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La sécurisation des informations protégées relatives aux patients (PHI) n’est pas une mince affaire pour les cabinets médicaux.
En tant qu’entreprise d’esthétique, vous savez déjà que les patients partagent avec vous toutes sortes d’informations, qu’il s’agisse de plans de traitement, de photos, d’antécédents médicaux ou de formulaires de consentement. Vous savez également que vous devez protéger et sécuriser ces informations sensibles afin de prévenir les risques de violation et d’assurer une sécurité HIPAA efficace.
Sans cette couverture de sécurité, toutes les informations personnelles que vous gérez peuvent facilement faire l’objet d’une exposition de données. Si cela se produit, cela peut nuire à la confiance de vos patients, vous mettre en violation de la conformité HIPAA, et potentiellement conduire à des sanctions sévères pour votre pratique.
Être La conformité à l’HIPAA implique la protection de toutes les informations sur les patients (PHI) gérées par votre cabinet et ses associés, y compris les informations physiques. Mais que se passe-t-il lorsque vous devez protéger des informations sensibles que les patients partagent par voie électronique ?
🥁That's what the HIPAA security rule was created for -
Si votre première pensée a été “le quoi ?“, vous n’êtes pas le seul. La conformité à l’HIPAA peut être un véritable casse-tête, et ses différentes règles, dont certaines portent sur la protection de la vie privée et d’autres sur le signalement des violations, peuvent facilement vous dérouter.
Mais il est essentiel de comprendre l’aspect sécuritaire de la gestion des données électroniques des patients pour éviter les risques de sécurité, les violations ou les amendes, ainsi que les plaintes des patients.
Dans notre blog, nous expliquonscomment fonctionne la règle de sécurité HIPAA, quelles sont les normes de sécurité que vous devez respecter et comment votre cabinet peut satisfaire à ses exigences sans conséquences.
La règle de sécurité HIPAA en quelques mots
La règle de sécurité a été introduite pour la première fois dans l’HIPAA en février 2003. Toutefois, elle n’a été mise à jour et n’est entrée pleinement en vigueur qu’en 2005, lorsque les organismes de soins de santé ont commencé à traiter électroniquement un plus grand nombre d’informations protégées sur les patients.
Par rapport à la règle de confidentialité de l’H IPAA, qui détaille la manière dont votre cabinet doit protéger les PHI physiques, la règle de sécurité de l’HIPAA détaille la manière dont vous devez protéger les PHI que vous partagez ou stockez électroniquement. Il s’agit d’informations électroniques protégées sur la santé, ou ePHI.
En substance, la règle de sécurité de l’HIPAA garantit que –
- Chaque entité couverte – comme les organismes de soins de santé tels que votre cabinet, les plans de santé et les centres d’échange d’informations sur la santé – a mis en place trois mesures de protection principales : administrative, technique et physique.
- Chaque associé commercial ayant accès aux données électroniques de votre cabinet applique également ces mêmes mesures de protection, et ce dans la même mesure que vous.
Lorsqu’elles sont mises en œuvre en conséquence, les règles de sécurité de l’HIPAA protègent l’intégrité, la confidentialité et la disponibilité de vos ePHI. Toutes les informations électroniques relatives aux patients, comme les plans de traitement et les ordonnances, resteront protégées aussi longtemps que vous contrôlerez et mettrez à jour vos efforts de conformité en matière de sécurité.
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Quelles mesures de sécurité devez-vous mettre en œuvre ?
La règle de sécurité de l’HIPAA propose certaines mesures de sécurité que les cabinets doivent prendre, comme l’analyse des risques et le cryptage. Mais l’HIPAA laisse aux organismes de santé le soin de décider des mesures de sécurité dont ils ont besoin pour rester conformes à l’HIPAA, qu’il s’agisse du contrôle d’accès, du cryptage des ePHI ou d’autres mesures.
Cela signifie que vous pouvez choisir la mesure de sécurité qui convient le mieux à votre pratique, ce qui vous donne une plus grande flexibilité en matière de conformité. Par exemple, si vous êtes un institut de beauté et que vous utilisez davantage d’appareils pour stocker des données à caractère personnel, telles que des photos de patients avant et après, vous devrez peut-être vous efforcer de mieux sécuriser vos appareils. Si vous utilisez d’autres logiciels, vous devrez peut-être utiliser leurs outils de cryptage ou de sécurité.
Toutefois, si vous avez du mal à choisir les mesures de sécurité à prendre, vous pouvez toujours vous appuyer sur les trois normes de sécurité officielles de l’HIPAA.
Avant de mettre en place des mesures de sécurité, il faut d’abord réfléchir :
- La taille de votre organisation
- La complexité et le volume de vos ePHI
- Vos outils technologiques, appareils et logiciels qui contiennent des ePHI
- Tous les risques existants liés à l’ePHI et leur impact potentiel sur votre ePHI
- la manière dont vous mettrez en œuvre ces mesures pour garantir la sécurité des données à caractère personnel
- Le coût des mesures de sécurité que vous mettrez en œuvre
Gardez à l’esprit que plus votre spa médical ou votre cabinet de beauté est grand, plus vous manipulerez d’ePHI. Et plus vous manipulez d’ePHI, plus vous devrez mettre en œuvre de mesures de sécurité, comme des logiciels d’audit, pour protéger les ePHI contre les menaces.
Principales exigences de la règle de sécurité de l'HIPAA
La règle de sécurité de l’HIPAA exige que toutes les mesures de sécurité que vous mettez en œuvre puissent.. :
- Protéger toutes les informations numériques sur les patients (ePHI) que vous partagez, stockez ou gérez
- Permettre aux patients d’accéder à leurs ePHI lorsqu’ils le demandent
- Contrôler et gérer tous les appareils contenant des informations sensibles, tels que les iPads et les ordinateurs portables.
- Documenter la manière dont vous vous êtes conformé à la règle, par exemple la preuve de l’analyse des risques.
- Veillez à ce que vos agents d’exécution se conforment également à cette règle, par exemple les logiciels qui stockent vos données à caractère personnel.
Cette règle oblige également votre cabinet à contrôler en permanence le succès de toutes les mesures de sécurité appliquées. Le contrôle n’est pas une activité que l’on met en place et que l’on oublie. Il doit être effectué régulièrement pour garantir la conformité et résoudre ou éviter les violations de la conformité en matière de sécurité, ainsi que les amendes potentielles.
Trois normes clés de la règle de sécurité de l'HIPAA
La règle de sécurité HIPAA a défini trois normes auxquelles votre cabinet et vos associés doivent se conformer. Ces normes s’appliquent à la mise en œuvre de mesures de protection administratives, physiques et techniques spécifiques que l’HIPAA considère comme essentielles.
Voyons comment vous pouvez vous conformer à chacune de ces normes avec succès.
1. Garanties administratives
Les garanties administratives aident votre spa médical ou votre cabinet de soins de santé à gérer et à protéger efficacement les informations électroniques protégées sur la santé (ePHI).
En pratique, le respect des garanties administratives de l’HIPAA signifie :
- Effectuer régulièrement une analyse et une gestion des risques afin de sécuriser vos ePHI
- Création d’une documentation détaillée sur les mesures de sécurité que vous avez mises en œuvre, sur la manière dont vous les avez mises en œuvre et sur la façon dont ces mesures vous ont aidé à sécuriser les informations à caractère personnel.
- Maintenir la sécurité de vos ePHI et adopter de nouvelles mesures si nécessaire
Sur 146 établissements de santé, seuls 33,5 % ont réalisé l’analyse de risques requise. Cela signifie que 33,5 % des entreprises du secteur de la santé courent aujourd’hui un risque plus élevé de voir leurs données électroniques divulguées alors qu’elles auraient pu faire davantage pour les protéger.
L’objectif premier de votre cabinet est de protéger les ePHI contre les menaces. La dernière chose à faire est donc de cesser de procéder à des évaluations régulières des risques. La négligence de l’analyse et de la gestion des risques de qualité vous fait perdre de l’argent, votre statut et la confiance de vos patients. De plus, cela vous met en conflit potentiel avec la loi et vous expose à des violations et à des sanctions.
Voici comment vous pouvez facilement vous conformer aux garanties administratives de l’HIPAA.
- Évaluer en permanence les risques afin de détecter d’éventuelles violations des données à caractère personnel.
- Introduire une politique de gestion des risques et la partager avec les agents d’exécution et leurs collègues.
- Élaborer un plan d’intervention d’urgence et le tester, puis le tester encore et encore.
- Former les employés à la cybersécurité et à la conformité à la loi HIPAA
- Restreindre l’accès aux ePHI pour les tiers – comme le personnel non médical, les membres de la famille, les prestataires non impliqués dans les soins du patient, et d’autres personnes qui n’ont pas besoin d’accéder aux ePHI.
- Désignez un responsable de la sécurité chargé de protéger les données à caractère personnel, de gérer les risques potentiels et de superviser l’ensemble de vos efforts de mise en conformité.
Signaler les incidents affectant plus de 500 personnes à l’Office for Civil Rights (OCR). Il s’agit d’une obligation légale et vous ne voulez pas que l’OCR vous devance.
Enfin, il faut comprendre la différence entre l’analyse des risques HIPAA et la gestion des risques.
2. Garanties physiques
La règle de sécurité de l’HIPAA ne protège pas les PHI physiques, comme ceux que vous conservez sur papier – c’est l’objectif de la règle de confidentialité de l’HIPAA. Cependant, la règle de sécurité protège les informations électroniques sur les patients (ePHI) qui sont physiquement stockées dans votre cabinet, comme par exemple :
- Alarmes ou systèmes de sécurité qui protègent les serveurs, les centres de données ou les zones où sont stockées les ePHI, comme les laboratoires.
- Postes de travail ou appareils contenant des ePHI, comme des photos de patients stockées sur un iPad
- les zones où sont stockées les ePHI, comme les archives ou les salles de traitement.
Qu’elles soient accidentelles ou intentionnelles, 61 % des violations de données sont dues à la négligence d’un employé. Cela signifie que n’importe quoi – qu’il s’agisse d’une mauvaise manipulation des données médicales sur le lieu de travail ou du fait de laisser ses appareils sans surveillance – peut conduire à la divulgation d’ePHI.
Voici comment vous pouvez facilement vous conformer aux garanties physiques de l’HIPAA
- Limiter l’accès physique à toutes les installations contenant des ePHI en utilisant des contrôles d’accès tels que des serrures intelligentes et des cartes d’accès autorisées.
- Ne donner l’accès autorisé à ces installations qu’aux personnes qui en ont besoin, comme le professionnel de santé du patient.
- Contrôler l’accès aux appareils susceptibles de contenir des données personnelles électroniques, comme les ordinateurs portables et les téléphones. Élaborez des politiques précisant comment ces appareils seront utilisés et par qui, et informez-en votre équipe.
- Créer des politiques de mots de passe forts pour tous les appareils contenant des données personnelles électroniques.
- Régler les postes de travail pour qu’ils se déconnectent ou basculent sur des économiseurs d’écran en 15 minutes ou moins.
- Élaborer des politiques sur la manière dont vous transférez, supprimez et éliminez les données personnelles électroniques.
3. Garanties techniques
La règle de sécurité de l’HIPAA exige également que vous suiviez des mesures de protection techniques spécifiques pour protéger les ePHI. Ces mesures de protection comprennent l’utilisation de pare-feu et de cryptage, la sécurisation de votre matériel et de vos logiciels, et la mise en place de sauvegardes de données. Fondamentalement, tout processus technique permettant de sécuriser les ePHI a sa place ici.
En substance, vous devrez respecter ces garanties techniques :
- Créer des politiques et des procédures techniques pour contrôler l’accès aux données à caractère personnel.
- Effectuer des audits en mettant en œuvre des outils matériels et en utilisant des logiciels d’audit.
- Examinez qui a accès aux systèmes qui contiennent ou utilisent les ePHI, et limitez l’accès aux seules personnes qui en ont besoin, comme les patients eux-mêmes.
- Créez des politiques et des procédures qui indiquent clairement que vos données personnelles électroniques n’ont pas été, et ne seront pas, modifiées ou détruites de manière incorrecte.
- Introduire des mesures de protection contre l’accès non autorisé aux données à caractère personnel dans un réseau électronique, telles que les signatures numériques.
Voici comment vous pouvez facilement vous conformer aux garanties techniques de l’HIPAA
- Vérifier qui a accès à vos ePHI et s’ils ont besoin de cet accès. Restreindre ou limiter l’accès au personnel médical et non médical qui n’en a pas besoin.
- Donner au patient l’accès à ses ePHI – c’est leur droit légal d’accéder à leurs données, de les modifier ou de les mettre à jour.
- Effectuer des audits réguliers pour s’assurer qu’il n’y a pas eu de menaces pour les ePHI. Vous pouvez également diviser votre travail par deux et utiliser un
logiciel d’audit medi-esthetics
pour tenir des registres d’activité et voir les changements apportés aux données des patients au moment où ils sont effectués. - Détruire en toute sécurité les ePHIvia des services d’effacement de données ou d’élimination des déchets électroniques.
- Cryptez encore plus vos ePHI. L’utilisation d’un logiciel médical désigné peut automatiquement crypter les données personnelles électroniques pour votre cabinet et vous éviter des maux de tête.
- Mettre en place des déconnexions automatiques et les délais de session pour vous déconnecter de tous les appareils. Avec une authentification 2FA en place, vos ePHI seront mieux protégés contre les risques.
Chaque fois que vous traitez des informations de santé protégées, vous devez toujours informer les patients de ce qu’ils peuvent et ne peuvent pas faire avec leurs données. Vous devez également les informer de la manière dont leurs informations personnelles sont sécurisées et traitées.
Comme pour les deux autres mesures de protection, vous devez également surveiller vos mesures de sécurité. Effectuez les mises à jour nécessaires et sachez que la conformité à l’HIPAA est sujette à des changements, ce qui signifie que vous et vos BA devez vous tenir au courant des dernières nouvelles.
Que faire en cas de violation de la règle de sécurité de l'HIPAA ?
Existe-t-il des lacunes dans les mesures de sécurité que vous avez mises en œuvre pour les données à caractère personnel ?
Auriez-vous pu faire quelque chose de plus pour protéger vos ePHI ?
Les violations de la loi HIPAA sont réelles et juridiquement contraignantes – vous devez donc les prendre au sérieux. En vertu de la loi HIPAA, votre cabinet a l’obligation de protéger toutes les informations personnelles ou relatives à la santé des patients que vous et vos associés traitez par voie électronique.
La violation de la règle de sécurité peut être intentionnelle ou non. Mais que vous soyez responsable ou non, les violations peuvent donner lieu à une enquête HIPAA, à de lourdes amendes, voire à une peine de prison – si la violation est criminelle.
En fonction de la nature de la violation, voici les amendes HIPAA auxquelles vous pourriez être exposé :
Le meilleur moyen de détecter rapidement les violations des règles de sécurité est de procéder régulièrement à une analyse des risques, à une formation à la conformité et à une mise à jour de la politique de sécurité. En identifiant rapidement les risques de sécurité, vous pouvez agir plus rapidement pour les résoudre – et vous épargner une sanction ou une enquête.
Violations des règles de sécurité de l'HIPAA - cas à étudier
1. Plan de santé L.A. Care
L.A. Care Health Plan est une agence locale qui fournit une couverture santé à Los Angeles. Ils ont enfreint la règle de sécurité de l’HIPAA en raison d’une analyse des risques, de mesures de sécurité et d’examens des dossiers inadéquats, ce qui a abouti à la divulgation des données électroniques de 1 498 personnes. À la suite d’une plainte pour violation, l’OCR a mené deux enquêtes et réglé l’affaire pour un montant de 1 300 000 dollars.
2. David Mente, MA, LPC
David Mente est conseiller et thérapeute à Pittsburgh, PA. Lorsqu’il a violé le droit d’accès à l’HIPAA en ne fournissant pas à un père les dossiers médicaux de ses enfants mineurs, l’OCR lui a fourni une assistance technique pour résoudre le problème. Lorsque l’OCR a vérifié que ses recommandations techniques n’avaient pas été mises en œuvre correctement, le cabinet a été condamné à une amende et l’affaire a été réglée pour 15 000 dollars.
3. Life Hope Labs, LLC
Life Hope Labs, LLC, à Sandy Springs, en Géorgie, a violé le droit d’accès de l’HIPAA en ne fournissant pas à une personne le dossier médical de son père décédé 225 jours après la demande initiale. En conséquence, l’OCR a enquêté sur cette affaire et le laboratoire de diagnostic a été condamné à une amende de 16 500 dollars.
Le point de vue d'un expert sur la règle de sécurité HIPAA
Joseph Harisson
Expert en informatique dans les entreprises d'informatique
👉 Joseph Harisson est un expert informatique chevronné de IT Companies, avec une expérience diversifiée dans l’administration de systèmes, l’assistance réseau, la cybersécurité et les technologies cloud. Membre de la National Society of IT Service Providers et de l’Information Systems Security Association, il explique comment la règle de sécurité HIPAA peut s’appliquer aux entreprises d’esthétique médicale et de beauté aux États-Unis.
“Lesentreprises spécialisées dans l’esthétique, la beauté et les salons de coiffure peuvent collecter des données et des informations sur la santé.
stocker une variété de PHI, tels que les informations de contact des clients, les informations médicales, les informations sur la santé, etc.
les antécédents et les dossiers de traitement. Il est important de mettre en œuvre et de maintenir
des mesures de sécurité pour protéger ces PHI contre l’accès, l’utilisation ou la divulgation non autorisés.
Ces entreprises peuvent également utiliser une variété de services basés sur le cloud pour gérer leurs opérations. Il est important de choisir des services basés sur l’informatique dématérialisée qui offrent des caractéristiques de sécurité solides et de mettre en œuvre des contrôles de sécurité appropriés pour protéger les informations personnelles stockées dans l’informatique dématérialisée”.
Il donne également des conseils pratiques aux cabinets d’esthétique médicale pour qu’ils se conforment à la règle de sécurité HIPAA.
✨ Utiliser des mots de passe forts et une authentification multifactorielle.
✨ Maintenez vos logiciels à jour.
✨ Faites attention aux informations que vous partagez en ligne.
✨ Soyez attentifs aux escroqueries par hameçonnage et autres attaques d’ingénierie sociale.
✨ Disposer d’un plan d’intervention en cas d’incident de sécurité.
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Les conséquences du non-respect de la règle de sécurité HIPAA peuvent affecter votre cabinet sur le plan financier et juridique, vous faire perdre du temps et nuire à la confiance que vous établissez avec les patients.
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