Comment Pabau aide Ageless Enhancements à gagner 10 minutes par patient et à opérer sur deux sites

Liz Riley est propriétaire et directrice de la station thermale Ageless Enhancements, située dans le Massachusetts, aux États-Unis.

Récemment, Ageless Enhancements a ajouté la perte de poids médicale à la liste des services qu’elle propose, ce qui l’a amenée à demander un logiciel de dossier médical électronique plus robuste.

Ils devaient également opérer sur deux sites différents, ce que leur logiciel actuel avait du mal à faire.

L'industrie :

Médi-esthétique

Localisation :

États-Unis

Caractéristiques principales :

Multi-localisation

Le problème

Leur outil de planification en ligne était confus

Liz a utilisé un agenda en ligne pour les réservations. Bien que cette solution permette aux patients de réserver dans deux endroits différents, elle ne fonctionnait pas en réalité et a fini par poser des problèmes.

Souvent, le client ne savait pas exactement quel endroit il choisissait. Elles les conduisaient à se rendre dans la mauvaise clinique, qui souvent n’était même pas ouverte à ce moment-là. Même si ce n’était pas une erreur de sa part, Liz estimait que cela nuisait à la réputation de son entreprise.

C’était très frustrant parce qu’on avait l’impression, surtout si le bureau était fermé, qu’il ne s’agissait pas d’une station thermale légitime.

Certes, c’est une erreur de leur part, mais le système n’était pas facile à mettre en place. Vous aviez l’impression que c’était votre faute.

Le stylo et le papier n'étaient pas tenables

À l’origine, Liz utilisait un stylo et du papier pour les dossiers médicaux, mais au fur et à mesure que le cabinet s’est développé, cela est devenu intenable, surtout en raison de l’existence de deux sites. Si Liz devait voir un client à un endroit, mais aussi à un autre, il était difficile de suivre leurs dossiers.

Le dernier coup de pouce dont Liz a eu besoin, c’est lorsqu’elle a élargi les services qu’elle propose en y ajoutant des services médicaux de perte de poids. Elle devait désormais être en mesure de vérifier des éléments tels que le taux de cholestérol, les tests A1C pour le diabète, la fonction rénale et, bien sûr, les résultats de laboratoire.

Lorsque j’ai décidé d’ajouter différents services à mon cabinet, j’ai eu besoin d’un système capable de gérer la paperasserie, les analyses de laboratoire et toute la documentation qui en découle.

Comment Pabau aide les spas de petite et moyenne taille

Stocker et gérer des dossiers médicaux numériques détaillés

Travailler en toute transparence sur plusieurs sites

Réduire le temps nécessaire à l'enregistrement d'un patient

Rester en conformité avec la réglementation grâce à une documentation solide

Pourquoi elle a choisi Pabau

Liz avait déjà étudié plusieurs systèmes d’archivage électronique différents, mais la plupart d’entre eux n’offraient pas les fonctionnalités dont elle avait besoin. Souvent, ils lui demandaient de configurer son compte comme s’il s’agissait de deux entreprises complètement différentes.

Cette fois-ci, Liz est tombée sur Pabau. Elle a apprécié le fait qu’il y avait d’excellentes critiques – presque cinq étoiles – et elle s’est donc inscrite. Lorsqu’elle a vu le système, elle a été ravie.

L’ensemble du système avait fière allure. J’ai l’impression que Pabau se distingue des autres systèmes parce qu’il est très convivial. La présentation, l’accès à la carte, tout était très simple.

Le système est bien rodé, en particulier l’iPad pour le parcours du patient dans la clinique.

Les résultats

Résolution de leur problème d'implantations multiples

Pabau a instantanément résolu les problèmes rencontrés par Ageless Enhancements. Il leur a permis de travailler en toute transparence sur plusieurs sites et a éliminé la confusion liée au fait que les clients se présentaient au mauvais endroit.

Avec Pabau, c’était génial parce que la première question qu’ils posent aux patients lorsqu’ils prennent un rendez-vous en ligne est « Quel est l’endroit que vous recherchez ?

Il réduit les absences

Les notifications à Pabau ont permis à Ageless Enhancements de réduire les absences.

Désormais, les patients reçoivent plusieurs alertes concernant les rendez-vous à venir, y compris par SMS. Grâce à des fonctions qui permettent aux patients de se servir eux-mêmes et de modifier ou d’annuler leurs rendez-vous, le personnel est moins sollicité.

Les notifications à Pabau ont certainement contribué à réduire les absences. Ils peuvent répondre à un courriel ou le faire eux-mêmes grâce au programmateur en ligne.

Ils gagnent 10 minutes par patient

Le plus grand résultat obtenu par Liz grâce à Pabau est le suivant le temps.

Il est désormais très facile d’enregistrer un patient et de s’assurer qu’il dispose de tous les documents nécessaires avant son rendez-vous et dans le cadre du suivi.

Le fait que tous les formulaires de consentement et les dossiers médicaux puissent être personnalisés est également très utile. Elle peut ajouter ce dont elle a besoin, laisser de côté ce qui n’est pas nécessaire et créer quelque chose qui fonctionne pour sa pratique.

Pabau a réduit notre temps de travail d’au moins 10 minutes par patient. Le passage de l’ancien système au nouveau a donc permis un gain de temps considérable.

Ils peuvent travailler de n'importe où

L’équipe d’Ageless Enhancements compte désormais plusieurs utilisateurs de Pabau, dont une infirmière diplômée et trois infirmières praticiennes.

Ils apprécient beaucoup le fait que Pabau soit basé sur l’informatique en nuage, ce qui leur permet de l’emporter avec eux sur l’iPad, où qu’ils aillent. Ils ont ainsi la possibilité de travailler depuis la clinique ou même d’aller rendre visite aux clients à leur domicile.

Vous pouvez l’emporter partout. Ainsi, même si nous avons un autre bureau ou si quelqu’un a besoin d’un traitement d’urgence au Botox à son domicile, vous l’avez directement dans votre iPad et vous pouvez l’emporter partout avec vous. C’est très facile et polyvalent.

Agir en tant que guide et conseiller pour le personnel

Une autre fonctionnalité qu’ils ont trouvée très utile est le parcours du patient sur l’iPad, que l’on parcourt lorsqu’un client arrive pour son rendez-vous.

Il permet non seulement de s’assurer que tout est stocké sur la carte client, mais aussi de rappeler à votre personnel de suivre toutes les étapes. Par exemple, les photos avant et après sont toutes réalisées dans le cadre d’un flux de travail, en lien avec les dossiers médicaux.

C’est un bon rappel. Vous enregistrez le patient, vous remplissez le formulaire de consentement et un bouton photo apparaît automatiquement. Nous avons trouvé cela très utile, car cela vous rappelle de prendre la photo si l’un de vos cliniciens l’oublie.

Les aide à rester en conformité

Les dossiers médicaux électroniques détaillés et le parcours du patient sont autant d’éléments qui permettent à Ageless Enhancements de pratiquer de manière sûre et efficace.

Ils avaient besoin d’un système qui faciliterait la documentation et la sécurité des soins aux patients, tout en étant efficace, facile à utiliser pour le patient et pour le clinicien, et doté de toutes les fonctionnalités qu’un dossier médical devrait avoir.

Pabau s’assure qu’ils sont prêts à tout.

Pabau stocke les informations relatives à vos patients et les conserve en vue de visites ultérieures, de poursuites judiciaires et de la protection des patients et des prestataires de soins.

Principaux enseignements

Tout ce dont vous avez besoin en une seule fois

Pabau a permis à Ageless Enhancements d’améliorer son expérience de réservation en ligne et de créer une nouvelle façon de travailler qui est meilleure pour les patients, le personnel et l’entreprise dans son ensemble.

« Je recommanderais Pabau à toute personne travaillant dans le domaine de l’esthétique, de la médecine interne ou de tout autre aspect des soins médicaux. Je l’ai d’ailleurs déjà recommandé à un ami ».

« C’est un système facile à utiliser. Il est très complet et contient toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin ».