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Auteur : Oliver Sherrington
Publié : 12/03/2023
TABLE DES MATIÈRES
Il s’agit du guide définitif des logiciels destinés aux cliniques, aux cabinets médicaux, aux cabinets privés, aux centres de soins, aux praticiens de l’esthétique et aux thérapeutes.
Si vous gérez une clinique esthétique très active ou un cabinet médical en pleine expansion, vous aurez besoin de toute l’aide possible pour réduire votre temps d’administration, rationaliser les tâches, automatiser les processus et offrir une meilleure expérience à vos clients et à vos patients.
Vous voudrez découvrir tous les conseils, astuces et outils qui vous permettront d’améliorer la gestion de votre clinique, de soutenir votre personnel et d’accroître les résultats de l’ensemble de vos activités.
Vous voudrez apprendre à gérer votre clinique le plus efficacement possible, ce qui signifie que vous devrez tout savoir sur les logiciels de gestion de clinique.
Le logiciel de gestion de clinique – parfois appelé système de gestion de clinique – est un terme donné à une plateforme qui vous aide à gérer votre clinique de manière plus efficace et plus efficiente.
Il fait exactement ce qui est écrit sur la boîte : c’est un logiciel qui vous aide à gérer votre clinique.
Logiciel de gestion de clinique - la définition courte
Une suite d'outils et de fonctionnalités combinés au sein d'une plateforme unique et simple d'utilisation qui organise les données des patients et gère chaque étape de leur parcours dans votre clinique.
Bien entendu, le logiciel de gestion de clinique va beaucoup plus loin que cela. C’est bien plus qu’un ensemble d’outils et de fonctionnalités qui vous aident à réduire l’administration de votre clinique.
Il s’agit d’un logiciel qui constitue un atout commercial inestimable pour tout cabinet, qu’il soit grand ou petit. Un logiciel essentiel au succès de votre clinique.
Le logiciel de gestion de clinique est un système intégré qui vous permet d’organiser et de gérer facilement tous les aspects de votre clinique, de l’inscription des patients à la gestion des stocks, des dossiers dématérialisés à l’encaissement des paiements.
C’est la seule technologie dont vous avez besoin pour attirer, réserver, organiser, programmer, rappeler, suivre et soutenir les clients à chaque étape du parcours du patient.
Les nombreuses variantes d’un logiciel de gestion de clinique
Il existe de nombreux types de logiciels pour les prestataires de soins médicaux et de santé, ainsi que pour les cliniques proposant des thérapies non médicales et holistiques. Le logiciel de gestion de clinique est également appelé :
Le logiciel de gestion de clinique est idéal pour toute personne chargée de gérer une clinique. Il s’adresse aux directeurs, aux propriétaires de cliniques et au personnel des cliniques à tous les niveaux – des réceptionnistes aux partenaires médicaux principaux.
Un bon logiciel de gestion de clinique est utile :
Et ce n’est pas seulement pour les cabinets médicaux. Il est bénéfique pour les cliniques de tout le spectre des soins de santé, y compris celles qui se spécialisent dans les services non médicaux, les traitements esthétiques et les thérapies holistiques.
Il s’agit d’un outil indispensable pour tous ceux qui accompagnent leurs patients et leurs clients dans le cadre de traitements sanitaires, holistiques ou thérapeutiques.
Qu’il s’agisse d’un grand ou d’un petit établissement, d’un seul ou de plusieurs sites, vous avez besoin d’un logiciel qui réduit les tâches administratives et rationalise la gestion de votre clinique.
En fait, si vous gérez une clinique et que vous avez affaire à des clients ou à des patients, l’utilisation d’un logiciel de gestion de clinique vous apportera des avantages considérables dans toutes vos activités quotidiennes.
Les logiciels de gestion de clinique sont généralement utilisés par :
Pratiques médicales
Chirurgie esthétique
Fournisseurs de soins dentaires
Médi-spas
Cliniques esthétiques
Cliniques de médecins généralistes
Salons et spas
Cliniques de transplantation capillaire
Physiothérapeutes
Cliniques de vaccination
Centres de bien-être
Tout bon système de gestion de clinique fait exactement ce que vous attendez de lui :
Les spécificités de ce que votre système de gestion peut faire dépendent de la portée du logiciel, mais à un niveau de base, la grande majorité des logiciels de gestion de clinique ont des outils et des fonctions qui.. :
RECORD
toutes les informations essentielles sur le patient
LIVRE
tous les types de rendez-vous
CALENDRIER
traitements et personnel
RAPPEL
clients sur les réservations et les formulaires
MAGASIN
les principaux antécédents médicaux en toute sécurité
GÉRER
les factures, le stock et les suivis
PROCESSUS
dépôts et paiements
COMPLÉTER
avec les réglementations en matière de protection des données
RAPPORT
sur tous les indicateurs cliniques
C’est la fonctionnalité commune que vous devez attendre de tout logiciel de gestion de cabinet. Des logiciels cliniques plus avancés, plus spécialisés et plus avantageux comme Pabau peuvent également vous aider :
MARCHÉ
aux clients nouveaux et actuels
INTÉGRER
avec les flux de travail existants
PERSONNALISER
parcours des patients
Si vous cherchez à choisir un logiciel de gestion de cabinet en vous basant uniquement sur les caractéristiques et les fonctionnalités, il y a plusieurs éléments indispensables à prendre en compte.
Idéalement, vous voudrez un logiciel qui offre une assistance et des fonctionnalités dans plusieurs départements, des opérations quotidiennes au marketing client, des finances et de la comptabilité à la conformité juridique.
Tout logiciel de gestion de clinique efficace que vous envisagez pour votre cabinet doit comporter des fonctionnalités telles que
Un bon logiciel de gestion de clinique vous aidera en fin de compte à gérer une meilleure clinique, en soutenant à la fois votre personnel et vos clients, et en veillant à ce que vous puissiez offrir de meilleurs traitements aux patients tous les jours, chaque jour.
Il élimine toutes les frustrations et les points douloureux communs qui rendent la gestion d’une clinique si difficile, et c’est exactement la raison pour laquelle vous avez besoin d’un système de gestion de clinique…
Car gérer une clinique avec succès n’est pas une mince affaire !
Il serait facile de dire que vous n’avez pas vraiment besoin d’un système de gestion de clinique, qu’il s’agit simplement d’un autre logiciel, d’une autre dépense, d’une autre application qui peut faire une ou deux choses et qui pourrait vous faciliter la vie si vous vous engagez à l’utiliser…
Mais ce n’est tout simplement pas le cas.
Les logiciels de gestion de cabinet sont une bouée de sauvetage pour les cliniques, grandes et petites.
C’est essentiel dans le monde numérique d’aujourd’hui. C’est ce dont vous avez besoin pour gérer une clinique très performante et développer votre entreprise.
Pourquoi est-ce si important ?
C’est un travail difficile que de jongler avec la paperasserie et les traitements, le marketing et les opérations, les finances et les rapports.
Tout ce qui vous facilite la vie – et vous permet de gagner du temps – est bénéfique.
Lorsque vous avez mis en place un cabinet indépendant
Tout ce qui vous permet d’avoir une « paire de mains supplémentaire » est incroyable. Tout ce qui permet d’automatiser les processus vous donnera plus d’espace pour vous concentrer sur d’autres aspects plus importants de votre pratique en plein essor.
Lorsque vous gérez une clinique avec un ou deux membres de l'équipe
Il est difficile de suivre les clients au fur et à mesure que l’on grandit et de superviser ce que font les jeunes employés.
Lorsque vous gérez une grande clinique avec plusieurs médecins et infirmières
Les traitements multiples dans plusieurs salles, les horaires, les dossiers des patients et les paiements peuvent rapidement devenir confus et compliqués.
Le logiciel de gestion de clinique est important si vous voulez comprendre exactement ce qui se passe dans votre clinique à tout moment.
C’est important si vous voulez que toutes vos données et tous vos processus soient regroupés en un seul endroit, un système facile à utiliser auquel vous pouvez accéder à tout moment.
C’est important si vous voulez avoir l’air professionnel et agir de manière professionnelle.
Si vous souhaitez offrir aux patients la meilleure expérience possible, le meilleur processus de réservation, les meilleurs traitements et le meilleur suivi, vous avez besoin d’un logiciel de gestion de clinique.
Il n’y a pas de « si ». Pas de mais.
Choisissez le bon type de logiciel de gestion de clinique pour votre cabinet et vous découvrirez des dizaines d’avantages dès que vous commencerez à l’utiliser.
Avec des moyens plus rapides pour prendre des rendez-vous, des moyens plus intelligents pour soutenir le personnel et des moyens plus efficaces pour gérer toutes les tâches quotidiennes, vous aurez plus de liberté pour faire ce que vous aimez : traiter les clients.
C’est le plus grand et le plus important des avantages d’un logiciel de gestion de clinique. Il place vos clients au centre de l’attention, ce qui vous donne, à vous et à votre équipe, plus de temps pour offrir une expérience encore meilleure.
Mais il y a bien d’autres avantages :
Lorsque vous disposez d’un logiciel capable de copier automatiquement les données des patients, de pré-remplir les formulaires, d’envoyer automatiquement des rappels, d’inciter les clients à effectuer un suivi et même d’encaisser les paiements sans que vous ou votre équipe n’ayez à lever le petit doigt, vous réalisez soudain le temps que vous perdez à effectuer des tâches administratives apparemment interminables.
Lorsque les tâches manuelles répétitives sont automatisées et que les patients ont la possibilité de gérer eux-mêmes leurs rendez-vous, vous gagnez un temps considérable que vous pouvez utiliser à meilleur escient dans d’autres domaines de votre activité.
En remplaçant les tâches administratives manuelles par des processus automatisés et en donnant plus de temps au personnel pour se concentrer sur les tâches importantes, vous verrez le nombre d’erreurs humaines et de fautes coûteuses diminuer de façon spectaculaire.
Vous et votre équipe n’aurez plus à vous soucier de retrouver les formulaires d’antécédents médicaux manquants. Vous n’aurez pas à vous soucier des contre-indications ou des médicaments erronés, grâce aux drapeaux automatiques. Et vous pouvez être tranquille en sachant que tous les détails, les plans de traitement, les images et autres sont attribués et enregistrés dans les bons dossiers de patients.
La paperasserie est l’un des plus grands défis auxquels sont confrontées les cliniques, grandes et petites, et l’un des aspects de la gestion quotidienne du cabinet dont on se plaint le plus. C’est encombrant, cela prend du temps et c’est super inefficace. Si vous avez besoin de récupérer un questionnaire médical en urgence avant un traitement à venir… bonne chance.
Mais avec un logiciel de gestion de clinique, cette paperasserie disparaît pratiquement du jour au lendemain. Toutes les informations importantes concernant les clients, les formulaires de consentement, les antécédents médicaux, les factures, etc. sont stockées numériquement – en toute sécurité et facilement consultables. Si vous avez besoin d’un fichier, il est accessible en quelques secondes.
Pourquoi l'informatique dématérialisée ?
Aujourd'hui, la grande majorité des logiciels de gestion des cliniques sont basés sur le cloud. Dès le départ, cela apporte une foule d'avantages à votre pratique.
Cela signifie que vous n'avez pas à vous soucier d'un matériel encombrant et coûteux et que vous bénéficiez d'une très grande flexibilité. Les logiciels en nuage sont moins chers, plus faciles à utiliser et d'un meilleur rapport qualité-prix.
Vous pouvez accéder aux informations à partir de n'importe quel appareil, à tout moment et en tout lieu. Il n'y a pas de frais initiaux, il est hautement sécurisé et vous bénéficiez de mises à jour régulières du système et de nouvelles fonctionnalités.
Qu’il s’agisse du GDPR, de l’HIPAA ou de toute autre loi sur la protection des données que vous et votre secteur devez respecter, la dernière chose que vous voulez faire est de vous mettre en porte-à-faux par rapport à ces réglementations. Votre clinique n’a pas besoin d’amendes élevées ou d’une réputation ternie.
Le logiciel de gestion des cliniques vous aide à vous conformer à toute une série de réglementations, grâce à des protections intégrées. Cela signifie que vous et votre équipe n’aurez jamais à vous inquiéter de l’insécurité des données et que vous serez toujours guidés par une approche fondée sur les meilleures pratiques.
Un logiciel de gestion de cabinet parfait sera une extension transparente de votre entreprise. Il ne vous aidera pas seulement à gérer votre clinique, mais aussi à la commercialiser. Mieux encore, il vous aidera à progresser.
Grâce à des outils de marketing intégrés permettant d’envoyer des courriels et des messages aux clients potentiels, vous pouvez rester en tête de liste avec un minimum d’efforts, en attirant de nouveaux patients et en réengageant les clients existants. De plus, des fonctions de paiement automatique permettent de demander des acomptes avant la confirmation d’un rendez-vous, décourageant ainsi les pertes de temps et réduisant les désistements.
Si vous disposez d’un seul logiciel pour gérer tous les aspects de votre activité, vous serez surpris par la quantité de données inestimables qui se trouvent soudain à portée de main. Tous les détails concernant l’activité des clients, les traitements, les réservations, les ventes, l’inventaire, l’utilisation des chambres et les revenus étant collectés et sauvegardés automatiquement, vous disposez d’une mine d’informations à examiner.
Grâce aux indicateurs clés affichés automatiquement sur des tableaux de bord simples et aux rapports personnalisables permettant d’approfondir les chiffres qui vous importent, vous aurez une vue claire de tout ce qui se passe dans votre clinique à tout moment. Une vision (et une supervision) qui vous aide à apporter les bons changements et les bonnes améliorations.
Une fois que vous aurez pris conscience des nombreux et puissants avantages des logiciels de gestion de cabinet, vous voudrez savoir comment trouver le bon type de logiciel pour votre clinique.
Lorsque vous connaissez les avantages d’un logiciel de gestion de clinique et que vous êtes prêt à commencer à explorer le bon type de logiciel pour votre cabinet, vous devez savoir où chercher.
Vous voudrez savoir comment trouver le bon logiciel, quels en sont les avantages et les inconvénients, à quoi vous devez faire attention et comment décider du type de logiciel qui vous convient le mieux, à vous et à votre équipe.
Ce sont des questions très importantes, c’est pourquoi nous avons élaboré ce guide de l’acheteur pour choisir un logiciel de gestion de clinique.
Avant de commencer à étudier un logiciel de gestion de cabinet, vous devez déterminer quelles sont vos priorités. Il est inutile de chercher un logiciel médical sophistiqué si tout ce dont vous avez besoin est un système de réservation en ligne, ou vice versa.
Il ne sert à rien d’essayer le premier fournisseur de logiciels s’il n’offre pas la gestion multilocale dont vous avez besoin. Et si vous avez besoin d’aide pour faire démarrer votre équipe, le logiciel de base, à faire soi-même, sans support client dédié, n’est pas un bon choix…même s’il est gratuit.
Avez-vous besoin d'un logiciel de gestion de cabinet médical spécialisé ?
Oui et non. Vous avez besoin d'un logiciel qui fasse ce que vous voulez qu'il fasse. Il peut s'agir d'un logiciel médical spécialisé, adapté à votre secteur d'activité, ou simplement d'un logiciel qui répond à toutes les exigences en matière de fonctionnalités.
Si vous gérez un cabinet de médecin généraliste ou une clinique médicale, vous devrez peut-être donner la priorité à l'intégration dans vos systèmes existants et à des fonctions clés telles que l'enregistrement des patients, les dossiers médicaux électroniques, l'assistance aux patients ambulatoires et la connectivité pour les tests, les références, les ordonnances et les fournisseurs d'assurance.
Le logiciel de votre clinique doit correspondre à vos priorités. Qu’avez-vous déjà ? Qu’est-ce qui fonctionne et, surtout, qu’est-ce qui ne fonctionne pas ? Et ce qui manque, ce pour quoi vous avez vraiment besoin d’aide ?
S’agit-il de la programmation ? Rend-il compte de l’activité du personnel et des patients ? S’agit-il d’une aide au marketing, de rappels automatisés ou de paiements en ligne ?
Notez vos priorités, les caractéristiques dont vous avez le plus besoin. Cela vous aidera à présélectionner les logiciels à essayer.
Au minimum, tout logiciel que vous envisagez d’utiliser doit le faire :
Être facile à utiliser
S'intégrer de manière transparente à vos flux de travail actuels
Être simple à mettre en place
Conservez tous les dossiers de vos clients
Être en sécurité
Intégration avec d'autres logiciels essentiels
Une fois les fonctionnalités souhaitées classées par ordre de priorité, vous devriez être prêt à comparer les différents fournisseurs de logiciels pour voir ce qu’ils proposent.
Assurez-vous qu’ils répondent aux exigences absolues (comme indiqué ci-dessus), puis examinez leurs différentes fonctionnalités pour déterminer celles qui correspondent le mieux à vos priorités.
Lesquels excellent dans les domaines où vous avez le plus besoin d’aide ? Lequel peut faire tout ce qui figure sur votre liste de contrôle (et plus encore) ?
Réduire la liste des trois meilleurs fournisseurs de logiciels et passer à l’étape suivante.
Si vous êtes totalement novice sur le marché des logiciels de gestion de clinique, il existe plusieurs endroits où vous pouvez vous renseigner sur les différents outils et fournisseurs :
Une fois que vous avez établi une liste restreinte, il est temps de réserver des démonstrations pour voir comment les logiciels que vous avez identifiés fonctionnent dans la réalité.
C’est l’occasion de voir le logiciel en action et d’obtenir des démonstrations concrètes de la manière dont il peut aider votre clinique. Et surtout, il vous donne l’occasion de poser des questions spécifiques sur les caractéristiques et les fonctionnalités, afin d’être absolument certain qu’il répond à tous vos besoins.
En plus d’une démonstration, certains fournisseurs de logiciels vous permettront peut-être de faire un essai gratuit, voire d’utiliser le logiciel entièrement gratuitement, dans la limite d’un certain nombre de patients. C’est le moyen idéal de tester le logiciel par soi-même, de voir à quel point il est facile (ou difficile) de l’installer et de l’utiliser au quotidien.
Veillez à consacrer du temps à ces essais gratuits. Mettez-les à l’épreuve. Essayez chaque fonctionnalité, vérifiez les connexions et les intégrations, et demandez également l’avis de votre équipe.
Dans le cadre de la démonstration ou de l’essai gratuit, vous devez dresser la liste des priorités de votre cabinet et vous assurer que le logiciel répond à vos besoins.
C’est absolument essentiel avant d’aller plus loin et de perdre du temps, des efforts ou de l’argent.
Soyez sûr à 100 % que le logiciel que vous examinez ou que vous essayez répond à toutes vos exigences. Assurez-vous qu’il présente toutes les caractéristiques dont vous avez besoin, toutes les fonctionnalités que vous recherchez et tous les avantages que vous attendez d’un logiciel de gestion de cabinet.
Recherche dans Google de termes clés ou de caractéristiques spécifiques dont vous avez besoin
Visiter des salons professionnels en rapport avec votre secteur d’activité
Consulter les revues et les publications du secteur
Consultez les sites d’évaluation de logiciels tels que G2 et Capterra.
Demander des recommandations à des collègues
Voir ce que vos concurrents utilisent
L’expérience d’autres prestataires avec différents logiciels de gestion de cliniques est l’un des meilleurs moyens de décider s’ils conviennent à votre entreprise et à vous-même.
Les sites d’évaluation indépendants tels que G2 et Capterra sont une mine d’or à cet égard. Ils vous permettent de voir exactement ce que c’est que d’utiliser les versions complètes des logiciels, avec de vrais clients qui partagent les avantages et les inconvénients de toutes les caractéristiques et fonctionnalités.
Et si vous voulez aller plus loin, jetez un coup d’œil aux études de cas qui figurent sur les sites web des fournisseurs que vous avez présélectionnés. Vous y trouverez peut-être des praticiens dont la taille ou la spécialité est similaire à la vôtre, ce qui vous permettra de mieux comprendre comment les outils peuvent fonctionner pour votre pratique.
Bien que le choix d’un logiciel de gestion de clinique devrait être une tâche facile et sans douleur, il y a quelques pièges potentiels à éviter. Quelques facteurs importants à prendre en compte pour ne pas rencontrer de difficultés ou commettre d’erreurs lors du choix du meilleur logiciel pour votre cabinet.
Avant de prendre une décision définitive sur votre nouveau logiciel de gestion de cabinet, vous devez vérifier :
Certains logiciels sont proposés à des prix forfaitaires, avec un coût unique et simple pour toutes les caractéristiques et fonctionnalités. Mais d’autres fournisseurs de logiciels peuvent fixer des prix distincts pour différentes fonctions « clés ». Si vous ne faites pas attention, vous risquez de devoir payer un supplément pour les modules dont vous avez réellement besoin.
Il ne sert à rien de choisir un logiciel pour sa fonction de réservation en ligne si ce module coûte 15 livres sterling par mois en plus des frais habituels.
Une autre façon dont certains types de gestion de clinique peuvent essayer de vous prendre en défaut sur les coûts est de limiter le nombre de contacts que vous pouvez télécharger, le nombre de fois que vous pouvez envoyer des courriels ou le nombre de réservations que vous pouvez faire.
Ce qui peut sembler bien sur le papier peut rapidement se révéler un cauchemar coûteux si vous devez payer un supplément pour chaque rappel et message de suivi que vous envoyez après avoir atteint votre « limite de gratuité ».
Assurez-vous que le fournisseur de logiciels que vous avez choisi propose une tarification claire et transparente, sans aucune restriction d’utilisation.
Vous devez également vous assurer que le logiciel que vous choisissez est vraiment facile à utiliser. Cela peut sembler facile lorsqu’un représentant compétent, fort de plusieurs années d’expérience, passe en revue toutes les fonctionnalités, mais qu’en est-il dans un véritable environnement clinique ?
Le logiciel que vous choisissez ne doit pas être déroutant ou compliqué. Vous ne devez pas passer plus de temps à apprendre à utiliser le logiciel qu’à effectuer les tâches administratives manuellement.
La facilité d’utilisation doit s’étendre à l’ensemble de votre équipe. L’une des erreurs les plus courantes commises par les chefs de clinique lors du choix d’un logiciel est de ne pas consulter leur personnel.
Demandez l’avis de toutes les personnes qui utiliseront le logiciel quotidiennement afin de vous assurer qu’il répond à toutes leurs exigences et qu’il ne pose aucun problème.
Nous l’avons déjà dit et nous le répétons. Vous devez toujours vérifier que le logiciel que vous avez choisi répond à tous vos besoins et qu’il est spécifique aux exigences de votre clinique – aujourd’hui et à l’avenir.
L’absence de vérification est l’une des erreurs les plus courantes lorsqu’il s’agit de choisir le logiciel à installer dans votre cabinet.
Précisez ce que votre logiciel doit faire maintenant et vous comprendrez pourquoi il est plus avantageux d’investir dans un logiciel de gestion de clinique spécifique plutôt que dans un système de gestion de la relation client générique.
Le fonctionnement efficace de votre cabinet ne nécessite probablement pas un système de gestion des patients digne d’un hôpital, mais vous avez besoin d’outils adaptés à l’administration des traitements et à la gestion d’une entreprise dans un environnement médical.
Un CRM générique ne répondra probablement pas à vos besoins.
Après avoir suivi toutes les étapes ci-dessus et vérifié que le logiciel choisi répond à tous les besoins de votre cabinet, il ne vous reste plus qu’à vous lancer.
Cela peut signifier le téléchargement de tous les anciens dossiers papier des patients si vous êtes au début de votre parcours logiciel, ou le transfert de toutes vos données si vous utilisez déjà un logiciel dans votre cabinet.
Quoi qu’il en soit, les meilleurs fournisseurs de logiciels de gestion de cliniques disposent d’équipes spécialisées pour vous aider à chaque étape du processus d’installation et de transfert. Ils peuvent s’avérer inestimables.
Ils seront également d’une aide précieuse pour la formation et le soutien de votre personnel, afin que tout le monde puisse démarrer rapidement et commencer à en tirer des avantages immédiats.
N’oubliez pas qu’un bon logiciel de gestion de clinique dispose d’une équipe d’assistance disponible pour vous aider… alors n’hésitez pas à demander !
Si vous avez lu toutes les sections de ce guide détaillé sur les logiciels de gestion de clinique, vous devriez être bien équipé pour trouver la solution qui répondra à tous les besoins de votre clinique et transformera la façon dont vous gérez votre cabinet.
Vous saurez quel type de logiciel rechercher. Vous saurez où le trouver. Vous saurez quelles sont les caractéristiques à privilégier et quels sont les avantages que vous pouvez en attendre.
Et vous saurez quels sont les pièges à éviter.
En connaissance de cause, vous saurez comment trouver le meilleur logiciel pour votre clinique, votre cabinet médical ou votre medi-spa.
Logiciel de gestion de cabinet qui :
Un gain de temps considérable pour l'administration
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