Alternativen zu Ergosoft 2026: 5 Lösungen nach Abrechnungsart

Die besten Alternativen zu Ergosoft hängen davon ab, wie Ihre Praxis abrechnet. Ergosoft vertreibt mit psychodat ein Programm für Psychotherapeuten. Eine Ergotherapie-Software ist es nicht, und Heilmittel rechnet es nicht ab.

Für Privat- und Selbstzahlerpraxen ist Pabau, unsere cloudbasierte Praxismanagement-Plattform, die erste Wahl. Psychotherapeuten mit Kassenzulassung finden in Epikur den direktesten Ersatz. Ergotherapiepraxen brauchen dagegen die Heilmittelabrechnung nach § 302 SGB V, wie sie Theorg und Thera-Pi bieten.

Ein Fehlgriff fällt meist erst bei der ersten Abrechnung auf. Dann tippt das Team Verordnungen von Hand nach, oder Honorare bleiben liegen. Unten finden Sie deshalb den Vergleich der fünf Lösungen, den Ablauf der Heilmittelabrechnung und eine Checkliste für den Wechsel.

Das Wichtigste in Kürze

1. Pabau — die beste Wahl für Privat- und Selbstzahlerpraxen, die Buchung, Akte und Rechnungen in einer Cloud-Plattform wollen.

2. Theorg — die etablierte Lösung für Ergotherapiepraxen, die Heilmittel nach § 302 SGB V mit den Kassen abrechnen.

3. Epikur — der naheliegende Ersatz für Psychotherapeuten, die von psychodat wechseln und weiter über die KV abrechnen.

4. Thera-Pi — die kostenlose Open-Source-Option für Heilmittelpraxen, die Einrichtung und Pflege selbst übernehmen.

5. Albis — nur für ärztlich geführte Praxen relevant, denn die Software rechnet über die KV und nicht Heilmittel ab.

Alternativen zu Ergosoft im Überblick: Die Abrechnung entscheidet

Die Tabelle sortiert die fünf Lösungen nach dem Abrechnungsweg, den sie abdecken. Lesen Sie zuerst die Spalte Abrechnung, denn sie schließt die meisten Kandidaten sofort aus.

Die Grafik zeigt denselben Vergleich als Entscheidungsweg. Eine einzige Frage zur Abrechnung verkürzt die Liste auf ein oder zwei Programme.

Ergosoft ist trotz des Namens keine Ergotherapie-Software

Ergosoft ist der Hersteller, psychodat das Produkt. Die ERGOSoft GmbH entwickelt psychodat für psychotherapeutische Praxen. Das Programm läuft lokal unter Windows und rechnet mit der KV und privat ab.

Heilmittel nach § 302 SGB V rechnet psychodat nicht ab. Tarife und Zusatzkosten finden Sie in unserem Beitrag zu Ergosoft Preise und Tarife.

Wer nach Alternativen zu Ergosoft sucht, gehört deshalb meist zu einer von zwei Gruppen:

• Psychotherapeuten mit psychodat: Sie wünschen sich oft mehr Flexibilität als eine lokale Windows-Installation, etwa den Zugriff vom Mac.
• Ergotherapeuten, die über den Namen kommen: Sie brauchen eine Heilmittelabrechnung, die psychodat nie hatte. Für sie ist Ergosoft keine Ausgangsbasis.

Bei psychodat-Nutzern tauchen vor allem diese Wechselgründe auf:

• Das Programm läuft nur lokal unter Windows. Hardware, Datensicherung und TI-Ausstattung trägt die Praxis selbst.
• Die Videosprechstunde ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul.
• Auf ergosoft.de ist das neue Design online, die Inhalte folgen laut Hersteller erst nach und nach, was Fragen zur Weiterentwicklung offenlässt.

Bevor Sie Anbieter vergleichen, sollten Sie also klären, über welchen Weg Ihr Honorar tatsächlich fließt.

Bei jeder Ergosoft-Alternative zählt zuerst der Abrechnungsweg

Funktionen lassen sich nachrüsten, ein falscher Abrechnungsweg nicht. Prüfen Sie deshalb zuerst, ob die Software Ihren Weg zur Kasse oder zur KV abbildet.

So läuft die Heilmittelabrechnung nach § 302 SGB V

Heilmittelpraxen rechnen nicht über die Kassenärztliche Vereinigung ab, sondern direkt mit den Krankenkassen. Der Weg ist in § 302 SGB V geregelt. Die technischen Details legt der GKV-Spitzenverband in Richtlinien fest.

1. Verordnung erfassen: Diagnosegruppe, Heilmittel, Zahl der Einheiten und Ausstellungsdatum übernehmen.
2. Behandlungen dokumentieren: Jede Einheit wird mit Datum erfasst und vom Patienten quittiert.
3. Datensatz erstellen: Die Software erzeugt den elektronischen Abrechnungsdatensatz.
4. Übermitteln: Der Datensatz geht direkt an die Kassen oder an ein Abrechnungszentrum.
5. Absetzungen bearbeiten: Kürzungen der Kasse prüfen, korrigieren und erneut einreichen.

Die meisten Absetzungen haben ihren Ursprung im ersten Schritt. Ein falsches Datum oder eine überschrittene Frist fällt erst auf, wenn die Kasse kürzt. Gute Software prüft solche Fristen schon bei der Terminplanung.

Psychotherapie rechnet über die KV ab

Psychotherapeuten mit Kassenzulassung rechnen dagegen quartalsweise mit ihrer Kassenärztlichen Vereinigung ab. Dafür braucht die Software eine Zulassung der KBV. Ein Heilmittelprogramm kann das nicht, und umgekehrt gilt dasselbe.

Diese sieben Punkte prüfen Sie vor der Anbieterauswahl

• Abrechnungsweg: KV, § 302 SGB V oder privat, passend zu Ihrer Zulassung.
• Verordnungen: Verwaltung mit Statusanzeige und Fristprüfung, wenn Sie Heilmittel abrechnen.
• Dokumentation: Befund, Therapieziele, Verlauf und Berichte strukturiert erfassen.
• Termine: Kalender für mehrere Therapeuten, idealerweise mit Online-Buchung.
• Datenschutz: Speicherung in der EU, Rollenrechte und ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
• Telematikinfrastruktur: Unterstützung der TI-Anwendungen, die Sie brauchen.
• Datenübernahme: Export aus dem alten System und Import beim neuen Anbieter, schriftlich bestätigt.

Die fünf besten Alternativen zu Ergosoft im Detail

Mit dem eigenen Abrechnungsweg im Kopf lesen sich die fünf Bewertungen schneller. Jede beginnt mit einer Kurzübersicht und endet mit den Preisen, die der Anbieter selbst veröffentlicht.

1. Pabau: Die Cloud-Plattform für Privat- und Selbstzahlerpraxen

Pabau läuft vollständig im Browser, sodass Ihr Team vom Praxis-PC, vom Tablet oder von zu Hause auf dieselben Daten zugreift. Für Privatpraxen entfällt damit die lokale Installation samt eigener Datensicherung.

Das macht Pabau stark:

• Anpassbare Formulare für Anamnese, Befund und Therapieverlauf
• Online-Buchung mit automatischen Erinnerungen per SMS oder E-Mail
• Digitale Einwilligungen, gespeichert in der Patientenakte
• Mehrere Nutzer und Standorte in einer Oberfläche
• Videosprechstunden über Zoom oder Google Meet, abgerechnet über Credits

Grenzen: Pabau rechnet weder mit der KV noch nach § 302 SGB V mit den Krankenkassen ab. Kassenpraxen bräuchten dafür zusätzlich ein zertifiziertes System. Für Privatpraxen deckt Pabau den Ablauf von der Buchung bis zur Rechnung ab.

Preise

Der Preis richtet sich nach Standort und Nutzerzahl, und bei jährlicher Zahlung sparen Sie laut Pabaus Preisseite bis zu 20 Prozent.

2. Theorg: Der Heilmittelspezialist für Ergotherapiepraxen

Theorg von der SOVDWAER GmbH ist eines der bekanntesten Praxisprogramme für Physiotherapie, Ergotherapie und Logopädie. Der Schwerpunkt liegt auf der Rezeptverwaltung und dem Datenaustausch nach § 302 SGB V.

• Rezeptabrechnung für Heilmittel mit den Krankenkassen
• Modular aufgebaut, nutzbar auf PC und Tablet
• Apps für Therapeuten und papierlose Unterschriften am Tablet
• Breite Nutzerbasis in Ergotherapie, Physiotherapie und Logopädie

Ob und in welchem Umfang Theorg heute als Cloud-Lösung läuft, sollten Sie direkt beim Hersteller erfragen. Die Website nennt ein Rechenzentrum, beschreibt das Betriebsmodell aber nicht im Detail.

Preise

SOVDWAER veröffentlicht keine Preise, ein Angebot gibt es nur auf Anfrage. Die üblichen Posten schlüsselt unser Beitrag zu Theorg Kosten und Preismodell auf.

3. Epikur: Der direkte Ersatz für psychotherapeutische Praxen

Epikur ist ein Praxisverwaltungssystem für Ärzte und Psychotherapeuten mit Abrechnung über die KV. Für psychodat-Nutzer ist es deshalb der naheliegende Wechsel. Den direkten Vergleich zeigt unser Beitrag Ergosoft vs. Epikur.

• KV- und Privatabrechnung für psychotherapeutische Praxen
• Läuft laut Hersteller auf Mac, Windows und Linux
• Mobile Apps für Patientenliste und Praxiskalender
• Primär für Ärzte und Psychotherapeuten, Heilmittelabrechnung vorab prüfen

Passt Epikur nicht ganz, finden Sie weitere Optionen in unserem Überblick zu den Alternativen zu Epikur.

Preise

Die Preise stammen von epikur.de, und die TI-Anbindung kalkuliert Epikur als eigenen Tarif. Weitere Pakete erklärt unser Beitrag zu den Epikur Kosten.

4. Thera-Pi: Die kostenlose Open-Source-Option für Heilmittelpraxen

Thera-Pi ist eine kostenlose Desktop-Praxissoftware für Heilmittelerbringer, entwickelt von Therapeuten. Sie steht als Open Source unter der AGPL-Lizenz und ist laut Projektseite seit 2010 im Einsatz.

• Abrechnung mit GKV, PKV und Berufsgenossenschaften laut Projektseite
• Für Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie, Massage und Podologie
• Hilfe über ein Nutzerforum oder bezahlte Unterstützer vor Ort und per Fernwartung
• Kartenleser für eGK und KVK, zur TI macht die Projektseite keine Angaben

Die Projektseite nennt den Datenaustausch nach § 302 SGB V nicht ausdrücklich. Prüfen Sie deshalb vor dem Umstieg mit einer Testabrechnung, ob die Übermittlung an Ihre Kassen funktioniert.

Preise

Die Software selbst ist kostenlos. Kosten entstehen für Hardware, Einrichtung und bezahlte Hilfe durch Unterstützer.

5. Albis: Software für Arztpraxen, keine Heilmittellösung

CGM ALBIS von CompuGroup Medical ist Praxissoftware für Arztpraxen. Sie rechnet über die Kassenärztliche Vereinigung nach EBM und privat nach GOÄ ab. Für die Heilmittelabrechnung ist Albis nicht ausgelegt.

• KV-Abrechnung nach EBM und Privatabrechnung nach GOÄ
• Für Einzel- und Gemeinschaftspraxen sowie MVZ
• TI-Anbindung für ärztliche Praxen
• Keine Abrechnung von Heilmitteln nach § 302 SGB V

Albis kommt also nur infrage, wenn Ihre Praxis ärztlich geführt ist. Für Ergotherapie und Psychotherapie gibt es in dieser Liste passendere Programme.

Preise

CGM veröffentlicht für Albis keine Preisliste. Einen Preis erhalten Sie nur über ein individuelles Angebot.

Telematikinfrastruktur: Ab Oktober 2027 wird die Anbindung Pflicht

Egal, für welche Software Sie sich entscheiden, eine Frist betrifft alle Heilmittelpraxen. Die Telematikinfrastruktur (TI) verbindet Praxen, Kassen und Kliniken über ein gesichertes Netz. Für Heilmittelerbringer, also auch Ergotherapiepraxen, wird die Anbindung ab dem 1. Oktober 2027 verpflichtend.

Der Bundestag hat die frühere Frist im November 2025 auf diesen Termin verschoben, wie das Deutsche Ärzteblatt berichtet. Prüfen Sie den aktuellen Stand trotzdem im Bundesgesetzblatt oder bei Ihrem Berufsverband.

Für die Anbindung brauchen Sie vier Bausteine:

• Elektronischer Heilberufsausweis (eHBA): Er ist Voraussetzung für die Anbindung und wird über das elektronische Gesundheitsberuferegister beantragt.
• Praxisausweis (SMC-B): Er weist die Praxis als Einrichtung im Netz aus.
• KIM (Kommunikation im Medizinwesen): Der sichere Maildienst der gematik für Befunde und Arztbriefe. Eine KIM-Pflicht für Heilmittelpraxen besteht derzeit nicht.
• Software mit TI-Schnittstelle: Ihr Praxisprogramm muss die TI-Anwendungen unterstützen, die Sie nutzen wollen.

Für psychodat dokumentiert der Hersteller die ePA, den eArztbrief und den elektronischen Medikationsplan. KIM erwähnt er nicht. Pabau ist als internationale Plattform nicht an die deutsche TI angebunden.

Praxis-Tipp: Fragen Sie jeden Anbieter schriftlich, welche TI-Anwendungen die aktuelle Version unterstützt und ob sie von der gematik zugelassen ist. Herstellerversprechen und Zulassungsstand können voneinander abweichen.

So gelingt der Wechsel von Ergosoft ohne Abrechnungsausfall

Steht die Entscheidung, beginnt die eigentliche Arbeit. Ein Softwarewechsel ist vor allem ein Abrechnungsprojekt. Planen Sie ihn so, dass kein Quartal und keine Kassenabrechnung im Übergang hängen bleibt.

1. Anforderungen notieren: Listen Sie auf, welche Funktionen Sie täglich nutzen und welche nur selten.
2. Daten sichern: Fragen Sie den bisherigen Anbieter, in welchem Format Patientendaten, Termine und Abrechnungshistorie exportiert werden. Lassen Sie sich das schriftlich bestätigen.
3. Demos anfordern: Fordern Sie Demos an und prüfen Sie mit Beispieldaten einen kompletten Abrechnungszyklus.
4. Schulung einplanen: Rechnen Sie mit zwei bis vier Wochen, bis das Team routiniert mit dem neuen System arbeitet.
5. Parallel arbeiten: Führen Sie das alte System bis zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums weiter.

Vor der ersten Abrechnung im neuen System prüfen

• Die Stammdaten der Kassen oder der KV sind aktuell eingespielt.
• Institutionskennzeichen (IK) oder Betriebsstättennummer sind korrekt hinterlegt.
• Offene Verordnungen und Behandlungsfälle sind vollständig übernommen.
• Eine Testabrechnung läuft ohne Fehlermeldung durch.
• Das alte System bleibt für Rückfragen und Korrekturen lesbar.

Diese drei Fehler verzögern den Umstieg

• Der Wechsel fällt kurz vor einen Abrechnungsstichtag, ohne Puffer für Rückfragen.
• Die Datenübernahme startet ohne schriftliche Zusage, welche Felder übertragen werden.
• Der alte Vertrag endet, bevor die erste Abrechnung im neuen System durch ist.

Wie Pabau Privatpraxen von Telefon und Papier entlastet

In vielen Privatpraxen laufen Termine, Formulare und Rechnungen über getrennte Werkzeuge. Das Team ruft Patienten zur Bestätigung an und tippt Anamnesebögen nach der Sitzung ab.

Pabau führt diese Schritte zusammen. Patienten buchen online, füllen den Anamnesebogen vorab aus und erhalten automatische Erinnerungen. Die Angaben landen direkt in der Patientenakte, und die Rechnung entsteht aus dem Termin.

So verbringt Ihr Team weniger Zeit am Telefon und mehr Zeit mit Patienten. Welche Abläufe Pabau für Therapeuten abdeckt, zeigt unsere Seite zu Praxissoftware für Therapiepraxen.

Weniger Verwaltung für Ihre Privatpraxis

Pabau bündelt Online-Buchung, digitale Formulare und Rechnungen in einer Cloud-Plattform. In einer Demo sehen Sie, wie das in Ihrer Praxis aussieht.

Demo buchen

Fazit

Beginnen Sie die Suche mit Ihrer letzten Abrechnung, nicht mit einer Funktionsliste. Ging sie an die KV, an die Krankenkassen oder als Rechnung an den Patienten? Diese Antwort streicht mehr Anbieter als jede Demo.

Ein Kompromiss bleibt trotzdem, denn keine Lösung in diesem Vergleich deckt alle drei Abrechnungswege ab. Wer gemischt abrechnet, sollte das vor der Unterschrift offen mit jedem Anbieter klären.

Rechnen Sie privat ab, lohnt sich ein Blick auf den ganzen Ablauf vom Termin bis zur Rechnung. Buchen Sie eine Demo und sehen Sie, wie Pabau Buchung, Anamnese und Rechnung verbindet, mit strukturiertem Onboarding für den Umstieg.

Weiterführende Lektüre

Rechnen Sie Heilmittel mit den Kassen ab? Theorg Kosten 2026 schlüsselt Kaufpreis, Mietmodell und Alternativen auf.

Heilmittel- oder Psychotherapie-Software? Thevea vs Epikur erklärt, warum Ihr Beruf über die passende Software entscheidet.

Möchten Sie die psychodat-Tarife kennen? Ergosoft Preise 2026 zeigt Tarife, Zusatzkosten und Alternativen.

Planen Sie den Umstieg auf Epikur? Epikur Kosten 2026 vergleicht alle Tarife und die Zusatzkosten.

Psychodat oder Epikur? Ergosoft vs Epikur stellt beide Programme für Psychotherapeuten gegenüber.

Häufig gestellte Fragen zu Ergosoft-Alternativen