AesthOS vs Patientify: Praxissoftware im Vergleich 2026

Bei AesthOS vs Patientify entscheidet vor allem der Praxistyp. AesthOS ist die spezialisierte Lösung für ästhetische Medizin, von der plastischen Chirurgie bis zur Injektionspraxis, und kostet ab 349 € pro Monat plus 2.900 € Setup. Patientify ist die deutlich günstigere Generalistenlösung für Privatärzte und Heilberufe, ab 39 € pro Monat.

Wer ästhetische Medizin anbietet und IRegG-Meldung, Chargendokumentation oder automatischen Recall braucht, fährt mit AesthOS besser. Wer nach GOÄ oder GebüH abrechnet und keine ästhetischen Spezialfunktionen braucht, spart mit Patientify schon im ersten Jahr mehrere tausend Euro.

Dieser Vergleich analysiert Funktionsumfang, Preise, Compliance-Anforderungen und Onboarding beider Plattformen. Wer in keines der beiden Profile passt, findet am Ende einen Abschnitt zu Pabau, der Praxismanagement-Software, die wir für wachsende Ästhetikpraxen und multidisziplinäre Kliniken entwickeln.

Wichtigste Erkenntnisse

AesthOS ist auf ästhetische Medizin spezialisiert, von plastischer Chirurgie über Dermatologie und Unterspritzungen bis Anti-Aging, inklusive IRegG-Meldung und GOÄ-Abrechnung.

Patientify deckt als Generalistenlösung Privatärzte, Heilpraktiker, Physiotherapeuten und Psychotherapeuten ab, mit GOÄ- und GebüH-Abrechnung.

AesthOS kostet ab 349 € pro Monat inklusive drei Ärzten plus 2.900 € Setup, Patientify startet bei 39 € pro Monat.

Die IRegG-Meldung ist im Vergleich der beiden Systeme ein exklusives Merkmal von AesthOS.

Pabau ist für ästhetische Praxen mit Wachstums- oder Multi-Standort-Plänen eine Alternative, die Termine, Akten und Abrechnung in einem System bündelt.

AesthOS vs Patientify im Überblick

Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Unterschiede zwischen AesthOS und Patientify zusammen, die Details folgen in den Abschnitten darunter. Einen breiteren Marktüberblick gibt unser Beitrag Praxissoftware im Vergleich.

Für wen ist welche Software geeignet?

Für wen ist AesthOS geeignet?

AesthOS ist eine spezialisierte Praxissoftware für ästhetische Medizin. Laut Anbieter richtet sie sich an drei Fachrichtungen: plastische und ästhetische Chirurgie, Dermatologie und Injektionen sowie Anti-Aging und Longevity.

Im Vergleich mit Patientify ist die IRegG-konforme Implantatregistermeldung das Alleinstellungsmerkmal. Sie ist seit dem Implantateregistergesetz (IRegG) für alle Praxen mit chirurgischen Implantat-Eingriffen in Deutschland Pflicht. Wer Brustvergrößerungen, Knie- oder Hüftimplantate oder andere meldepflichtige Eingriffe durchführt, muss diese Meldung laut BfArM-Vorgaben korrekt dokumentieren.

AesthOS positioniert sich über konkrete Zeitersparnisse im OP-Ablauf. Das Unternehmen kommuniziert in seinen eigenen Marketingmaterialien eine Einsparung von durchschnittlich 48 Minuten Verwaltungsaufwand pro Eingriff (Anbieterangabe, nicht unabhängig verifiziert).

Für Praxen ohne OP-Saal dokumentiert das Unterspritzungs-Modul Produkt, Zone und Charge jeder Behandlung und bucht den Lagerbestand automatisch ab. Alle Module sind im Grundpreis enthalten, darunter Kostenvoranschläge, Online-Buchung, der automatische Recall „Takt“, Statistiken und digitale Einwilligungen.

• Ästhetikchirurgen und plastische Chirurgen mit IRegG-Meldepflicht
• Kosmetische Kliniken mit strukturierten OP-Workflows und Implantatdokumentation
• Dermatologie- und Injektionspraxen mit vielen kurzen Terminen sowie Chargen- und Lagerdokumentation
• Anti-Aging- und Longevity-Praxen mit wiederkehrenden Behandlungszyklen und automatischem Recall

Für wen ist Patientify geeignet?

Patientify ist laut eigenem Unternehmensauftritt eine Praxissoftware für Privatärzte und Heilberufe („Praxissoftware für Privatärzte & Heilberufe“). Das bestätigen mehrere unabhängige deutsche Fachportale: physiosoftware-vergleich.de, heilpraktiker-software.net und praxissoftware-psychotherapie.com listen Patientify in ihren jeweiligen Kategorien.

Die Breite ist bewusst: Heilpraktiker arbeiten nach dem GebüH-Gebührenverzeichnis des Fachverbands Deutscher Heilpraktiker, während Privatärzte die GOÄ nach Bundesärztekammer-Standard abrechnen. Patientify versucht, beide Abrechnungsrahmen in einem System zu vereinen.

Für eine vertiefende Einschätzung zu Praxissoftware für Physiotherapie lohnt sich ein separater Vergleich, da Physiotherapeuten oft zwischen Patientify und spezialisierten Therapeuten-Systemen abwägen müssen.

• Privatärzte mit GOÄ-basierter Abrechnung und privaten Patientenakten
• Heilpraktiker, die GebüH-konforme Rechnungen erstellen müssen
• Physiotherapeuten in der Privatpraxis
• Psychotherapeuten und Therapeuten in Heilberufen

Funktionsvergleich im Detail

Terminverwaltung und Kalender

Terminverwaltung ist in beiden Plattformen vorhanden, jedoch mit unterschiedlichem Schwerpunkt. Bei chirurgischen Eingriffen verknüpft AesthOS Vorgespräch, OP-Datum, Nachsorgetermine und zugehörige Dokumente in einem strukturierten Workflow. Injektionspraxen mit vielen kurzen Terminen nutzen denselben Kalender mit Online-Buchung und automatischem Recall. Das ist für Praxen mit langen Behandlungsverläufen vorteilhaft, weil alle Beteiligten den Status einer Behandlung auf einen Blick sehen.

Patientify bietet eine klassische Kalenderansicht mit Terminplanung, Erinnerungen und Patientennotizen. Das System ist fachrichtungsübergreifend angelegt und passt zu Praxen mit Terminen unterschiedlicher Art, etwa in der Heilpraktiker- oder Physiotherapiepraxis. Beide bieten Online-Terminbuchung. Bei Patientify ist sie im Pro-Tarif enthalten.

Patientenakten und Dokumentation

Elektronische Patientenakten sind das Herzstück jeder Praxissoftware. Eine umfassende elektronische Patientenakte muss heute weit mehr als nur Kontaktdaten speichern: Befunddokumentation, Behandlungsverläufe, Laborergebnisse und Einwilligungserklärungen gehören zum Standard.

Die Patientenakte in AesthOS umfasst Fotodokumentation, OP-Protokolle und klinische Dokumentation, dazu Fragebögen, Dokumentvorlagen und eine Dokumenten-Checkliste. Fotos werden direkt dem jeweiligen Behandlungsfall zugeordnet, was die IRegG-Dokumentation unterstützt. Am iPad-Empfang erfassen Patienten Stammdaten und Einwilligungen selbst, auf Wunsch mit Unterschrift. Formular und Einwilligungstext werden beim Absenden unveränderbar gespeichert.

Patientify bietet strukturierte Patientendokumentation für den breiten Heilberufe-Markt, mit Vorlagen für unterschiedliche Fachrichtungen. Für die ästhetische Medizin bietet Patientify laut Anbieterseite eine Vorher-Nachher-Fotodokumentation, allerdings ohne Zuordnung zu OP-Fällen und ohne IRegG-Bezug.

Wer eine breit einsetzbare Patientenverwaltungssoftware sucht, die über die ästhetische Medizin hinausgeht, sollte neben Patientify weitere Generalistenlösungen vergleichen.

Abrechnung und Rechnungsstellung

Abrechnung ist der Bereich, in dem die unterschiedliche Spezialisierung am deutlichsten wird. AesthOS bietet laut aesthos.de GOÄ-Abrechnung mit Split-Tax, ein Mahnwesen und einen DATEV-Export im EXTF-Format. Split-Tax trennt umsatzsteuerfreie medizinische Leistungen von umsatzsteuerpflichtigen ästhetischen Behandlungen auf derselben Rechnung.

Vorschuss-, Abschluss- und Gutschriftsrechnungen erstellt AesthOS laut Funktionsbeschreibung GoBD-konform, und jede Rechnung trägt einen Girocode. Für Selbstzahler führt das System Kostenvoranschlag, Honorarvereinbarung, Termin, Unterschrift und Rechnung als einen nachverfolgten Vorgang.

Patientify adressiert zwei eigenständige Abrechnungssysteme: GOÄ für Privatärzte und GebüH für Heilpraktiker. Das ist eine echte Herausforderung, denn die GOÄ der Bundesärztekammer und das GebüH-Verzeichnis des Fachverbands Deutscher Heilpraktiker folgen unterschiedlichen Logiken. Eine Software, die beide Systeme sauber abbildet, reduziert den Rechnungsstellungsaufwand spürbar. Ob Patientify beide Systeme vollumfänglich abdeckt, sollte vor Vertragsschluss direkt beim Anbieter anhand aktueller Versionsdokumentation geprüft werden.

Preise: Was kosten AesthOS und Patientify?

Beide Anbieter veröffentlichen Preise auf ihrer Website, die Konditionen unterscheiden sich jedoch stark (Stand: Anbieterwebsites). AesthOS verlangt eine Grundgebühr für drei Ärzte plus eine einmalige Setup-Pauschale. Patientify rechnet pro Behandler ab und erhebt keine Einrichtungsgebühr.

AesthOS Kosten

AesthOS bietet laut aesthos.de zwei Hosting-Modelle mit identischem Funktionsumfang an:

• Cloud (Managed Hosting in Deutschland): 499 € pro Monat inklusive drei Ärzten, jeder weitere Arzt kostet 119 € pro Monat.
• On-Premise auf eigenem Server: 349 € pro Monat inklusive drei Ärzten, jeder weitere Arzt kostet 99 € pro Monat.
• Setup: Einmalig 2.900 € für Konfiguration, Datenmigration, Schulung und Begleitung beim Go-live.

Alle Module sind in beiden Modellen enthalten, auch die IRegG-Meldung. Alle Preise verstehen sich netto, und beide Modelle sind monatlich kündbar. Praxen können jederzeit zwischen Cloud und On-Premise wechseln und ihre Daten exportieren. Eine Testphase nennt AesthOS nicht. Stattdessen gibt es Demos auf Anfrage und das persönlich begleitete Setup.

Patientify Kosten

Patientify veröffentlicht laut patientify.io/preise drei Tarife:

• Starter: 39 € pro Monat für 1 Behandler:in, inklusive GOÄ- und GebüH-Rechnungen.
• Pro: 79 € pro Monat, jeder weitere Behandler kostet 39 € pro Monat.
• Individuell: Größere Teams erhalten ein Angebot auf Anfrage. Nur dieser Tarif enthält laut Preisseite begleiteten Datenimport und individuelles Onboarding.

Alle Preise sind netto zuzüglich 19 % USt. Zusatzmodule bucht eine Praxis nur bei Bedarf einzeln zum Tarif dazu:

• Automatisierungen: 5 € pro Monat für Erinnerungen, Nachsorge und Folgetermine.
• SumUp-Terminal: 5 € pro Monat für Kartenzahlung am Empfang.
• Videosprechstunde: 15 € pro Monat, Ende-zu-Ende verschlüsselt und in Termin und Akte eingebettet.
• Patientenportal: 15 € pro Monat für einen eigenen Patientenbereich mit Terminen, Rechnungen und freigegebenen Dokumenten.
• Forderungsmanagement Pro: 20 € pro Monat für mehrstufige Mahnläufe mit Mahngebühren.

Klären Sie vor Vertragsschluss, welche Module Ihre Praxis tatsächlich braucht, denn sie verändern den Monatspreis spürbar.

Den Import aus Excel, CSV und gängigen Vorgängersystemen nennt Patientify als Teil des Onboardings. Bei AesthOS deckt die Setup-Pauschale von 2.900 € laut Migrationsseite die Basis-Migration und die Schulung ab. Für komplexe Altsysteme bietet AesthOS zusätzlich ein Concierge-Paket an.

Zum Vergleich: Bei Pabau richtet sich der Preis nach Standort und Nutzerzahl, Details auf pabau.com. Jeder Tarif enthält den vollen Funktionsumfang ohne Feature-Gating.

Rechenbeispiel: Kosten im ersten Jahr

Für eine Praxis mit drei Behandlern ergibt sich daraus ein klares Bild. AesthOS kostet im ersten Jahr 7.088 € (On-Premise) oder 8.888 € (Cloud), jeweils inklusive Setup. Patientify Pro kommt ohne Zusatzmodule auf 1.884 € im Jahr. Ohne Zusatzmodule liegt die Differenz damit bei mindestens 5.200 €. Sie lohnt sich, wenn Ihre Praxis die ästhetischen Spezialfunktionen nutzt, etwa IRegG-Meldung, Chargendokumentation oder Recall.

Bei AesthOS können optionale Extras hinzukommen. In der Cloud sind 200 GB Bildspeicher und tägliche Backups enthalten, weitere 100 GB kosten jeweils 6,90 € pro Monat. Bei On-Premise lässt sich ein Managed Backup für 89 € pro Monat ergänzen. Mit diesem Backup kostet das On-Premise-Modell im ersten Jahr 8.156 €, also weiterhin weniger als die Cloud mit 8.888 €.

Auch bei Patientify können Kosten hinzukommen. Bucht die Praxis alle fünf Zusatzmodule, steigt der Monatspreis von 157 € auf 217 €. Im ersten Jahr sind das 2.604 € statt 1.884 €. Damit bleibt Patientify knapp 4.500 € günstiger als AesthOS On-Premise.

DSGVO-Compliance und Datenschutz

Beide Plattformen operieren im deutschen Markt und unterliegen damit den Anforderungen der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung). Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) ist die zuständige Aufsichtsbehörde auf Bundesebene; daneben agieren die Landesdatenschutzbehörden. Für Praxen bedeutet das konkret: Jede Software, die Patientendaten verarbeitet, muss auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) nach Art. 28 DSGVO betrieben werden.

AesthOS und Patientify positionieren sich als für den deutschen Markt geeignete Lösungen. Patientify hostet laut Anbieterseite auf Hetzner-Servern in Deutschland (Falkenstein, Nürnberg).

AesthOS bietet wahlweise eine deutsche Cloud oder den Betrieb auf eigenem Server (On-Premise). Laut Sicherheitsseite läuft die Cloud in einem nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland. Die Datenbank ist mit AES-256 verschlüsselt, und ein mit HMAC-SHA256 verketteter Audit-Trail macht Manipulationen erkennbar. Für die Anmeldung unterstützt AesthOS Passkeys und Zwei-Faktor-Authentifizierung. Im Januar 2026 lief zudem ein externer Penetrationstest.

Ob die Anbieter selbst nach ISO 27001 oder BSI-Grundschutz zertifiziert sind, lässt sich aus den verfügbaren Quellen nicht bestätigen. Praxen sollten daher folgende Punkte vor Vertragsabschluss schriftlich klären:

• Wo genau liegen Patientendaten und Backups, und wer hat Zugriff darauf?
• Liegt ein AVV nach Art. 28 DSGVO vor und kann dieser eingesehen werden?
• Welche Sicherheitszertifizierungen besitzt der Anbieter?
• Wie werden Datenpannen (Art. 33 DSGVO) dem Verantwortlichen gemeldet?

Für Praxen mit chirurgischen Implantat-Eingriffen kommt die Meldepflicht nach dem IRegG an das Implantateregister Deutschland hinzu. AesthOS ist hier als einzige der genannten Lösungen explizit aufgestellt.

Integrationen und Systemökosystem

AesthOS beschreibt seine Integrationen öffentlich, bei Patientify ist der Umfang nur teilweise dokumentiert. Prüfen Sie Schnittstellen trotzdem vor Vertragsabschluss anhand aktueller Anbieterunterlagen.

AesthOS nennt in allen Modellen einen DATEV-Export, sodass Rechnungsdaten ohne Abtippen in die Buchhaltung gelangen. Auf aesthos.de listet der Anbieter außerdem diese Anbindungen:

• Jameda-Kalender: Freie Zeiten erscheinen im Jameda-Profil, Buchungen kommen als Termin zurück.
• Noa Notes: Der KI-Dokumentationsassistent der Jameda GmbH ist als separates Drittanbieter-Modul angebunden.
• SumUp: Kartenzahlung am Terminal sowie Zahl-Links per E-Mail oder SMS.
• TI-Anbindung: Implantatmeldungen gehen verschlüsselt an das Implantateregister.
• Swiss-QR-Rechnung: Rechnungen in CHF für Praxen in der Schweiz.

Patientify bietet im Pro-Tarif einen Export in den Google Kalender und als Add-on die Anbindung eines SumUp-Kartenterminals (laut Anbieterseite). Eine vollständige Integrationsliste, etwa zu Abrechnungsdienstleistern, ist öffentlich nicht dokumentiert.

Onboarding, Support und Benutzerfreundlichkeit

AesthOS begleitet die Einführung persönlich. Die Setup-Pauschale von 2.900 € deckt laut Anbieter vier Phasen ab: Bestandsaufnahme, Installation, Datenmigration und Schulung. Teams, die bisher papierbasiert gearbeitet haben, sollten trotzdem eine Lernkurve bei den standardisierten Dokumentationsabläufen einplanen. Support gibt es per E-Mail und Telefon.

Für den Umstieg nennt die Migrationsseite eine erprobte Datenübernahme aus Doctolib und Tomedo sowie einen eigenen BDT-Import für doctorly. Vorab erhalten Praxen einen Machbarkeits-Report. Der Wechsel erfolgt bei laufendem Betrieb, und die alte Kartei bleibt zugänglich. Das Setup selbst ist auf rund zehn Tage angelegt, vom Erstgespräch bis zum Go-live rechnet der Anbieter mit vier bis sechs Wochen.

Patientify lässt sich 14 Tage ohne Kreditkarte testen, eine Einrichtungsgebühr fällt nicht an. Mehrere unabhängige deutsche Fachportale führen Patientify in ihren Vergleichen, was auf eine etablierte Marktpräsenz hindeutet. Für Patientify liegt ein Trustpilot-Profil vor. Auf Capterra und G2 wurden keine Profile gefunden.

Für AesthOS liegen ebenfalls keine verifizierten Bewertungen auf internationalen Plattformen vor. Das ist für einen spezialisierten Nischenanbieter nicht ungewöhnlich, erschwert aber eine unabhängige Einschätzung der Nutzerzufriedenheit.

Erfahrungen: Was sagen Nutzer?

Für AesthOS wurden auf Capterra, G2 und Trustpilot keine Profile gefunden. Auf seiner Website veröffentlicht AesthOS allerdings Referenzen namentlich genannter Praxen und Kliniken. Für Patientify liegt ein Trustpilot-Profil vor, auf Capterra und G2 wurden keine Profile gefunden. Die folgenden Einschätzungen stützen sich daher vor allem auf deutsche Fachportale und Anbieterpositionierungen.

AesthOS: Stärken und Schwächen laut Marktbild

Was Nutzer schätzen: Die Spezialisierung auf ästhetische Medizin, die IRegG-konforme Implantatdokumentation und die Chargendokumentation für Unterspritzungen werden als klare Stärken positioniert. Praxen mit meldepflichtigen Eingriffen haben mit AesthOS einen dedizierten Compliance-Partner.

Wo AesthOS an Grenzen stößt: Die Lösung ist laut Anbieter ausschließlich für die ästhetische Medizin gebaut, GebüH-Abrechnung gehört nicht zum Profil. Heilpraktiker sowie Physio- und Psychotherapiepraxen sind damit nicht die Zielgruppe. Kleine Teams sollten den Preisabstand zu Patientify gegen den Nutzen der Spezialfunktionen abwägen.

Patientify: Stärken und Schwächen laut Marktbild

Was Nutzer schätzen: Unabhängige Rezensionsportale heben die Breite der unterstützten Disziplinen und die Ausrichtung auf GOÄ- und GebüH-Abrechnung hervor. Auch die unkomplizierte Einrichtung für Einzelpraxen wird positiv bewertet.

Wo Patientify an Grenzen stößt: IRegG-Meldungen und chirurgische OP-Workflows bietet Patientify nicht. Die Vorher-Nachher-Fotodokumentation ist vorhanden, aber nicht an OP-Fälle gekoppelt. Praxen mit Wachstumsambitionen oder Multi-Standort-Betrieb sollten die Skalierbarkeit der Plattform vorab klären.

Welche Software passt zu Ihrer Praxis?

Die Entscheidung zwischen AesthOS und Patientify folgt einer klaren Logik: Ästhetik-Spezialist oder breiter Heilberufler. Eine Mischstrategie oder der Versuch, das falsche System auf die eigene Praxis anzupassen, kostet mehr Zeit und Geld als ein sorgfältiger Entscheid im Vorfeld.

• Wählen Sie AesthOS, wenn Ihre Praxis ästhetische Medizin anbietet, ob mit OP-Saal oder als Injektionspraxis. Es lohnt sich vor allem bei IRegG-Meldepflicht, Chargendokumentation für Unterspritzungen oder planbaren Recall-Zyklen.
• Wählen Sie Patientify, wenn Sie als Privatarzt nach GOÄ oder als Heilpraktiker nach GebüH abrechnen. Es passt zu Einzelpraxen und kleinen Teams, die eine leichtgewichtige Lösung ohne ästhetische Spezialfunktionen suchen.
• Ziehen Sie Pabau in Betracht, wenn Ihre Praxis ästhetische Behandlungen anbietet und gleichzeitig skalieren, mehrere Standorte verwalten oder tiefere Automatisierungsfunktionen nutzen möchte.

Pabau als Alternative: Wenn beide Systeme nicht passen

Pabau ist eine umfassende Klinikmanagement-Plattform für ästhetische, medizinische und multidisziplinäre Praxen. Wo AesthOS spezialisiert und Patientify breit aufgestellt ist, kombiniert Pabau Tiefe im ästhetischen Bereich mit operativer Skalierbarkeit für wachsende Praxen. Die Software für ästhetische Medizin bietet unter anderem automatisierte Recall-Workflows, digitale Einwilligungsformulare, integrierte Vorher-Nachher-Fotos und Multi-Standort-Management aus einer einzigen Oberfläche.

Pabau unterstützt Praxen in der Ästhetik, Dermatologie, Wellness, funktionellen Medizin und weiteren Disziplinen. Die Plattform ist DSGVO-konform ausgelegt und skaliert von der Einzelpraxis bis zur Klinikgruppe. Der Preis richtet sich nach Standort und Nutzerzahl, Details auf pabau.com. Jede Tarifstufe enthält den vollen Funktionsumfang.

Statt Anamnesebögen auf Papier auszufüllen und einzuscannen, füllen Patienten digitale Formulare und Einwilligungserklärungen vor dem Termin aus. Die Antworten landen direkt in der Patientenakte. Auf Capterra hält Pabau eine Bewertung von 4,7 von 5 Sternen (auf Basis von über 600 verifizierten Bewertungen).

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Wenn weder AesthOS noch Patientify zu Ihrer Praxis passt, bündelt Pabau Termine, Patientenakten, Formulare und Abrechnung für ästhetische und multidisziplinäre Praxen. Vereinbaren Sie eine Demo und sehen Sie, wie Pabau Ihren Praxisalltag vereinfacht.

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Fazit

Die Wahl zwischen AesthOS und Patientify fällt leicht, sobald Sie Ihr Behandlungsspektrum ehrlich einordnen. Liegt Ihr Schwerpunkt auf ästhetischer Medizin, rechtfertigen IRegG-Meldung, Chargendokumentation und Recall den Aufpreis von mehreren tausend Euro im ersten Jahr. Arbeiten Sie als Privatarzt oder Heilberufler ohne ästhetischen Schwerpunkt, deckt Patientify Ihren Bedarf deutlich günstiger.

Rechnen Sie vor der Entscheidung Ihre Behandlerzahl und die benötigten Zusatzmodule gegen die Preisseiten beider Anbieter durch. Passt weder die Nische noch die Generalistenlösung zum geplanten Wachstum, gehört Pabau in die engere Auswahl. Vereinbaren Sie eine Demo, um zu sehen, wie Pabau Termine, Akten und Abrechnung Ihrer Praxis in einem System bündelt.

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