Alternativen zu Ergosoft: Die 5 besten Lösungen 2026

Alternativen zu Ergosoft lohnen sich vor allem für Ergotherapie-Praxen, die mobil arbeiten und Termine online vergeben wollen. Welche Lösung passt, entscheidet eine Frage: Wie rechnen Sie ab?

Für Praxen mit überwiegend Kassenpatienten ist Theorg die direkteste Alternative, denn die Heilmittelabrechnung nach §302 SGB V ist eingebaut. Privat- und Selbstzahlerpraxen fahren mit Pabau am besten, der cloudbasierten Praxissoftware, die wir entwickeln.

Wer diese Frage überspringt, steht nach dem Wechsel womöglich ohne Weg zur Kassenabrechnung da. Laut dem Deutschen Verband der Ergotherapeuten (DVE) sind Digitalisierung und DSGVO-konforme Datenhaltung heute Kernthemen der Praxisorganisation. Im Folgenden vergleichen wir fünf Lösungen, ihre Preise und den Umstieg Schritt für Schritt.

Das Wichtigste in Kürze

1. Pabau — die beste Wahl für Privat- und Selbstzahlerpraxen, die Termine, Akte und Rechnungen in der Cloud bündeln wollen.

2. Theorg — die naheliegende Alternative für Ergotherapie-Praxen mit überwiegend Kassenpatienten und Abrechnung nach §302 SGB V.

3. Epikur — für Psychotherapie- und Arztpraxen gebaut und ohne Heilmittelabrechnung, für Ergotherapie daher nur eingeschränkt geeignet.

4. Cliniko — schlanke Cloud-Software aus Australien für Privatpraxen, die keine Kassenabrechnung brauchen.

5. Jane App — umfangreiche Cloud-Plattform aus Kanada, in Deutschland ohne GKV-Abrechnung und mit englischem Support.

Die besten Alternativen zu Ergosoft im Überblick

Die Tabelle zeigt die fünf Alternativen zu Ergosoft auf einen Blick. Lesen Sie die Spalte GKV-Abrechnung zuerst, denn sie entscheidet für die meisten Ergotherapie-Praxen über die Auswahl.

Warum Praxen von Ergosoft wechseln: fünf typische Gründe

Ergosoft ist seit Jahren eine verbreitete Praxissoftware im deutschen Therapiemarkt. Sie läuft als lokale Windows-Anwendung und deckt Terminplanung, Patientenverwaltung und Abrechnung ab. Wird der Praxisalltag flexibler, stoßen viele Inhaber trotzdem an Grenzen.

Was die Lizenz heute kostet, zeigt unser Überblick zu den Ergosoft Preisen und Lizenzkosten. Diese Gründe nennen Therapeuten am häufigsten:

• Kein Zugriff aus der Cloud: Ergosoft ist für den lokalen Betrieb ausgelegt. Wer von zu Hause oder unterwegs auf Patientendaten zugreifen will, stößt auf Hürden.
• Kein Buchungsportal für Patienten: Patienten können Termine nicht selbst online buchen. Das bedeutet mehr Telefonate und verpasste Buchungen außerhalb der Öffnungszeiten.
• Ältere Benutzeroberfläche: Die klassische Windows-Optik wirkt neben moderner SaaS-Software altmodisch. Neue Mitarbeiter brauchen dadurch länger für die Einarbeitung.
• Wenig Automatisierung: Erinnerungen per SMS oder E-Mail, digitale Formulare und Workflows sind in vielen Alternativen Standard.
• IT-Aufwand: Installation, Datensicherung und Updates binden internes Personal oder externe Dienstleister.

Worauf Sie bei Ergotherapie-Software achten sollten

Bevor Sie sich entscheiden, lohnt sich ein strukturierter Blick auf die Anforderungen Ihrer Praxis. Eine gute digitale Patientenverwaltung ist dabei nur einer von mehreren Bausteinen.

1. Pabau — die cloudbasierte Alternative zu Ergosoft für Privatpraxen

Pabau bündelt Terminverwaltung, Patientenakte, digitale Formulare und Marketing in einer Plattform. Als Alternative zu Ergosoft passt es vor allem zu Praxen, die papierlos arbeiten und Termine online vergeben wollen.

Stärken von Pabau für Ergotherapie-Praxen

• Online-Terminbuchung rund um die Uhr: Patienten buchen Termine selbst über das Online-Buchungsportal. Die Online-Terminbuchung ist direkt mit dem Praxiskalender verbunden und spart spürbar Telefonate.
• Digitale Formulare und Befunddokumentation: Digitale Formulare und Behandlungsdokumentation ersetzen Papierbögen. Patienten füllen Anamnese- und Einwilligungsformulare schon vor dem Termin aus.
• Automatische Terminerinnerungen: Erinnerungen per SMS und E-Mail gehen automatisch hinaus. In vielen Praxen sinkt dadurch die No-Show-Rate deutlich.
• Mehrere Standorte verwalten: Kalender und Teams mehrerer Behandlungsräume oder Standorte steuern Sie zentral.
• Zugriff aus der Cloud: Sie arbeiten von jedem Gerät aus, ohne lokale Installation oder IT-Wartung.

Wo Pabau Grenzen hat

Pabau rechnet nicht selbst nach §302 SGB V mit den Krankenkassen ab. Praxen, die den Großteil ihrer Leistungen über die GKV abrechnen, brauchen dafür einen Abrechnungsdienstleister oder eine ergänzende Software. Für Privatpraxen, Selbstzahlerpraxen und gemischte Modelle mit hohem Privatanteil ist Pabau dagegen gut geeignet.

Bewertungen: Nutzer loben die intuitive Oberfläche und den Kundensupport. Als anfängliche Hürde nennen manche die Einarbeitungszeit.

Preise

Pabau veröffentlicht keine Listenpreise, weil der Preis von Standort und Nutzerzahl abhängt. Ihr konkretes Angebot erhalten Sie in einer persönlichen Demo.

2. Theorg — die Alternative für Praxen mit GKV-Schwerpunkt

Theorg gehört neben Ergosoft zu den bekanntesten Praxisprogrammen für Therapiepraxen im deutschsprachigen Raum. Die Software richtet sich an Ergo-, Physio- und Logopädiepraxen, die eine vollständige GKV-Abrechnung benötigen. Neben der Praxissoftware nennt der Hersteller auch Cloud- und App-Optionen.

Was Theorg bietet

• Kassenabrechnung nach §302 SGB V: Theorg rechnet Heilmittel direkt mit den gesetzlichen Krankenkassen ab, inklusive elektronischer Datenübermittlung.
• Terminverwaltung und Kalender: Die Planung umfasst Therapeuten, Behandlungsräume und Hausbesuche.
• Dokumentation: Befundbögen, Behandlungsdokumentation und Rezeptverwaltung sind integriert.
• Apps und Tablet: Mit THEORG 2GO sehen Therapeuten ihre Termine unterwegs. Über THEORG Klemmbrett füllen Patienten Formulare direkt am Tablet aus.
• Deutschsprachiger Support: Der Kundendienst kennt den DACH-Markt und hilft bei Abrechnungsfragen.

Laut der Website des Herstellers von Theorg ist die Software speziell für Heilmittelpraxen entwickelt. Preise nennt der Hersteller nur auf Anfrage. Ob zusätzliche Kosten für Updates und Datensicherung anfallen, hängt vom gewählten Betriebsmodell ab.

Was Sie bei Theorg vorab klären sollten

Für die Online-Buchung nennt der Hersteller die Patienten-App TheraConnect. Darüber sehen Patienten ihre Termine ein, buchen neue und sagen ab.

Ob das auch für Neupatienten ohne App funktioniert, klären Sie am besten direkt mit dem Anbieter. Gleiches gilt für den Umfang der Cloud-Optionen.

Preise

SOVDWAER veröffentlicht keine Preise für THEORG, ein Angebot erhalten Sie über die Kontaktwege des Herstellers.

3. Epikur — stark in der Psychotherapie, ohne Heilmittelabrechnung

Epikur taucht in vielen Vergleichen auf, ist aber eine deutsche Praxissoftware für Psychotherapie- und Arztpraxen. Sie läuft auf Mac, Windows und Linux und rechnet über die Kassenärztliche Vereinigung ab. Eine Heilmittelabrechnung nach §302 SGB V nennt der Hersteller nicht.

Für Ergotherapie-Praxen mit Kassenpatienten ist Epikur deshalb keine vollwertige Alternative zu Ergosoft. Wie sich Epikur gegen andere Systeme schlägt, zeigt unser Artikel über Alternativen zu Epikur.

Preise

Auf der Startseite nennt Epikur nur zeitlich begrenzte Aktionsangebote, die vollständigen Preise finden Sie im Shop des Herstellers.

4. Cliniko — schlanke Cloud-Software für Selbstzahlerpraxen

Cliniko ist eine cloudbasierte Praxissoftware aus Australien, die Therapeuten weltweit einsetzen. Sie bietet eine übersichtliche Oberfläche, Online-Terminbuchung und Behandlungsdokumentation. Die GKV-Abrechnung nach §302 SGB V ist nach aktuellem Kenntnisstand nicht integriert.

Für Privatpraxen oder Praxen mit Selbstzahlern kann Cliniko trotzdem interessant sein. Praxen mit deutschen Kassenpatienten brauchen dagegen einen zusätzlichen Abrechnungsweg. Ähnliches gilt bei Praxissoftware für Physiotherapie, wo Cloud-Anbieter ebenfalls wachsen.

Preise

Cliniko staffelt den Preis nur nach der Zahl der Behandler und rechnet in US-Dollar ab.

5. Jane App — viele Funktionen, aber kein deutscher Kassenweg

Jane App ist vor allem in Kanada und den USA verbreitet. Dort bietet sie Therapeuten eine umfangreiche Praxisverwaltung aus der Cloud. Für den deutschen Markt eignet sich Jane App nur eingeschränkt.

Die GKV-Abrechnung wird nicht unterstützt, und der Support erfolgt vor allem auf Englisch. Als Hauptsystem scheidet Jane App für Praxen mit Kassenpatienten damit praktisch aus.

Preise

Jane rechnet in kanadischen Dollar ab, und in den Tarifen Practice und Thrive kosten weitere Behandler extra.

Die Abrechnung entscheidet: Was eine Ergosoft-Alternative können muss

Für Ergotherapeuten in Deutschland ist die Abrechnung das wichtigste Kriterium bei der Softwarewahl. Der GKV-Spitzenverband legt nach §302 SGB V fest, wie Heilmittelerbringer ihre Daten elektronisch übermitteln. Wer GKV-Patienten behandelt, braucht eine Software oder einen Dienstleister, der diese Vorgaben erfüllt.

Die Grafik zeigt, welche Alternative zu welchem Abrechnungsmix passt.

GKV-Kassenabrechnung nach §302 SGB V

Die Heilmittelabrechnung mit den gesetzlichen Krankenkassen läuft über die elektronische Übermittlung der Verordnungsdaten im DTA-Format (Datenträgeraustausch). Ergosoft und Theorg übernehmen diese Übermittlung selbst.

Bei Cloud-Lösungen wie Pabau läuft die Kassenabrechnung meist über einen externen Abrechnungsdienstleister. Für manche Praxen ist das bereits gängige Praxis. Einen Vergleich der Abrechnungsansätze finden Sie im Artikel Ergosoft und Epikur im direkten Vergleich.

So läuft die Kassenabrechnung über einen Dienstleister

Arbeiten Sie mit einer Cloud-Software ohne §302-Modul, sieht der Monatsablauf typischerweise so aus:

1. Sie prüfen jede Verordnung bei der Annahme auf Vollständigkeit.
2. Der Patient bestätigt jede Behandlung mit seiner Unterschrift auf der Verordnung.
3. Nach Abschluss oder zum Monatsende senden Sie die Verordnungen an Ihren Abrechnungsdienstleister.
4. Der Dienstleister prüft die Unterlagen und übermittelt die Daten nach §302 SGB V an die Krankenkassen.
5. Die Vergütung fließt nach Abzug seiner Gebühr an Ihre Praxis.

Typische Stolpersteine sind fehlende Unterschriften, unvollständige Verordnungen und überschrittene Fristen. Solche Fehler führen zu Absetzungen durch die Kasse, ganz gleich, welche Software Sie nutzen.

Privatabrechnung und Selbstzahler

Für Leistungen, die Patienten selbst bezahlen, bieten Cloud-Lösungen wie Pabau Rechnungsstellung, Online-Zahlung und automatisches Mahnwesen. Das betrifft Privatpatienten ebenso wie individuelle Gesundheitsleistungen (IGeL). Dieser Bereich wächst in vielen Ergotherapie-Praxen, weil präventive und ergänzende Leistungen gefragt sind.

Cloudbasiert oder lokal installiert: Was passt zu Ihrer Praxis?

Cloud oder lokale Installation ist für viele Ergotherapie-Praxen die grundlegendste Entscheidung beim Wechsel. Beide Modelle haben konkrete Vor- und Nachteile, die je nach Praxis unterschiedlich schwer wiegen.

Praxen, die schon mit einem Abrechnungsdienstleister arbeiten, haben beim Wechsel in die Cloud meist den geringsten Mehraufwand. Erfahrungen aus dem Bereich der Alternativen zu Epikur zeigen: Der Schritt gelingt, wenn das Betriebsmodell zur eigenen IT-Situation passt.

Checkliste: Das sollten Sie erledigen, bevor Sie Ergosoft kündigen

Der Softwarewechsel selbst ist selten das Problem. Schwierig wird die Übergangszeit, in der Verordnungen noch offen sind und Daten umziehen. Diese Punkte sollten vor dem Stichtag erledigt sein:

• Offene Abrechnungen abschließen: Rechnen Sie alle laufenden Verordnungen noch im alten System ab. Ein Monatsanfang eignet sich gut als Stichtag.
• Datenexport klären: Fragen Sie Ergosoft, in welchem Format Stammdaten, Termine und Dokumentation exportiert werden. Der neue Anbieter prüft, was er davon importieren kann.
• Aufbewahrungspflicht beachten: Behandlungsunterlagen müssen Sie nach §630f BGB zehn Jahre aufbewahren. Sichern Sie deshalb einen vollständigen Export oder einen Lesezugriff auf das alte System.
• Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen: Mit dem neuen Anbieter brauchen Sie einen AVV nach DSGVO, bevor die ersten Patientendaten umziehen.
• Abrechnungsweg sichern: Rechnet die neue Software nicht selbst nach §302 SGB V ab, beauftragen Sie den Abrechnungsdienstleister vor dem Wechsel.
• Kündigungsfrist prüfen: Klären Sie Laufzeit und Kündigungsfrist Ihres Ergosoft-Vertrags, damit Sie nicht doppelt zahlen.

Der häufigste Fehler ist ein Wechsel mitten im Abrechnungszeitraum. Dann liegen Verordnungen in zwei Systemen, und die Abrechnung wird unnötig kompliziert.

Wie Pabau den Umstieg von Ergosoft begleitet

Der heikelste Teil eines Wechsels ist die Übergangsphase mit laufenden Verordnungen und alten Daten. Bei Pabau übernimmt das Onboarding-Team die Datenmigration aus Ihrem bisherigen System.

Ein persönlicher Client Coordinator begleitet Sie durch die Einrichtung. Im Pabau Portal finden Sie zudem jede Anleitung zum Nachlesen.

Im Praxisalltag ändert sich vor allem die Terminvergabe. Patienten buchen über die Online-Buchung selbst, erhalten automatische Erinnerungen und füllen Anamnesebögen vor dem ersten Termin digital aus. Ihr Team telefoniert weniger und startet jede Behandlung mit vollständigen Unterlagen.

Die Kassenabrechnung nach §302 SGB V bleibt beim Abrechnungsdienstleister Ihrer Wahl. Privatrechnungen, Selbstzahlerleistungen und Zahlungen laufen dagegen direkt über Pabau. Jedes Abonnement enthält dabei alle Funktionen.

Ihren Umstieg von Ergosoft planen

Sehen Sie in einer persönlichen Demo, wie Pabau Termine, Dokumentation und Privatrechnungen Ihrer Ergotherapie-Praxis in einem System bündelt.

Demo buchen

Fazit

Entscheiden Sie zuerst über den Abrechnungsweg und erst danach über Funktionen. Rechnen Sie den Großteil Ihres Umsatzes mit den Krankenkassen ab, ist Theorg der sicherere Wechsel. Wächst Ihr Privat- und Selbstzahleranteil, gewinnen Sie mit Pabau Online-Buchung, digitale Formulare und Zugriff von jedem Gerät.

Der Preis dafür ist ein zweiter Baustein für die Kassenabrechnung. Arbeiten Sie bereits mit einem Abrechnungszentrum, ist dieser Schritt klein. Epikur, Cliniko und Jane App kommen nur infrage, wenn Kassenpatienten in Ihrer Praxis kaum eine Rolle spielen.

Sie möchten sehen, wie Ihr Praxisalltag ohne lokalen Server aussieht? Buchen Sie eine Demo und planen Sie Ihren Umstieg von Ergosoft gemeinsam mit unserem Team.

Weiterführende Lektüre

Welche Software eignet sich für Physio- und Ergotherapie? Praxissoftware für Physiotherapie gibt einen strukturierten Überblick über cloudbasierte und Desktop-Lösungen für Therapiepraxen im DACH-Raum.

Was kostet Ergosoft und wo liegen die Kostenunterschiede? Ergosoft Preise 2026 vergleicht Lizenzkosten, Supportpakete und Gesamtkosten verschiedener Praxissoftwarelösungen.

Wie unterscheidet sich Ergosoft von Epikur? Ergosoft vs Epikur analysiert beide Systeme im direkten Vergleich nach Funktionen, Zielgruppe und Abrechnungsmodell.

Häufige Fragen zu Alternativen zu Ergosoft