
Le portail client de Pabau se distingue notamment par sa capacité à simplifier la gestion des formulaires.
Avec le portail Connect de Pabau, vous donnez le contrôle à vos clients. Les clients ont la possibilité de mettre à jour leurs informations médicales directement via le portail, plutôt que de devoir le faire par l’intermédiaire de votre équipe lorsqu’ils se rendent à la clinique pour leur rendez-vous.
Les clients peuvent accéder aux formulaires qu’ils doivent remplir à partir de l’appareil de leur choix et les soumettre et les modifier à tout moment, même en dehors des heures de bureau. Cela permet de rationaliser l’ensemble du processus, de réduire la charge de travail de votre personnel d’accueil et d’améliorer l’expérience du client en lui facilitant la tâche !
3. Formulaires spécifiques aux services
Avec Pabau, nous vous aidons à créer des formulaires spécifiques au service que vous offrez. Vous pouvez choisir l’un des 2000 formulaires que nous avons dans notre bibliothèque de modèles et commencer à partir de là. Il s’agit de formulaires tels que : Formulaire de consentement au microneedling, formulaire de consentement au peeling chimique, formulaire de consentement au dermaplaning, etc.
Ces formulaires sont intégrés et conçus pour faciliter la collecte des données des clients, tout en garantissant qu’elles sont traitées avec la plus grande sécurité par votre personnel.
4. Des informations précises
Avec un formulaire papier, un client peut simplement sauter une question à laquelle il ne veut pas répondre.
Pas avec Pabau ! La soumission numérique permet de s’assurer que les clients ne peuvent pas sauter des questions essentielles. De plus, les fonctions de remplissage automatique et d’autocomplétion permettent de réduire les fautes de frappe et les erreurs de saisie, ce qui garantit que vous recevez les données dans un format standardisé.
Pabau vous permet de rendre certaines questions obligatoires, de sorte que les clients doivent fournir des réponses avant de soumettre le formulaire.
5. Processus sans papier
Finies les copies physiques des pièces d’identité et des documents ; les clients peuvent facilement télécharger des versions numériques, ce qui simplifie le processus pour toutes les parties concernées.
Le passage au téléchargement de documents numériques simplifie non seulement les tâches administratives, mais réduit également les déchets de papier, contribuant ainsi à une approche plus respectueuse de l’environnement.
6. Intégration automatique
Lorsque les patients soumettent ces formulaires numériques, leurs réponses s’intègrent de manière transparente dans votre logiciel de gestion de cabinet, alimentant automatiquement la carte client. La saisie manuelle des données appartient au passé, ce qui permet à votre personnel d’économiser du temps et des efforts.
7. Formulaires numériques personnalisables
Améliorez votre processus de réservation avec le générateur de formulaires convivial de Pabau, conçu pour offrir une expérience client transparente.
Personnalisez les formulaires de consultation, les consentements éclairés et les modèles de traitement afin d’adapter le parcours de chaque client. Pabau offre une vaste bibliothèque de modèles de formulaires de consentement, ce qui permet aux clients de signer facilement et avec style, tout en respectant l’image de marque de votre clinique grâce à des options de personnalisation des couleurs, des polices et des logos.
Vous pouvez créer vos propres questions à l’aide de champs de texte ouverts, de cases à cocher ou d’options déroulantes, ce qui permet à vos clients de remplir les formulaires rapidement et facilement. S’ils ont besoin d’économiser et de revenir plus tard, Pabau s’en charge également.
Pabau automatise même l’entrée de données en remplissant les champs avec des renseignements connus sur le client, ce qui rend l’administration de votre formulaire de consentement efficace et sans effort.
8. Parcours du patient sur l'iPad
Le fait d’avoir l’application Pabau Connect sur un appareil électronique est une étape essentielle pour assurer un processus transparent et infaillible pour chaque visite d’un client à votre cabinet.
Grâce à Pabau, les clients peuvent signer efficacement les formulaires de consentement et mettre à jour leurs données médicales dès leur arrivée, garantissant ainsi que tout est à jour et correctement documenté avant leur rendez-vous. Cela permet non seulement d’améliorer l’expérience globale du client, mais aussi de s’assurer que toutes les mesures nécessaires sont prises pour prendre soin de lui.
9. Dernière caractéristique de l'historique complétée
Dans Pabau 2, nous avons ajouté une nouvelle fonctionnalité intéressante appelée Historique des derniers travaux. Cela vous permet de savoir à quelle date votre client a rempli pour la dernière fois un formulaire en ligne avant son rendez-vous.
Mais ce n’est pas tout : vous pouvez aller plus loin et configurer des notifications pour recevoir des alertes en temps réel chaque fois qu’un client termine un formulaire. Restez informé et soyez bien préparé pour votre prochain rendez-vous.
Avec Pabau, vous disposez d’une plateforme de gestion de la communication client tout-en-un. C’est votre fidèle compagnon, équipé de rappels, d’une messagerie sécurisée et même de campagnes de marketing personnalisées et de modèles.
Informations essentielles à recueillir sur le client dans un formulaire médical de base
Lorsque vous personnalisez votre formulaire d’admission numérique à Pabau, il est essentiel de vous assurer que vous recueillez toutes les informations vitales nécessaires pour démarrer le parcours de traitement de votre client. Vous pouvez vous référer à la liste de contrôle ci-dessous pour vous assurer que votre formulaire couvre toutes les bases :
- Tout d’abord, nous avons Données personnellesCette section initiale du formulaire couvre les informations de base, telles que le nom complet du client, son numéro de téléphone, son adresse électronique, son adresse personnelle, sa date de naissance, son sexe et sa méthode de contact préférée. C’est la base de votre profil de client.
- Ensuite, il faut prendre en compte Les informations démographiques : La collecte d’informations telles que l’âge, la profession, l’état civil et le lieu de résidence permet d’obtenir des informations précieuses sur les risques liés au mode de vie de votre client. Ces informations vous permettent d’adapter leurs soins de manière efficace.
- N’oubliez pas Les antécédents médicaux : Encourager les clients à divulguer l’ensemble de leurs antécédents médicaux. Cette vue d’ensemble est essentielle avant qu’ils n’entament leur parcours thérapeutique avec vous. Plus il est approfondi, mieux c’est.
- Médicaments actuels : Lors de l’accueil, il est important de s’enquérir des médicaments pris par le patient. Cette connaissance contribue à l’élaboration de leur plan de traitement.
- Traitements antérieurs : En tant que professionnel, il est essentiel d’être informé de tous les traitements et interventions chirurgicales que vos clients ont subis avant de faire partie de votre cabinet.
- Comprendre leur mode de vie : La connaissance de leur vie quotidienne, de leurs habitudes, de leurs préférences et de leur nature professionnelle permet d’avoir une vision globale du bien-être de votre client.
- Passer à Détails du paiement : Dans cette section, vous pouvez demander des informations sur le fournisseur d’assurance, les préférences de paiement et même les détails de la carte de crédit pour des transactions transparentes.
- Pour des raisons de commodité, proposez une option pour Documentation : Au lieu de s’appuyer sur des copies physiques, permettez aux clients de télécharger facilement des documents essentiels tels que des pièces d’identité, des détails de cartes d’assurance et des photos directement sur le portail des patients.
- Enfin, la signature numérique : Pour conclure le processus d’accueil, demandez-leur leur signature numérique. Cela signifie qu’ils consentent à l’utilisation de leurs informations à des fins de traitement et marque l’achèvement du processus d’intégration. C’est le sceau d’approbation numérique.
En veillant à ce que votre formulaire numérique d’accueil des clients couvre ces aspects, vous posez les jalons d’un parcours client complet et efficace.
