Conditions d'utilisation de Hambrand Technology
En utilisant notre logiciel, vous acceptez les conditions d’utilisation suivantes et vous y êtes lié. Dans les présentes conditions, les références à « Pabau » ou au « logiciel » désignent le produit logiciel fourni par Hambrand Technology Limited. « Nous », « notre » et « nos » désignent Hambrand Technology Limited.
1. Conditions d'engagement prépayé
- Durée de 12 mois – 10% de remise sur les tarifs mensuels standard (payée intégralement à l’avance)
- Durée de 24 mois – 15% de remise sur les tarifs mensuels standard (payée intégralement à l’avance)
- Durée de 36 mois – 20% de remise sur les tarifs mensuels standard (payée intégralement à l’avance)
- Vous devez être un client de première souscription, dans le cadre de votre abonnement initial
- L’annulation doit être soumise par écrit dans un délai de 30 jours suivant le paiement
- Vous ne devez pas avoir traité plus de 50 dossiers de patients
- Les frais de configuration, de formation et de migration de données ne sont pas remboursables
Il s’agit d’une pratique courante pour les logiciels d’entreprise proposés à des tarifs réduits.
- Le caractère non annulable et non remboursable du forfait après 30 jours
- Les conditions de renouvellement et de tarification
- Le fait que le paiement porte sur des droits d’accès et non sur une utilisation garantie
2. Intégration Stripe, frais PabauPay et Klarna
Si vous choisissez d’intégrer Stripe à notre plateforme ou d’utiliser Pabau Pay, les frais totaux dus sur les transactions sans présentation de carte (Card Not Present) s’élèveront à environ 2.9% à 3.1% + £0.20 / $0.25 par transaction, sauf indication contraire dans votre bon de commande, votre proposition, votre page tarifaire ou d’autres conditions commerciales. Ces frais s’appliquent aux paiements traités dans le cadre des réservations en ligne, des factures et des transactions au point de vente.
Les frais Card Not Present constituent des frais commerciaux de plateforme Pabau Pay et de services de paiement facturés par Pabau au titre de votre utilisation des fonctionnalités de Pabau liées aux paiements. Cela comprend, sans limitation, les paiements en ligne, les liens de paiement, la fonctionnalité de carte enregistrée, les acomptes, les prépaiements, les frais de non-présentation, les recouvrements automatisés, le rapprochement, les rapports, l’assistance liée aux paiements, les outils de lutte contre la fraude et de gestion du risque, l’infrastructure de paiement, les intégrations de paiement de tiers et les fonctionnalités de plateforme connexes.
Les frais Card Not Present sont distincts des coûts de paiement sous-jacents de tiers et peuvent comprendre des montants s’ajoutant à ceux-ci, notamment les commissions d’interchange, les frais de réseau de cartes, les frais d’évaluation (assessment fees), les frais d’acquéreur, les frais de processeur, les frais transfrontaliers, les frais de change et les autres frais de réseau de paiement ou de prestataire de paiement. Les commissions d’interchange et les frais de réseau de cartes sont des coûts de paiement de tiers et peuvent varier selon le type de carte, l’émetteur de la carte, le réseau de cartes, la région, le canal de transaction, la catégorie de commerçant et d’autres facteurs.
Vous ne devez pas décrire les frais Card Not Present comme une commission d’interchange, des frais de réseau de cartes ou des frais bancaires, sauf si cette description est exacte. Il vous incombe exclusivement de déterminer si vous êtes en droit de répercuter des frais liés aux paiements, une majoration, des frais de service ou tout autre montant sur vos propres clients ou patients. Vous devez veiller à ce que tout montant de ce type soit conforme à l’ensemble des lois, réglementations, règles des réseaux de cartes et exigences de protection des consommateurs applicables dans la juridiction concernée.
Pour les clients exerçant leur activité en Australie, vous reconnaissez que les majorations pour paiement par carte sont soumises au droit et aux exigences réglementaires australiens, y compris aux règles relatives au coût d’acceptation. Vous ne devez pas présumer que les frais Card Not Present de Pabau peuvent être répercutés intégralement sur les clients ou les patients sous forme de majoration pour paiement par carte. Toute majoration que vous appliquez doit être évaluée par vous de manière indépendante et doit être conforme aux lois australiennes applicables en matière de majoration ainsi qu’aux exigences des réseaux de cartes.
Afin de faciliter les versements Stripe / Pabau Pay, des Crédits Pabau, anciennement crédits SMS, seront déduits pour tenir compte des frais de traitement Stripe. Vous pouvez consulter davantage d’informations sur ces frais à la Section 8.
Pour les transactions avec présentation de carte (Card Present), les frais de terminal sont les suivants :
Région Frais
Royaume-Uni 1.35% + £0.20 par transaction, Débit
États-Unis 3.1% + $0.25 par transaction
Hors Royaume-Uni / États-Unis 1.35% + $0.25 / €0.25 par transaction
*Les frais de réseau, les frais de réseau de cartes, les commissions d’interchange et les autres coûts de paiement de tiers peuvent fluctuer. Par conséquent, les frais ci-dessus sont indicatifs et susceptibles de varier. Quelle que soit la région, toutes les questions relatives aux frais et à leurs conditions relèvent de la juridiction du Royaume-Uni, même si le logiciel est acheté et utilisé en dehors du Royaume-Uni. Une majoration de 0.2% s’applique aux cartes de crédit du Royaume-Uni en raison de taux d’interchange plus élevés.
American Express, cartes transfrontalières et frais de carte supplémentaires
Une majoration de 0.99% s’applique aux transactions Amex traitées via des terminaux aux États-Unis.
Une majoration de 2.5% s’applique aux transactions Amex traitées au Royaume-Uni, en Europe ou dans d’autres régions hors États-Unis.
Une majoration de 1.1% sera appliquée aux paiements effectués avec des cartes émises en dehors du pays dans lequel la transaction est traitée, appelées transactions par carte transfrontalières.
Des frais mensuels de 300 Crédits Pabau s’appliquent pour chaque terminal actif sur votre compte. Ces frais s’appliquent aussi bien aux terminaux achetés qu’aux terminaux loués. Le prix des Crédits Pabau varie en fonction du volume acheté.
Tous les paiements traités via Pabau sont soumis à des frais de service minimum de £1 / $1 / €1, quelle que soit la valeur de la transaction.
Tous les frais Pabau Pay au Royaume-Uni sont soumis à une TVA de 20%. Les pourcentages et les frais fixes s’entendent hors TVA.
2.0 Modifications des frais Pabau Pay
Nous nous réservons le droit de modifier, de mettre à jour ou de faire varier de temps à autre les frais, charges, majorations et structures tarifaires de Pabau Pay.
Dans la mesure où cela est raisonnablement possible, nous fournirons un préavis d’au moins 30 jours pour toute augmentation significative des frais. La notification peut être effectuée via la plateforme, par e-mail ou au moyen d’une documentation tarifaire mise à jour.
La poursuite de l’utilisation de Pabau Pay après la date d’entrée en vigueur de toute modification des frais vaut acceptation des frais révisés.
Nous pouvons mettre en œuvre des modifications moyennant un préavis plus court lorsque cela est nécessaire pour nous conformer à la loi, à la réglementation, aux règles des réseaux de cartes ou à des modifications tarifaires de processeurs tiers échappant à notre contrôle raisonnable.
Klarna
Les paiements Klarna sont soumis à des frais de transaction uniques et tout compris.
Au Royaume-Uni, les frais totaux dus s’élèvent à 5.99% par transaction plus £0.35, la TVA étant appliquée.
Aux États-Unis, les frais totaux dus s’élèvent à 6.99% par transaction plus $0.35.
Ces taux représentent le coût total du traitement des paiements Klarna et ne sont pas facturés en sus des autres frais de traitement de cartes Pabau Pay ou Stripe.
2.1 Contrat de location de terminal
3. CONDITIONS DE PAIEMENT
- Facturé mensuellement à l’avance par prélèvement direct sur carte (Stripe)
- Contrat glissant de 30 jours avec un préavis de résiliation de 30 jours
- Les tarifs standard s’appliquent, sans engagement à long terme requis
- Engagement de 12 mois : 10% de remise (payé intégralement à l’avance)
- Engagement de 24 mois : 15% de remise (payé intégralement à l’avance)
- Engagement de 36 mois : 20% de remise (payé intégralement à l’avance)
- Soumettre une annulation écrite à [email protected] dans un délai de 30 jours
- Avoir traité moins de 50 dossiers de patients
- Ne pas avoir réalisé d’intégration avec des systèmes tiers
- Cartes de crédit/débit uniquement (traitées via Stripe)
- Les virements bancaires & les prélèvements automatiques ne sont pas acceptés
- Le traitement immédiat des montants d’engagement prépayé
- Les prélèvements mensuels sur carte au titre des frais d’abonnement
- Le recouvrement des soldes de crédits négatifs
- Le recouvrement de tous les frais dus au titre des présentes conditions
- Les crédits sont achetés à l’avance et ne sont pas remboursables.
- Les crédits non utilisés expirent 12 mois après la date d’achat.
- Les crédits ne peuvent pas être transférés entre comptes.
- La recharge automatique facultative maintient des soldes de crédits minimums.
- Déclenchée lorsque le solde passe sous le seuil.
- Peut être désactivée dans les paramètres du compte (sauf lorsque la recharge automatique est requise au titre des présentes Conditions).
- Tout solde de Crédits Pabau négatif constitue une dette envers Hambrand Technology Limited.
- Nous débiterons automatiquement toute carte enregistrée afin de recouvrer les soldes négatifs.
- Le prélèvement portera votre solde de Crédits Pabau à un minimum de 500 crédits.
- Ce recouvrement automatique s’applique indépendamment des paramètres de recharge automatique.
- Les soldes négatifs peuvent résulter de l’utilisation de SMS, de fonctionnalités d’IA, de déductions PabauPay ou d’autres services consommateurs de crédits.
- Vous restez redevable de tous les soldes négatifs même si le prélèvement sur votre carte échoue.
- Nous débiterons tout solde négatif deux fois par mois par prélèvement direct sur votre carte de crédit ou de débit afin de couvrir tout solde négatif, au tarif de $/£/E0.07 par crédit, le 20 et de nouveau le 5.
- Afin de faciliter les versements Stripe/PabauPay, des Crédits Pabau (anciennement crédits SMS) seront déduits pour tenir compte des frais de traitement Stripe ; vous pouvez consulter davantage d’informations sur ces frais à la section 8 ici.
- Des frais mensuels de 300 Crédits Pabau s’appliquent pour chaque terminal actif sur votre compte. Le coût des Crédits Pabau varie en fonction du volume acheté.
- Si vous utilisez PabauPay, vous devez conserver à tout moment un solde minimum de 1,000 crédits afin d’assurer un traitement fluide des déductions et un service ininterrompu.
- Pour les utilisateurs de PabauPay ou les clients de notre offre Enterprise, votre « niveau de compte bas » sera automatiquement fixé à 1,000 crédits.
- La recharge automatique doit rester activée si vous utilisez le terminal PabauPay ou les fonctionnalités de visioconférence, afin que les déductions appropriées puissent toujours être effectuées.
- Marketing Plus : fonctionnalités marketing avancées (tarification actuelle sur https://pabau.com/features/plus/marketing/)
- CarePlus : fonctionnalités de soins premium comprenant Pabau Scribe et Pabau Video en illimité (tarification actuelle sur https://pabau.com/fr/fonctionnalites/care-plus-gestion-cabinet/)
- Contactez [email protected] immédiatement pour toute question de facturation
- Nous enquêterons sur toute erreur et la corrigerons dans les meilleurs délais
- Les contestations doivent être soulevées dans un délai de 60 jours suivant le prélèvement
- L’engagement d’une rétrofacturation peut entraîner la suspension immédiate du compte
- L’enquête prend généralement 24 à 48 heures
- Des rétrofacturations injustifiées peuvent entraîner une résiliation définitive
- Nous contesterons les rétrofacturations en fournissant l’ensemble des justificatifs
- La création et la configuration du compte
- La migration et les imports de données
- Les développements sur mesure
- La formation (sur site ou à distance)
- Les services de conseil
- Disponibles uniquement au renouvellement pour les forfaits prépayés
- Immédiates pour les abonnements mensuels
- Peuvent entraîner la perte de fonctionnalités ou de données
- Aucun remboursement des différences de prix
- Immédiates avec ajustement de facturation au prorata
- Les forfaits Startup passent automatiquement à l’offre supérieure à 100 clients
- Les durées d’engagement sont reportées
- Mensuel : préavis écrit de 30 jours à [email protected]
- Prépayé : aucune annulation après la garantie de 30 jours
- L’annulation ne libère pas des obligations de paiement
- Dès l’obtention de l’accès de connexion, quelle que soit la date de mise en service
- Un mois complet est facturé quelle que soit la date de début
- Aucun remboursement au prorata pour les mois partiels
- Une annulation écrite en bonne et due forme soit reçue et fasse l’objet d’un accusé de réception
- Le délai de préavis expire (abonnements mensuels)
- La durée prépayée arrive à son terme
- Payer le montant impayé
- Restituer le lecteur en état de fonctionnement Les soldes impayés relatifs aux lecteurs seront déduits de tout avoir ou dépôt final.
4. Droits de propriété et droits de propriété intellectuelle du Concédant
En tant que licencié, il vous est accordé une licence limitée, non exclusive, non transférable et révocable d’utilisation du logiciel et des supports associés aux seules fins d’accéder aux services fournis en vertu du présent contrat et de les utiliser. Cette licence ne confère aucun droit de propriété ni aucun droit sur le logiciel sous-jacent ou la propriété intellectuelle, autres que les droits limités expressément accordés aux présentes.
- Copier, modifier, distribuer, vendre ou louer tout ou partie des supports du programme sous licence ;
- Procéder à une ingénierie inverse, décompiler, désassembler ou tenter de dériver le code source du logiciel, sauf lorsque de telles activités sont expressément autorisées par la loi ou par le présent contrat ;
- Utiliser les supports sous licence d’une manière qui porte atteinte ou contrevient à nos droits de propriété intellectuelle ou à ceux d’un tiers.
Le Concédant se réserve tous les droits qui ne vous sont pas expressément accordés en vertu du présent contrat. Toute utilisation non autorisée des supports du programme sous licence ou toute violation des présentes conditions peut entraîner la résiliation de votre licence et de votre accès aux services fournis.
5. Garanties
- Une utilisation incorrecte, une exploitation inappropriée ou une corruption des programmes sous licence ;
- Toute modification, altération ou personnalisation non autorisée des programmes sous licence ;
- L’utilisation des programmes sous licence conjointement avec d’autres logiciels, matériels ou équipements incompatibles ou non recommandés par nous.
- Déclinons toutes autres garanties, expresses ou implicites, y compris, sans s’y limiter, toute garantie implicite de qualité marchande, d’adéquation à un usage particulier ou de capacité à atteindre un résultat spécifique.
- Ne garantissons pas que les programmes sous licence seront exempts d’erreurs, ni ne garantissons une utilisation ininterrompue des programmes sous licence. Le Licencié reconnaît et accepte que la présence de telles erreurs ou interruptions ne constitue pas une violation des présentes conditions d’utilisation.
6. Responsabilité
6.1 Responsabilité limitée
Sauf disposition contraire ci-dessous, aucune des parties (y compris ses administrateurs, dirigeants, employés, mandataires ou sous-traitants) ne sera responsable envers l’autre de toute perte indirecte, accessoire, spéciale, punitive ou consécutive, y compris, sans s’y limiter :
- la perte de données,
- la perte de revenus ou de bénéfices,
- la perte d’économies escomptées,
- l’interruption d’activité,
- les coûts liés à des modifications des flux de travail internes ou à une nouvelle formation,
qu’elles découlent d’un contrat, d’un délit civil (y compris la négligence), de la loi ou de toute autre source — même si elles étaient prévisibles ou prévues.
6.2 Responsabilité ne pouvant être exclue
Aucune disposition des présentes Conditions ne limite ni n’exclut la responsabilité en cas de :
(a) dommages corporels ou décès causés par la négligence d’une partie ;
(b) déclaration frauduleuse ; ou
(c) toute autre responsabilité qui ne peut être légalement exclue ou limitée en vertu du droit applicable.
6.3 Plafond de responsabilité
Sauf indication contraire dans la présente Section, la responsabilité cumulée totale de chaque partie découlant des présentes Conditions ou s’y rapportant (y compris toute réclamation de nature contractuelle, délictuelle, pour négligence ou autre) n’excédera pas le montant total payé par le client à Pabau au cours de la période de 12 mois précédant l’événement à l’origine de la réclamation.
6.4 Faute lourde et faute intentionnelle
Les exclusions et limitations prévues dans la présente Section ne s’appliquent pas aux pertes causées par la faute lourde ou la faute intentionnelle d’une partie.
6.5 Exception relative à la perte de données
En cas de perte ou d’altération irrécupérable des données du client causée par la faute lourde ou la faute intentionnelle de Pabau, la responsabilité de Pabau sera limitée au moindre des deux montants suivants :
(a) le coût raisonnable et documenté engagé par le client pour restaurer ces données, ou
(b) le total des frais payés à Pabau par le client au cours des 12 mois précédant l’incident.
6.6 Caractère raisonnable et force exécutoire
Les parties conviennent que les exclusions et limitations énoncées dans la présente Section sont raisonnables au regard de la nature des services, des frais payés et des risques encourus, et qu’elles représentent une répartition équitable de la responsabilité. Si une partie quelconque de la présente Section est jugée inapplicable en vertu du droit applicable, le reste demeurera pleinement en vigueur et de plein effet.
7. Résiliation
7.1 Résiliation à l’initiative du client : Vous êtes seul responsable de la résiliation de votre compte. Vous pouvez résilier votre compte à tout moment en remplissant le formulaire de résiliation désigné ou en donnant un préavis écrit d’au moins 30 jours. À la résiliation de la licence, tout accès à votre abonnement ainsi qu’à toutes données ou tous services associés sera immédiatement interrompu. Aucun remboursement ne sera effectué pour toute période d’abonnement restante à la suite de la résiliation, sauf indication contraire dans le présent contrat.
7.2 Résiliation par nos soins : Nous pouvons suspendre ou résilier votre accès aux Services à tout moment si :
- vous enfreignez une disposition quelconque des présentes Conditions,
- vous omettez d’effectuer un paiement dû en vertu des présentes Conditions,
- la loi nous y oblige, ou
- nous déterminons raisonnablement, en agissant de bonne foi, qu’il y a eu une rupture irrémédiable de la relation de travail entre nous (y compris, sans s’y limiter, des abus envers le personnel, un risque réputationnel ou un désaccord fondamental quant aux attentes).
7.3 Effets de la résiliation : En cas de résiliation de la licence ou du présent contrat (quel qu’en soit le motif), les conditions suivantes s’appliquent :
Tous les droits qui vous sont accordés en vertu du présent contrat cesseront immédiatement et vous n’aurez plus accès aux programmes sous licence ni à aucun service connexe.
Tous les frais ou charges encourus avant la résiliation, y compris les factures impayées ou les frais courus, demeureront exigibles.
La résiliation n’affectera pas les droits ou responsabilités acquis par l’une ou l’autre des parties avant la date de résiliation, ni le maintien de toute disposition du présent contrat destinée, expressément ou implicitement, à demeurer en vigueur après la résiliation.
7.4 Transfert des données à la résiliation : En cas de résiliation due à une rupture de la relation, telle que déterminée par nous, nous procéderons, sur votre demande écrite et dans un délai raisonnable, au conditionnement de vos données et vous aiderons à les transférer à un autre prestataire de services de votre choix. Vous devez nous fournir toutes les informations nécessaires concernant le nouveau prestataire afin de faciliter le transfert sécurisé des données. Tous les coûts associés au transfert vous seront communiqués à l’avance.
7.5 Survie des dispositions : Les dispositions du présent contrat qui, par leur nature, sont destinées à survivre à la résiliation (y compris, sans s’y limiter, celles relatives aux droits de propriété intellectuelle, à la confidentialité, à la limitation de responsabilité et aux paiements en souffrance) demeureront pleinement en vigueur et de plein effet après la résiliation du présent contrat.
8. Frais d’abonnement en cas de résiliation ou d’annulation de services complémentaires optionnels ou de services d’assistance
8.1 Responsabilité du client en matière de résiliation ou d’annulation : Il vous incombe exclusivement, en tant qu’abonné, de résilier ou d’annuler expressément tout abonnement, service complémentaire ou service d’assistance fourni par Hambrand Technology Limited, notification qui doit être signifiée par écrit à [email protected]. Hambrand Technology Limited ne sera pas responsable de la restitution ou du remboursement des frais excédentaires payés si les paiements se poursuivent après que vous avez soumis une demande d’annulation ou de rétrogradation.
8.2 Exigence d’un préavis écrit formel : Toutes les demandes d’annulation ou de rétrogradation concernant un abonnement, un service complémentaire ou des services d’assistance doivent nous être soumises par écrit. Les demandes d’annulation verbales ou informelles ne seront pas acceptées. L’annulation ne prendra effet qu’après que nous aurons reçu et accusé réception de votre préavis écrit formel.
8.3 Obligations de paiement continues : Il vous incombe exclusivement d’annuler tout ordre permanent, paiement par carte de crédit ou mandat de prélèvement automatique lié à votre ou vos comptes auprès de Hambrand Technology Limited. À défaut, la facturation se poursuivra et Hambrand Technology Limited ne sera pas tenue de rembourser les paiements effectués durant cette période. Cela inclut les situations dans lesquelles vous fermez ou supprimez des emplacements au sein de la plateforme Pabau.
Si aucun préavis écrit d’annulation n’est reçu, notre contrat avec vous demeurera pleinement en vigueur et vous resterez redevable de tous les frais encourus, que vous accédiez ou non au compte, aux services d’assistance ou à tout service complémentaire.
8.4 Aucun remboursement pour les services non utilisés : Hambrand Technology Limited n’audite pas les comptes, l’utilisation ni les contrats d’assistance. Par conséquent, tout paiement continu effectué au titre d’abonnements, de services complémentaires ou de services d’assistance sera présumé indiquer que le contrat entre nous est toujours actif et exécutoire. Aucun remboursement ni avoir ne sera accordé pour des services, une assistance ou des services complémentaires non utilisés, même si vous n’accédez pas à votre compte ou n’utilisez pas les services.
8.5 Maintien des obligations contractuelles : Tant qu’une annulation écrite formelle n’a pas été reçue et confirmée par nous, le contrat entre Hambrand Technology Limited et vous demeurera pleinement en vigueur, et tous les frais, y compris tout paiement récurrent au titre d’abonnements, de services complémentaires ou de services d’assistance, resteront exigibles. Le manquement à votre obligation de donner un préavis écrit entraînera le maintien des obligations de paiement, sans aucun droit de réclamer des remboursements ou des avoirs pour quelque raison que ce soit.
9. Garantie de remboursement de 30 jours sur les abonnements
9.1 Éligibilité au remboursement
Pour être éligible, vous devez soumettre une demande écrite à [email protected] dans les 30 jours suivant la réception de vos identifiants de connexion. La période de 30 jours commence à la date à laquelle l’accès est accordé, indépendamment de l’utilisation réelle.
9.2 Portée du remboursement
La garantie ne couvre que les frais d’abonnement payés pour la durée initiale. Elle ne s’applique pas aux services supplémentaires, aux services complémentaires ponctuels, aux travaux personnalisés ni aux frais d’assistance, sauf accord contraire de Hambrand Technology Limited.
9.3 Procédure d’annulation & de remboursement
Les demandes doivent être formulées par écrit à [email protected], en indiquant les informations de votre compte. Bien que nous n’exigions aucun motif, nous vous encourageons à nous faire part de vos commentaires. Les remboursements seront traités dans un délai de 30 jours via le moyen de paiement d’origine.
9.4 Exclusions
- La garantie ne s’applique pas aux renouvellements d’abonnement.
- Les frais relatifs aux services complémentaires optionnels, à la formation ou aux personnalisations ne sont pas remboursables.
- Les demandes soumises après la période de 30 jours ne sont pas éligibles.
9.5 Limitations
Cette garantie ne s’applique qu’à votre premier abonnement payant auprès de Pabau. Si vous annulez puis vous réabonnez ultérieurement, la garantie ne s’applique pas aux abonnements suivants.
9.6 Primauté contractuelle
Lorsqu’un contrat à long terme a été signé (par exemple, des durées annuelles ou pluriannuelles), la présente garantie de 30 jours prévaut sur les conditions d’annulation standard et sur les frais de résiliation anticipée si l’annulation est demandée dans le délai de 30 jours. Après cette période, les conditions contractuelles standard s’appliquent de nouveau intégralement.
10. Les frais de formation/configuration ne sont pas remboursables / Échec de l’intégration
10.1 Frais non remboursables : En concluant un contrat d’utilisation de Pabau et en remplissant le bon de commande, vous reconnaissez et acceptez que tous les frais de formation et de configuration ne sont remboursables en aucune circonstance. Ces frais couvrent le commencement immédiat des travaux sur votre compte par notre équipe, y compris les services de nos développeurs et de nos spécialistes de l’importation, facturés à des tarifs allant d’environ 100 £ à 150 £ de l’heure.
10.2 Commencement immédiat des travaux : Une fois le bon de commande rempli et soumis, notre équipe commencera immédiatement à travailler sur la configuration de votre compte, l’importation des données et le paramétrage. En raison de la nature des travaux et de l’engagement de ressources requis, aucun remboursement ne sera accordé pour les coûts liés à la configuration ou à la formation, que vous choisissiez ou non de poursuivre l’utilisation de la plateforme après la configuration.
10.3 Exception relative à l’intégration Gold/FPM : Si vous avez acheté l’intégration Gold ou FPM, et dans des circonstances exceptionnelles, notre équipe peut envisager d’offrir un remboursement partiel sans préjudice. Ce remboursement relèvera exclusivement de notre appréciation et sera fondé sur une évaluation détaillée du temps consacré par notre équipe à la configuration de votre compte. Le remboursement partiel, s’il est accordé, sera calculé en fonction des heures réellement consacrées par notre équipe à votre processus d’intégration, et tout montant de remboursement vous sera communiqué une fois l’évaluation terminée.
10.4 Caractère définitif des décisions de remboursement : Toute décision relative aux remboursements au titre de l’exception d’intégration Gold/FPM est définitive, et Hambrand Technology Limited se réserve le droit de refuser toute demande de remboursement qui ne satisfait pas aux critères énoncés ci-dessus. Aucun autre remboursement ne sera accordé pour les services de configuration ou de formation, en aucune circonstance.
10.5 Absence d’incidence sur les autres services : La présente clause de non-remboursement s’applique uniquement aux frais de configuration et de formation. Elle n’a aucune incidence sur les autres conditions relatives aux abonnements ou aux services complémentaires optionnels, qui peuvent être soumis à des politiques d’annulation ou de remboursement différentes, telles qu’énoncées dans les sections pertinentes du présent contrat.
10.6 Absence de garantie de résultats et limitation de responsabilité : En utilisant Pabau, vous reconnaissez et acceptez que Hambrand Technology Limited n’est tenue à aucun remboursement ni à aucune indemnisation en cas d’échec d’intégration, de perte de revenus, d’échec de l’intégration à votre site web ou d’insatisfaction quant aux performances de notre système, indépendamment du fait que vous estimiez que nous n’avons pas rempli nos obligations. Hambrand Technology Limited ne donne aucune garantie quant au succès de votre intégration, à l’adéquation de notre système à vos besoins spécifiques ou à tout résultat financier que vous pourriez escompter de l’utilisation de notre plateforme. Notre rôle consiste à fournir le système ainsi que les services de configuration et de formation associés, tels qu’énoncés dans le présent contrat, et nous déclinons toute responsabilité pour les dommages directs ou indirects pouvant résulter de l’utilisation ou de la défaillance de notre système ou de nos services.
11. Données
11.1 Rôle en qualité de sous-traitant
Pabau agit en qualité de sous-traitant pour votre compte, en tant que client, qui agit généralement en qualité de responsable du traitement au titre de la législation applicable en matière de protection des données, y compris l’article 28 du RGPD du Royaume-Uni. Tous les détails sur la manière dont nous gérons, stockons et protégeons vos données sont disponibles à l’adresse : www.pabau.com/gdpr
11.2 Conservation des données après la résiliation du contrat
Si vous cessez d’être un client payant actif de Pabau, nous conserverons vos données pendant 90 jours à compter de la date à laquelle votre compte est marqué comme inactif. À l’issue de ce délai de grâce, vos données seront définitivement supprimées de nos systèmes.
11.3 Échecs de paiement ou abonnements annulés
Si votre prélèvement automatique est annulé ou si les paiements d’abonnement échouent à plusieurs reprises, et que nous ne parvenons pas à rétablir le contact avec vous, nous émettrons un avis écrit confirmant que votre compte sera considéré comme résilié. Par la suite, vos données seront conservées pendant 90 jours, après quoi elles seront définitivement supprimées conformément à la clause 11.2.
11.4 Inactivité et suppression des données pour les clients non payants
Si aucun utilisateur de votre organisation n’accède au système Pabau pendant une période continue de 6 mois et qu’aucun abonnement ou plan de paiement actif n’est en place, nous considérerons votre compte comme abandonné et vous serez réputé avoir cessé d’utiliser le service.
Avant toute suppression de données, nous enverrons un avertissement de 30 jours à l’adresse e-mail enregistrée dans nos dossiers. Si aucune mesure n’est prise durant cette période, votre compte et toutes les données associées seront supprimés.
Dans certains cas, il peut être possible de récupérer les données supprimées dans les 6 mois suivant la suppression, moyennant des frais de restauration de données de 700 £ (destinés à couvrir le coût de l’intervention d’un développeur). Toutefois, Pabau ne garantit pas que la récupération sera réussie ni que les données seront complètes.
Exception : Pabau ne supprimera pas, pour cause d’inactivité, les dossiers de patients ou dossiers cliniques que le Responsable du traitement est légalement tenu de conserver (par exemple, pendant 7 à 10 ans ou conformément aux obligations légales). Les obligations légales de conservation prévalent sur la politique standard de suppression pour inactivité.
11.5 Responsabilité du client
En tant que responsable du traitement, il vous incombe de veiller à ce que vos données soient exportées, sauvegardées et gérées activement selon les besoins. Pabau décline toute responsabilité en cas de perte de données résultant d’un défaut de paiement, d’une inactivité prolongée, d’une absence de suite donnée aux communications ou de l’expiration du délai de récupération.
12. Exportation des données
À tout moment pendant votre abonnement, vous pouvez exporter des données de manière autonome à l’aide des fonctionnalités de reporting intégrées de Pabau. Cela comprend :
- Analytics > Reports > Clients > New Clients : sélectionnez une plage de dates personnalisée (par exemple, de plusieurs années en arrière jusqu’à aujourd’hui).
- Analytics > Reports > Clients > Clients with Balance
- Analytics > Reports > Financials > Payments / Invoices / Outstanding Invoices
- Analytics > Reports > Appointments > Appointment Schedule : également avec une plage de dates personnalisée.
Pour les dossiers médicaux électroniques (EMR), y compris les formulaires de consentement, les notes de traitement, les antécédents médicaux et les photos, vous pouvez les exporter manuellement en consultant chaque fiche client individuelle, en accédant à la section EMR et en téléchargeant chaque fichier selon vos besoins.
Nous fournissons une documentation d’assistance et des conseils, mais Hambrand Technology Limited n’est pas responsable des omissions, erreurs ou exportations incomplètes résultant de ce processus autogéré. Il vous incombe de vérifier l’exhaustivité et l’intégrité de toutes les données exportées par cette méthode.
Les clients peuvent demander une exportation de données gérée complète moyennant des frais uniques de 450 £ + TVA, payables intégralement avant le lancement de l’exportation. Une fois le paiement reçu, l’exportation sera planifiée à une date convenue d’un commun accord. Ce service comprend l’extraction complète des données par nos développeurs.
Les données seront livrées via un lien WeTransfer protégé par mot de passe, à une adresse e-mail désignée par l’administrateur et fournie par le client. Toute donnée ajoutée après le début du processus d’exportation ne sera pas incluse.
Les demandes d’exportation gérée doivent être soumises par écrit via le chat en direct ou par e-mail à [email protected] – et le paiement doit être effectué avant qu’une exportation puisse avoir lieu.
Si vous résiliez votre abonnement et donnez un préavis écrit d’au moins 30 jours, vous avez droit à une exportation de données gérée gratuite selon les conditions suivantes :
- L’exportation débutera le dernier jour de votre abonnement actif.
- Aucune donnée ajoutée après le début de l’exportation ne sera incluse.
- Les données seront envoyées via un lien WeTransfer protégé par mot de passe à une adresse e-mail administrateur.
- Vous devez confirmer par écrit que vous souhaitez recevoir l’exportation gratuite, via le chat en direct ou par e-mail à [email protected]. Hambrand Technology Limited décline toute responsabilité concernant les retards, les erreurs ou l’accessibilité ultérieure des données une fois l’exportation livrée.
Les exportations gérées comprennent :Structure de dossiers standard
- Chaque patient est exporté sous la forme d’un dossier intitulé :
PatientName_PatientLastName_PatientID - Sous-dossiers :
Consent(PDF)Treatment(PDF)Questionnaire(PDF)Attachments(documents, photos médicales, images d’avatar, pièces jointes d’e-mails, images de newsletters, notes vocales)Invoices(PDF)Template Attachments(PDF/Word/CSV)
- Appointments (rendez-vous)
- Attachments (pièces jointes, référencées par ID patient)
- Blockouts (plages bloquées)
- Client Notes (notes clients)
- Clients (patients)
- Client Alerts (alertes clients)
- Invoices (factures, liées aux lignes de facture par ID système)
- Invoice Items (lignes de facture)
- Leads (prospects)
- Medical Forms (formulaires médicaux)
- Packages (forfaits)
- Products (produits)
- Services
- Users (utilisateurs)
Hambrand Technology Limited n’exportera les données que dans les formats disponibles dans le système au moment de la demande. Nous ne sommes pas tenus de transformer, de personnaliser ou d’intégrer les données avec des systèmes ou plateformes tiers.
Le service d’exportation gérée ne comprend pas :
- La conversion vers des formats autres que ceux fournis (PDF, CSV, Word)
- La restructuration des données
- L’exportation de contenus propriétaires de tiers
12.6 Caractère définitif de l’exportation de données
Dès la livraison d’une exportation gérée ou gratuite, vous devez confirmer la réception et vérifier les données dans un délai de 7 jours ouvrables. Passé ce délai, l’exportation sera considérée comme définitive. Toute demande ultérieure de nouvelle exportation ou d’assistance entraînera des frais supplémentaires et devra être soumise par écrit.
12.7 Conservation et suppression des données
Les données sont conservées pendant 90 jours après la résiliation du compte, après quoi elles seront supprimées de manière sécurisée et irréversible. Les demandes de données formulées après cette période de conservation ne pourront pas être satisfaites.
12.8 Accès aux données et portabilité
Toutes les options d’exportation sont structurées de manière à respecter vos droits au titre de l’article 20 du RGPD du Royaume-Uni concernant l’accès à vos données personnelles et leur portabilité.
12.9 Sécurité et conformité juridique
Tous les transferts de données sont effectués conformément aux meilleures pratiques en matière de sécurité des données et respectent le RGPD du Royaume-Uni et le Data Protection Act 2018. Les exportations sont chiffrées et transférées uniquement par des méthodes sécurisées.
Hambrand Technology Limited maintient un engagement de transparence et de responsabilité, conformément aux recommandations de l’Information Commissioner’s Office (ICO), pour toutes les questions relatives au traitement, au stockage, à l’exportation et à la suppression des données clients.
12.10 Délais d’exportation
Le traitement d’une exportation prend généralement jusqu’à 5 jours ouvrables. Si le volume de données est particulièrement important, le processus peut prendre plus de temps. Les clients ne doivent pas contacter l’assistance pour obtenir des informations avant l’expiration du délai de 5 jours, car nous ne serons pas en mesure de fournir d’information sur les exportations en cours – toutefois, dans les rares cas où le délai dépasse 5 jours, nous pourrons éventuellement communiquer une estimation du délai d’achèvement. Une fois l’exportation terminée, un e-mail contenant le lien d’exportation sera envoyé.
- L’accès est strictement en lecture seule et ne permet ni la création, ni la modification, ni la suppression, ni le traitement, ni l’importation, ni l’exportation, ni la transmission de données (« Activité d’écriture »).
- L’option Hébergement seul est facturée à hauteur de 50 % des frais d’abonnement applicables au client, facturés selon la même périodicité que l’abonnement initial, sauf accord écrit contraire.
- Hambrand Technology Limited se réserve le droit d’auditer le compte à tout moment afin de vérifier le respect des restrictions de lecture seule.
- L’arrangement Hébergement seul sera réputé nul avec effet immédiat.
- Les frais d’abonnement standard intégraux s’appliqueront rétroactivement à compter de la date de début de la période Hébergement seul.
- Tout solde impayé en résultant deviendra immédiatement exigible.
13. Protection des données
Respect des lois relatives à la protection des données : Hambrand Technology Limited (ci-après « nous » ou « notre ») et vous, en tant que client, convenez de vous conformer à l’ensemble de la législation applicable en matière de protection des données, y compris, sans s’y limiter, le Data Protection Act 2018, le règlement général sur la protection des données du Royaume-Uni (RGPD britannique), ainsi que toute autre législation, réglementation ou orientation connexe susceptible de s’appliquer pendant la durée du présent contrat.
13.2 Rôles et responsabilités :
- En tant que sous-traitant, Hambrand Technology Limited traitera les données à caractère personnel pour votre compte (en votre qualité de responsable du traitement) strictement conformément aux instructions et aux dispositions énoncées dans le présent contrat, et dans la mesure requise par la loi applicable. Nous mettrons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin d’assurer la sécurité, la confidentialité et l’intégrité des données à caractère personnel traitées au titre du présent contrat.
- En tant que responsable du traitement, vous reconnaissez qu’il vous incombe de veiller à ce que toute donnée à caractère personnel que vous nous fournissez aux fins de traitement ait été obtenue licitement et que vous disposiez d’une base juridique valable pour un tel traitement, comme l’exige la législation relative à la protection des données.
13.3 Licéité du traitement : Vous, en tant que responsable du traitement, garantissez que toute donnée à caractère personnel transférée à Hambrand Technology Limited aux fins de traitement a été obtenue licitement, et que vous avez obtenu tous les consentements nécessaires et/ou satisfait à toutes les exigences légales relatives au traitement licite de ces données. Nous ne saurions être tenus responsables d’un traitement effectué conformément à vos instructions qui serait illicite, inexact ou contraire à une quelconque législation relative à la protection des données.
13.4 Sous-traitants ultérieurs : Vous acceptez que nous puissions faire appel à des sous-traitants ultérieurs pour nous assister dans le traitement des données à caractère personnel, sous réserve des conditions suivantes :
- Nous veillons à ce que tout sous-traitant ultérieur soit contractuellement tenu de respecter les mêmes obligations en matière de protection des données que celles énoncées dans le présent contrat.
- Nous demeurons pleinement responsables des actes ou omissions de nos sous-traitants ultérieurs en ce qui concerne le traitement de vos données à caractère personnel.
- Nous vous informerons préalablement de toute modification de notre liste de sous-traitants ultérieurs, et vous conservez le droit de vous opposer au recours à un sous-traitant ultérieur déterminé, à condition que votre opposition repose sur des motifs raisonnables et licites. En cas d’opposition de votre part, nous nous réservons le droit de suspendre ou de résilier les services lorsque cela est nécessaire pour donner suite à votre opposition.
13.4 Sécurité des données et notification des violations : Nous mettrons en œuvre des mesures de sécurité appropriées afin de protéger les données à caractère personnel contre tout accès non autorisé, toute perte ou toute divulgation, conformément au Data Protection Act 2018 et au RGPD britannique. En cas de violation de données, nous vous en informerons rapidement dès que nous aurons connaissance de la violation, en vous fournissant des informations suffisantes pour vous permettre de satisfaire à toute obligation de notification prévue par la loi applicable. Nous prendrons également les mesures appropriées pour atténuer les conséquences de la violation et prévenir de nouveaux incidents.
13.5 Droits des personnes concernées et assistance : Nous vous fournirons, en votre qualité de responsable du traitement, une assistance raisonnable pour répondre aux demandes des personnes concernées exerçant leurs droits au titre du Data Protection Act 2018 ou du RGPD britannique, y compris, sans s’y limiter, les droits d’accès, de rectification et d’effacement. Toute assistance ainsi fournie sera facturée à nos tarifs standard, sauf disposition légale contraire.
13.6 Transferts de données : Si des données à caractère personnel traitées au titre du présent contrat sont transférées en dehors de l’Espace économique européen (EEE) ou du Royaume-Uni, de tels transferts n’auront lieu que si :
- le transfert est effectué vers un pays reconnu par les autorités compétentes comme offrant un niveau de protection adéquat des données à caractère personnel, ou
- des garanties appropriées ont été mises en place conformément au RGPD britannique et au Data Protection Act 2018, telles que des clauses contractuelles types approuvées par les autorités compétentes.
13.7 Résiliation et conservation des données : À la résiliation du présent contrat, nous procéderons, selon vos instructions, soit à la suppression sécurisée, soit à la restitution de l’ensemble des données à caractère personnel traitées pour votre compte, sauf si la conservation de ces données est par ailleurs requise en vertu de la loi applicable. Si vous demandez la restitution ou le transfert des données, les coûts correspondants vous seront communiqués à l’avance et devront être acquittés avant le transfert des données.
13.8 Indemnisation : Vous, en tant que responsable du traitement, acceptez d’indemniser et de garantir Hambrand Technology Limited contre toutes réclamations, amendes, tous dommages ou toutes responsabilités découlant de votre violation des lois relatives à la protection des données ou de votre défaut d’obtention des consentements nécessaires ou d’une base juridique pour le traitement. Nous ne saurions être tenus responsables des sanctions, réclamations ou pertes résultant du traitement de données à caractère personnel effectué conformément à vos instructions et susceptible de contrevenir aux lois applicables en matière de protection des données.
13.9 Limitation de responsabilité : La responsabilité totale de Hambrand Technology Limited pour toute violation de la présente clause de protection des données ou pour toute réclamation liée aux données découlant du présent contrat sera limitée dans la mesure permise par la loi applicable. Nous ne saurions être tenus responsables des dommages indirects, consécutifs ou accessoires résultant de violations en matière de protection des données, sauf si ces violations résultent de notre négligence grave ou d’une faute intentionnelle.
13.10 Principes australiens de protection de la vie privée (Australian Privacy Principles, APPs)
Pour les clients situés en Australie, Hambrand Technology Limited traite les informations personnelles et les informations de santé conformément à des principes de protection de la vie privée substantiellement similaires à ceux énoncés dans les Australian Privacy Principles (APPs) au titre du Privacy Act 1988 (Cth).
L’ensemble des données des clients est stocké au Royaume-Uni sur une infrastructure cloud fournie par DigitalOcean, un prestataire de services certifié selon des normes internationalement reconnues, notamment ISO 27001 et SOC 2. Hambrand Technology Limited a mis en place des garanties conformes à l’APP 8.1, alignées sur le RGPD britannique, lequel est largement reconnu comme satisfaisant ou dépassant les normes des APPs.
14. Forces échappant à notre contrôle
14.1 Absence de responsabilité en cas d’Événement de force majeure : Ni Hambrand Technology Limited (« nous » ou « notre ») ni vous, le client, ne serez responsables d’un manquement ou d’un retard dans l’exécution de l’une quelconque de nos obligations respectives au titre du présent contrat lorsque ce manquement ou ce retard résulte d’un événement ou d’une circonstance échappant au contrôle raisonnable de la partie concernée (« Événement de force majeure »). Les Événements de force majeure comprennent, sans s’y limiter :
- la défaillance d’un ou de plusieurs de nos serveurs ou de notre infrastructure,
- les coupures de courant ou les pannes électriques,
- les défaillances ou interruptions des fournisseurs d’accès à Internet (FAI),
- les actions collectives, grèves ou conflits du travail,
- les troubles ou désordres civils,
- les catastrophes naturelles telles que les incendies, inondations, tempêtes, tremblements de terre ou autres phénomènes naturels,
- les actes de terrorisme, les actes de guerre ou autres menaces pour la sécurité publique,
- les actions, ordonnances ou restrictions gouvernementales ou réglementaires,
- les pandémies, épidémies ou autres urgences de santé publique,
- tout autre événement ou circonstance échappant au contrôle raisonnable de la partie affectée par le retard ou le manquement.
14.2 Notification d’un Événement de force majeure : La partie concernée doit adresser à l’autre partie une notification écrite dans les meilleurs délais, dès que raisonnablement possible après avoir eu connaissance d’un Événement de force majeure, en précisant la nature de l’événement, sa durée prévisible et la mesure dans laquelle sa capacité à exécuter ses obligations sera affectée.
14.3 Suspension des obligations : Pendant la survenance d’un Événement de force majeure, les obligations de la partie concernée au titre du présent contrat seront suspendues dans la mesure nécessaire et pour la durée de l’Événement de force majeure. Toutefois, les deux parties conviennent de prendre des mesures raisonnables pour atténuer les effets de l’événement et de reprendre la pleine exécution de leurs obligations dès que l’Événement de force majeure a pris fin.
14.4 Résiliation en raison d’un Événement de force majeure prolongé : Si l’Événement de force majeure se poursuit pendant une période continue de plus de 14 jours, chacune des parties peut résilier le présent contrat en adressant une notification écrite à l’autre partie. En cas de résiliation due à un Événement de force majeure, aucune des parties n’aura d’autre responsabilité envers l’autre, à l’exception du paiement des frais ou redevances impayés échus jusqu’à la date de résiliation.
14.5 Limitation de responsabilité pendant un Événement de force majeure : Hambrand Technology Limited ne saurait être tenue responsable des dommages, pertes ou réclamations découlant directement ou indirectement de son inexécution ou de son retard dans l’exécution de l’une quelconque de ses obligations pendant la durée de l’Événement de force majeure, sous réserve que des efforts raisonnables soient déployés pour reprendre les services dès que possible.
14.6 Exclusions : Les Événements de force majeure ne comprennent pas les circonstances résultant :
- de tout manquement ou retard causé par vos propres actions ou votre négligence, y compris le défaut de maintien d’une connectivité Internet suffisante ou le non-respect des conditions du présent contrat.
- de l’obligation de payer les frais, redevances ou autres montants dus au titre du présent contrat, laquelle ne saurait être excusée par un Événement de force majeure. Les obligations de paiement demeurent exécutoires pendant toute la durée d’un tel événement.
15. Comptes & mots de passe
15.1 Obligation d’inscription : Pour accéder aux services Pabau (« Service ») et les utiliser, vous devez être un utilisateur inscrit. En créant un compte, vous acceptez de fournir des informations exactes, à jour et complètes lors du processus d’inscription. Le défaut de fourniture d’informations exactes peut entraîner la suspension ou la résiliation de votre compte.
15.2 Exactitude des informations du compte : Il vous incombe de veiller à ce que toutes les informations fournies lors de l’inscription, ainsi que toute mise à jour de votre compte, soient exactes, véridiques et actuelles. Hambrand Technology Limited n’est pas responsable des problèmes ou retards découlant de la fourniture d’informations inexactes ou incomplètes.
15.3 Sécurité du mot de passe : Vous êtes seul responsable de la sécurité et de la confidentialité du mot de passe de votre compte. Vous devez prendre toutes les précautions nécessaires pour que votre mot de passe ne soit divulgué à aucun tiers ni accessible par aucun tiers. Hambrand Technology Limited ne saurait être tenue responsable des pertes ou dommages résultant de votre manquement à protéger vos identifiants de connexion.
15.4 Responsabilité concernant l’activité du compte : Vous êtes pleinement responsable de toutes les activités menées sous votre compte, que ces activités aient ou non été autorisées par vous. Cela inclut toute action entreprise par des tiers ayant obtenu l’accès à votre compte en raison de votre manquement à préserver la confidentialité de votre mot de passe. Hambrand Technology Limited ne saurait être tenue responsable de tout accès non autorisé à votre compte ou de toute utilisation non autorisée de celui-ci.
15.5 Prévention des accès non autorisés : Vous devez déployer tous les efforts raisonnables pour empêcher tout accès non autorisé au Service ou toute utilisation non autorisée de celui-ci. Si vous soupçonnez ou constatez un accès non autorisé à votre compte ou une utilisation non autorisée de celui-ci, vous devez nous en informer immédiatement à l’adresse [email protected]. Vous êtes responsable des pertes, dommages ou réclamations résultant d’un accès non autorisé à votre compte si vous omettez de nous en informer rapidement.
15.6 Mesures de sécurité du compte : Hambrand Technology Limited peut, à sa discrétion, mettre en œuvre des mesures de sécurité supplémentaires afin de protéger les comptes des utilisateurs, y compris, sans s’y limiter, l’authentification à deux facteurs, la surveillance de l’activité des comptes et les protocoles de réinitialisation des mots de passe. Toutefois, la mise en œuvre de telles mesures ne vous décharge pas de votre responsabilité de maintenir la sécurité de votre compte.
15.7 Suspension ou résiliation en cas de manquement : Hambrand Technology Limited se réserve le droit de suspendre ou de résilier votre compte si elle a des raisons de croire que vous avez enfreint l’une quelconque des dispositions ci-dessus, y compris le défaut de fourniture d’informations exactes ou le défaut de maintien de la sécurité de votre compte. En cas de suspension ou de résiliation, vous restez redevable des frais ou obligations en souffrance.
16. Utilisation acceptable
16.1 Utilisation et conduite responsables : Vous êtes seul responsable de votre conduite et de toutes les données que vous-même ou vos utilisateurs autorisés saisissez, téléversez ou traitez de toute autre manière au moyen du Service. Vous garantissez que vous disposez de tous les droits, licences, autorisations et consentements nécessaires pour utiliser le Service et traiter vos données, y compris le respect des lois et réglementations applicables. Hambrand Technology Limited ne saurait être tenue responsable d’une quelconque utilisation abusive des données ou d’un quelconque non-respect des obligations légales de votre part.
16.2 Indemnisation : Vous acceptez d’indemniser, de défendre et de garantir Hambrand Technology Limited, ses dirigeants, administrateurs, employés et mandataires contre toutes réclamations, responsabilités, pertes, tous coûts, dommages ou frais (y compris les frais de justice) découlant de, ou liés à :
- vos données,
- votre utilisation du Service, ou
- toute violation des présentes Conditions de service par vous, vos employés, prestataires, mandataires ou tout autre tiers accédant au Service par l’intermédiaire de votre compte.
16.3 Utilisation autorisée du Service : Le Service, y compris tout logiciel faisant partie du Service, est fourni uniquement pour votre usage personnel ou à des fins professionnelles internes. Vous acceptez que votre utilisation soit conforme à l’ensemble des lois, règles et réglementations applicables, y compris, sans s’y limiter, les lois relatives à la protection des données personnelles, et que votre utilisation ne porte pas atteinte aux droits de tiers et ne les enfreigne pas.
16.4 Interdiction de partager les identifiants de connexion : Vous n’êtes en aucun cas autorisé à partager vos identifiants de connexion avec un tiers, y compris, sans s’y limiter, des concurrents, des agences ou des sociétés de développement web. Il vous incombe de préserver la confidentialité de vos identifiants de connexion et vous êtes responsable de toute utilisation abusive ou de tout accès non autorisé résultant de votre manquement à cette obligation.
16.5 Limitations relatives aux utilisateurs : Le nombre d’utilisateurs autorisés à accéder au Service est limité en fonction de la formule que vous avez achetée. Vous ne devez pas permettre à des utilisateurs supplémentaires, au-delà de la limite convenue, d’accéder au Service ou de l’utiliser. Tout utilisateur non autorisé peut entraîner la résiliation de votre compte ou la facturation de frais supplémentaires.
16.6 Migration des données et frais supplémentaires : Bien que nous puissions vous assister pour les importations de comptes et la migration de données depuis des systèmes antérieurs, veuillez noter que l’hébergement de volumes importants de fichiers constitue un service payant. Vous serez informé de tous frais de ce type avant le début du processus de migration. Vous reconnaissez que certains rapports peuvent ne pas fonctionner avec des données migrées depuis des systèmes antérieurs, et il est recommandé d’exécuter les rapports à compter de la date de votre mise en œuvre et pour l’avenir.
16.7 Droit d’audit : Hambrand Technology Limited se réserve le droit d’auditer votre utilisation du Service, à nos frais et moyennant un préavis raisonnable, afin de vérifier le respect des présentes Conditions de service et de toutes autres conditions applicables. Si un audit révèle que vous avez dépassé l’étendue de votre utilisation autorisée, vous acceptez de payer, dès notification, tous frais de service supplémentaires exigibles au titre de cette utilisation excédentaire.
16.8 Utilisation non autorisée et conséquences juridiques : Toute utilisation non autorisée du Service, y compris le dépassement des limites d’utilisateurs ou le partage des identifiants de connexion avec des tiers non autorisés, constitue une violation des présentes Conditions de service et est susceptible d’enfreindre le droit anglais applicable. De telles violations peuvent vous exposer, vous, votre personnel ou votre société, à des sanctions civiles et pénales.
16.9 Disponibilité du Service : Bien que nous nous efforcions de rendre le Service disponible 24 heures sur 24, sept jours sur sept, vous reconnaissez et acceptez que le Service puisse occasionnellement être indisponible pendant des périodes de maintenance planifiées ou non planifiées. Nous nous efforcerons de programmer les opérations de maintenance en dehors des heures ouvrables normales dans la mesure du possible, mais nous nous réservons le droit d’effectuer une maintenance non programmée à tout moment.
17. Divisibilité
Si une disposition ou une partie de disposition des présentes conditions d’utilisation est jugée illicite, invalide ou autrement inapplicable par un tribunal ou une autre autorité compétente, cette disposition ou partie de disposition sera réputée détachée du reste des présentes conditions d’utilisation. La suppression d’une telle disposition n’affectera pas la validité ni le caractère exécutoire des dispositions restantes, qui continueront de produire pleinement effet et d’être exécutoires dans toute la mesure permise par la loi.
Les deux parties conviennent que, si nécessaire, la disposition invalide ou inapplicable sera modifiée dans la mesure minimale requise pour la rendre valide, licite et exécutoire. Toute modification de ce type sera conforme à l’objet initial de la disposition, garantissant que l’intention fondamentale du contrat demeure intacte.
18. Successeurs
Aux fins du présent Contrat, les références à une Partie incluent toute personne physique ou morale :
- qui est, au moment considéré, titulaire, par voie de cession, de novation ou par tout autre moyen, des droits de cette Partie au titre du présent Contrat, ou d’un intérêt dans ces droits ; ou
- qui, en qualité d’administrateur judiciaire, de liquidateur ou en toute qualité similaire, est habilitée à exercer les droits de cette Partie au titre du présent Contrat, y compris toute personne à laquelle ces droits, ou tout intérêt dans ces droits, sont transférés ou transmis à la suite d’une fusion, d’une acquisition, d’une scission, d’une reconstitution ou d’une autre réorganisation impliquant cette Partie.
19. Confidentialité et protection des données
19.1 Rôles au titre du RGPD :
Aux fins du respect du règlement général sur la protection des données (RGPD) (règlement (UE) 2016/679), Hambrand Technologies Ltd (« Pabau ») est désignée comme le Sous-traitant, et vous, le Client, êtes désigné comme le Responsable du traitement.
19.2 Politique de confidentialité :
L’utilisation du site web et des services Pabau est régie par la Politique de confidentialité de Pabau, laquelle est incorporée aux présentes conditions d’utilisation par référence. La Politique de confidentialité est accessible sur notre site web et doit être consultée conjointement avec les présentes conditions.
19.3 Désignation de Pabau en qualité de Sous-traitant :
En sa qualité de Responsable du traitement, le Client désigne Pabau en tant que Sous-traitant pour traiter les données à caractère personnel pour le compte du Client dans la mesure nécessaire à la fourniture des services décrits dans le présent contrat. La portée du traitement est limitée aux services et aux finalités décrits dans les présentes.
19.4 Finalité et portée du traitement :
Pabau ne traitera les données à caractère personnel que dans la mesure nécessaire à la fourniture des services demandés par le Client ou lorsque cela est par ailleurs requis pour se conformer aux lois applicables ou aux exigences réglementaires. Pabau ne traitera pas les données à caractère personnel à d’autres fins, sauf instruction écrite expresse du Client.
19.5 Confidentialité :
Pabau veillera à ce que l’ensemble du personnel ayant accès aux données à caractère personnel soit soumis à une obligation de confidentialité, que ce soit en vertu de contrats de travail, de contrats ou d’obligations légales.
19.6 Mesures de sécurité :
Pabau mettra en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données à caractère personnel contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte, l’altération, l’accès non autorisé ou la divulgation, ainsi que contre tout traitement illicite. Ces mesures visent à garantir la sécurité des données conformément au RGPD. Pour plus de détails, veuillez consulter notre article sur la sécurité des données, qui expose certaines des principales mesures de sécurité en place.
19.7 Sous-traitants ultérieurs :
Le Client autorise Pabau à faire appel à des sous-traitants ultérieurs lorsqu’elle le juge nécessaire à la fourniture des services. Pabau veillera à ce que tout sous-traitant ultérieur soit soumis à des obligations contractuelles conformes aux exigences du RGPD. Une liste des sous-traitants ultérieurs sera mise à la disposition du Client sur demande.
19.8 Assistance concernant les droits des personnes concernées :
Pabau assistera le Client pour répondre à toute demande émanant de personnes concernées, y compris celles relatives à l’accès, à la rectification, à l’effacement et à la limitation du traitement, conformément au RGPD. Toute assistance fournie peut donner lieu à des frais supplémentaires en fonction de l’ampleur de la demande.
19.9 Assistance en matière de conformité au RGPD :
Pabau assistera le Client afin d’assurer la conformité au RGPD dans des domaines incluant, sans s’y limiter, la sécurité du traitement, la notification des violations de données à caractère personnel et la réalisation d’analyses d’impact relatives à la protection des données (AIPD) lorsque la loi l’exige.
19.10 Accès aux données et suppression :
Pabau mettra à disposition des mécanismes permettant au Client de télécharger l’ensemble des données à caractère personnel à tout moment. Le Client peut également demander la suppression des enregistrements d’une seule personne concernée ou la suppression de l’ensemble des données à caractère personnel à la fin du contrat. Pabau veillera à ce que ces demandes soient traitées rapidement et dans le respect du RGPD.
19.11 Droits d’audit et d’inspection :
Pabau accepte de se soumettre à des audits et à des inspections du Client, à condition que le Client acquitte intégralement et à l’avance les frais d’audit applicables. Tout audit ou toute inspection doit être planifié moyennant un préavis raisonnable et réalisé de manière à réduire au minimum les perturbations des activités commerciales de Pabau.
19.12 Signalement des instructions illicites :
Pabau informera immédiatement le Client si elle reçoit une instruction contraire au RGPD ou à d’autres lois applicables en matière de protection des données. Pabau ne sera pas tenue d’exécuter de telles instructions et informera le Client des implications juridiques.
19.13 Obligations propres de Pabau au titre du RGPD :
Aucune disposition du présent contrat ne décharge Pabau de ses propres responsabilités et obligations directes au titre du RGPD. Pabau demeure responsable de manière indépendante d’assurer sa propre conformité au RGPD, y compris, sans s’y limiter, le maintien de mesures de sécurité appropriées et la notification des violations de données à caractère personnel aux autorités compétentes lorsque cela est nécessaire.
19.14 Enregistrement vidéo :
Les consultations vidéo Telehealth de Pabau ne sont pas enregistrées, car il n’existe actuellement aucune fonctionnalité d’enregistrement vidéo dans Pabau Video. Par défaut, aucun contenu vidéo ou audio des consultations n’est généré ni stocké ; il n’est donc pas nécessaire de disposer d’un paramètre au niveau du compte pour désactiver l’enregistrement.
20. Communications marketing et promotionnelles et désinscription
En demandant une démonstration, vous acceptez de recevoir des communications de notre part. Nous traiterons vos informations conformément à nos conditions de confidentialité décrites ici. En saisissant un numéro de téléphone, vous consentez à recevoir des appels téléphoniques et des SMS de notre part.
Si nous traitons vos données à caractère personnel afin de vous envoyer des communications marketing, vous avez la possibilité de cesser de recevoir ces messages à tout moment. Pour vous désinscrire, il vous suffit de suivre les instructions de désinscription figurant dans nos e-mails ou de répondre en formulant votre demande de désinscription. Vous pouvez également nous contacter à l’adresse [email protected].
Veuillez noter que la désinscription des communications marketing n’affectera pas les communications importantes liées à votre relation actuelle avec Pabau. Vous pourrez continuer à recevoir, selon les besoins, les informations essentielles relatives à vos abonnements, à vos inscriptions à des événements, aux annonces concernant les services et aux informations de sécurité.
21. Forfait Pabau Startup :
21.1 Limite de clients pour le forfait Startup : Le forfait Pabau Startup est conçu pour les comptes ne comptant pas plus de 100 clients actifs. Si le nombre de clients actifs de votre compte dépasse 100 à un moment quelconque, votre compte sera automatiquement surclassé vers le palier Pabau Solo, aux tarifs supérieurs correspondants, à compter du cycle de facturation suivant.
21.2 Surclassement automatique vers Pabau Solo : Dès le dépassement de la limite de 100 clients, le surclassement vers le palier Pabau Solo interviendra sans autre préavis, et les frais applicables au palier Pabau Solo seront facturés lors de votre prochain cycle de facturation. Vous ne pourrez pas prétendre au maintien du tarif Pabau Startup, sauf si vous réduisez le nombre de clients actifs en dessous du seuil de 100 clients avant le début du cycle de facturation suivant.
21.3 Maintien du tarif Startup : Le seul moyen de continuer à bénéficier du tarif Pabau Startup consiste à veiller à ce que votre compte reste en permanence en dessous de 100 clients actifs. Une fois la limite de clients dépassée, le surclassement vers le palier supérieur est obligatoire et ne peut être annulé, sauf si le nombre de clients actifs est réduit avant le début du cycle de facturation suivant.
21.4 Notification du surclassement : Si vous recevez une notification indiquant que votre compte est surclassé vers un palier supérieur en raison du dépassement de la limite de clients et que vous souhaitez éviter ce surclassement, vous devez :
- Réduire votre nombre de clients actifs en dessous de 100.
- Informer immédiatement notre service comptabilité en nous contactant par chat en direct ou par e-mail avant le cycle de facturation suivant, afin d’éviter d’être facturé au tarif du palier supérieur. À défaut, les tarifs du palier Pabau Solo seront automatiquement appliqués.
21.5 Aucun remboursement en cas de dépassement de la limite de clients : Une fois le surclassement automatique vers le palier Pabau Solo appliqué, aucun remboursement ni ajustement ne sera accordé au titre des périodes de facturation au cours desquelles votre compte a dépassé 100 clients. Il vous incombe de surveiller votre nombre de clients et de veiller au respect des limites du forfait Startup.
21.5 Surveillance du compte : Pabau se réserve le droit de surveiller l’utilisation de votre compte et votre nombre de clients actifs afin de garantir le respect des conditions du forfait Pabau Startup. Si vous dépassez la limite de clients et ne réduisez pas votre nombre de clients en temps utile, le surclassement sera appliqué comme décrit ci-dessus.
22. Nature du contrat
22.1 Caractère personnel du contrat & restrictions de cession :
Le présent contrat, tel qu’énoncé dans les présentes conditions d’utilisation, est personnel tant à Hambrand Technology Limited (« nous ») qu’à vous, le client (« vous »), et aucune des parties ne peut céder, hypothéquer, grever (autrement que par une charge flottante), sous-licencier ou transférer de toute autre manière l’un quelconque de ses droits ou obligations au titre du présent contrat sans le consentement écrit préalable de l’autre partie. Ce consentement ne sera pas refusé de manière déraisonnable.
22.2 Cession autorisée :
Nonobstant ce qui précède, chacune des parties peut céder ou transférer le présent contrat et les droits qui y sont contenus à :
Un acquéreur de la totalité ou de la quasi-totalité des titres de participation, des actifs ou de l’activité de cette partie en lien avec l’objet du présent contrat, ou
Une entité affiliée placée sous contrôle commun avec la partie cédante, sans qu’un consentement supplémentaire soit requis.
Toute tentative de cession ou de transfert en violation de la présente disposition sera considérée comme nulle et sans effet.
22.3 Intégralité du contrat :
Le présent contrat, ainsi que les présentes conditions d’utilisation, constitue l’intégralité de l’accord entre nous et vous concernant l’objet qui y est contenu. Il remplace tout accord, entente, négociation ou déclaration antérieur ou concomitant, écrit ou oral, relatif à cet objet. Aucune modification, aucun avenant ni aucune altération du présent contrat ne sera valable s’il n’est pas établi par écrit et signé par des représentants dûment autorisés des deux parties.
22.4 Absence de recours à des déclarations extérieures :
Les deux parties reconnaissent qu’en concluant le présent contrat, aucune d’elles ne s’est fondée sur une quelconque déclaration, garantie ou autre affirmation, à l’exception de ce qui est expressément prévu dans le présent contrat et dans les présentes conditions d’utilisation. Dans toute la mesure permise par la loi, toutes les conditions, garanties ou autres stipulations implicites en vertu de la loi ou de la common law sont exclues.
22.5 Absence de renonciation :
Aucun manquement ni retard de l’une ou l’autre des parties dans l’exercice d’un droit, d’un pouvoir ou d’un recours au titre du présent contrat ne constituera une renonciation à ce droit, à ce pouvoir ou à ce recours, ni n’empêchera ou ne limitera l’exercice ultérieur d’un tel droit, pouvoir ou recours. En outre, aucune renonciation à une violation ou à un manquement de l’une ou l’autre des parties ne sera réputée constituer une renonciation à toute violation ou tout manquement ultérieur, qu’il porte sur la même disposition ou sur toute autre disposition.
23. Accord sur les conditions
23.1 Acceptation des conditions :
En passant votre commande, en payant des frais d’installation ou en configurant un moyen de paiement pour le service Pabau, vous reconnaissez et acceptez d’être juridiquement lié par les présentes conditions d’utilisation. Le présent contrat demeurera pleinement en vigueur jusqu’à son remplacement ou sa mise à jour conformément aux dispositions ci-dessous. En outre, la connexion au logiciel vaut reconnaissance et acceptation des conditions d’utilisation.
23.2 Caractère contraignant des frais d’installation et des moyens de paiement :
Votre paiement de frais d’installation ou votre communication de coordonnées de paiement pour les services d’abonnement sont considérés comme votre accord exprès aux présentes conditions d’utilisation. Cela constitue un contrat juridiquement contraignant entre vous et Hambrand Technology Limited.
23.3 Droit de mettre à jour les conditions :
Hambrand Technology Limited se réserve le droit de modifier, de mettre à jour ou de remplacer les présentes Conditions d’utilisation à tout moment, à sa seule discrétion. Les modifications prendront effet immédiatement dès leur publication sur notre site web ou au sein de la plateforme Pabau.
23.4 Notification des modifications :
Nous ne sommes pas tenus de fournir un avis individuel ou explicite des mises à jour. Toutefois, lorsque cela est réalisable, nous pouvons informer par e-mail les titulaires de compte principaux des mises à jour substantielles. Il vous incombe de consulter régulièrement les Conditions. La poursuite de l’utilisation des Services après la publication de mises à jour vaut acceptation des Conditions révisées. Nous adresserons également chaque année un e-mail à tous les clients pour les informer qu’il leur appartient de relire les conditions générales afin de prendre connaissance de toute mise à jour susceptible de les concerner.
23.5 Utilisation continue et acceptation :
Chaque fois que vous accédez aux Services Pabau ou que vous les utilisez — y compris lorsque vous vous connectez à votre compte —, vous confirmez votre accord pour être lié par la version la plus récente des présentes Conditions.
23.6 Désaccord avec les Conditions mises à jour :
Si vous n’acceptez pas une modification des Conditions, vous devez cesser immédiatement d’utiliser les Services et nous en informer par écrit. La poursuite de l’utilisation après l’entrée en vigueur des modifications sera réputée valoir acceptation.
23.7 Recours pour les contrats à durée déterminée :
Si vous êtes titulaire d’un abonnement à durée déterminée et que vous n’acceptez pas une modification substantielle des présentes Conditions, vous pouvez demander la résiliation de votre contrat. À condition que votre demande soit formulée dans les 30 jours suivant l’entrée en vigueur de la modification et que vous ayez payé la durée à l’avance, vous aurez droit à un remboursement au prorata de la partie non utilisée de votre abonnement.
Une « modification substantielle » désigne toute mise à jour qui altère de manière significative vos droits, vos obligations ou le coût commercial des Services (p. ex. les tarifs, les fonctionnalités essentielles ou les conditions d’utilisation des données). Les mises à jour administratives mineures ou les améliorations techniques ne sont pas considérées comme substantielles. La présente clause s’applique uniquement aux contrats à durée déterminée payés d’avance. Les clients facturés mensuellement peuvent résilier à compter de la date d’entrée en vigueur de la modification, mais n’ont droit à aucun remboursement.
24. Rétrofacturations
24.1 Suspension du compte en cas de rétrofacturation :
Si une rétrofacturation de prélèvement automatique est engagée ou effectuée pour un montant quelconque alors que vous disposez d’un abonnement actif auprès de Hambrand Technology Limited (« Pabau »), votre compte sera immédiatement suspendu. Pendant cette suspension, vous ne pourrez accéder ni à votre compte ni aux services associés tant que la question n’aura pas été examinée et résolue par notre équipe.
24.2 Période d’enquête :
L’enquête relative à la rétrofacturation peut prendre entre 24 et 48 heures. Pendant ce délai, notre équipe examinera les circonstances de la rétrofacturation et déterminera si le compte peut être réactivé. Nous vous informerons dès que l’enquête sera terminée et vous indiquerons les étapes suivantes, le cas échéant.
24.3 Exigences de résolution :
S’il s’avère que la rétrofacturation est légitime, votre compte pourra rester suspendu jusqu’à l’apurement de tout solde impayé. S’il est établi que la rétrofacturation a été engagée par erreur ou sans motif valable, votre compte sera réactivé une fois le montant contesté recouvré avec succès, et l’accès normal sera rétabli.
24.4 Absence de responsabilité en cas de perte d’accès :
Hambrand Technology Limited ne saurait être tenue responsable des pertes, dommages ou réclamations découlant de la suspension de votre compte en raison d’une rétrofacturation. Il vous incombe de veiller à ce que les paiements soient effectués conformément aux conditions de votre contrat d’abonnement.
24.5 Prévention des rétrofacturations futures :
En cas de rétrofacturations répétées ou injustifiées, Hambrand Technology Limited se réserve le droit de résilier votre compte ou d’exiger un autre moyen de paiement pour les transactions futures.
24.6 Rétrofacturations et résolution des litiges :
Vous acceptez de nous contacter de bonne foi afin de tenter de résoudre tout problème ou litige de facturation avant d’engager une demande de rétrofacturation. Bien que nous reconnaissions votre droit de contester une transaction auprès de votre banque, vous reconnaissez que les rétrofacturations engagées sans avoir préalablement tenté une résolution avec Hambrand Technology Limited pourront être contestées par nos soins en nous référant au présent contrat, aux preuves de la fourniture des services et aux enregistrements des communications.
25. Limitation de responsabilité et recours à des prestataires tiers
25.1 Prestataires d’hébergement et de services tiers
Nous faisons appel à des prestataires tiers réputés pour soutenir l’exploitation de nos services, notamment :
- DigitalOcean et AWS pour l’hébergement des données.
- SendGrid (Twilo) pour la remise des e-mails.
- Twilio pour la remise des SMS au Royaume-Uni, la visioconférence et certains messages internationaux.
- Telynx comme prestataire de secours pour la remise des SMS en cas de défaillance du service Twilo.
- AssemblyAI pour les services de transcription et de synthèse au sein de Pabau Scribe.
- Anthropic (Claude)
- Google (Gemini API)
- Voyage AI
- Fireflies.ai
- Slack (opérations internes)
25.2 Limitation de responsabilité
Bien que nous nous efforcions de respecter des normes élevées en matière de sécurité et de fiabilité, nous déclinons toute responsabilité pour les interruptions de service, les violations de données ou tout autre problème découlant des actes ou des défaillances de ces prestataires tiers. Nous n’offrons aucune garantie quant à la continuité ou à l’absence d’erreur de leurs prestations, ces services échappant à notre contrôle direct.
25.3 Responsabilité de l’Utilisateur
Les Utilisateurs sont responsables de la sécurité de leurs propres comptes, y compris de la protection de leurs identifiants de connexion, et sont tenus de nous signaler dans les meilleurs délais tout soupçon d’accès non autorisé ou d’utilisation abusive.
25.4 Stockage et sauvegarde des données
Bien que nous effectuions des sauvegardes régulières des données afin de renforcer la sécurité et la résilience, nous ne pouvons garantir la conservation indéfinie des données et nous réservons le droit de modifier ou de supprimer les données stockées selon les besoins pour maintenir le bon fonctionnement du service.
26. Avertissement relatif à Pabau Scribe
- Statut réglementaire : Pabau n’a pas procédé à une évaluation réglementaire formelle de Pabau Scribe au titre des UK Medical Devices Regulations 2002 (telles que modifiées) ni de l’EU MDR (2017/745). Pabau Scribe est destiné uniquement à servir d’outil d’aide à la documentation. Il ne diagnostique, ne prévient, ne surveille, ne traite ni ne soulage aucune maladie et n’assure aucune prise de décision clinique autonome. Sur cette base, Pabau ne considère pas Pabau Scribe comme un dispositif médical. Pabau Scribe ne porte pas le marquage CE ou UKCA, et Pabau ne suit pas de cadres ou de lignes directrices spécifiques au NHS.
- Utilisation et supervision : Tous les résultats produits par Pabau Scribe le sont uniquement à titre de documentation provisoire. Ils ne sont ni diagnostiques ni prescriptifs et doivent être examinés, validés et approuvés par un clinicien qualifié avant d’être intégrés au dossier du patient ou utilisés en pratique. La responsabilité finale quant à l’exactitude, à la pertinence et à l’utilisation du contenu généré incombe entièrement au professionnel de santé.
- Modèle d’IA : Pabau Scribe fonctionne exclusivement grâce à AssemblyAI, qui fournit des services de transcription et de synthèse. Les modèles d’AssemblyAI sont périodiquement mis à jour afin d’améliorer leurs performances et ne sont pas « figés ». Aucune donnée patient réelle n’est conservée à des fins d’entraînement ou d’affinage.
- Sécurité des données : Les enregistrements et les transcriptions sont traités via des canaux sécurisés et chiffrés, et stockés au sein de l’infrastructure d’hébergement de Pabau (AWS/DigitalOcean) au Royaume-Uni ou dans l’UE, selon la configuration contractuelle. Les données sont chiffrées à la fois en transit (TLS 1.2+) et au repos (AES-256). Pabau agit en qualité de sous-traitant au sens du RGPD et ne traite les données des clients que sur instruction du responsable du traitement, comme indiqué dans nos Conditions d’utilisation et notre Accord de traitement des données.
- Auditabilité : Pabau Scribe ne fournit ni piste d’explicabilité ni enregistrement des étapes intermédiaires du traitement par l’IA. Le document médico-légal de référence est la note de consultation approuvée par le clinicien et conservée dans Pabau. Les brouillons générés par l’IA et les journaux de raisonnement ne sont pas conservés.
- Suivi : Pabau ne procède pas à des audits systématiques des résultats de Pabau Scribe. Les améliorations au niveau des modèles sont apportées par les mises à jour d’AssemblyAI, et l’assurance qualité est réalisée en interne. Aucune vérification externe ou indépendante n’est effectuée.
- Responsabilité : Pabau n’accepte aucune responsabilité pour les erreurs, les omissions ou toute réclamation d’ordre médical découlant de l’utilisation de Pabau Scribe. Pabau ne fournit aucune indemnisation. Les cliniciens et les opérateurs assument l’entière responsabilité de l’utilisation du contenu généré.
- Conditions commerciales : Chaque interaction avec Pabau Scribe est facturée 5 crédits Pabau. Le coût des crédits varie en fonction du volume acheté.
- Disponibilité : Pabau Scribe est fourni en tant que fonctionnalité facultative et supplémentaire au sein de Pabau. Il ne constitue pas un composant essentiel du système, et sa disponibilité peut varier ou être suspendue sans préavis pour des raisons de maintenance, de mises à jour ou pour toute autre raison. Pabau ne garantit pas un accès ininterrompu et ne saurait être tenue responsable de toute perte, de tout retard ou de toute interruption découlant de l’indisponibilité de Pabau Scribe.
- Contrôle des fonctionnalités – Les fonctionnalités Pabau Scribe sont facultatives et peuvent être désactivées à la discrétion de la clinique sans affecter les autres fonctionnalités de Pabau.
27. Droit applicable et juridiction compétente
Le présent contrat, y compris l’intégralité des conditions d’utilisation, des frais de résiliation et de la politique de remboursement, est régi exclusivement par les lois du Royaume-Uni, même si le logiciel est acheté et utilisé aux États-Unis. Tout litige, toute réclamation ou toute question découlant des présentes conditions d’utilisation ou s’y rapportant relèvera de la compétence exclusive des tribunaux d’Angleterre et du Pays de Galles.
Tout avis écrit de résiliation ou toute correspondance juridique doit être transmis via notre chat en direct ou envoyé directement à [email protected], et un tel avis sera réputé prendre effet à sa réception.
Récapitulatif des mises à jour
Dernière mise à jour : 14 juillet 2026
- Ajout de précisions sur les frais Klarna dans le cadre de PabauPay
- 2 octobre 2025 : Mise à jour de la section 3.7 Système de crédits Pabau afin de préciser que les clients utilisant PabauPay doivent maintenir à tout moment un solde minimum de 1 000 crédits, et que le rechargement automatique doit rester activé pour les fonctionnalités PabauPay et Visioconférence afin d’éviter toute interruption de service.
- 30 septembre 2025 : Mise à jour de la section 1. Conditions d’engagement prépayé afin de préciser que tous les contrats Enterprise comportent une durée fixe minimale de 12 mois, de préciser qu’une option de paiement échelonné peut être proposée, à notre discrétion, pour les contrats de 12/24/36 mois (trois versements), d’ajouter une clause de déchéance du terme en cas de défaut de paiement, et de renvoyer aux conditions de paiement échelonné figurant à la Section 1.5.
- 10 septembre 2025 : Mise à jour de la section 25.1 Prestataires d’hébergement et de services tiers afin d’inclure Twilio (visioconférence et prestataire SMS de secours) et AssemblyAI (transcription et synthèse pour Pabau Scribe).
- 10 septembre 2025 : Mise à jour de la section 26. Avertissement relatif à Pabau Scribe afin de développer et de clarifier le statut réglementaire de Pabau Scribe, le traitement des données et les exigences de supervision par un clinicien.
- 3 septembre 2025 : Mise à jour de la section 3.8 Frais supplémentaires afin d’ajouter E. Ordonnances, fixant des frais de 7 crédits par ordonnance envoyée aux pharmacies.
- 7 août 2025 : Mise à jour de la section 6.1 Responsabilité afin de clarifier certains points relatifs à la responsabilité.
- 1er août 2025 : Mise à jour de la section 1. Conditions d’engagement prépayé afin de clarifier les exigences de paiement pour les contrats de plus longue durée et d’introduire une politique de non-remboursement en cas de résiliation des contrats après 30 jours.